电子邮件格式
电子邮件的格式
电子邮件的格式The document was prepared on January 2, 2021电子邮件的格式一、商务英语电子邮件的格式常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：①写信人email地址、收信人email地址、抄送收信人email地址、密送收信人email地址.②标题.③称呼、开头、正文、结尾句.④礼貌结束语.⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等.其中邮件主题应体现邮件主旨,要引人注目、意思明确,最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体,符合商务英语写作习惯,如不知对方姓名只知头衔,可用 dear+title作为称呼,如只知对方姓名不知性别,可用dear+全名,如邮件为一封通函,则用dearall作为邮件称呼；正文应结构清楚,便于阅读,如正文内容较长,可使用小标题、小段落,或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然.二、商务英语电子邮件写作应遵循的五c原则商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五c原则,即correctness、conciseness、complete、clarity和courtesy原则.准确原则由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系,其准确性对商务治理与沟通至关重要.具体而言,不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误,电子邮件内容还要叙述准确,以免引起误会纠纷.简洁原则简洁原则是商务英语写作最重要的原则,指在不影响完整性和礼貌性的前提下,尽量使用简单句子和简短词语.一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间,也会给阅读者带来不必要的麻烦,故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务.在具体写作中,商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了,有大量省略句和不完整句.其词汇特征是用语简洁,语言简明扼要.另外,为了节约时间和空间,电子邮件中可使用缩略语,如u表示you,pls表示please,info 表示information,qty表示quantity,p“c表示piece,l“c表示letterofcredit,fob表示freeonboard.例1 it is very difficult to sell man hole covers in product must have the quality certificate issued in france.例2 price：fob shanghai usd 96“pc.例3 hope you can accept it.例1中的两个单句具有明显的因果关系,但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because,这种舍长句、复合句,选短句、简单句,喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见.例2中缩略语的使用,例3中不完整句的选择,反映了与普通商务信函相比,商务电子邮件更倾向于非正式文体,更为口语化.完整原则商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整,提供读者所需要的信息,尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件,更需要清楚完整,因为只有包含具体信息的邮件,才能达到良好的沟通效果.邮件是否完整,可以用5w1h来检验,即who,when,where,what,why和how.清楚原则商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚,用词准确.具体表现在：例1 we will deliver your goods soon.例2 中significant一词意为明显的、不小的,语义模糊,故可以用具体数字替换.例2中soon表示不久、很快,语义不明确,没有指出具体的供货时间,可改为具体的年月日.礼貌原则商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则.鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败,买卖双方应十分注重措辞方式,要婉转、礼貌,使对方轻易接受.在写作电子邮件时,可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求.例1 if it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers,we could not have quoted for supplies even at that price.例2 i would appreciate it if you could give me your best quotations for 65,000 pieces.例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用,缓和了商务谈判的语气,既明确了自己的立场,又使对方的面子免于受损,语气自然诚恳,礼貌得体,很轻易为对方接受.三、结语随着国际商务活动的不断扩展,商务英语电子邮件的重要性也日益明显.同时,电子商务的普及,往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式,难免会出现这样或那样的问题.然而准确规范的英文邮件,不仅能反应写信人的英语及业务水平,还可以体现写信人为人处事的态度和风格,有助于建立良好的商务关系,最终对达成贸易起到重要的作用.因此,有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式,遵循邮件的写作原则.。
电子邮件格式共篇
★电子邮件格式_共10篇范文一：电子邮件的格式一、商务英语电子邮件的格式常见的商务英语电子邮件包括以下五部分:①写信人eｍail地址、收信人eｍail地址、抄送收信人emaiｌ地址、密送收信人eｍａｉl地址。
②标题。
③称呼、开头、正文、结尾句。
④礼貌结束语。
⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等.其中邮件主题应体现邮件主旨,要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体,符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔,可用deartitｌｅ作为称呼，如只知对方姓名不知，可用ｄｅar全名,如邮件为一封通函,则用dｅａｒａlｌ作为邮件称呼；正文应结构清楚,便于阅读,如正文内容较长,可使用小标题、小段落,或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然.二、商务英语电子邮件写作应遵循的五c原则商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五ｃ原则,即correｃtneｓｓ、coｎｃise ｎesｓ、pｌete、cｌarity和couｒtesｙ原则。
准确原则由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系,其准确性对商务治理与沟通至关重要。
具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。
简洁原则简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。
一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间,也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。
在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了,有大量省略句和不完整句.其词汇特征是用语简洁,语言简明扼要。
另外,为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如u表示you,pls表示ｐleaｓe，info表示inforｍatioｎ，ｔｙ表示uantｉty,p“ｃ表示pi**，l“c表示ｌetterｏｆcreｄｉt,fob表示freeonboard。
电子邮件正文格式范文6篇
电子邮件正文格式范文6篇E-mail body format model编订：JinTai College电子邮件正文格式范文6篇小泰温馨提示：写作是运用语言文字符号以记述的方式反映事物、表达思想感情、传递知识信息、实现交流沟通的创造性脑力劳动过程。
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本文简要目录如下：【下载该文档后使用Word打开，按住键盘Ctrl键且鼠标单击目录内容即可跳转到对应篇章】1、篇章1：电子邮件正文格式范文2、篇章2：电子邮件正文格式范文3、篇章3：电子邮件正文格式范文4、篇章4：电子邮件正文格式范文5、篇章5：电子邮件正文格式范文6、篇章6：写电子邮件格式及注意事项文档随着网络的发展和工作的需要，越来越多的人会用到电子邮件，关于电子邮件的书写也有一定的格式要求，下面是小泰为你带来的关于电子邮件的正文格式，欢迎参阅。
篇章1:电子邮件正文格式范文尊敬公司领导：您好!万分感谢您在百忙之中抽时间来阅读我的求职资料!参加工作也有两年，在盲目和矛盾中度过了重要的两年，对于生活和工作都开始有了较为清晰的认识，特别是对工作有了更加深刻的阐述，主要表达几点：一、责任心，为何要强调责任心呢，其实我们总是在生活中充当一个受害者的角色，总是觉得社会给我们太少，总是认为被迫去做着自己不喜欢的事情，其实这样的极端导致我们对于生活更加盲目，一直期待着别人的同情，我们真的做不到这一点，在如此残酷的竞争环境当中，我们的责任心为我们支撑起了家庭和社会的重担，所以我今天有责任来求得一份工作;二、爱心，爱心是责任心的延伸，我们要用爱心去做事情，认真而且快乐的去做自己喜欢的事情，用爱心去做自己的事业，我们所做的工作是我们爱心延伸的一部分，比如说我们现在不能因为这是一个小的善事而不去做，当我们每个人都去做的时候，其实社会就充满和谐，就会有一道靓丽的风景线展现在我们每个人的眼前;三、信心，信心是做好每件工作的源泉，只要我们有了信心就会敢于去尝试，敢于去做好每件事情，同时它也能充分发挥我们每个人的潜能，为自己的事业奉献出自己最大的力量;四、包容心，在美国的实验室里面有一个非常有名的红黑游戏，大家都出红牌的时候，其实这就是一个损人不利己的事情，如果大家都出黑牌的时候，其实就是双赢，我选择了一间公司，实际上就是为自己谋求了一个平台，我也能为企业创造更大的利益，也离实现自己人生的理想越来越近，如此，我们需要包容心，需要理解，需要和大家和睦相处;五、事业心，事业心是我们成就自己的平台，如果我们没有事业心，我们会在无数个彷徨的日子里面虚度光阴，不仅不会懂得劳动创造的重要性，也不会明白自己力量改造主观世界的重要性，劳动才能创造价值，才能支撑实体经济向前迈大步;六、坚韧，坚持，韧性，这是多么重要的词汇，其实在我们社会生活当中，只要我们规划好、管理好、执行好自己的目标计划，需要我们坚韧的人格特点，这样才能让我们走得更远，飞得更高。
电子邮件格式范文（通用8篇）
电子邮件格式范文（通用8篇）电子邮件格式范文篇1X经理/总：您好!非常荣幸能够代表我公司与您联系。
我是X公司的(职位)的(姓名)，今天将您所感兴趣的我司产品报价及相关介绍发送给您，请您查阅!如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我，电话：，或联系(该客户的具体主管以上负责人)手机号：。
恭祝商祺!电子邮件格式范文篇2尊敬的领导：您好!非常感谢您在百忙之中抽出时间，阅读我的资料，给我一次迈向成功的机会。
作为一名中专学生,我热爱我的专业并为其投入了巨大的热情和精力。
在两年的学习生活中,在师友的严格教益及个人的努力下，我具备了扎实的专业基础知识到运用、3D、CD、photoshop等许多方面，能熟练操作计算机办公软件，通过对这些知识的学习,我对这一领域的相关知识有了一定程度的理解和掌握。
在校期间我积极参加社会活动，抓住每一个机会来锻炼自己。
虽然实践活动中遇到过很多困难，但我从来没有放弃，因为我知道，困难会让我在挫折中成长。
我相信经过自己的勤奋和努力,一定能做出应有的贡献。
手捧菲薄求职之书，心怀自信诚挚之念。
如能成为贵公司的一员，我从现在做起，虚心尽责，勤奋工作，在实践中不断学习，发挥自己的主动性，创造性，竭力为公司的发展添一份光彩。
此致敬礼!电子邮件格式范文篇3尊敬的x先生：您好!我是华南农业大学电子科学与技术专业的应届本科生。
我有幸在xx处得知了有关贵公司招聘销售专员的信息，我非常希望能够应聘该职位。
为此，我整理了我在大学四年的学习情况和成长经历，并带上对该项工作的热情，向贵公司投递，申请“销售专员”一职。
除了在华南农业大学的4年学习经历外，我还努力争取在各种社会实践和学生工作中提升自己各方面的能力，不仅有优秀的能力，而且还有能力(应聘职位所需能力)，同时经历(能够体现所需能力和具备与应聘职位相关的经历)，都为我应聘贵公司的职位做好了充分的准备。
我相信我的到来，将能够给贵公司的市场营销团队带来我应有的贡献。
邮件内容格式举例
邮件内容格式举例
邮件的内容格式通常取决于邮件的目的和目标受众，但一般来说，一个基本的邮件格式包括以下几个部分：
1. 收件人：写明邮件接收者的电子邮件地址。
2. 抄送：如果邮件需要被其他人知晓，可以在此填写他们的电子邮件地址。
3. 主题：简明扼要地概括邮件的主题或意图。
4. 称呼：对收件人的礼貌称呼，例如“尊敬的[名字]”。
5. 正文：这是邮件的主要内容，应直接、清晰地表达意思。
6. 结尾敬语：如“谢谢”、“顺祝商祺”等。
7. 签名：包括发件人的名字、职位、公司名称和联系方式。
以下是一个具体的邮件格式示例：
```markdown
收件人: [收件人邮箱地址]
抄送: [抄送人邮箱地址]
主题: 关于[主题]的讨论
尊敬的[收件人姓名]：
您好！我是来自[公司名称]的[发件人姓名]，希望与您讨论关于[主题]的事宜。
在此，我想分享一些关于[主题]的信息和想法，希望能够得到您的反馈。
您
是否方便在[时间]与我进行电话会议，以便我们更深入地讨论此事？
期待您的回复。
谢谢！
顺祝商祺！
[发件人姓名]
[发件人职位]
[发件人联系方式]
[日期]
```
这只是一个基本格式，您可以根据实际需要进行修改和调整。
英文电子邮件格式
英文电子邮件格式英文电子邮件格式篇11、信头(heading)指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期，一般写在信纸的右上角。
一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。
英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。
标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。
2、日期的写法：如：1997年7月30日，英文为：July 30，1997(最为普遍); July 30th，1997; 30th July，1997等。
1997不可写成97。
3、信内地址(inside address)：在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。
将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。
4、称呼(salutation)：是写信人对收信人的称呼用语。
位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可以用冒号(美国式)。
(1)写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My Dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名(这里指名字，不是姓氏)。
例如：My Dear Father，Dear Tom等。
(2)写给公务上的信函用Dear madam，Dear sir或gentleman(gentlemen)。
注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。
gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是Dear sir的复数形式。
(3)写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。
例如：Dear Prof.Tim Scales， Dear Dr.John Smith.5、正文(body of the letter)：位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。
中文电子邮件格式范文
中文电子邮件格式范文篇一：商务邮件范例以及格式注意事项一、事务邮件：x经理/总：您好！非常荣幸能够代表我公司与您联系。
我是xxxx公司的xxx（职位）的xxx（姓名），今天将您所感兴趣的我司产品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我，电话：*********，或联系xxx（该客户的具体主管以上负责人）手机号：xxxx。
恭祝商祺！xxx二、问候邮件：例一：x经理/总：您好！在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！（在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：生日快乐！工作顺利！）xxx公司xx敬上例二：x经理/总：您好！生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给您。
祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！xxx公司xx敬上例三：x经理/总：您好！一份真诚，能胜万两黄金；一缕温暖，能抵万里寒霜；一句真心的问候，送来我最美好祝愿：忙碌的日子不要忘记照顾自己的身体，祝您身体健康，工作顺利！xxx公司xx敬上例四：x经理/总：新年好！值此20XX新年来临之际，xxxx（公司）向贵公司表示最衷心的感谢和最诚挚的祝福，感谢您长期以来对我们的支持和信任！在过去的一年中，我们的团队在您的支持、鼓励、批评下得到了一定的成长。
未来的中国是服务的王国，得服务真谛者得天下！你我携手共同为车主创造出体验更加温馨、融洽、激情的消费天空。
您的标准就是我们努力的方向。
在私下直言批评的是我们的真朋友！请提高您对我们的标准！让我们共同携手创造明天、后天!我们的团队还很幼稚，需要指点、批评、鼓励等各种成长的“营养素”，这是您赐予我们最有价值的礼物。
愿我们成为您生命中的礼物，虽然不期而至闯入您的世界，但从此为您打开全新的一扇窗——那一片天空下，生命真挚而温暖，彼此尊重、呵护，彼此温暖。
写电子邮件的正确格式范文
写电子邮件的正确格式范文电子邮件的格式怎么写三部分组成：1、信头to：邮件的收信人地址 From：邮件的发信人地址 2、Subject：邮件的主题词（信件内容） 3、结束标志：签名区 ---------电子邮件说明：每一个申请Internet帐号的用户都会有一个电子邮件地址。
它是一个很类似于用户家门牌号码的邮箱地址，或者更准确地说，相当于你在邮局租用了一个信箱。
因为传统的信件是由邮递员送到你的家门口，而电子邮件则需要自己去查看信箱，只是您不用跨出家门一步。
电子邮件地址的典型格式是[email protected]，这里@之前是您自己选择代表您的字符组合或代码，@之后是为您提供电子邮件服务的服务商名称，如 [email protected]电子邮件模板：Dear Sir or Madam, I would like to apply for admission to your university as a Master's student in Applied Economics next September. I am in my fourth year of undergraduate studies at Peking University at present, and I will receive a Bachelor of Arts in Economics in July. It has been my dream to pursue graduate studies at the University of Pennsylvania, an institution well-known for its excellent faculty and students as well as the strong leadership in the field of economics. I am confident that I would benefit alot from the rich academic and cultural munity of your university. As requested, I have sent two letters of remendation, an original copy of my universitytranscript, and a copy of my TOEFL certificate. Please also find attached my pleted application form. Thank you very much for your consideration. I look forward to hearing from you soon. Sincerely yours, David Wang正确电子邮件格式商务电子邮件格式一、关于主题 1. 一定不要空白标题。
关于电子邮件格式范文6篇
关于电子邮件格式范文6篇关于电子邮件格式范文 (1) _经理/总：您好!在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快!(在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：生日快乐!工作顺利!)___公司__敬上关于电子邮件格式范文 (2) 尊敬的先生/小姐：您好!我从报纸上看到贵公司的招聘信息，我对网页兼职编辑一职很感兴趣。
我现在是出版社的在职编辑，从20__年获得硕士学位后至今，一直在出版社担任编辑工作。
两年以来，对出版社编辑的工作已经有了相当的了解和熟悉。
经过出版者工作协会的正规培训和两年的工作经验，我相信我有能力担当贵公司所要求的网页编辑任务。
由于编辑业务的性质，决定了我拥有灵活的工作时间安排和方便的办公条件，这一切也在客观上为我的兼职编辑的工作提供了必要的帮助。
基于对互联网和编辑事务的精通和喜好，以及我自身的客观条件和贵公司的要求，我相信贵公司能给我提供施展才能的另一片天空，而且我也相信我的努力能让贵公司的事业更上一层楼。
我对计算机有着非常浓厚的兴趣。
我能熟练使用FrontPage和DreamWeaver、PhoteShop等网页制作工具。
本人自己做了一个个人主页，日访问量已经达到了100人左右。
通过互联网，我不仅学到了很多在日常生活中学不到的东西，而且坐在电脑前轻点鼠标就能尽晓天下事的快乐更是别的任何活动所不及的。
即使贵公司认为我还不符合你们的条件，我也将一如既往地关注贵公司的发展，并在此致以最诚挚的祝愿。
关于电子邮件格式范文 (3) ___(单位名称)：___大桥工程是我省_年养路费计划安排的项目，经请示省交通厅同意采取招标的方法进行发包。
你单位多年来从事公路建设，施工任务完成得很好，我处深表赞赏，故特邀请贵单位参加施工投标。
随函邮寄"桥梁工程施工招标启事"1份。
接函后，如同意，望于_年_月_日上午_时到省交通厅食宿站(建筑街副1号，火车站前)领取"投标文件"(包括施工图设计)，并请按规定日期参加工程投标。
邮件格式范文署名电子邮件格式写
邮件格式范文署名电子邮件格式写电子邮件格式：1、To:此栏填写收件人的邮箱地址；2、From:此栏显示的是发件人的名称和邮箱地址；3、Date:此栏自动显示的发件时间；4、“Cc”和“B”，如果发件人让收件人知道该E-mail发送给了哪些人，即：被抄送人，可在Cc后加被抄送人的邮箱，这叫明抄送;如果不想让对方知道此E-mail抄送给谁，则在B(blind carbon copy)处填写被抄送人的邮箱，这叫暗抄送。
这样做的目的是为了保护公司隐私；5、Subject:主题，即该邮件的事由或标题。
主题要简要明可以方便查找邮件；6、如果事情重要且急，通常在主题前加上“Urgent”字样；7、Attachment:附件，可在附件内放入文件、照片等，且要将附件的名称改为对应的名称以便收件人阅读；8、Body of the E-mail：电子邮箱的主体。
通常包括：称呼（Dear William，Dear Rick...）、正文、结束客套话（Best regards,Best wishes...）、发件人的姓名& ___&公司名称&地址。
邮件的基本要素：receiver's e-mail address(收件人邮箱地址)，subject(主题)，carbon copy(抄送)，body(主体部分)，attachment(附件)等。
现代常见结尾方式：在英国，这种老式结尾已经被Yours sincerely与Yours faithfully所取代。
它们是更老的（archaic）表达I am, yours sincerely的简写。
如果信件开头提及收信人（recepient）的名字，并且写信人（sender/writer）一定程度上认识收信人，那么使用Yours sincerely。
如果不知道对方姓名。
例如用Dear Mr/Madam开头，那么需要使用Yours faithfully。
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商务电子邮件格式
一、关于主题
1.一定不要空白标题。
2.标题要简短。
3.最好写上来自** 公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。
时间可以不用注
明，一般邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。
5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。
6.可适当用使用大写字母字符（如“ * ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适
度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE—大串。
8.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出
前忘记检查主题。
二、关于称呼与问候
1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。
2.邮件的开头要称呼收件人。
在多个收件人的情况下可以称呼大家。
关于格式，称呼是第一行顶格写
3. Email 开头结尾最好要有问候语
最简单的开头，中文可以写个“你好”或者“您好” ，开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾可以写“祝您顺利”之类的。
若是尊长应使用“此致敬礼” 。
注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
三、正文
1. Email 正文要简明扼要，行文通顺。
若对方不认识你，首先应当说明自己的身份，姓名或你代表的企业名称，这是必须通报的一项，以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
Email 正文应简明扼要地说清楚事情，如果具体内容很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。
2. 注意Email 的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。
3. Email 正文多用1234 之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好使用1、2、3、4 列几个段落进行说明，保持每个段落简短干练。
4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6.合理提示重要信息
7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚，可以配合图表加以阐述。
四、附件
1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后
管理
3.正文中应对附件内容进行简要说明，特别是带有多个附件时
4.附件数目不宜超过 4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
5.如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。
6.如果附件过大（不宜超过2MB,应分割成几个小文件分别发送。
五、语言的选择和汉字编码
1.只有必要的时候才使用英文邮件。
2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。
3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文，准确表达邮件中涉及的问题。
4.选择便于阅读的字号和字体。
中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者Arial 字型，字号用五号或
10号字即可。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不要用背景信纸，特别对公务邮件。
六、结尾签名
1.签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的。
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、
传真、地址等信息，但不宜行数过多
2.不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该简化。
过于正式的签
名档会让对方显得疏远。
你可以在OUTLOOK/FOXMA中设置多个签名档，灵活调
用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。
七、回复技巧
1. 及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是 2 小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一封邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一定时间处理，但一般不要超过24 小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时回复收到，说明正在处理。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2.进行针对性回复
当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
3.回复不得少于10 个字
4.不要就同一问题多次回复讨论
如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3 次，这只能说明交流不畅，说不清楚
此时应采用电话等其他方式进行交流。
电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE 越高，这将导致邮件过长不宜阅读。
此时应立即对之前的讨论结果进行小结，删减不必要的内容，突出有用信息。
5. 要区分Reply 和Reply All （区分单独回复和回复全体）
如果只需要一个人知道的事情只需单独回复。
如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该reply all, 让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人提出的问题不清楚，或者有不同的意见，应该与发件人单独沟通，讨论好了再告诉大家。
不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”之前，要再三确定。
6. 主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中制定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无须行动”、“仅供参考，无需回复” 。
八、正确使用发送、抄送、密送。
要区分TO和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、密送
人）
1.TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应
2.而CC的人则只是需要知道这件事情，CC的人没有义务对邮件予以响应。
当然如
果CC的人有建议，可以回复。
3.而BCC是密送，即收件人不知道BCC为何人。
用在特殊情况。
4.TO,CC中的各个收件人的排列应遵循一定的规则。
比如按部门、按等级从高到低
或从低到高都可以。
5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。
6.转发邮件要突出信息。