科技档案盒标准
科技档案盒标准
本标准规定了科技档案盒的规格、材质、标识、内部布局、整理规范、封面填写规范、存放规范、保管规范、使用规范和维修与更换规范。
1.档案盒规格
科技档案盒应采用标准A4尺寸（210mm×297mm），适合存放各类文档。
盒底厚实，可有效保护文档，避免损坏。
2.档案盒材质
科技档案盒应采用环保、耐用的材料制作，如牛皮纸板、环保PP塑料等。
盒面应光滑，无明显划痕和凹陷。
3.档案盒标识
每个档案盒外侧应贴有标识，标识内容包括：档案名称、编号、保管期限等。
标识应清晰、易读，采用标准字体和颜色。
4.档案盒内部布局
档案盒内部应合理布局，可根据需要设置隔板或文件夹，将文档分类存放。
对于大型文档，应使用文件夹进行固定，以保持文档完整。
5.档案整理规范
科技档案应按照以下步骤进行整理：
（1）对档案进行分类，根据内容、形式等进行划分；
（2）对档案进行编号，确保每一份档案都有唯一的编号；
（3）将档案放入相应的文件夹中，保持文档整洁；
（4）将整理好的档案放入档案盒中，按照分类和编号顺序排列。
6.档案盒封面填写规范
档案盒封面应按照以下要求进行填写：
（1）档案名称应简明扼要地描述档案内容；
（2）档案编号应按照公司规定进行编制；
（3）保管期限应根据档案重要程度和公司规定确定；
（4）填写日期应准确记录整理或归档日期。
7.档案盒存放规范
科技档案盒应存放在干燥、通风、无尘的场所，避免阳光直射和潮湿环境。
同时，应定期检查档案盒是否受损或霉变，如有异常应及时处理。
8.档案盒保管规范
科技档案盒应按照以下要求进行保管：
（1）建立完善的档案保管制度，明确责任部门和责任人；
（2）定期对档案盒进行整理和维护，确保文档完好无损；
（3）对损坏或丢失的文档应及时进行处理，并记录在案；
（4）定期对档案盒进行盘点和清查，确保文档数量完整。
档案整理所需物品
工序 日常整理
装订
名称 订书机 订书钉
铅笔 固体胶 液体胶 起钉器 文件件号章 科技件号章 数字组合章 保管期限章 文书档案盒 科技档案盒 薄牛皮纸 光盘盒 档案柜 打印机 封面牛皮纸 封底牛皮纸
蜡线 电钻 黑色铁夹子 直尺 类工刀
规格要求 订书钉必需为不锈钢钉专用
不锈钢 2B
贴脊背用 常规/特殊
文件架 图书标签贴
最好是扁口 数量根据需要，配备调整用的活页文件保护膜
放置文件夹的专用工具 一本
备注
项目上都有 一定要蜡线 多备几个 小号夹子也需要 可以不用购买
可以不用购买ຫໍສະໝຸດ 2.4*6 2*5 大小各一套 永久/30年/10年，各1套 3、4、5CM，数量根据需要 3cm，数量根据需要 长度尽量与科技档案盒同等，科技档案盒脊背专用
木制与玻璃门的不能用
略大于A4纸 宽同封面的长
装订专用线 钻头2.5''
特大号10-20只（张口宽度可达5cm） 30cm
检索
锥子 活页文件夹
中铁档案管理办法
局办〔2005〕108号关于印发《中铁二十二局集团有限公司档案管理办法》的通知所属各单位、各直属工程指挥（项目）部：为进一步加强企业档案工作，规范企业档案管理行为，更好地为企业改革与发展服务，根据《国家档案局、国家经贸委、国家计委关于印发<企业档案管理规定>的通知》精神和铁道部等档案管理有关行业标准及总公司《档案管理办法》的通知精神，结合本系统实际，特制定《中铁二十二局集团有限公司档案管理办法》，现印发给你们，请各单位认真贯彻实施。
附件1：科技档案卷内目录式样2：科技档案备考表式样3：科技档案盒规格尺寸式样4：科技档案盒背脊式样5：科技档案盒封面式样6：科技档案案卷软封面（铁路、公路工程）式样7：科技档案案卷软封面（其它工程或其它类别科技档案）式样8：科技档案案卷目录式样9：科技档案总目录式样10：科技档案移交清册式样11：科技档案移交目录式样12：科技档案销毁清册式样13：科技档案销毁目录式样14：会议记录纸首页15：档案盒竖放脊背式样16：文书档案盒式样和尺寸17：文书档案移交清册封面式样18：归档文件移交清册式样19：归档说明式样20：归档文件目录索引式样21：归档文件目录封面式样22：归档文件目录式样23：文书档案备考表式样24：归档文件销毁清册式样25：归档文件销毁目录式样26：会计档案盒封面式样27：会计档案盒式样28：会计档案移交清册式样29：会计档案移交目录式样30：会计档案保管清册式样31：会计档案保管目录式样32：会计档案归档说明式样33：会计档案案卷目录索引式样34：会计档案案卷目录式样35：会计档案备考表式样36：会计档案年度数量统计表式样37：会计档案历年数量统计表式样38：会计档案销毁清册式样39：会计档案销毁目录式样40：声像档案种类、分类代号表41：照片档案卷盒封面及脊背式样42：照片档案软封面式样43：声像档案案卷移交目录式样44：照片档案案卷目录式样45：卷内照片目录式样46：照片档案备考表式样47：照片档案案卷简介式样48：照片档案档号戳式样49：照片档案说明卡式样50：声像档案案卷目录式样51：录像磁带目录卡式样52：录音磁带目录卡式样53：声像档案说明卡式样54：录音带脊背卡式样55：录像带脊背卡式样56：电影胶片档案盒封面式样57：缩微胶片档案盒封面式样58：缩微胶片质量卡式样59：缩微胶片档案目录式样二○○五年九月九日中铁二十二局集团有限公司档案管理办法第一章总则第一条为加强局集团公司系统档案管理，促进档案工作更好地为企业生产经营和各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》、铁道部关于档案管理的有关规定和总公司《档案管理办法》，结合局集团公司实际，制定本办法。
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。
竣工文件整理移交采用的各种表格及封面式样
附件8：竣工文件整理移交采用的各种表格及封面式样1．竣工文件软封面式样2．工程日志软封面式样3．科技档案案卷目录式样4．科技档案卷内备考表式样5．档案(文件)移交清册式样6．档案(文件)移交目录式样7．科技档案盒封面式样8．科技档案盒脊背式样9．科技档案盒规格尺寸附件8之1 竣工文件软封面式样单位代号种类代号档案号中华人民共和国铁道部科学技术档案案卷标题施工里程竣工里程形成单位形成日期保管期限密级注：1.软封面宽度等于封面+封底+厚度,高度以卷内文件尺寸为准2.软封面文字均为黑色3.左右边框距A4纸边15mm，上边框距纸边20mm，下边框距纸边25mm。
附件8之2：工程日志软封面式样：档案号：线段工程日志薄工程名称：形成单位：形成日期：保管期限：密级：第册共册3附件8之3 科技档案卷内目录式样卷内目录档案号：顺序图号或文件编号名称张次备注号附件8之4 科技档案卷内备考表式样档案号：备考表本案卷内共张，其中文字材料张，图样张，照片张，其它张。
说明：组卷单位负责人：组卷人：职务：日期：附件8之5 档案（文件）移交清册式样档案（文件）移交清册项目：共计：卷册件张本册共计：页移交单位：移交人：接收单位：接收人：交接日期：年月日6附件8之6 档案（文件）移交目录式样档案（文件）移交目录形成单位年代标题或文件内容移交单位编号卷（盒、张）数量接收单位备考附件8之7科技档案盒封面式样单位：毫米“科学技术档案案卷”用30×25长宋体字，“案卷标题”等用三黑。
2．字和符号用红色印刷。
附件8之8科技档案盒脊背封面式样单位：毫米注：种类、分类、属类用三仿，标题用三黑，案卷案卷号四仿，字和框用红色印刷。
附件7之9 科技档案盒规格尺寸单位：毫米。
科技档案实施细则
中铁大桥局集团科学技术档案管理细则第一章总则第一条为加强科学技术档案管理，积极开发和充分利用科学技术档案资源，更好地为企业各项工作服务，根据《建设工程文件整理规则》（GB/T 50328-2001）及《中国铁路工程总公司科学技术档案管理规则》，结合本企业实际情况，制定本细则。
第二条科学技术档案(简称科技档案)，是指企业在建设工程项目、科学研究、生产技术等活动中形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、影片、磁盘、光盘、录像带、录音带等科技文件材料，是企业的重要信息资源和无形资产。
第三条中铁大桥局集团科技档案分为六类一、建设工程项目档案(简称：工程档案)；二、科学技术研究档案(简称:科研档案);三、产品技术档案(简称:产品档案)；四、设备仪器档案(简称:设备档案)；五、标准档案；六、临时运输档案(简称: 临运档案)。
第四条科技档案工作是一项专业性、管理性、技术基础性工作，是企业档案工作的重要组成部分，应坚持统一领导、分级管理的基本原则，各单位应根据实际情况，确定分管领导和档案工作机构。
第二章科技档案管理体制第五条集团科技档案实行两级管理,集团公司办公室下设档案管理科，子公司办公室下设档案室。
第六条集团科技档案管理网络一、集团公司档案管理科，具有企业档案行政管理职能和企业档案馆的工作性质。
负责拟订科技档案管理制度、规划（计划）和措施，总结交流和推广科技档案工作经验，培训档案工作人员；负责对集团各单位科技档案工作监督、检查和业务指导；负责科技档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；集团科技档案管理工作由总工程师分管。
二、各子公司档案室，负责管理本公司的科技档案，拟定科技档案管理制度、规划（计划）和措施，负责科技档案的接收、整理、移交、鉴定、保管、统计、利用，负有对本公司项目部和分公司档案工作的业务指导职能，其工作由总工程师分管。
三、集团直属（联合）项目部，应成立工程档案管理工作领导小组，确定分管领导，建立档案（资料）室，配备经过培训并持有“档案人员上岗证”的档案（资料）员，负责收集工程项目各种内业资料，督促检查相关部门和子公司按要求整理好相应的施工资料；项目竣工后按规定及时向业主（城建馆）和集团公司档案科归档。
档案的分类文档
档案的分类文档档案的分类根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别:一般有以下几类:一、文书档案:（1）党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等二、科技档案（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等三、财务档案会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。
四、人事档案职工的招聘、履历、培训等五、电子档案计算机磁带、磁盘和光盘等六、声像档案照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等文书档案管理一般把档案分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。
文书档案管理一般把档案分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。
但整理原则是相同。
即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
4.科技档案整理规则
成都置信实业（集团）有限公司文件编码：文件版本：生效日期：科技档案整理规则编制部门：集团综合管理中心行政部编制：日期：审核：日期：批准：日期：序号文件版本修订单号/修订内容修订人修订日期1 初版/ /目录1目的 (3)2适用范围 (3)3定义与缩写 (3)4 职责 (3)5 管理要求 (3)5.1 科技档案的组卷原则 (3)5.2 科技档案的组卷要求 (3)5.3 科技档案的组卷方法 (3)5.3.1 分类 (3)5.3.2 排列 (4)5.3.3 编号 (4)5.3.4 编目 (4)5.3.5 装订 (6)5.3.6 装盒 (6)6 引用文件 (6)6.1 《成都置信集团档案分类方案》 (6)6.2 《档号编制规则》 (6)7 相关记录 (7)7.1 《成都置信集团档案标准化模板》 (7)8 附件 (7)1目的为明确集团总部各职能中心/部门、各分子公司科技档案的分类原则和整理要求，规范科技档案案卷格式，特制定本规则。
2适用范围本规则适用于成都置信集团总部各职能中心/部门、各分子公司的科技档案整理工作。
3定义与缩写科技档案：本规则所称科技档案为记录和反应集团在项目建设活动及其管理工作中的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。
科技档案整理：将科技文件进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒、使之有序化的过程。
4 职责中心/部门/岗位职责与权限不相容职责集团总部各职能中心/部门、各分子公司（1）建立本公司档案管理体系，制定公司档案管理制度。
（2）负责本公司科技档案的收集、整理、保管和移交工作。
（3）确保本公司科技档案的真实、齐全、准确。
无集团档案室（1）制定科技档案整理规则。
（2）协助指导集团总部各职能中心/部门、各分子公司科技档案的整理工作。
（3）检查所接收科技档案的质量。
无5 管理要求5.1 科技档案的组卷原则遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。
档案装具标准
一、档案装具标准（档案装具国家行业标准DA/T6-92）1、本标准（档案装具国家行业标准DA/T6-9）适用于钢类、木类、纸类等材料的档案装具，其他材料的档案装具亦应参照执行。
2、固定架、密集架、案卷柜每层搁板承重应≥40KG。
3、常用柜类的顶板、正面板、侧面板、底板钢板厚度≥1.0mm，隔板、背板厚度≥0.8，轨道厚度≥1.5mm。
6、钢板的剪裁、弯折、机加件加工后均应打毛刺，并无裂纹和伤痕。
7、所有焊接件，应焊接牢固，焊接部位光滑、平整，露出的结合面必须磨平。
8、表面处理及深装底面必须用脱脂剂或其他方法将油脂和污物除净。
9、面板、侧板等重要零件应施以表面磷化处理，磷化后不应有油、锈斑和积水。
10、装具表面应平滑且不得有凹凸现象。
11、漆膜厚薄应均匀，无起毛、垂流、划伤、疙瘩、皱纹等影响外观的缺陷。
二、文书档案案卷格式（GB/T9705-88国家标准）硬卷皮格式：硬卷皮封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。
本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
软卷皮格式：使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。
软卷皮外形尺寸：软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格。
卷盒格式：卷盒外形尺寸采用300mm×220mm，其高度可设置30、40或50mm 的规格。
盒盖翻口处中部设置绳带，便于系紧卷盒。
卷内文件目录格式：目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(260mm×185mm)或国际标准A4型(297mm×210mm)。
卷内目录用纸上白边宽20±0.5mm，卷内目录用纸下白边宽15±0.5mm，卷内目录用纸左白边宽25±0.5mm，卷内目录用纸右白边宽15±0.5mm。
档案的分类文档
二、科技档案
（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等
（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等
（四）分类：
归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。
1、区分年度
①年度以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。
②跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度；某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。
1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。
2、年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
四、文书档案管理的整理方法
（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：
1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
科技档案
（二）整理工作是科技档案管理的重要 业务内容，由档案部门对收集来的科技档案， 按照其形成规律和特点，进行科学分类、系统 排列及编目的工作。只有经过系统整理和科学 编目，才能使收集起来的科技档案处于有序状 态，便于保管和利用。包括系统整理和科学编 目。这两部分紧密联系、不可分割的两项工作 内容。不进行整理，案卷仍然是不系统的，也 无法进行编目；只有进行整理而不进行编目整 理的成果得不到固定，就无法建立库藏的秩序 和进行检索调卷。
4、产品生产方面
有产品开发研制报告、可行性分析报告、 计划任务书等。 产品设计过程中的各种零件图、部件图、 标准图，产品的说明书、合格证、各种明细表 等。 产品的试验报告、质量分析、技术经济分 析、标准化审查报告，产品研制总结、产品鉴 定书等。工艺、工装图样、工艺规程和标准、 工艺卡片和技术文件等。 根据上述各类文件的归档范围，各单位根 据本单位的实际情况及产品生产和设备仪器的 不同类型，具体制定本单位的科技文件归档范 围。
4 课 题 D
5 课 题 F
6 课 题 G
7 课 题 H
8
课 题 I
......
3、设备档案的分类：一般采用型号分类法
（以各个型号的设备为分类单元，划分属 类）。基本框架如下图：
•
设备档案
• 1 2 3 • 车 铣 刨 • 床 床 床 • •
4
5
汽 车
卡 车
6 复 印 机
7 中 央 空 调
8 变 压 器
1
2
3
4
奖 奖 奖 锦 状 杯 牌 旗
产 产 产 品 品 品 1 2 3
1 2 3 综 办 教 合 公 学 楼 楼 楼
4 ...... 年 月 报 季 报