浅谈秘书在应酬活动中的文化素养

浅谈秘书在应酬活动中的文化素养-摘要：21世纪的秘书的职能也不仅仅局限于简单的办公室活动，各式各样的应酬和社交场合也渐渐成为秘书工作中的一部分。

秘书在各种应酬活动中表现出来的文化素养既是其自身形象的综合体现，又决定着企业的发展前途。

本文主要从餐饮文化，服饰文化，谈吐文化，风俗文化与禁忌几方面分析秘书应具备的文化素养。

关键词：秘书应酬新职能礼仪禁忌用现代人的眼光来看，人与人之间的交际应酬，不仅是一种出自本能的需要，而且也是适应社会发展，个人进步的一种必不可少的途径。

由此可见，具有较强的交际能力，是现代人立足于社会并求得发展的重要条件[1]。

随着时代的发展，秘书的职能不仅仅只限于单纯的办公室事务，而且越来越看重人与人之间的交际。

作为一名现代秘书，我们往往在应酬过程中处在一个组织和筹备的位置上，在整个应酬活动中秘书都起到了穿针引线的作用。

能否让一场应酬在愉快的气氛中进行，既考量着秘书的人格素养，又决定着企业的发展前途。

那么，秘书在各种应酬活动中应具备哪些文化素养呢？一、餐饮文化在人际交往中，“食”也占有一席之地。

利用餐饮，不仅可以招待亲朋好友，解决实际问题，而且还可以作为社交活动的一种具体形式，展现个人的良好修养，表现对交往对象的尊重，友善和诚意。

在社交活动中，不论自己是主人还是客人，离开了餐饮活动，或是不注重自己在餐饮活动中的表现，都难以取得社交活动的成功[1]。

现代秘书在应酬时会遇到各个国家，各个地区的人，所以在中西餐方面都应该具备一定的知识，这样才能在各种场合中应付自如。

（一）时空的选择吃正餐，特别是举办正式的宴会时，必须兼顾其举办的具体时间和地点。

在确定社交聚餐的具体时间时，要优先考虑被邀请者，尤其是主宾的实际可能，如有可能，应先期与主宾协商一下，力求两厢方便，达成一致。

对于用餐的时间，也有必要加以适当的控制。

对于现代人来说，宴请不仅仅是为了“吃东西”，而且也讲究环境，强调“吃文化”。

因此在空间选择方面，应考虑到环境，卫生，设施，交通等各个方面的因素，这样才能安排一个完美的餐饮宴会。

（二）菜单的安排中餐历史悠久，光菜系就有八大种，名菜更是数不胜数，所以在菜单的安排上我们也需要注意。

在社交聚餐时，点菜时都要善解人意，宽厚待人，体谅对方。

一般而论，在准备菜单时，我们可以尽量选择具有中餐特色，本地特色的菜肴，或者所在餐馆的特色菜。

这样便可以照顾到各方，而且不会出大的差错。

但是要注意宴请方和被请方是否有饮食方面的禁忌。

如果能考虑到这些，相信菜单的安排也不再是一件难事。

（三）座位的排列作为一个秘书，帮助领导安排一场宴席是一件再平常不过的事，考虑到宴请各方的身份和地位，在宴席上的座位安排便是非常重要的。

在中餐方面，主人大都应当面对正门而坐，并在主桌就坐。

倘若主宾身份高于主人，为表示尊重，可安排其在主人位置上就座，而由主人坐在主宾的位置上。

在座位的安排上也应该考虑到餐厅的布置和环境等各个方面的因素。

在西餐用餐中，还必须考虑女士优先等问题。

与中餐不同的是，西餐宴会在排列位次时，要遵守交叉排列，一个用餐者的对面和两侧往往都是异性。

所以在座位的安排上我们也应该考虑到各式各样的因素。

（四）餐具的使用及用餐的表现不同的国家，地区的菜肴，在用餐时借助的餐具往往大不相同。

有的餐式要用筷子，有的餐式要用刀叉，有的则需要直接用手来取食。

所以根据不同的就[本文来自第一公文网]餐条件和菜肴我们也要选择合适的餐具。

并且在使用这些餐具的时候也要了解它们的正确用法，以免造成误会。

比如当暂时不用筷子时，可将它放在筷子座，或者放在自己所用的碗，碟的边缘上。

在正式场合用餐时，不能端起碗来进食等等。

在用餐时，我们也需要做到适度修饰，准时到场，各就各位等用餐礼仪。

（五）饮酒在中国的应酬活动中，人们喜欢在酒桌上决定事情，中国的酒文化博大精深，酒桌上的文化也逐渐形成了一股新的文化方式。

作为一个秘书，参加商务宴席是再平常不过了，但要想在酒桌上应对自如达到事半功倍的效果就必须熟悉并掌握这些文化要素[4]。

1、众欢同乐，切忌私语大多数酒宴宾客都较多，所以应尽量多谈论一些大部分人能够参与的话题，得到多数人的认同。

因为个人的兴趣爱好、知识面不同，所以话题尽量不要太偏，避免唯我独尊，天南海北，神侃无边，出现跑题现象，而忽略了众人。

特别是尽量不要与人贴耳小声私语，这样会给别人一种神秘感，往往会影响喝酒的效果。

2、瞄准宾主，把握大局大多数洒宴都有一个主题，也就是喝酒的目的。

赴宴时首先应环视一下各位的神态表情，分清主次，不要单纯地为了喝酒而喝酒，而失去交友的好机会，也不要因为喝酒而忘了自己参加应酬的目的。

3、语言得当，诙谐幽默洒桌上可以显示出一个人的才华、常识、修养和交际风度，有时一句诙谐幽默的语言，会给客人留下很深的印象，使人无形中对你产生好感。

所以秘书在应酬过程中应该知道什么时候该说什么话，语言得当，诙谐幽默很关键。

4、劝酒适度，切莫强求有的人总喜欢把酒场当战场，想方设法劝别人多喝几杯，认为不喝到量就是不实在。

"以酒论英雄"，有时过分地劝酒，不仅会伤害身体，还会因醉酒而误事，留下不文明的印象。

5、敬酒有序，主次分明敬酒也是一门学问。

一般情况下敬酒应以年龄大小、职位高低、宾主身份为序，敬酒前一定要充分考虑好敬酒的顺序，分明主次。

好使与不熟悉的人在一起喝酒，也要先打听一下身份或是留意别人如何称呼，这一点心中要有数，避免出现尴尬或伤感情的局面。

敬酒时一定要把握好敬酒的顺序。

有求于某位客人在席上时，对他自然要倍加恭敬，但是要注意，如果在场有更高身份或年长的人，则不应只对能帮你忙的人毕恭毕敬，也要先给尊者长者敬酒，不然会使大家都很难为情。

6、察言观色，左右逢源要想在酒桌上得到大家的赞赏，就必须学会察言观色。

因为与人交际，就要了解人心，左右逢源，才能演好酒桌上的角色。

7、锋芒渐射，稳坐泰山酒席宴上要看清场合，正确估价自己的实力，不要太冲动，尽量保留一些酒力和说话的分寸，既不让别人小看自己又不要过分张扬，选择适当的机会，逐渐放射自己的锋芒，才能稳坐泰山，不致给别人产生"就这点能力"的想法，使大家不敢低估你的实力。

秘书在应酬时永远免不了喝酒，而中国也是一个酒桌文化特别发达的国家，中国人喜欢并且习惯在酒桌上解决各种各样的问题，所以保持一个或者培养一个好的酒品是秘书在应酬过程中所不能忽视的一个非常重要的方面。

二、服饰文化在社交场合，服装在某种意义上好似每个人手持的一封无言的介绍信，时时刻刻向自己的每一个交往对象传递着各种信息。

著名的意大利影星索菲亚·罗兰就曾深有感触地说过：“你的服装往往表明你是哪一类人物，它们代表着你的个性。

一个和你会面的人往往自觉不自觉地根据你的衣着来判断你的为人。

”正因为如此，在社交场合，只讲“穿衣戴帽，各凭所好”，显然是远远不够的。

作为一个秘书，经常会陪伴自己的领导参加各种各样的社交场合，在这个时候能熟练的掌握各种服饰文化就变的非常重要了。

（一）场合现代的应酬多种多样，不仅仅只限于饭桌上的交际，休闲应酬也渐渐的受到了各界人士的青睐，应酬的场合也扩展到各个领域，所以不同的场合便有不同的服装要求，不然就容易闹出误会。

比如说在公务场合，我们的服装就需要考虑到庄重，保守，传统等方面。

在社交场合，秘书对于服装的要求就更加的严格，要考虑到典雅，时尚和个性等等。

随着时代的发展休闲场所也变成人们交际应酬的首选场所，在轻松自然的环境中进行商洽更容易成功，所以作为一名现代秘书我们也应该掌握在休闲场合中的着装，在这个时候我们在办公室里经常穿的正装或其他正式场合所穿的晚礼服也变的不再合适。

在休闲场合我们可以尽量穿的舒适，方便和自然。

这样便可以在一个正确的氛围中进行交际活动。

（二）款式在服装三要素之中，有关款式方面的礼仪规范最详尽，最具体，最严格。

选择服装的款式，最重要的是要使之合乎身份，维护形象，并且对交往对象不失敬意[1]。

作为一名现代秘书，参加各种各样的宴会或晚会是必不可少的，选择正确的款式也是非常重要的，所以我们应该加强在服饰款式方面的了解，了解服装款式的意义和用途。

晚礼服或者正装都是在秘书工作中经常会接触到的服饰，正确的服饰有的时候也会让你在交际过程中加分不少。

（三）色彩色彩，是服装留给人们记忆最深的印象之一，而且在很大程度上往往也是服装穿着成败的关键所在。

世界著名服装设计师伊迪丝·里德说：“也许在取得衣着成功方面，色彩是最有帮助的要素。

色彩可以是您最好的朋友，也可以是您最凶[本文来自第一公文网]恶的敌人”。

所以要想在应酬场合选择到正确的服饰，选择到正确的服装颜色是非常重要的。

对于秘书而言，在服装的色彩上要想获得成功，最重要的是要掌握色彩的特性，色彩的搭配，色彩的调节以及正装的色彩选择四个方面的内容。

在工作时秘书基本上是以正装为主，在正式的应酬场合，秘书的正装色彩应尽量采用三色原则，这也是正装色彩的基本原则。

这样做，有助于保持正装庄重，保守的总体风格，并使正装在色彩上显得规范，简洁，和谐。

当然在出席一些晚会或其他形式的晚宴时也可适当的选择一些比较鲜艳或时尚的颜色。

这要根据应酬的形式而定。

（四）配饰在社交场合，配饰尤为引人注目，并发挥着一定的交际功能。

这主要体现于两个方面：第一，它是一种无声的语言，表达着使用者的知识，阅历，教养和审美品位。

第二，它是一种有意的暗示，可借以了解使用者的地位，身份，财富和婚姻现状[1]。

作为一名秘书，我们在应酬时会遇到各式各样的人，这其中也包括非常多的成功人士，在和这些人交往中，第一印象便变得非常的重要，如果在这个时候你有正确的服饰，并搭配了正确的配饰我相信在你进行应酬活动中一定可以达到事半功倍的效果。

三、谈吐文化语言是人类的交际工具和思维工具，是人们沟通信息、交流思想、联络感情、建立友谊的桥梁。

语言是我们所知道的最庞大最广博的艺术。

在日常生活中，表达同样一个意思，在语言上却有美丑之分、文野之别。

谈吐礼仪的目的是通过传递尊重、友善、平等的信息，给人以美的感受。

语言礼仪与一般语言的不同在于它不能使用侵犯他人的攻击性语言，而是通过文明、礼貌的语言建立起情感沟通的纽带。

在使用轻松、诙谐、明快、幽默、委婉、庄严、赞美的语言所营造的自然、愉快、兴奋、亲切、可敬和舒畅的氛围中培植和增进友谊[5]。

秘书是一个与人打交道的职业，秘书的谈吐直接影响着秘书的形象和企业的文化形象。

㈠谈吐原则言谈应该遵循一定的规律和原则，做到言之有据、言之有理、言之有情、言之有文，才能使交谈达到理想的效果。

作为一个经常要运用到语言的秘书，我们也应该注意到以下几个原则：1、目的性原则作为一名秘书，我们应该坚持“有意而言，意尽言止”、“话由旨遣”的原则，明确谈话目的，是取得成功交谈的前提条件。