浅谈高校基建档案管理工作
如何加强高校基建档案管理论文
试论如何加强高校基建档案管理摘要本文主要阐述了高校基建档案建设过程中主要存在的问题，并针对其原因进行了分析，采取有效对策，提高基建档案的管理工作。
关键词高校基建档案管理中图分类号：g271 文献标识码：a近几年，我国的高等教育发展较快，高校基本建设的投资规模也逐步扩大，很多高校都将院校进行了扩建、改建，成立了多所分校，或将院校间合并与重组，这些都使高校发展日益壮大，那么高校的基建档案管理工作也必须要跟上形势，在加强学校基础设施建设力度的同时，也要做好基建档案管理工作。
因此，笔者针对提高基建档案管理工作浅谈以下几点看法。
一、明确高校基建档案的概念高校基建档案是高校档案的组成部分之一，是高校进行整体建设、规划的重要组成部分，它是在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表及声像载体，它不仅是学校建设过程中的真实记录，更是为学校未来的发展提供了重要的基础和参考依据。
二、抓住高校基建档案建设的特点，提高档案管理建设工作基建档案专业性强、在收集、整理过程中又涉及较多单位，使其对高校基建档案在自身的质量、项目的齐全性、完整性、准确性、真实性、方便性上都提出了更高的要求，采用科学现代化的管理方法管理档案信息资源，是实现现代化改革发展的需求，也是基建档案管理现代化的关键所在，其特点表现为：（一）广泛性。
每一个基建项目从项目开工前到工程全面竣工验收，基建档案的审批、设计、材料来源涉及政府部门、设计部门、施工及监理等多处单位的评定。
（二）成套性。
形成完整的基建档案,需要工程项目前期到竣工验收后，每一项活动、每一个环节的文字或图纸记录, 其完整性决定每一个单项工程与整体工程项目之间的衔接。
（三）专业性。
基建档案技术含量高，基本建设过程涉及到设计、勘探、施工、安装、消防等多种专业内容, 也是今后维修、验收、审查提供的唯一依据。
（四）庞大性。
基本建设项目由于投资规模大，参与单位多，涉及专业广，以及项目归档文件套数多等因素，所形成的基建档案数量远比其他档案多。
高校基本建设档案管理策略探究
基本建设档案管理提供借鉴和帮助 ， 重要 的现实价值 。
３ 、设计基础材料 ：包括工程地质 、
而且对丰富档案管理理论也具有相 当 水文地质、勘察报告、地质图、勘察 理合同协议 ，监理大纲 ，监理规划、 记录 ，化验 、试验报告 ，重要土、岩 细则及批复 ，监理通知 ，协调会审纪
专业性极强 的工作 ，高校领导一定要 确保高校基建档案得到规范的管理。 实时采集 、归档和开发利用 ，让档案 重视这一问题 ，必须让管理基建档案 再 次 ，在 收集基本 建设档 案材 成为大家的共享资源。同时注重基建 的人员参加基建档案业务培训 ，这样 料时，应保证基本建设档案材料的完 档案的个性化发展 ：即应用现代信息
２ １ 年第３ ・ ０２ 期
。 ５ ７
Ｊ ３－ ｊ Ｊ ， Ｊ４ 估 、工程质量事故 、施工安全事故报 房 ，Ｊ １ ， 公及 附属用房 ，Ｊ １ 生 档案管理的规范化。 告 ，质量事故处理文件 、设备制造索 活用房 ，Ｊ １ 公用设施。 Ｊ５ 赔文件等 。８ 、基 本建设财务 、器材
产 。９ 、竣工验收文件 ：包括竣工验 管、统计 、利用。这些环节的规范与 整理 、移交、归档 、鉴定 、销毁 、查 收报告 ，全部竣工图纸 ，质量评 审材 否， 直接影响着档案质量的高低和信 询和统计 ，简化传统的手工过程 ，提 料 ，工程现场声像材料 ，竣工验收会 息的包容度 ，而做好档案的规范收集 高科学化管理 ， 用的档案管理系统 选
设和管理工作的重要组成部分 ，也是 校性总体规划、设计总平面图 ，水 、 协议书、招标、投标 、租赁文件 ，施 学校的宝贵财 富。为了提高高校基本 电、气管道分布图 ，地质勘探 、地形 工执照 ，环保三同时、消防、卫生等 建设档案工作的质量和管理水平 ，充 测量材料 。２ 、可行性研究材料 ：包 条件 ，水 、电、气、暖供应协议书，
浅谈如何做好高校新区建设项目档案管理工作
关键词 ：高校 ；新校 区建设；档案管理
２ ０ ０ ６年经 襄樊市发展 和改革委员会批 准 同意我院主校区扩建 ， 并列入市重 大建设 项 目。主校区扩建工程从立项 、审批 、 设计 到开工建设 ， 形成 了大量的有价值的档案资 料。 这些档案 资料全面反映 了重大建设项 目 的详 细情况 。做好这些资料 的收集与管理 ， 其将真实记录学校基建工作的全过程 ， 是学 校今后 扩建 、改建 、使用 、维修 、抗震加固 以及维 护学校 自身合 法权益 的重要 依据 和 原始凭 证。学院在组织好重大建设项 目的同 时， 把重大建设项 目资料 的收集归档作为重 大建设项 目的一项重要工作来抓 ， 切实加强 重大建设项 目 档案管理工作 。 在重大建设项 目 管 理实行全新 的项 目组负责制的基础上 ， 建立 了重大建设项 目 档案负责制 ， 从实际 出 发 ，认 真做好 重大建 设项 目资料 的收集 工 作， 到Ｉ 厦 工作程序 ，采取有效措施 ，在保证 重大建设 项 目档案工 作与建 设进 程 同步 的 基础上 ， 保 障工程档案资料收集工作的正常 进行 ，确保 主校区扩建工程项 目档案完整 、
准 确 、 观管理上普 遍存在 “ 重建设 、轻档案 ”的思想 ，只在工 程 即将竣工或投产之后 ，才纳入议事 日程 ； 完全依 靠档案管理部 门， 完成整个工程档案 资料 的收集 、整理 、分类 、立卷和归档等工 作， 显然 ， 对数十个没有行政隶属关系的有 关单位 的档案管控 ， 仅靠一个不是独立职能 部 门的档案室是不够 的； 工程档案管理人员 专业 素质不高 ，档案管理手段落后 ， 保护设 施不完 善 ， 多数档案工作还停留在零散 、慢 速 、低效的手工操作阶段 ， 不具备系统 、快 速 、高效 的信息化管理手段 。 重 大建 设项 目档案 实体 管理上 普遍 存 在文件 材料散失 ，收集不全 ； 归档滞后 ，验 收前 突击整理 ，接收审查把关不严 ； 档案 内 容不准确 、缺项 ，由变更 、图纸版本 、数据 改变 引起 的图实不符 ；存在缺原件 、签字 、 盖章手续不完备等无效文件 ； 档案载体不符 合要求 ，图纸 污损 ，字迹不清 ；忽视录音 、 录像 、 照片、 岩芯 、 探伤光片等非纸质档案 ； 忽视档案 内容 ，片面追求装订形式。 如何管理好 、 使用好建设项 目档案成 为 摆在建设单位 面前 的一个重要课题。本文就 如何 做好建设项 目 档案管理工作 ， 提一点 自 己的看法 ， 希望 能对建设单位的项 目档案管 理 有所 帮助 。本 文从 一个档 案工作 者 的角 度， 谈一 下如何做好项 目档案管理工作 。 充分认识建设项 目档案的重要性 根据 国家档案局 、国家发改委联合发布 的《 重大建设项 目档案验收办法 》 规定 ，项 目档案验 收是项 目竣 工验 收的重要 组成 部 分， 未 经项 目 档案验收或项 目 档案验收不合
高校基建档案管理中存在的问题和对策
（ ）周 期 长 。一个 完 整 的基 建工 程项 目要 经过 立 ４ 项 、设 计 、施 工 、竣 工 等 四个 阶 段 ，在 此 过 程 中形 成
的科 技 材料 必须 经 过主 管机 关 、建 设 单位 、施 工 单位 、
设 计单 位 等许 多 部 门 。 因此 ，基 建 档 案要 经 过 几 年 时 间 才能 归档 ，具 有周 期 长 的特点 。 二 、 高 校 基 建 档 案 管 理 中 存 在 的 问 题
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● ２０ ０ ９年 第 ６期
（ 半 月 刊 ）● 上
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校基 建档 案管理 中存 在 的 问题 和对 策
彭芬 辉
［ 者 简 介 】 彭 芬 辉 ， 湖 南人 文 科 技 学 院 （ 南 娄 底 作 湖
４７０ ） １０ １
高校基建档案是 高校基本建设发展 的真实记录 ， 是 高 校进 行 整 体 规划 和科 学 管 理 的重 要 组 成 部 分 。 它 包 括 高 校基 本 建 设项 目从 酝 酿 、决策 到 建 成 投 产 （ 使 用 ） 的 全过 程 中形 成 的有 保 存 价 值 的文 字 、图 纸 、声
参 考 文献 ：
［ ］王 丽 荣． 日德 育 途 径 方 法的 异 同 比较 ［】． 国 中 １ 中 Ｊ 外 小 学教 育 ，２ ０ （ ） ． ０ ５， ７
启 发 、引 导 他们 正 确 认 识 社会 主义 建 设 中 遇 到 的各 种 社 会 现 象 ；三是 要 发 挥 学 生 自身 的 主 体作 用 ，让 他 们 主动 参 与 各 项德 育活 动 ，以 形成 高 尚的 人 生 观 、世 界 观 ； 四是 要加 强 实 践 活 动 ，要 多 组 织 参 观 、访 问 活动
高校基建档案建设与管理
高校基建档案建设与管理摘要：就高校基建档案来看，这些都是高校在开展基础建设工作中逐渐形成的，包含了项目规划、立项、施工、维护等整体过程资料，具有一定的真实性、实用性和专业性，这也是高校建设发展的真实写照和重要依据，意义重大。
而目前的高校基建档案管理现状并不理想，其中还存在很多的问题，对此，需要进一步强化高校基建档案管理工作调整和改革，促进基建档案管理效益不断提升，提升学校基建档案管理质量。
关键词：高校；基建；档案建设；管理前言：高校基建档案是高校行政管理和档案管理的重要部分。
基建档案能够使用户更了解建设，同时也为高校的后续建设奠定了基础。
随着社会经济的迅速发展，很多高校的基建项目逐渐增多，基建档案资料也随之增加，对基建档案建设与管理提出了更高的要求。
因此，高校理应拟定出合理的基建档案管理方法，做好面临更多困难和问题的准备，使高校的基建档案资源得到有效的开发和利用，推动高校的持续稳定发展。
1高校基建档案建设与管理存在的问题1.1不够重视基建档案大部分高校缺乏基建档案的意识，过于重视教学的档案、财务档案等，忽略了基建档案。
并且，很多高校在工程建设时，认为档案的收集和搭建难度较大，所以就自动减少了对基建档案的管理，只是让相关管理人员进行简单的整理，缺乏完整的管理约束机制和管理制度。
1.2缺乏专业人员，归档整理不规范，责任心不足基建档案内容涉及面广，工作环境较为复杂，编制整理周期长，具有鲜明的专业性。
这就要求档案管理人员既要有档案方面的专业知识，又必须具备一定的建筑专业知识，而且要对基建项目施工各阶段的环节流程和基本术语都有一定的了解，以便和建设方、施工方、监理方更好地沟通，保证基建档案管理的质量。
但因新校区建设时间长，规模大，人员流动大，很难保证基建档案人员的稳定性，导致基建档案无法做到有效、系统、连续的管理，所以应该派遣专业的档案管理人员来管理高校基建档案，以保证管理效率和质量。
此外，基建档案的管理人员，对档案管理的意识不够，无法对数据进行有效的完善与管理。
学校基建工程档案管理制度
一、总则为了加强学校基建工程档案的管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，充分发挥档案在基建工程管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 基建工程立项、规划、设计、施工、验收、移交等过程中的各类文件、图纸、照片、录音、录像等资料。
2. 基建工程招投标、合同、协议、会议纪要、验收报告、保修证书等。
3. 基建工程维修、保养、改造等过程中的各类文件、图纸、照片、录音、录像等资料。
4. 基建工程相关的法律法规、政策文件、标准规范等。
三、档案管理制度1. 建档：基建工程立项、规划、设计、施工、验收、移交等各阶段形成的文件、图纸、照片、录音、录像等资料，应按照国家档案管理的有关规定进行分类、整理、立卷、归档。
2. 保管：档案应存放在安全、通风、防潮、防尘、防盗、防虫蛀的档案室或专用柜中，确保档案实体和信息安全。
3. 查阅：查阅档案需经档案管理员同意，并办理查阅手续。
查阅者应遵守档案保密规定，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。
4. 档案借阅：档案借阅需经主管领导批准，并办理借阅手续。
借阅者应妥善保管档案，按时归还。
5. 档案销毁：档案保管期满，经鉴定无保存价值的，应按规定程序报批后销毁。
销毁前，应编制销毁清单，经主管领导批准后，由档案管理员监督销毁。
6. 档案数字化：对有保存价值的档案，应进行数字化处理，实现档案资源的共享和利用。
四、档案管理人员职责1. 档案管理员应具备良好的政治素质、业务能力和职业道德，熟悉档案管理业务。
2. 档案管理员负责基建工程档案的收集、整理、立卷、归档、保管、查阅、数字化等工作。
3. 档案管理员应严格执行档案管理制度，确保档案的完整、准确、系统、安全。
五、奖惩1. 对严格执行档案管理制度，工作成绩显著的档案管理人员给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度，造成档案丢失、损坏、泄露等后果的，依法追究责任。
六、附则本制度自发布之日起施行，由学校档案管理部门负责解释。
高校基建档案管理对策浅议
的重要 组 成部 分 ，它 与其 他教 学
档 案 、人 事档 案 、文 书档 案和 会 计 档 案一 样 对 学校 的建 设 和发 展 起 着重 要的作 用。
一
、
高 校 基 建 档 案 的 特 点
基建 档 案是 随 着 基本 建 设 工
－ ． 廖
维普资讯
做 到 有 法 必 依 、 执 法 必 严 、 违 法
离 ， 与造 成 的建 筑 物 、构 筑 物 永
久 共存 。
必 究 。 高 校 领 导 不 可 能 事 无 巨 细 而 面 面 俱 到 ， 鸡 毛 蒜 皮 把 抓 ， 但 应 在 人 员 、 经 费 、 设 备 上 给 档 案 部 门 以 大 力 的 支 持 ， 在 协 调 基 建 部 门 与 档 案 管 理 部 门 的 关 系 方 面 下 力 气 ， 明 确 部 门 职 责 。 同 时 ， 基 建 与 档 案 部 门应 在 法 律 、 法规的规范下统 认 识 、 统 一 步 伐 ， 在 基 建 档 案 形 成 的 长 期 复 杂 的 过 程 中 ， 相 互 配 合 ， 并 经 常 进 行 检 查 、 督 促 ， 确 保 档 案 材 料 完
２ 成 套 完 整 性 。 基 建 档 案 、 记 载 和 反 映 了 建 设 项 目活 动 的 全 部 过 程 和 成 果 ， 它 们 之 间 既 以 不 同的 工 作 阶 段 相 区 别 ， 又 以 总体
的基 建 程 序 和 专 业 技 术 内 容 相 衔 接 ， 构 成 了一 个 建 设 项 目的 成 套
完整 性 整 体 。
先 后 完 成 文 科 教 学 组 团 、现 代 教 育 技 术 综 合 楼 、行 政 办 公 楼 、图
书 馆 、 礼 堂 、 食 堂 、 学 生 公 寓 （ Ａ、Ｂ两 区 及 Ｃ 分 计 ２ 幢 ） 、 部 ９ 体 育 训 练 馆 、 理 工 科 教 学 实 验 组 团 、 生 活 服 务 中 心 、 塑 胶 田 径 场 等２ ７ 万 平 方 米 ， 学 生 活 动 中 ６． ７
浅析加强完善高校基建档案管理工作的创新
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Ｃｌ Ｅ ｏ Ｉ ｎ ｅＯ Ｈｒ ｈ ｄ ｅｏ Ｉ ｖ Ｉ ｅ ｌ ｎ ｕ ｔｎｎ ｔｎ ａ ａ ｏ ｄ
教 育 管 理
浅 析 加 强 完 善 高 校 基 建档 案管 理 工作 的 创新
林 津 （ 福建 工程学 院 福 州 ３ ０１ ８ ５ ０）
摘
要： 文章 首先介 绍 了高校基建档 案的 内容 作 用及 其特 点 ， 着指 出高校 基建档案 管理 存在 的问题 ， 接 针对上述 问题 ， 文章最后提 出了
一
２ 高校基建档案 管理存在 的 问题
建 设 与 管 理 工 作 发 展 滞 后 。 着 计 算 随 机、 网络 高 新技 术 的 发 展 ， 案管 理 工 作 现 档 代 化 的进 程 越 来越 迅 速 ， 论 是管 理 理 念 、 无 控 制手 段 ， 还是 处 理 技 术 、 处理 设 备 都 发生
１高校基建档案的 内容 作用及其特 点
１． 高校基 建档案 的 内容 １
基 建档案的 内客主要 包含 三大部分 ： 综 合性 文 件 资料 。 建 工程 及 水 、 、 雷 、 土 电 防 设备安装工程施工文件、 工验收文件。 竣 １ ２ 高校基 建档案 的作 用 ． 高校 基 建 档 案 的 作 用 ： 鉴 作 用 ； 证 借 凭 作用； 值作用 。 增
了很 大 的 变 革 。 当 前 高校 在 硬 件 设 施 和 但
档 案 人 员技 术 素 质方Байду номын сангаас面 ， 档 案 现 代 化 管 与 理 的要 求 还有 很大 差 距 。 主要 变 现 在 ： 档案 意识 不 强 ， 档案 编 制 质 量低 。 卷 立 卷 不清 分 楚 ， 阅不方便。 查
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应该重视抓好 资料的收集工作 ，坚持
四 、 完善 高 校 基 建 档 案 管 理 工程项 目建档工作按 照档案管理规范 要 求 与 工程 建设 、竣 工验 收 同步 。坚 等落实情况 。一套完整的基建工程档 的对策
案 ，除 了有 大量 的文字 、数据 记录 外 ，还有足够 的图纸、表格 ，给人以
映 ，也是考究高校基建工作历史和研 抓住每一个环节 的档案收集 ，积极与 现象 ，应根据实际情况 ，把档案法宣 究高校基建工作前景 的科学依据。通 设计 、施工 、监理等参建单位负责人 传列入全年工作计划和责任 目标考核
过连续的 、整套的高校基建档案 ，我 及档案人员通力协作 ，以保证归档档 内容 ，并认真制订宣传计划 ，采取 多 们可以清晰地 了解不同时期 、不同地 案资料的完整 、准确 、系统 。建立档 种形式 、通过不同媒体进行宣传 ，不 区的高校基建状况 ，并从 中描绘出基 案管理组织 ，不仅是行政 管理的重要 断强化监督指导功能 ，特别是主管部 建工程 的发展历程 ，是对前期基建工 组成部分 ，而且是必须做好的～项基 门和业务指导部 门，既要做好执法检
（ ） 一 加强领导 ，建立档案组织 持档案部 门与基建部 门相结合 ，编制 抓 好基 建档 案工 作 ，首 先要从 分类方案 ，正确区分和把握依据性文
具体 、直观 、形象的展现。因此 ，在 思想上重视基建档案管理工作 ，提高 件 、基础性文件 、工程设计文件 、工 具有一套完整基建档案前提下 ，再现 认识 ，从监与管两方面人手 ，分管档 程管理文件、施工竣工验收及文件、 某项基建工程全面貌 的工作就显得轻 案工作的领导应给 以多方面的支持和 基 建财务文件 、监理文件等的分类工 提供可靠的保障 ，用规范化 、标准化 作 ，齐抓共管 ，进一步做好基建竣工 而易举 。
作历史概述 的有效凭证。
报表 、维修 、扩建等离开基建档案都 工程条款 ，将基建档案工作以法律文 动档案工作 向规范化 、标准化 的方向 将寸步难行。基建工程设计档案一般 书的形式规定 下来 ，鼓励和支持档案 发展。 已经过 了施工考验 ，承受了实践的检 管理人 员深入现场收集档案资料 ，作 验 。重复 利用 或参考 这些 图纸 和资 为档案人员应 有针对性地列出所需收 料 ，不仅可以加快速度 ，还可以提高 集的资料名 目，自建设项 目开始 ，就 设计质量及经济效益 。 （ ） 四 维权依据 。解决 由基建引
础性工作 ，因此 ，要 明确 有关人 员与 查和业务指导 ，又要做到定期或不定 （ ） 考价 值 。对基 建 工作 部 门的职责 ，用制度管人 ，用制度办 期抽查 ，做到点面结合 、跟踪督办。 三 参 有指导意义。基建工程的各种统计 、 事 ，将基建档案工作作为硬任务列入 形成有法必依 、执法必严的局面 ，推
（ 文 为 ２ １ 年 度 辽 宁 经 济 社 本 ０２
会 发 展 课 题 阶段 性 成 果 。 编 号 ：
２ Ｉ ｋｚ Ｉ一 ３） ０ ｓ ｔｉ ｘ ３ １ Ｉ ｇ ２
积极介入。
（ ） 二 建立健全基建档案管理制
作 者单 位 ：沈 阳体 育 学 院
５ 嬲髓 鹩磊 ・ ０ ２ ８ ２ １年第６ 期
（ ）历 史 凭 证 。 见 证 基 建 工 来要求档案的收集、整理 、归档、保 归档 工 作 。 二 【 ） 三 把依法治档工作落到实处 程的发展历程。基建档 案在记载一项 管和开发利用工作 ，建立起 “ 内外 ”
项基建工程的同时 。还记载着学校的 有别而又相互统一的档案管理网络 。
总体布局和远景规划。记录历史的文
缺部 门增 比较突出的问题 。在基建档案未形成 时，存有档案资料散落在各科技人员 字 、数据 、图纸、照片等不仅是人们 强档案意识 ，注重收集与及 时移交 ， 进 行社 会实践 活动 的真 实的 历史反 防止档案材料 的散失 ； “ 外”就是要 及合同管理人员或是 一些领导手 中的
业内容的复杂性 。
起的纠纷 。由于历史原因或相关制度 度、编制分类方案和规则 不完善 ，许多高校在学校权属 、土地 １ 、制度要健全 ，执行要坚决 。
三 、基建档案 的作 用
纠纷等方面 ，一直存在着与周边单位 按照档案管理的法律法规及国家规定
【 ） 料 作用 。基 建工程 实 或与农民地界争议 的现象。还有许多 的有关规定与标准 ，对已经收集的文 一 史 况的再现。高校基建档案用大量的文 合并后的高校 ，由于合并前学校隶属 字 、图纸 、图片 、声像等 资料 ，应根 字和数据 ，如实地记载 了校园基建工 关系的不同，不少高校同时又在建设 据基建档案形成的规律和特点 ，在便 程从立项到竣工、交付 、使用及运行 新校 区，存在诸多产权不明晰的问题 于保管和利用 的前提下 ，进行科学分 管理全过程的情况 ，客观地反映了项 或建设过程 中的质量 问题 ，基建档案 类整理 ，设置相应 的归档类 目。 ２ 、资料要齐全 ，内容要 完整。 目总体规划 、实施计划 、构建设计 、 将为解决这些问题提供有力的证据 。 组织施工 、后期改建等方面的情况 ， 真实地提供 了投资计划 、预算 、决算