文件材料收集归档的通知

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重庆市档案局关于印发《重庆市归档文件整理规则》的通知-渝档发〔2016〕7号

重庆市档案局关于印发《重庆市归档文件整理规则》的通知正文：----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------重庆市档案局关于印发《重庆市归档文件整理规则》的通知渝档发〔2016〕7号各区县（自治县）档案局、万盛经开区档案局，市级各部门、各企业、事业单位，有关单位：《重庆市归档文件整理规则》已经2016年4月28日第74次局（馆）长办公会审议通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

重庆市档案局2016年5月26日重庆市归档文件整理规则第一章总则第一条为规范我市归档文件整理，便于保管和利用，充分发挥档案为重庆经济社会发展服务的作用，依据《重庆市档案收集管理办法》的有关规定，制定本规则。

第二条本规则适用于重庆市各级机关、团体、企业事业单位和其他社会组织，以及经其上级确定、列入地方国家综合档案馆接收范围的单位对应作为文书档案保存的归档文件的整理。

其他门类档案可以参照执行。

其他有特殊规定的，从其规定。

第三条本规则中“归档文件”是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

本规则中“归档文件整理”是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

本规则中“件”是指归档文件的整理单位。

本规则中“档号”是指在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

第四条归档文件整理的原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；区分不同价值，便于保管和利用；符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理；保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知交办发号

公路建设项目文件材料立卷归档管理办法第一章总则第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。

第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。

第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。

本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。

第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。

第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。

项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。

第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。

项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。

关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知

第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。

本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。

第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。

项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。

审计署关于发布《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》的通知-审办发[1997]第267号

审计署关于发布《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 审计署关于发布《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》的通知（审办发[1997]第267号1997年1月1日）各省、自治区、直辖市和计划单列市审计厅(局)，各特派员办事处，驻国务院部门审计局，有关部门内审机构，南京审计学院，新疆生产建设兵团审计局：《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》已经审定，现予发布。

请认真贯彻执行。

审计机关审计文件材料立卷归档作业规程第一条为了做好审计文件材料立卷归档工作，提高审计案卷质量，更好地为审计工作服务，根据《审计机关审计档案工作的规定》和其他审计工作规范，制定本作业规程。

第二条本作业规程所称审计文件材料，是指审计机关在履行审计监督职责和执行审计调查任务的过程中，收集、制作与使用的各种文字、图表、声像、电子和实物等形态的记录材料。

第三条审计机关实行审计文件材料立卷归档工作责任制。

审计文件材料的收集、整理、立卷由审计组负责；审计案卷的质量检查由相关审计业务部门负责；审计案卷的接收由机关档案管理部门负责。

做到谁审计谁立卷，审结卷成，定期归档。

第四条审计文件材料立卷的原则(一)归入审计案卷的文件材料必须是审计监督项目或审计调查项目实施过程中形成的专门性业务文件材料。

(二)审计文件材料的组合要遵循其形成规律和特点，保持内在的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用。

(三)审计文件材料的排列要符合规范化要求，一般应分为“结论性文件材料”、“证明性文件材料”、“立项性文件材料”三个单元。

第五条审计文件材料立卷的基本要求(一)为确保审计档案中文件材料的合法、有用、有效，在案卷内容上，要做到“完整”与“精炼”。

关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知(交办发[2010]382号)

第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。

本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。

第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。

项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。

关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知(交办发[2010]382号)

公路建设项目文件材料立卷归档管理办法第一章总则第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008 ）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002 ）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。

第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。

本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。

第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。

项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。

关于进行2008年档案归档工作的通知

关于进行档案资料归档工作的通知公各单位：为进一部规范公司档案归档立卷工作，防止2007年重要归档资料流失，保证档案归档内容达到齐全、完整、准确，符合归档“三率”标准要求，现就有关事宜通知如下，望各单位认真组织落实。

一、归档内容（一）、科技档案1、设备改造工程档案、综合建设项目工程档案及大修记录等按公司年度设备改造工程项目计划及年度基建工程项目计划中所列的项目归档。

设备改造档案由各分场、工区专工收集归档立卷，交由生产技术部各专业专工审核无误后，由生产技术部兼职档案员统一交到档案室存档。

综合建设项目档案在工程完成后一个月内由施工单位立卷归档，并由计划营销部负责归档材料的审核把关。

2、有关设备运行日志（典型日和事故前后）、值长调度运行记录、技术统计资料、定期经济指标报表等由生产技术部和值长组归档立卷后移交档案室。

3、对经省、市级及以上部门鉴定、获奖项目的科研成果档案由生产技术部负责归档。

（二）、文书档案总经理工作部、人力资源部、计划营销部、审计部、党委工作部、工会办公室、纪检监察部、生产技术部、安全监察部、物资供应部、燃料管理部、保卫部等部门，按照档案归档范围责成专人将文件材料整理立卷后移交档案室。

（三）会计档案财务部将隔年的财务档案（报表、帐册、工资单、凭证）按照财务档案归档范围整理立卷后移交档案室。

（四）、录像及照片档案由党委工作部按照声像档案归档管理标准进行整理立卷并按时移交档案室。

其中电子照片档案按标准制作成光盘，并在每个事件的照片文件（如一组职代会图片）中，选截较有代表性的图片充印后归档，充印后的纸质照片档案要标注“六要素”，即题名应简明概括事件发生的时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等尽可能齐全，电子照片归档在二次备份时，要按标准分类方案、分类法进行，并保证连续性。

（五）、实物档案凡公司荣获市级及以上荣誉，各分管部门领回之后都要随时移交档案室登记备案，并将获得的奖状、奖牌、奖杯及证书等实物统一存入公司荣誉室。

档案归档的通知

档案归档的通知关于档案归档的通知公司各部门及负责人：为了保障企业健康运营、规范公司档案管理工作，根据公司《档案管理规定》要求，各部门将本部门2011年度档案按时间顺序分类整理后，于5月20日前交至企管办公室进行归类存档。

存档范围：集团文件、各系统部门制度文件、集团要求集中管理的文件、外部政府管理部门文件、签订的各类合同协议等；还包括各部门日常工作备案文档等。

如生产管理制度文案、计划，各期生产纪要、记录、生管跟踪记录与生产反馈记录、生产会议纪要等；品质管控文案、各期分订单产品品质管控纪要、记录等；工艺管理制度文案、图纸、分件资料、物控核算原始数据等；采购供应商管理制度文案、价格管理文档、原材申购、入库、交接凭证等；业务管理制度文案、订单备案、出货原始数据资料、国外清关数据备案、订单运行跟踪备案等。

财务部管理制度文案、重要财务资料数据的备案。

工务部门的物品领用记录、日常设备维护保养记录。

仓储组物品申领记录，出入库登记等。

此外，各部门负责人结合本部门日常管理实际情况，提报未涉及的类相关管理文案及数据留档保存。

各部门上交档案中涉及后续使用的有重要文件、报表、业务记录等资料请在本部门同时进行留档备份。

以上涉及档案将根据情况不同分别予以三年、五年、永久保存。

企管部2012年5月4日档案归档的通知 [篇2]机关各部门：为做好党工委、管委会机关档案立卷归档工作，提高哈高新区机关档案管理水平，维护档案的完整，使档案工作能更好地为机关各项工作服务，根据《哈尔滨市档案管理条例》、市档案局印发的《2011年全市档案工作安排意见和工作要点》及我委印发的《哈高新区管委会2011年档案管理工作计划》，现就我委档案收集整理和归档工作有关事宜通知如下：一、档案整理、归档范围根据《机关档案工作条例》规定，在我委机关内设机构实施档案收集归档整理工作。

时间范围为：2017年两区管理机构分设至2017年底形成的档案，2017、2011年全年形成的档案业务范围为：文书档案：反映我委机关当年主要职能活动和在工作活动中形成的'具有查考价值的文件材料等；机关财务档案：原始凭证、账簿、决算报表等财务相关文件；企业档案（内外资）：企业入区审批、外商投资企业审批、外商投资企业变更文件等。

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潞蒲常煤总企字〔2012〕70号关于下发XX煤业文件材料收集归档的通知公司各部门、驻矿各施工单位、监理项目部：为做好我公司基建项目档案收集归档工作，顺利通过档案专篇验收。

根据上级档案主管部门对我公司档案工作的具体要求，结合我公司档案工作现状，现将档案资料收集的有关事项及要求通知如下，望各部门认真遵照执行。

一、工作职责及内容1、各部门负责人为本部门档案归档工作的第一责任人，负责全程监督管理本部门档案资料的移交工作。

2、各部门的兼职档案管理员为第二责任人，负责文件资料的收集、整理及归档工作。

移交时，要基本完成移交资料的分类、编目等整理工作。

3、各部门其他工作人员负责将自己工作范畴内所涉及的相关归档资料及时交于本部门兼职档案管理员。

4、各部门要把本年度档案资料移交工作责任到人，保证本部门涉及前期资料如实归档，按期归档。

二、收集整理范围（一）、整合矿井资料及关闭资料矿井整合过程中形成的谈判记录、合同、章程、会议纪要、董事会决议、请示、批复、采矿许可证、生产许可证、征地使用证、营业执照(例：股权转让协议，补偿，补充协议，兼并重组合作接管前照片，向上级报送的有关请示和上级单位批复，洽谈协调有关整合事宜的各种会议记录，来往信函和文件，双方在协商制定公司章程、注册公司办理营业执照等事宜过程中的来往文件，矿井关闭文件等)。

（二）、基建矿井归档资料1、党群工作类：（1）、本单位执行上级党委工作的指示、决议、决定、通知、纪要、报告等；（2）、本单位党委会，常委会，党委民主生活会等会议记录；党员代表大会及工作会议；各种调查报告，情况反映；（3）、党务工作，政治思想工作计划，重要活动安排，工作总结，重大政治活动记载，统计报表等；（4）、党务干部任免，考查，奖罚，落实政策等方面的决议，决定，通知；党员入党，转正延期，退党，取消预备期等决议，决定，通知及新党员名单等；（5）、工会会员代表大会及有关会议人员名单，会议记录，报告，决议等；职代会有关会议材料；（6）、本单位出席各种劳模大会的先进个人，集体事迹材料，纪念册等。

2、行政管理类（1）、本单位形成的公司章程，领导班子，包括董事，监事，经理层及各部门的机构设置文件；（2）、关于内部机构设置，人员配定的决定，通知；。

（3）、涉及本单位的干部管理，工人管理，调配工作，劳务输出工作等；（4）、综合性的行政事务，会议纪要，记录，收发文登记，用印登记；（5）、关于人事工作的指示，决定，通知，劳动合同管理，社会保险和工资形成的文件材料，每年的工作总结；（6）、涉外活动文件材料(包括：外事活动工作计划，总结和接待谈话记录；与外商谈判的记录、纪要、协议、合同、来往函电；3、经营管理类（1）、生产经营决策方案及其依据性的材料(包括本单位产品销售，生产，技术，财务，职工素质方面的分析材料，市场预测的综合性分析材料，国家政策相关的分析材料，同行业的分布，规模，发展趋势，主要产品生产能力，产品质量，创优产品，产品价格；国内外行业的调查，考查报告)。

（2）、股东、董事会、监事会、经理办公会，工作会所形成的会议纪要、记录决定等文件；（3）、本单位的工资计划、总额，奖金指标等文件表册；（4）、本单位制定的计划管理，责任管理和各种统计报表(例：年终工资统计报表，劳动管理的各种统计报表，职工教育工作的规划，计划，统计报表……)；（5）、财务管理工作的计划，总结；本单位制定的财务管理规定，制度；（6）、经济合同，协议等；（7）、维简资金计划，大修理资金计划，煤炭生产安全费用及煤炭安全技改项目资金和调整计划的有关文件。

4、生产技术类（1）、安全生产有关规章制度，技术规程，措施，标准，经验汇编等综合性文件材料；（2）、全面质量管理的制度，条例等；（3）、矿井开拓，巷道掘进，采煤方法，顶板管理，盘区设计等；（4）、矿井提升，井上下运输，矿区运输等；（5）、矿井通风技术方法，风量计算，通风瓦斯，煤尘检测及治理，井下防灭火等；（6）、机电管理，供热，供水，供配电，通讯等；（7）、环境保护检测与控制，污染治理等；（8）、新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新和采用新技术，合理化建议等；（9）、安全管理，工伤事故处理，职工安全教育等；（10）、档案信息工作，各类数据管理，电子计算机系统，科技信息工作，图书工作等。

5、地质勘测类（1）、规程规范，地质调查，资料汇编，矿产储量，煤矿地质测量及勘探工作，矿井储量管理等；（2）、煤田地质综合性文件材料，踏勘、找煤，普查，详查有关资料；（3）、煤矿地质综合性文件材料，建矿地质，生产地质，煤矿采终地质报告，资料，审批文件以及矿井“三量”表；（4）、水文地质综合性文件材料，矿区专项水文地质报告，审批文件等；（5）、工程地质综合性文件材料，煤矿工作地质，建筑工程地质等：（6）、环境地质勘察，监测，环境水文地质，环境工程地质等；（7）、井上下控制测量，采区测量等（8）、地形测量，高程测量，三角测量等；（9）、三维地震，瞬变电，航测图等。

6、基本建设类（1）、建设管理工作法规，总体规划设计，经验汇编等综合性文件材料；（2）、项目法人营业执照(正、副本)及税务登记证、勘查许可证、采矿许可证、建设用地规划许可证、土地使用证、安全生产许可证、煤炭生产许可证、爆炸物储存许可证和使用许可证；（3）、项目可行性研究报告(项目建议书)及其咨询、评估、批准文件；（4）、矿井项目工程初步设计(矿井单位工程明细目录、设计说明书、专业设计图纸、工程概算书及主要机电设备、器材目录)及其报批文件；（5）、招投标文件及承发包合同协议；（6）、地质环境保护与治理恢复方案及批复；环评报告编制的依据性文件；水土保持方案报告书及批复；（7）、水资源评价报告、取水许可证申请及批准文件；（8）、节能评估报告及批复文件；安全预评报告及批复；（9）、文物、考古调查(勘探)报告及批复；、（10）、矿井(改扩建)各阶段设计，矿建施工技术组织措施，施工方法，工程移交，井筒，井底车场，巷道，硐室工程等；（11）、井架，输煤皮带走廊，选煤楼煤仓，主扇风机房，压风机房，变电所，锅炉房，仓库工程等；（12）、联合建筑，办公楼，矿区及生活区给排水，采暖供热，地面管网，公路工程等；（13）、矿井及煤矿生产设备总布置，机修车间，坑木厂等辅助车间设备总布置，供水，供热，通讯，广播电视等设备总布置。

7、设备仪器类（1）、设备管理，使用，维修等综合性文件材料；（2）、井上，井下各种设备及仪器开箱验收或接收单(包括随机文件材料)；（3）、购置设备，仪器的立项审批，购置合同；（4）、设备，仪器安装调试记录；（5）、事故分析和处理书面材料。

8、会计类（1）、各种会计凭证；各种会计账簿；（2）、各种会计报表；（3）、职工工资册；（4）、其它9、特殊载体类市级以上各种奖杯，奖牌，奖旗，奖状，证书，徽章等：重要活动，重要会议形成的照片，录像带，光盘及电子版等。

（三）、附表《煤矿建设项目文件归档范围和保管期限表》表中归档单位：A 代表建设单位；B 代表监理单位；C 代表施工单位；三、收集整理要求：1、在7月10日前，各部门兼职档案员对照归档范围，完成本单位各类资料的收集工作，编制移交资料目录，并负责后期向档案室移交；2、各部门对所收集的资料进行初步整理：（1）、部门领导负责所移交资料的鉴定：是否齐全、系统和准确，并组织相关人员加以补充完善；（2）、移交资料应为原件，无原件移交复制件，并核对印章签字的真伪；（3）、所移交资料将进入归档、组卷阶段，各部门应将本单位常用资料复制留存；3、会计档案在会计年度结束后，由财务部门保存1年，然后向档案室移交；4、照片和声像档案、实物档案采取即时归档的办法，由单位的形成部门负责收集，并编写必要的文字说明，及时向档案室移交；四、其他注意事项：1、各部门在其职务活动中形成的、具有保存价值的各种档案资料，必须按照规定及时移交，任何单位和个人，不得据为己有或自行处理。

2、文书资料必须有收发文卡、阅处卡、原文和底稿。

3、移交时，交接双方清点核对，无误后履行移交手续，详细填写并签订移交表。

五、绩效考核为顺利做好本次档案资料收集工作，为档案专篇验收夯实基础，经领导同意，本次档案资料收集、移交、整理工作，列入公司后半年各部门绩效重点考核项目，具体考核内容如下：1、施工、监理单位在项目完成，通过验收后向我公司移交经整理完善后纸质及经数字化加工后的成品各一套，不完整、不完善，不予结尾款。

2、涉及前期手续办理、前期招投标项目资料，若出现档案资料缺失，由原事务经办人负责追回，及时补充完善。

3、各部门对业务负责范围内现有的档案资料应按时收集、整理、移交，逾期未完成移交工作的，考核部门10分。

4、任何人不得将涉及公司资料占为已有，拒绝移交，若有此情形，处罚个人200，考核该部门5分。

5、移交范围划分后，各责任部室应在职责范围内全力收集涉及业务范围内的相关档案资料，以力求档案的完整性，出现推诿、扯皮现象，导致档案资料最终未能归档或逾期未完成的，考核该责任部门5分，责任部门负责人500元。

6、已移交资料，在检查期间，若发现资料存在不完善情况，原资料移交人，应在规定时限内及时补充、完善，逾期未完成的，考核该责任部门5分，责任部门负责人500元。

六、移交地点总工办档案室联系人：李佳李娜电话：8066附件一：《煤矿建设项目文件归档范围和保管期限表》特此通知二〇一二年六月二十三日主题词：文件材料归档通知抄送：公司领导XX煤业有限公司总工办2012年6月23日制发校对：李佳共印40份存档2份。