高校基建档案建设与管理
加强高校基建档案管理的五项措施
摘要:随着社会经济发展水平的不断提高与增强，以及教育系统的不断变革与创新，各个高校的基建事务也变得越来越复杂，记录相关重要信息的基建档案管理对于高校基建事务的顺利开展实施具有重要的现实作用意义。
所以，各个高校的相关管理人员非常有必要积极了解和学习加强高校基建档案管理的五项措施。
关键词:高校基建档案管理五项措施在如今这个各类环境异常复杂动荡的社会中，教育系统的各个单位所处的环境也变得越来越复杂，单位内部的基建事务也变得多样化、繁琐化和复杂化，比如各个高校。
于是，基建档案管理这项信息资源管理职能就显得非常重要。
它不仅仅可以使高校内部的各个层级的人员在需要的时候能够及时准确地获得相关的信息资料，而且对于高校的相关高层管理人员从时间纵向上了解学校的基建事务发展情况也是非常有利的。
所以，各个高校的相关管理人员一定要注重学习与掌握加强高校基建档案管理的五项措施，以此在一定程度上保证学校基建事务的顺利展开和整个学校的发展与壮大。
1基建档案管理概述1.1基建档案管理的基本含义所谓基建档案管理其实就是指社会单位主体的相关管理人员对本单位在各项基本建设工程中实施开展规划设计活动、施工与使用维修活动中所形成的相关科技档案的保存与整理的一项信息资源管理活动过程。
通常情况下，按照建设工程项目属性的不同，我们可以将基建档案划分为基建项目类与房屋产权类这两种。
本文中主要重点阐述与分析的就是有关基建项目档案的管理概况。
1.2基建档案管理的具体内容和要求如同这个世界上的其他很多管理活动一样，基建档案管理同样也是有着相应的内容体系与客观操作要求。
概括起来，基建档案管理的具体内容主要包括有以下这样的几点：第一，档案管理人员需要参加建设工程竣工验收活动；第二，档案管理人员需要在建设工程进行过程中同时建立和整理相关科技档案资料；第三，档案管理人员需要在签订建设工程项目合同的时候就明确档案资料移交内容；第四、档案管理人员需要对所有的建设工程项目有关的档案资料进行整理汇总。
浅析高校基建档案管理
是一个有机联系的整体 ， 从项 目提 出、 划 、 计 选址 、 设计 、 施工到竣
工验收的全过程 的档案 ， 不可缺少 ， 不可分割 、 是内在连接 、 前后依 附的整体 ， 其次在每—个 阶段的档案内容都是十分紧密的。 这些都 是在工程建设 中自然产生而形成的。
一
四、 做好高校基建档案管理的对策
高校基建档案是高校基建项 目建设和管理 的真实记录，它是
高校基本建设项 目从酝酿 、 决策到建成投产（ 使用 ） 的全过程中形 成的有保存价值的文字材料 、 图纸 、 图表 、 计算材料 、 声像材料等形 式与载体的文件材料。这些年 ， 由于高校办学规模 的不断扩大 ， 基
建工程 紧锣密鼓 ， 新校区建设 如火 如荼 ， 随着基建项 目 １益增多 ， ３ 基建档案数量也随之增多。 如何更加科学的管理好基建档案 ， 充分 发挥其在学校建设及发展中的重要作用 ， 是值得我们探讨 的问题 。
的特点是等待接收 ； 提供利用服务单一 ， 主要是等待上门查阅和借
用档案 ； 提供查阅方式落后 ， 主要是手工翻本 ， 阅费时费力， 查 事倍
功半 ， 甚至无功而返。要进行基建项 目维修 、 改建 、 扩建、 装修 等查
阅文字材料 ， 通过复印大都能解决 ， 但如果使用图纸 ， 竣工图， 由于 页面大很难提供复印件 ， 只有将原件借出 ， 这样频繁使用导致原件 破损严重 ， 字迹褪色。基建项 目周期长 ， 很多图纸原件带到施工现 场使用 ， 使用人多， 容易造成 图纸缺页少码或破损丢失的现象。
、
高校基建档案的 内容和作用
高校基建档案主要 内容包括综合管理 、 可行性研究 、 设计基础 材料 、 设计文件 、 工程管理文件 、 工文件 、 施 竣工文件 、 生产 技术设 备、 基建预算 、 概算 、 、 决算 审计 、 器材管理等 内容。归档的重点是项
高校基建工程档案的建档和管理
（） ［ ２ 按： 程建设 的顺 序进行科学 的合理的分类 存档。在
－程 管 理 者 的配 合 下 按 工 程 开 工 前 、 程 施 ｒ 、 二 竣 工 ｒ 工 ｒ中 ： 程 Ｉ
查找甚至在交接过程 中资料遗失 等问题 。
件如 Ａ Ｔ Ｃ Ｄ、 Ｃ Ｅ Ｓ、 Ｕ Ｏ Ａ Ａ Ｃ Ｓ 图档条 目管理软件等 ， 熟悉计算 机 网络系统操作 。同时要 求 在工程 建设 过程 中工程 管理 者配
合档案管理者进行细致 的分 类 和存 档 并保证 基 建工程 档案
的准确和完整 。
电子文件损坏后 的恢 复工作 。
（ 转 第 ２０页 ） 下 ７
经 营 与ｌ管 理 ＿ 。 一 ｌ ｊ ｌ ＿ ｌ
高校 基建 工程 档 案 的建 档 和 管 理
王 洪 峰
（ 四川音 乐学 院 ， 四川成都 ６ ０ ２ ） １０ １
【 摘 要 】 高校 基建工程档案是工程建设及验收 、 工程 管理 、 改建 、 扩建、 缮的重要 资料 ． 修 ．如何妥善 有
高校基建二 程 可分 为工程 准备 阶段 、 ［ 工程设 计 阶段 、 工 程施工阶段 、 竣工 结算 和后期使用 和维修 阶段 。为保证 工程
相 关 档 案 的完 整 性 和 真 实 性 ， 求 建 档 工 作 与 工 程 建 设 同 步 要
实施 。
３ 高校 基建 工程 档案 的管 理
认 识 到 高 校 基 建 工 程 档 案 的 重 要 性 才 能 更 好 的 为 学 院教 育
和科研服务 。
图纸 ， 大量的有保存 价值 施ｌ 文 件及 竣工结 算资料 等 ， 对 丁 ： 可
高校基建档案管理浅谈
院 发 展计 划 、 地报 告 、 设用 地 规 划 许 可证 、 地 批 准 文件 等 。 征 建 用
２３ 不 归 档 的 文件 材 料 ．
１上级 一 般 性 行 政 文 件 ； ） ２施工草 冈， ） 未定 型 、 部 采 用 的 图 纸 ； 未完 ３重 份 文 件 和 重 份 网 纸 。 ）
１ 基建档 案 工作 的基本 原则
１凡 在 基 建 管 理 和 基 建 ］ 程 项 目活 动 中 直 接 形 成 的 ， 保 ） － 有 仔 价值 的文 字 、 图表 及 声 像 载体 材 料 等 均 属 基 建 类 档 案 。 ２ 基 建 梢 案 必 须 实行 学 校 集 中 管理 ， 期 保 存 的 原 则 ， 保 ） 长 确
３ 基 建档 案整理 归档 流程
３１ 单体 方 面 的工 程 档 案 ． １基 建 部 门接 到 基建 项 目后 ， 布置 ｔ作 计 划 的 同 时布 置 ） 在
成为高校后勤管理 作的焦点 ，下面结合我校新校区建设过程 谈 一 下档案管理上作的一些个人见解。
形成积 累基建文件材料 的任务 ， 做到责任到人。
一
起 移 交 学 校 档 案 室统 一 保 管 基 建 ＿程 档案 。 ［
２ 基建 档案 归档范 围
２１ 归档 原 则 ．
１归 档 的 基 建 管 理 和项 目建 设 中形 成 的 文 件 材 料 必 须 对 学 ） 校 和社 会 当前 长远 具基 建 项 目实 行 总 承 包 的 ， ） 南总 承包 单 位 负责 收 集 、 总 、 汇 整 理 承 包 范 围内 的基 建文 件 材 料 ，竣 Ｊ 向学 校基 建部 门提 交 时 完 整 、 确 、 统 的 基 建档 案材 料 。基 建 项 目由 几个 单位 分 别 承 准 系 包 的 ， 承包 单位 负 责 收 集 、 瑚 所 承 包 工 程 的基 建 文件 材料 ， 各 整 交 学校 基 建 部 １ｒ ，整 理 。 ＂ Ｅｅ、 ３ ｄ
高校基建档案管理中存在的问题和对策
（ ）周 期 长 。一个 完 整 的基 建工 程项 目要 经过 立 ４ 项 、设 计 、施 工 、竣 工 等 四个 阶 段 ，在 此 过 程 中形 成
的科 技 材料 必须 经 过主 管机 关 、建 设 单位 、施 工 单位 、
设 计单 位 等许 多 部 门 。 因此 ，基 建 档 案要 经 过 几 年 时 间 才能 归档 ，具 有周 期 长 的特点 。 二 、 高 校 基 建 档 案 管 理 中 存 在 的 问 题
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・
● ２０ ０ ９年 第 ６期
（ 半 月 刊 ）● 上
＿ ．．－
Ｉ一 一．
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同
校基 建档 案管理 中存 在 的 问题 和对 策
彭芬 辉
［ 者 简 介 】 彭 芬 辉 ， 湖 南人 文 科 技 学 院 （ 南 娄 底 作 湖
４７０ ） １０ １
高校基建档案是 高校基本建设发展 的真实记录 ， 是 高 校进 行 整 体 规划 和科 学 管 理 的重 要 组 成 部 分 。 它 包 括 高 校基 本 建 设项 目从 酝 酿 、决策 到 建 成 投 产 （ 使 用 ） 的 全过 程 中形 成 的有 保 存 价 值 的文 字 、图 纸 、声
参 考 文献 ：
［ ］王 丽 荣． 日德 育 途 径 方 法的 异 同 比较 ［】． 国 中 １ 中 Ｊ 外 小 学教 育 ，２ ０ （ ） ． ０ ５， ７
启 发 、引 导 他们 正 确 认 识 社会 主义 建 设 中 遇 到 的各 种 社 会 现 象 ；三是 要 发 挥 学 生 自身 的 主 体作 用 ，让 他 们 主动 参 与 各 项德 育活 动 ，以 形成 高 尚的 人 生 观 、世 界 观 ； 四是 要加 强 实 践 活 动 ，要 多 组 织 参 观 、访 问 活动
基建档案管理办法及归档范围
基建档案管理办法及归档范围一、基建档案管理办法为了提高我院基建档案的质量和管理水平，充分发挥基建档案在基本建设和管理工作中的作用，依据国家档案局、国家计委发布的有关法律、法规与《黑龙江畜牧兽医职业学院档案管理办法》，特制定本办法。
第一章基本原则第一条基建档案是指在学院范围内进行勘察、规划、建设(新建、扩建、改建以及大、中型维修)和管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、财会账册、凭证及报表决算等各种载体的文件材料。
第二条基建档案是我院基建工作的真实记录和历史凭证，是扩建、改建、使用、维修、抗震加固的重要依据，是档案的重要组成部分。
基建档案必须实行集中统一管理，建立以综合档案室为中心，基建、维修、房产等部门为基础的基建档案管理网络，保证学院基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第三条基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节，必须纳入基建规划、计划、管理制度及管理人员和部门负责人职责范围中，坚持基建工程项目一开始就与建立基建档案的工作同步进行，工程项目建设过程中要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行，工程竣工验收要与验收基建档案同步进行，否则基建项目不能进行竣工验收，基建材料归档以后，档案部门出具归档合格证明，财务部门方可作财务结算。
第二章基建文件材料的形成与归档第四条基建文件材料的形成、积累、整理、归档是基建、维修、房产等部门的重要任务，这些部门应有一名领导分工负责此项工作，并确定一名专职或兼职档案员具体进行本部门基建文件材料的收集、整理和立卷归档工作。
基建部门负责人是基建文件材料形成、积累和立卷归档的当然负责人，列入岗位职责范围，并把是否按质按时归档作为检查和考核本职工作的重要内容之一。
第五条在整个基建工程项目过程中形成的应当归档保存的各种形式载体的材料都属于学院所有，任何个人不得据为已有，不得无故拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。
保护基建文件材料的完整、准确、系统、安全是每个基建管理人员和工程人员的责任。
浅析高校基建档案工作优化管理
口文 ／ 朱焕 芝 朱秀春 陆尚伟
（ １ ． 河北联合大 学； ２ ． 唐 山市 中医院； ３ ． 唐 山广播 电视大学 河北 ・ 唐 山）
［ 提要］ 高校基 建档 案是 高校进行 失还 易造 成 人 员配 备 的不 足 。
对 各种基 建资料妥 善保管和及 时归档 的
档 案 因政 策 水 平 的差 异 而 大 相 径 庭 ； 有 的 将档案工作纳入学校 的 目标管 理， 加大档 设过程 中， 要与竣工材料 的积 累、 整编 、 审 高 校 的规 范 、制 度 甚 至 只 有 大 致 框 架 ， 没 案执法力度 ， 认真研究和解决档案工作 中 定工作 同步进行 ； 工程竣 工验收 时， 要 与 有细则 ， 造 成基 建档 案 工 作 没 有 纳 入 年 度 的 实 际 问题 。 提 交 一 整 套 合 格 的施 工 图 的验 收 同步 进
、
我 国高校基建档案管理现状
１ 、 档案 意识 淡薄， 材料收 集不 齐全 。
１ 、 加 强基 建档案 工作领导 。 国家教委 必须坚 持工程项 目建档工 作按照档 案管
普通高等 学校档案管理 办法》 中 理规范要求与工程建设 、竣工验 收同步 ； 档案部 门的宣传力度不够 ， 导致高校 的基 ６号令 《 建 部 门以及 主管 领导对基 建档案 工作 重 第三条 明确指 出： “ 高校 档案 工作是办好 坚持档案部门与基建 部门相 结合， 齐抓共
纸上有任意涂写等情况 。 档 案 的信 息 化 程 的业 务 水 平 及 档 案 管 理 能 力 。
度也普遍较低 ，在 已归 完善基建档案管理制度 。 一个工程
般学校只能做到“目录级 ” 的管理 ， 即只 项 目的档案资料收集齐全与否， 完善 制度
学校工程建设档案管理制度
学校工程建设档案管理制度第一章总则第一条为规范学校工程建设档案管理工作，保障工程建设档案的准确、完整、安全和有效利用，提高档案管理效率，制定本制度。
第二条本制度适用于学校所有的工程建设档案管理工作。
第三条学校工程建设档案是指工程建设过程中形成的各类文件、图纸、合同、报告、资料等载体，以及与工程建设相关的其他资料。
第四条学校工程建设档案应当规范管理，依法依规保存，并及时提供相关的服务。
第五条学校工程建设档案管理应当遵循“保密、安全、合法、合规、便捷、有效”的原则。
第六条学校工程建设档案管理工作由学校档案管理部门负责组织实施，各单位和部门配合完成。
第二章档案管理责任第七条学校工程建设档案管理部门负责制定和落实工程建设档案管理制度，监督管理各单位和部门的工程建设档案管理工作。
第八条学校各单位和部门负责人应当认真履行工程建设档案管理工作的责任，保证档案的准确、完整、安全。
第九条学校工程建设档案管理工作的责任制度要求细化到每个管理人员，确保各项管理措施得以落实。
第三章档案管理流程第十条学校工程建设档案管理应当依据档案管理法律法规和规章制度，建立健全工程建设档案管理流程。
第十一条学校工程建设档案管理流程包括档案的归档、检索、借阅、移交、销毁等环节，各环节应当明确操作流程和责任人。
第四章档案管理制度第十二条学校工程建设档案管理工作应当建立健全档案管理制度，包括档案采集、整理、入库、编目、保存、借阅、归档、移交、销毁等方面的制度。
第十三条学校工程建设档案管理制度应当科学合理，依法依规进行档案管理，防止因管理不善而导致档案丢失或损毁。
第五章档案管理技术手段第十四条学校工程建设档案管理应当利用现代化技术手段，建立电子档案管理系统，实现档案的电子化管理。
第十五条学校工程建设档案管理系统应当具备安全、稳定、高效的特点，确保档案的安全存储和快速检索。
第六章档案管理监督第十六条学校工程建设档案管理部门应当定期对各单位和部门的档案管理工作进行检查监督，发现问题及时处理，确保档案管理工作的规范运行。
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《 基本 建设 项 目档案 资料管 理暂行 规定 》 国档 （
够【 ， １ 主要体 现在 ： １ 认 识 不 够 ， 视 管 理规 范 ， ］ （） 忽 虽
有相 关 文 件 材 料 ， 无 法 或 难 以 使 用 （ 形 成 案 但 未 卷 ） ２ 重 视建 筑物 的工程 建 设 与质 量 过程 管 理 ， 。（ ） 忽视建 设过 程 中的文 档建 设 与 管理 。（ ） 重 工程 ３注 设 计 图纸 的归档 与管 理 ， 视 工程 竣 工 文件 的归 档 忽 与管理 。
和 调 控 手 段 ， 致 档 案 工 作 不 实 。基 建 档 案 在 工 程 导
目前 ， 人们 的意 识 中对 基 础设 施 的 建设 比较 在 重 视 ， 往忽 略在 建设 过 程 中积 累 的文字 资 料 。基 往
建 档案 的价值 主要 体 现在 学 校基 础 设 施 的扩 建 、 维
摘
要 ： 着 高校 的 迁 址 、 建 ， 建 档 案 的 重 要 性 不 断 突 显 。我 国 高校 基 建 档 案 目前 存 在 认 识 不 到 位 ， 建 轻 管 ， 随 扩 基 重
忽视 文件 归 档 ； 乏有 效 的 管理 约 束 机 制 ； 少 专 业 、 职 基 建 档 案 管 理 员 等 问题 。应 从 建 立 健 全 机 制 、 业 人 员 缺 缺 专 专 管 理 、 建 档案 “ 与 管 ” 基 建 同步 、管 与 用” 务 等 方面 提 高档 案 服 务 质 量 ， 强基 建 档 案 管 理 。 “ 服 加
Ｖｏ１ ２． ｏ ２ ．１ Ｎ ．
Ｊ ｎ ，０ ２ ｕ ． ２ １
文章 编号 ：６ １ ３ ５ （ ０ ２ ０ — ０４ — ４
－－＿
同 基 建 档 案 建 设 与 管 理 校
譬ｊ
Ｉ＿ ．‘
柳 群 英
（ 南京 工程 学院档 案馆 ， 苏 南京 ，１ １ ７ 江 ２ １６ ）
并 组建 而成 ， ～ 块 新 的土 地 上 建 校 舍 ， 土 地 的 在 从
反 映学校基 本 建设工 作 的真实 原 始 记 录 ， 学 校建 是 设 发 展 的重 要依 据 ， 是 学校 的 宝 贵财 富 。 由于近 也
年 来 高校 的合 并 、 招 以及 综 合 化 发 展 ， 校 基 本 扩 学 建 设规 模不 断 扩 大 ， 建 档 案 的数 量 也 随 之 增 多 。 基 如 何实 现对 日趋 增 多 、 杂 的 基 建 项 目进 行 有 效 、 复 符 合 高校 自身 特 点 的管 理 并 最 大 限度 地 提 高 建 设 资金 的投资 效 益 ， 高 校 当 前 面 临 的 一个 挑 战 ， 是 使
起 高 度重视 。
一
至多 项 工 程 材 料 混 在 一 起 ， 乱 无 章 、 缺 不 全 。 杂 残
、
高校 基 建 档 案 管 理 现 状
１认识 不到位 ， 建轻 管 ， ． 重 忽视 文 件 归 档
这些 也 是 目前 多 所 高 校 存 在 的通 病 。建 筑 物 使 用
过 程 中往 往会 出现 各种 各 样不 可 预 测 的 问题 ， 建 基 档 案 的残缺不 全将 对建 筑 物 的扩 建 、 修 等工 程 造 维 成极 大 的不 便 ， 至 浪 费 很 多人 力 、 力 、 力 ， 甚 物 财 这 时才关 注基建档 案 ， 为时 已晚 。 ２ 缺乏 有效 的管理 约束机 制 ． 在基 建档 案 管 理 工 作 中缺 乏 严 格 的 约束 机 制
护 及建筑 物 的翻新 改 造等 方 面 ， 在短 期 内不 能体 现 其 经济价 值 ， 而 导 致 对 基 建 档 案 的 重 视 程 度 不 从
收 稿 日期 ：０ ２ ０ — ６ ２ １—３２
报 审 、 复等 相 关 文 件 都 未 归 档 ， 不 用 说 建 筑 过 批 更
程 中的相关 文字 材料 。新 校 区建 成 使 用 已多 年 了 ，
有 的房 屋 已进 入维 护期 ， 与建筑 工 程 相 关 的资 料 但
还 在工 程项 目经 理 手 中， 有 进 行 基 本 的整 理 ， 没 甚
南 京 工 程 学 院 同 许 多 高 校 一 样 ， 多 所 学 校 合 由
发Ｅ ８ ４号 ） 出 ： ８１ 指 基本 建设 项 目档 案 资料 是指 在 整 个建 设项 目从 酝酿 、 决定 到 建成 投 产 （ 用 ） 使 的全 过
程 中形 成 的 、 当归 档 保 存 的文 件 ， 括基 本 建设 应 包 项 目的提 出、 研 、 调 可行 性 研 究 、 估 、 策 、 划 、 评 决 计 勘测 、 设计 、 工 、 试 、 施 调 生产 准备 、 工 、 竣 试生 产 （ 使 用） 工作 活 动 中形 成 的文 字 材 料 、 纸 、 表 、 等 图 图 计 算材料 、 声像 材 料 等形 式 与 载体 的 文字 材料 。它是
第 １ ２卷 第 ２期 ２１ ０ ２年 ６月
南京工 程学院学报 （ 会科学 版） 社
Ｊ ｕ ｎ ｌ ｆ ｎ ｉｇＩ ｓ ｔ ｔ ｆ ｃ ｎ ｌｇ （ ｏ ｉｌ ｃ ｎ ｅＥ ｉ ｏ ） ｏ ｒ ａ ｏ ｊ ｎ ｔ ｕ ｅｏ ｈ ｏｏ ｙ Ｓ ｃ ｉ ｃ ｄｔ ｎ Ｎａ ｎ ｉ Ｔｅ ａＳｅ ｉ
得 高 校 基 建 档 案 的 建 设 和 利 用 显 得 尤 为 重 要 ， 引 应
审批 到第一 期建 筑 物 的竣工 使 用 ， 时 很短 。该 学 用
校 成立 了专 门的 新 校 区建设 指挥 部 来 专 门负 责 校 舍 的建 设 ， 没有 专业 的档 案 人 员介 入 来 收集 整 理 但 建筑过 程 中所 形 成 的文字 材 料 ， 致使 新 校 区的土 地