长沙卷烟_BPR&ERP项目_工程部调研问卷

长沙卷烟厂汉普管理咨询（中国）公司长沙卷烟厂业务流程重组与ERP项目调研问卷填写人：李昌平李迪前胡琳余亚平王玉文曹桂云陈立新汤炼易浩胡旭明袁湘永李平辉陈伟吴玉玺李建军提交日期：2001/3/15部门岗位名称与在岗人数清单部门记录情况清单简称信中传传用工全称工作信息中间传送传送用途工作备注：1.“记录”包括各部门固定编制和生成的表格、单据、凭证、合同、报告等文档资料；2.“信息来源”、“中间处理”和“传送去向”表述记录的流动过程。

基本情况本部门的部门职责、组织结构。

职责：负责技改工程（含零星工程、质量改进）、设备管理、备件管理及计量管理。

下设九各专业组：综合组、制丝组、卷包组、电控组、动能组、业务组、财务组、计量组、备件库与哪些部门的业务关系比较紧密？请按照紧密程度先后列举。

1、科研所、工艺质量部2、生产车间3、财务部、审计部4、基建部、机修车间5、其他部门本部门目前正在使用的计算机系统有哪些，请简要介绍已使用的该系统的功能，您对该系统应用效果的评价如何？《备件管理信息系统》：实现了备件计划、备件合同、备件仓储、备件付款的全过程管理，他管理层次清楚，相互控制严密，数据分析功能强。

《审计系统》：实现了合同的审批全过程，系统相对独立，与其他系统的没有衔接。

《生产管理信息系统》：他涵盖了质量、生产、设备及现场适时监控的管理功能。

对生产车间及相关部门的情况能有全面的了解和分析。

本部门与其他部门通过计算机信息系统共享信息的情况如何？请列举具体是哪些部门、通过哪种计算机信息系统、共享哪些信息。

1、《备件管理信息系统》：它将备件（含计量器具、五金工具、钢材、润滑油品）相关的都通过此系统实现全过程管理，共享采购计划、询价单、合同、库存、备件付款、领用、消耗等数据。

2、生产管理信息系统，共享了设备、生产、质量、现场适时监控等信息。

3、审计系统，主要是合同审批的流程。

目前，有哪些信息想得到、但还不能及时、准确的获得？如与财务相关的信息。

对集团建设的设想？N/A本部门的工作现状还有哪些值得改进之处？这些问题存在至今、暂时还没有改进的原因是什么？1、工程项目管理的进度与资金的跟踪控制。

原因是缺乏一个使用有效的《工程项目管理系统》在业务上下游范围内看，哪个环节或方面的工作还可以进一步改进？这些问题存在至今、暂时还没有改进的原因是什么？2、技改方面：对工艺设备的需求不明确，难以确定，导致技改方案迟迟未果。

3、全厂范围的岗位责、权、利不甚明晰，，部门调控能力有限，部门之间同岗级不同酬，或责、权、利相同，但责任相差甚远。

以上问题当中，首先需要引起重视的是哪一个或者哪几个？3、2、1公司尚应该建立或完善哪些制度？为什么？“质量手册” :各线或部门的职责、权利的不明晰、不具体，往往导致具体实施者（部门或岗位人员）的无所适从，协调多，效率低。

除以上内容，尚有一些重要或需提请注意的方面，请予以列示。

采购部分部门设置采购部门设置有多少个部门可以行使采购职能？各自的采购范围？采购部门是否还负责接收物料？工程技术部是我厂的采购部门之一，负责全厂的设备、零配件的采购和零星工程维修。

工程技术部负责备件的接受。

采购分工采购业务可以分为哪些类型？请说明分类标准。

工程技术部的采购业务分为：备件采购、固定资产采购和零星维修。

采购员是否存在分工？分工情况如何？工程技术部的采购员采购根据机型和配件属性进行分类：1.烟机配件2.通用件3.零星维修采购件管理采购件信息采购物品是否有分类？如何分类？分类标准？有，采购物品的分类为一、按使用情况进行分类：1.一次性备件采购备件库不需常备2. 一般性配件采购备件库有最高、最低储备定额3. 项目采购零星项目中所需配件二、按配件属性分类：1.烟机配件2.通用件3.固定资产其他采购控制是否所有采购物资都需要检验？有哪些物资需要检验？所有的采购物资都要通过仓库检验，但有些物资为外观检验，有些为图纸检验。

固定资产由需用部门的技术人员验收使用合格。

采购物资是否分质量等级？不同等级的采购物资的处理流程有何不同？不分质量等级，只分合格与不合格品。

如何对采购人员进行考核？按考核条例进行考核。

供应商信息供应商信息是否有一些供应商与企业结成了战略伙伴型关系？请列举。

机修车间是否存在采购物料代理商？代理商与供应商之间是否存在交叉业务？1、进口设备的备品备件委托进出口公司代理，不能直接与国外供应商发生直接业务。

2、国产通用件（水暖器材、标准件、照明电器、橡胶制品）一次性使用国产通用件，品种繁杂，量少，委托代理商采购。

3、为降低采购成本，减少中间商环节，部分件已转为直接向供应商采购。

供应商考核供应商考核是否对供应商进行考核？如何进行考核？1、当供应商在供货质量、信誉、价格发生问题是，均有相关信息通报。

对供应商可减少业务量，直至取消供应商资格的处罚。

2、合同签定有违约条款制约。

采购申请管理采购申请流程哪些物料是集中采购？哪些物料是各自采购？工程部负责零备件采购。

不同的采购物资是否有不同的采购申请流程？若有，请举例。

零配件和固定资产的采购申请流程不同，零配件有使用部门在《零配件管理系统》中提出需求计划，有工程技术部现场技术员审核转为采购计划，最后有工程部部长审批通过。

固定资产采购需使用部门填写《设备购置申请单》有归口部门、财务部、归口厂长签字认可。

对于采购申请计划，采购批次、采购量的合理性如何保证？是否有这方面的管理方法？采购批次和采购量的合理性是由工程部现场技术员通过《备件管理系统》中动态地提供了备件计划、询价、合同、库存、消耗、最高储备定额和最低储备定额等汇总和相关明细信息来保证的。

采购申请单是否有采购申请单？有两种情况。

1.固定资产的采购有采购申请单，，2.备件采购，无采购申请单，在《配件管理系统》中完成。

采购申请单如何传递？1.计算机传递2.书面传递采购申请单上是否需要注明供应商？是否需要注明采购价格？采购申请单无需注明供应商，但可注明产地、类型。

询价管理询价单采购业务过程中是否有询价过程？是如何进行询价工作的？采购业务过程中有询价过程，当收到采购计划时，业务员按采购属性进行分类，形成各类询价单，以询价单在合格供应商中选择2到3家进行询价，经部长审批同意后，再向供应商发出询价报价管理报价过程接受供应商报价的方式有哪些？1.传真2.送报价单订单管理订单建立企业存在哪些类型的采购订单？（如：采购合同、采购订单、订货协议等等）（请填调查表单）1.产品购销合同2.长沙卷烟厂备件合同清单采购订单及采购合同是否来源于采购申请单？是订单安全性哪些人员可以建立采购订单？业务人员哪些人员可以审批采购订单？工程部部长、主管线领导、审计部采购政策及采购计划采购政策及采购计划制定是否制定采购政策及计划？采购政策及计划分别由哪些部门负责制定及维护？采购政策及计划由谁来审批？参照年度计划制定程序。

采购计划的来源是什么？时间跨度为多长？1、各车间负责新增备件、大修和项修等非日常消耗备件、质量改进件、一次性备件和消耗异常备件（急件）计划；2、工程技术部负责用《备件管理信息系统》自动生成备件仓库有固定货位的备件的计划；3、各部室负责本部门一次性备件的计划；4、计划申报提前期：进口备件六个月；国产备件三个月；急件及时申报。

5、计划申报可随时录入，编制正式采购单时将合单。

公司是否有采购成本（率）的目标计划？有。

采购部门是否定期对采购成本及采购费用做分析？请列举相关报表。

是。

如材料采购明细账。

审批管理审批流程请描述采购申请单和采购单的审批流程1、车间和部门技术员编制备件需求计划，提交车间设备主任或部门领导审批数量、品种、交货期，同意后提交工程部技术员审核，确定和调整品种、数量、交货期（进口、国产、随机）。

同意后提交主管付部长审核，形成正式采购计划，提交备件业务员编制询价单和选择供应商，提交部长确认后，形成正式询价单。

2、有不同意见，将返回修改，只有通过审批，下道工序才能看到相关清单。

3、审批各环节可获库存、消耗、储备定额、合同等汇部信息和明细支持；4、审批过程通过《备件管理信息系统》实现，结果和意见可返回。

采购接收采购接收控制如果供应商没有按采购单提供物料，怎样处理？1、超合同：拒收、信息反馈业务员，联系退货；2、不合格：拒收、信息反馈工程部技术员、业务员，退货；3、图号与合同不符：拒收，信息反馈工程部技术员核员，A可替代性，维护图号；入库；B不可替代，业务员退货。

是否存在多个接收部门或接收地点？1、全部通过工程技术部备件库验收入库；2、急件、大件通知检验员核准后，直接进入车间。

采购退货采购退货控制在接收时发现采购件有问题如何退货？直接退货或先入库再退货？直接退货：备件库检验员发现备件有问题时：拒收，并存放入寄存区（拒收件）并标识。

填写《备件质量问题反馈表》，交工程部技术员确认，如属实，提交业务员办理退货手续。

入库后发现采购件有问题如何退货？1、如备件属当月入库，修改入库记录，办理退货手续；2、如发现时间与入库日期跨月，如可更换使用借出程序，办理借出手续，挽回新合格备件时，按归还程序入库。

如不可更换，办理让售程序，将货物退回供应商，收回货款。

3、质量问题，填写《备件质量问题反馈表》。

采购与财务的接口当公司资金不足时，付款计划如何安排？按重要性原则安排资金，把有限的资金用在刀刃上。

是否可得到供应商下列各项的细节，如何得到？已收到供应商的服务和物料，已付款情况，应付余额，可用信用，迄今采购总额，未支付的发票，供应商详情及历史记录已收到供应商的服务和物料：收到使用部门的验收单或仓库的收货单。

已付款情况：根据账目登记或合同付款情况登记。

应付余额：根据往来单位挂帐。

可用信用：货到付款迄今采购总额：根据配件信息系统查询。

未支付的发票：根据账本登记查询。

供应商详情及历史记录：通过有关信息系统查询。

确定应付款的条件是什么？（1）供应商是否提供服务或物料，并验收合格。

（2）根据合同签订的要求。

是否要求对供应商进行分类管理，哪些供应商需要进行分类，目的是什么？如：按照付款的优先级，付款期限，信用度，付款方式，地域…供应商进行分类管理：一类是零配件采购供应商，一类是工程项目类供应商。

是否有国外供应商。

无供应商是否同时又是客户。

不是是否存在供应商之间合并的情况？（如供应商发生收购合并）没有供应商的付款地点、采购地点、询价地点是否有不同？供应商开出付款发票的地点和实际付给地点是否允许不同。

没有不允许对供应商的信用额度如何考核？不考虑对供应商一次付款的最大金额是否有限制？没有供应商联系人、电话、银行、付款方式等信息如何管理？由业务员填列《供应商信息表》交专人保管并存档（包括录入计算机）。

供应商信息是由哪个部门维护管理的？工程部您现有的供应商报表（应付帐系统）有哪些，请提供样张。