六秘书综合技能训练

实训六秘书综合技能实训目的与形式本实训密切联系秘书工作实际，通过典型案例，给学生提供真实的秘书工作情景，要求学生利用所掌握的理论知识与操作技能，完成相应情景中的秘书工作，旨在全面锻炼和提高学生的秘书职业综合技能。

案例1拥有“BS”这一中国羽绒服驰名商标的朝阳集团是国家级企业集团，地处历史文化名城南京。

该公司现有总资产6.2亿元，员工2 500多人，占地面积7万多平方米。

1995年该公司全面导入CIS来规范企业的决策和管理，并对企业内部质量管理和质量体系进行1SO9002认证。

1996年公司又投入6 000万元，建造13 600平方米的现代化电脑管理厂房，并从美国、日本引进现代化的先进生产流水线，短期内就把企业建设成为国内最先进的与国际接轨的羽绒制品生产基地。

1997年实现销售收入7.1亿元，利税8 058乃元。

1999年销售“BS”羽绒服388万件，实现销售收入12亿元；实现外贸出口额3 100万美元。

2000年上半年，实现外贸出口额比去年同期增长200％以上。

该公司“BS”羽绒服已连续5年居国内市场销售量第一。

曾被授予“中国服装领域特殊贡献奖”、“全国服装行业利税百强(前十名)企业”。

在完成创中国名牌的“一次创业”后，该公司并不满足，决定实施二次创业，即在牢牢占据国内市场的同时，充分发挥自身的技术创新和规模优势，积极拓展国际市场。

在开拓国际市场当中，该公司深信：设计创新、质量优异是抢滩国际市场的根本。

因此，该集团公司大力推进设计导向工程，建立了中国服装工业总公司朝阳设计研究中心，并多次举办了“BS”杯全国服装设计大赛。

为适应羽绒服装时装化、休闲化的国际流行趋势，该公司的设计人员大胆使用高新技术面料，将传统羽绒服的重量减轻了三分之一，并增加了一些辅助功能；同时，他们广泛与国际名牌商家开展合作。

目前该集团公司已在日本、美国、俄罗斯等68个国家和地区注册了商标和网络域名。

结果，该公司凭借“BS”的名牌效应吸引了大批外商来看货、购买，签下大批订单。

实际上，奋发图强的朝阳人并不满足于“BS”羽绒服的成功，他们也一直致力于其他服装的研制与开发。

在短时间内其设计、生产的牛仔装就异军突起，1995年获得“中国牛仔四大名牌”及“美国纽约国际博览会”金奖；所开发的BS洋服、时装、衬衫等，也深受商家和消费者的青睐。

为了在激烈的市场竞争中始终保持强劲的优势，该集团公司制定了一系列的管理规章制度，提出“恪守信用，精诚服务”的公司宗旨。

朝阳人，为弘扬民族精神，创立世界名牌，在现有业绩的基础上，以饱满的热情昂首阔步迈入21世纪。

朝阳集团生产的“BS”牌羽绒服、BS洋服、BS时装和BS衬衫得到美国欧亚服装集团的青睐。

美国欧亚集团公司有意出资6 000万美元与朝阳集团合作生产“ABS”系列服装，力争在3年内使之成为引领世界时装界潮流的品牌服装。

由于投资项目重大，关系到公司今后的发展，美国公司在经初步审核后，决定先派考察团来朝阳集团公司考察并讨论具体合作事宜。

美国方面派出的考察团由美国欧亚集团公司副总裁John Roberts先生，国际市场部经理Scott Cook先生和美国欧亚集团公司中国地区总代理Alice Dickerson小姐3人组成。

他们将于5月25日坐718航班于晚上6时抵达上海虹口机场，日程为4天。

他们将对朝阳集团公司进行全方位的考察，包括投资环境、生产设备、生产车间、生产技术、原材料来源、员工素质、公司管理经营和研发水平，研究该公司是否符合他们的投资要求，然后举行会议讨论合作事宜。

朝阳集团企业组织结构见图6一1：图6一l朝阳集团组织结构图实训要求秘书写作要求每人在电脑上完成以下4篇文书的撰写任务，并打印成册。

·根据案例内容，以总经理办公室的名义拟写一份通知，要求各个部门作好准备，迎接美国考察团的参观考察(对各部门的准备要求需写详细)。

·在欢迎美国考察团的酒会上，朝阳集团公司董事长将致欢迎辞，根据案例内容，拟写一篇3分钟的欢迎辞。

·拟写一份批评性通报：美国欧亚集团公司考察团考察期间，朝阳集团公司第五生产车间的4名工人王××、仲×、杨××和吴×，不遵守公司规章制度，上班期间在车间打牌，幸好被人发现，及时制止。

此事若被考察团发现，将导致恶劣后果，对合作事宜影响极大。

为此，在外国考察团走后，公司即发布批评性通报，对他们4人给予扣除一年奖金，并留公司查看一年的处分。

·拟写一份请示：双方经过讨论，决定扩大生产规模，而公司的建筑面积均已用完，无法再向外扩展。

经研究，公司决定租用离公司300米左右的江通路附近的一块面积为1 000平方米的空地，用作生产需要；为此，向国土资源管理局请示，请求租用这块地。

秘书实务模拟表现以下情景：·情景一人物：总经理秘书李秘书、研究开发部经理贾×、生产厂厂长迟××参观准备工作：由于此次考察工作的成败对公司来说会有很大的影响，因此领导相当重视此次活动的前期准备工作，特意吩咐李秘书下到各个部门去传达公司领导的要求。

李秘书分别来到研究开发部经理室和生产厂厂长室，向他们讲述考察团的考核要求及迎接考察团的准备工作。

·情景二人物：李秘书、傅总经理向领导汇报工作：第一天上午欢迎仪式后，美国考察团成员与朝阳公司要进行首次交流会，会上总经理将具体介绍朝阳公司，会议所需材料由秘书准备。

李秘书向总经理汇报材料的准备情况。

·情景三人物：李秘书、美国欧亚集团公司副总裁John Roberts先生、国际市场部经理Scott Cook先生和美国欧亚集团公司中国地区总代理Alice Dickerson小姐站台接待工作：3名学生分别扮演美国欧亚集团公司副总裁John Roberts先生、国际市场部经理Scott Cook先生和美国欧亚集团公司中国地区总代理Alice Dickerson小姐。

李秘书与他们3人互不认识。

李秘书与司机到机场迎接他们。

此情景要求李秘书把3位客人送上车，并在车上进行10分钟的对话。

要求所有话题最好由李秘书引起，秘书讲话态度谦逊，内容应合情景。

·情景四人物：李秘书、朝阳集团公司第五生产车间违规的4名工人协调工作：朝阳集团公司第五生产车间的4名工人王××、仲×、杨××和吴×，不遵守公司规章制度，上班期间在车间打牌，被通报批评并扣除奖金后他们4人还不服气，跑到总经理办公室想要闹事，李秘书及时为领导挡驾并做协调工作。

请学生模拟此过程。

·情景五人物：李秘书、公司董事长孙××、总经理傅××、副总经理王×、财务总监刘×、美国欧亚集团公司副总裁John Roberts先生、国际市场部经理Scott Cook 先生和美国欧亚集团公司中国地区总代理Alice Dickerson小姐双方合作洽谈结束后，公司邀请客人在一家五星级酒店共进晚餐，董事长、总经理、副总经理和财务总监以及李秘书陪同。

因美国欧亚集团公司副总裁John Roberts先生喜欢吃中国菜，上席后服务员给每人摆了一副筷子，无西餐具。

John R0berts先生和Alice Dickerson小姐都吃过中国菜，但Scott Cook先生是头回吃中餐，他一直强调说他这次要学习吃中餐，于是在席间他一直努力着用筷子吃菜。

大家边吃边谈，气氛相当融袷。

吃饭进行到一半时李秘书发现Scott Cook先生由于不会用筷子，在席间艰难地用筷子夹菜，只吃了一点东西，而他已劳累一下午了，别人都忙着吃与谈，又或因Scott Cook先生曾说要练习而没在意。

李秘书这时应该怎么做？实训说明·学生9人为一组，由抽签决定他们分别模拟5个场景中某几个场景的秘书角色。

其他人作为辅助人员配合完成模拟工作。

然后轮流模拟其中的秘书工作。

若场景中需要人数较多，指导教师可自行调配。

·模拟时扮演秘书角色的学生为主要考核对象，但配合完成模拟工作的其他考生也应认真完成自己的角色任务。

其中涉及的交际礼仪知识均应作为考核项目。

学生在自己角色的基础上需结合情景，合理发挥，模拟过程中既要合理运用所学过的基础知识，又要注意贯穿创新合作的精神。

·具体模拟时间由教师控制。

实训提示秘书写作·通知写作要点在于将通知事项、要求、措施等交待清楚。

这份通知的要点在于要求各部门在接待外宾前做好各项准备工作，如参观点的卫生、资料、陪同人员等均要安排妥当。

·欢迎辞是在仪式上或重要集会上，由主人出面对宾客表示欢迎的致辞。

文中要以真挚的感情对宾客表示敬意和欢迎。

欢迎辞由称呼、欢迎辞语和结束语三部分组成。

·此处通报为批评性通报。

批评性通报在写作时首先要概述第五生产车间4名工人在工作期间的真实行为，接下来对其不良行为进行科学的分析，指出他们这种行为将产生的后果和影响，然后以公司名义给予他们一定的物质或精神处罚，最后对全体职员提出希望与号召，以增强警示作用。

·请示的拟写要注意写清楚请示事由、请示事项和请求，请示事由要写得事实清楚、理由充足，因为它是批准的依据。

在此可就申请到土地对公司的发展以及对城市经济的发展有着推动作用等方面进行阐述。

秘书实务·参观准备工作中秘书代表领导去向研究开发部经理室和生产厂厂长室布置迎接考察团参观考察的准备工作。

在这个情景模拟中，秘书首先要明确考察团的考核要求是什么，然后根据这一标准对他们提要求，如员工的精神面貌、考察点的卫生情况、资料准备情况、机密文件的保密工作、办公室环境布置情况、陪同讲解的人选等。

研发部经理和生产厂厂长也可适当提些问题，以供大家一起探讨，使对话继续下去，让模拟更真实。

·向领导汇报工作时，秘书要选择恰当的时间去汇报情况，在汇报时要把握重点，简明扼要地把准备的会议资料一一汇报给领导知道。

可在进去汇报前先准备一份所有资料的汇总表，以免汇报不全。

当然也可把所有资料拿在手中，一边介绍，一过给领导过目。

·站台接待是一项比较简单的秘书工作，但要在接待客人过程中，让客人对秘书有个好印象，则不是那么容易的事。

此间，秘书不仅要懂得各种会客礼仪，而且要与客人进行适当的交谈。

只有这样才能让客人不光对秘书，而且对秘书所代表的公司都有良好的第一印象。

因此，秘书一定要抓好这次机会，展示自己及公司的实力。

·秘书要学会挡驾的艺术，在某些情况下，对领导不想见的人或是来闹事的人都应该采用适当的技巧把他们挡在领导的办公室门外。

秘书通常坐在总经理办公室门外，要进入总经理室得先经过秘书的同意。