对优化高校基建档案管理工作的探讨
新形势下高校基建档案管理优化策略
新形势下高校基建档案管理优化策略一、背景介绍随着中国经济社会发展和高等教育事业的快速发展，高校基建规模持续扩大，基建档案数量和复杂程度逐年增加，已经成为高校管理面临的重要问题之一。
而高校基建档案的管理优化关系到高校基建管理的有效性和高效性，对于提升高校管理水平和办学品质具有重要意义。
二、当前存在的问题1.档案管理流程繁琐，效率低下。
由于高校基建档案管理过程中涉及多个环节，涉及多个部门，导致流程复杂，往往需要多次审核、传递，耗费时间和精力。
2.档案存储空间不足。
高校基建档案数量庞大，往往占用大量的存储空间，而高校一般存储空间有限，无法满足档案的长期保存需要。
3.档案信息共享不便。
高校基建档案信息多为纸质形式，难于共享和利用，限制了档案信息的传递和利用效果，影响了高校基建管理的协调性和一体化程度。
4.档案信息安全风险较高。
高校基建档案涉及到大量的敏感信息，如合同、财务等，如果档案管理不规范，容易造成信息泄露和丢失的风险。
三、优化策略1.推进数字化档案管理建立高校基建档案数字化管理系统，实现档案的电子化存储和管理。
通过该系统，可以将纸质档案进行扫描、图像化处理，并建立档案数据库，方便档案的查询、检索和利用。
电子化档案管理不仅节省了档案存储空间，还能提高档案管理效率和安全性。
2.优化档案管理流程通过对高校档案管理流程的优化，减少审批环节，简化流程，提高效率。
可以通过建立档案管理平台，将档案管理流程集中化，实现多部门间的信息共享和协同工作，避免重复工作和信息传递的延误。
3.建立档案信息共享平台建立高校基建档案信息共享平台，将基建档案信息以电子形式存储，并提供在线查询和下载服务，方便相关部门和人员查阅和利用。
通过建立权限管理机制，确保档案信息的安全性，对于涉及敏感信息的档案，可以进行权限控制，限制非授权人员的访问。
4.加强档案安全管理加强对高校基建档案的安全管理，制定相关政策和制度，规范档案管理行为。
建立档案管理责任制，明确档案管理的责任和权限，确保档案的安全性和完整性。
新形势下高校基建档案管理优化策略
新形势下高校基建档案管理优化策略【摘要】在新形势下，高校基建档案管理面临着诸多挑战，如信息化程度不高、档案管理制度不健全以及人员培训和意识存在不足等问题。
为了优化高校基建档案管理，本文提出了三项重要策略：加强信息化建设、建立健全的档案管理制度以及加强人员培训和意识提升。
这些策略的实施将有助于提升高校基建档案管理的效率和质量，促进高校管理工作的顺利进行。
通过总结回顾本文的内容，并展望未来，可以更好地指导和推动高校基建档案管理工作的持续改进和发展。
【关键词】高校基建档案管理、优化策略、信息化建设、档案管理制度、人员培训、新形势、挑战、总结回顾、展望未来1. 引言1.1 背景介绍在当前社会经济快速发展的大背景下，高校基建档案管理作为重要的管理工作，也面临着新的挑战和机遇。
随着高校规模不断扩大、信息化水平不断提高，高校基建档案管理工作日益凸显出其重要性和紧迫性。
高校基建档案管理关系到高校的日常运转、学术研究、财务管理、文化传承等方方面面，任何一丝差错都可能引发严重后果。
高校基建档案管理的现代化水平直接影响着高校整体的管理水平和核心竞争力。
如何进一步优化高校基建档案管理工作，提高管理效率和服务质量，已成为当前高校面临的紧迫问题之一。
本文旨在探讨新形势下高校基建档案管理的优化策略，希望通过深入分析和研究，为高校基建档案管理工作提供有益的参考和借鉴。
1.2 问题提出在新形势下，高校基建档案管理需要面临诸多挑战和问题。
随着高校规模的扩大和信息化进程的加快，传统的档案管理方式已经无法满足日益增长的档案管理需求。
高校基建档案管理存在着信息化程度不高、档案管理制度不健全、人员培训和意识不足等问题，严重影响了高校档案管理工作的效率和质量。
高校基建档案管理中存在着信息化程度不高的问题。
许多高校仍在使用传统的纸质档案管理方式，档案信息散落在各个部门之间，造成了信息不畅通、难以共享的情况。
而且，纸质档案管理方式存在着易丢失、易损坏的风险，一旦发生意外或灾害，档案可能面临丢失的风险。
浅谈基建项目档案管理现状及优化对策
浅谈基建项目档案管理现状及优化对策一、基建项目档案管理现状基建项目是指各类基础设施建设项目，包括交通、能源、水利、环保等领域。
在整个基建项目的生命周期中，档案管理是非常重要的一环，它是项目成果的重要体现，也是对项目过程的有效记录和管理。
在实际的基建项目中，档案管理存在一些问题和挑战：1.信息化程度不高目前许多基建项目档案管理还停留在传统的纸质文档管理阶段，信息化程度不高，无法满足信息共享和实时查询等需求。
2.档案管理流程不规范在项目实施过程中，档案管理的流程常常不够规范，导致档案遗失、错乱等问题，给项目的后续运营和维护带来隐患。
3.档案管理人员专业水平不高很多基建项目档案管理工作由非专业人员负责，他们缺乏档案管理的专业知识和技能，难以胜任档案管理工作。
4.档案管理成本较高传统的纸质档案管理需要大量的人力物力投入，成本较高，且存在档案保存周期过长的问题，难以及时清理和更新。
基建项目档案管理存在信息化程度低、流程不规范、人员素质不高、成本较高等问题，急需进行优化和改进。
为了解决基建项目档案管理存在的种种问题，提高档案管理的效率和质量，下面提出几点优化对策：1.加强信息化建设在基建项目档案管理中，应加强信息化建设，推广使用电子档案管理系统。
通过建立统一的电子档案库，实现档案的数字化存储和管理，便于信息共享和查询，提高档案管理效率。
引入云存储技术，确保档案数据的安全性和可靠性。
建立完善的档案管理流程，明确责任人和操作规范。
对档案的收集、整理、归档等环节进行规范化的管理，确保档案信息的准确性和完整性。
并定期对档案进行检查和整理，清理无用档案，及时更新和补充必要的信息。
加强档案管理人员的培训和学习，提高其专业素质和技能水平，使其能够胜任档案管理工作。
建立健全的岗位职责和绩效考核机制，激励和引导档案管理人员不断提升服务意识和管理水平。
推广电子档案管理、减少纸质档案的使用，以降低档案管理成本。
根据档案保存的要求和期限，合理制定档案的保存周期，及时清理和淘汰无用档案，减少维护成本和管理压力。
关于高职院校基建档案管理工作的思考与探讨
关于高职院校基建档案管理工作的思考与探讨【摘要】高职院校基建档案管理是高校管理的重要组成部分，对于提升学校形象、保障基建质量具有重要意义。
在实际工作中存在诸多问题，需要及时采取改进措施。
本文首先分析了高职院校基建档案管理的现状和存在的问题，接着提出了改进建议，并探讨了加强基建档案管理的重要性以及优化管理的途径。
通过对目前研究现状的分析与总结，展望未来的发展方向，希望能够为高职院校基建档案管理工作提供参考，促进其不断完善与发展。
【关键词】高职院校、基建档案管理、现状、存在问题、改进建议、重要性、优化途径、总结、展望未来。
1. 引言1.1 研究背景高职院校基建档案管理是高校管理工作中的重要环节，其在保障学校基础设施安全、维护学校形象、促进学校教学科研等方面起着至关重要的作用。
随着高校规模的不断扩大和信息化技术的快速发展，基建档案管理工作也面临着一系列新的挑战和问题。
为了更好地适应高校管理的需求，加强基建档案管理工作的规范化和科学化，有必要对高职院校基建档案管理工作进行深入研究和探讨。
当前，高职院校基建档案管理工作存在着诸多问题，如档案管理工作不规范、信息化水平不高、档案安全隐患等。
针对这些问题，有必要提出相应的改进建议，以提升高职院校基建档案管理工作的水平和效率。
加强基建档案管理工作的重要性也需要得到更多的重视，只有这样才能更好地推动高职院校基建档案管理工作的持续健康发展。
在如此背景下，本文将对高职院校基建档案管理的现状、存在的问题，提出改进建议，探讨加强基建档案管理的重要性以及优化基建档案管理的途径进行深入分析和思考，旨在为高职院校基建档案管理工作的改进提供一定的参考借鉴。
1.2 研究意义高职院校基建档案管理工作对于学校的规范化运行和发展具有重要意义。
高职院校作为培养专门技术人才的重要机构，其基建档案管理工作直接关系到学校办学质量和人才培养水平，对于保障学校教学、科研和管理工作的顺利开展具有不可或缺的作用。
新形势下高校基建档案管理优化策略
新形势下高校基建档案管理优化策略随着社会的发展和高校建设的不断推进，高校基建工作成为了高校发展中至关重要的一环。
随之而来的是大量的基建档案信息的产生和管理。
如何优化高校基建档案管理，提高档案工作的效率和质量，成为了当前亟待解决的问题。
本文将探讨在新形势下高校基建档案管理优化的策略。
高校需要建立完善的档案管理体系。
要做好基建档案管理工作，必须建立科学、规范的档案管理体系，以保证档案信息的准确性和完整性。
可以依据现有的档案管理标准和规范，制定一套适合高校基建的档案管理制度，并确保制度的全面落地和有效执行。
高校应加强档案信息化建设。
在信息化时代，高校基建档案管理也要向信息化方向发展。
通过建立档案管理系统，将档案信息数字化，实现档案信息的在线查询、共享和保密管理。
可以利用信息技术手段，提高档案管理的效率和准确性，例如利用人工智能技术进行档案的自动识别和归档，减少人工错误和繁琐的手工操作。
加强档案管理人才队伍建设。
要做好基建档案管理工作，需要有专业的人才队伍来负责。
高校可以加强档案管理人才的培养和引进，提高人才的专业素养和业务水平。
可以通过开展培训、交流等方式，提高现有员工的档案管理能力。
只有拥有专业的管理人员和技术人员，才能推动档案管理工作的优化和高效进行。
高校还应加强档案管理与科研教学的深度融合。
高校基建档案管理不仅是为了管理和保存档案信息，更重要的是为科研和教学提供支撑和保障。
高校可以将档案管理与科研和教学相结合，建立档案和科研教学的联动机制。
可以将档案信息与学科数据库相结合，为科研人员提供更全面、准确的信息支持；可以将档案信息与教学资源相结合，为教师提供更丰富、实用的教学素材。
通过深度融合，高校可以最大限度地发挥档案的价值和作用。
新形势下高校基建档案管理需要优化的策略有：建立完善的档案管理体系、加强档案信息化建设、加强档案管理人才队伍建设，以及加强档案管理与科研教学的深度融合。
只有通过这些策略的落实和推进，才能够有效提高高校基建档案管理的效率和质量，为高校的发展提供有力的支撑。
新形势下优化高校基建档案管理探讨
高校基建工程是一个系统性 的工程 ，牵涉 的人 、
财 、 物 纷 繁 庞 杂 ，承 包 方 式 也很 复 杂 ， 总 承 包 下 面 往
往有二包、三包 、四包 ，甚至承 包更多层级 。但基建 工程有很强 的专业 性、技术 性，对人 员 自然有很高 的
要求 。如果建筑公 司投 入大、起 点高、各方面管理也
Hale Waihona Puke 项 目建 议书的提 出到全面验 收竣工工程的整个过程 ，
（ 二 ）用 经 济 手段 把 控 基 建档 案 归档 质 量
档案材料 范 围涉及政府 审批文件、设计文件、施工文
件、 监理文件 、 供货资料等，收集与管理的难度较大 。 二是 高校基建档案材料要 求真实、准确、完整，从开 工到验 收要收集和编 写大量 资料 ，且 随着高校基建项 目的建设，工程项 目参与各方要依据 国家行业标准及 要求编写、收集档案 资料 ，容不 得丝毫虚假， 以免影 响后 续工作 。所 以保证基建档案 的真实性、准确性、
基 建 档 案 利 用 理 念 ，进 而 增 强档 案 管 理 人 员 的档 案 服
务 理念 。
作用 】 。基建档案又被称 作工程建 设档 案，直接记录 高校各 项工程建设项 目的规划、设计、施工 以及维修
等 活 动 ，其 特 征 及 内容 具 体 通 过 三 个 方 面 来 体 现 ：一 是高校基 建档案材料有Ｊ 一 泛 的 来源 ， 贯 穿 从 高 校 基 建
Ａｒ ｃ ｈ ｉ ｖ ｅ ｓ Ｍａ ｎ ａ ｇ ｅ ｍｅ ｎ ｔ 档案管理
新形 势下优化 高校基建档案管理探讨
一 游成梅 北京化 工大学
摘要 ：在 高等教 育改革持 续深入 的新形 势下， 高校不 断扩
新形势下高校基建档案管理优化策略
新形势下高校基建档案管理优化策略随着我国高校建设的不断发展和扩张，高校基建档案管理也迎来了新的挑战和机遇。
传统的基建档案管理方式已经无法适应现代化高校建设的需求，急需进行优化升级。
本文将就新形势下高校基建档案管理存在的问题和优化策略进行探讨。
一、存在的问题1.信息化管理不够完善传统的基建档案管理主要是以纸质档案为主，信息化程度较低，难以满足高校建设信息化管理的需要。
缺乏统一的信息管理系统，导致档案信息不易查询、整理和利用。
2.数据安全风险较高传统的纸质档案管理存在着信息泄露、损毁等风险，易受到自然灾害和人为破坏的危害，一旦发生意外，将造成不可估量的损失。
3.管理流程不够规范高校基建档案管理涉及多个环节和部门，缺乏统一的管理体系和标准流程，容易造成信息交流不畅、责任不清晰等问题。
二、优化策略2.强化数据安全保障高校基建档案管理应重视数据安全保障工作，建立健全的档案信息保护机制。
采用先进的数据加密技术和安全存储设备，加强数据备份和灾难恢复能力，确保档案信息安全可靠。
3.优化管理流程高校基建档案管理应优化管理流程，建立规范的档案管理制度和流程。
明确各个环节的责任人和工作内容，建立档案管理的全流程监督和审查机制，提高管理效率和服务质量。
4.推进档案数字化高校基建档案管理应加快档案数字化进程，将纸质档案逐步转化为电子档案。
通过文档扫描、数字化处理等手段，将大量重要档案信息转化为电子格式，更好地保护和利用基建档案。
5.加强档案培训高校基建档案管理应加强档案管理人员的培训和能力建设。
提高档案管理人员的专业素养和技术能力，增强他们对档案管理工作的责任意识和风险防范意识。
6.倡导档案文化高校基建档案管理应注重倡导档案文化，增强档案保护和利用意识。
通过举办档案知识普及活动、宣传档案保护法律法规等方式，营造浓厚的档案保护氛围。
三、总结在新形势下，高校基建档案管理要能够与时俱进，及时优化管理策略和手段，实现档案管理的现代化和智能化。
新形势下高校基建档案管理优化策略
新形势下高校基建档案管理优化策略随着高校规模的不断扩大和建设项目的逐渐增加，高校基建档案管理面临着日益复杂的环境和挑战。
本文将从以下几个方面提出高校基建档案管理优化的策略。
建立科学的档案管理制度。
要制定出完善的高校基建档案管理制度，包括档案的保存、整理、归档和利用等方面的具体规定。
这样可以确保档案的有序管理，提高管理效率和档案利用的效果。
加强档案数字化建设。
在新形势下，高校基建档案管理应逐步向数字化、网络化方向发展。
要对已有的纸质档案进行数字化处理，提高档案的安全性和可访问性。
在新的建设项目中，档案的建立和管理应更多地利用信息化技术，采用电子文档的形式进行统一管理和保存。
加强档案管理人员的培训和素质提高。
高校基建档案管理人员要具备扎实的专业知识和较高的操作技能，这样才能做好档案的管理和服务工作。
可以通过开展培训班、定期考核和交流研讨等形式，提高档案管理人员的业务水平和管理能力。
第四，加大对档案管理工作的投入。
高校基建档案管理需要投入一定的人力、物力和财力。
要保障档案工作的正常运转和发展，高校应加大对档案管理工作的投入，并制定相应的经费保障措施。
第五，加强与其他部门的合作与协调。
高校基建档案管理需要与各个部门密切合作和协调。
与学校财务部门的合作可以提供更好的财务数据；与学校规划部门的合作可以更好地了解和掌握学校建设的规划方向；与人事部门的合作可以更好地管理和利用人才档案等。
只有各个部门之间加强沟通和合作，才能实现高校基建档案管理的优化。
高校基建档案管理在新形势下面临着日益复杂的环境和挑战。
要优化高校基建档案管理，需要建立科学的档案管理制度，加强档案数字化建设，提高档案管理人员的培训和素质，加大对档案管理工作的投入，并加强与其他部门的合作与协调。
只有这样，才能够更好地实现高校基建档案管理的目标和任务。
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第30卷第4期2010年8月惠州学院学报(社会科学版)JOURNAL OF HU I Z HOU UN I V ERSI TY Vol 1301No 14Aug 12010收稿日期:2010-04-20作者简介:林婉如(1974-),女,广东潮阳人,研究实习员,研究方向为高校教育管理。
对优化高校基建档案管理工作的探讨林婉如(惠州学院 基建处,广东 惠州 516007) 摘 要:高校基建档案是高校进行整体规划和建设管理的重要组成部分。
针对当前高校基建档案建设工作中存在的主要问题及原因进行分析,并对解决这些问题的具体做法进行探讨,提出了加强基建档案科学化管理的建议。
关键词:高校;基建档案;管理中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1671-5934(2010)04-0126-03 凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成,具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类档案归档材料。
高校基建档案是反映学校基本建设工作的真实原始纪录,是学校档案的重要组成部分,也是学校的宝贵财富。
做好高校基建档案管理,逐步完善管理方法具有现实意义。
一、高校基建档案建设的特点和作用 (一)基建档案的特点基建档案具有一般档案的原始记录性、信息性、价值性等特点以外,还具有它独有特点。
1.成套性。
完整的基本建设项目档案形成,需要每一个环节的文字或图纸记录,完整性决定每一个单项工程与整体工程项目之间的档案文件材料是一个相对独立而又不可分割的有机整体,故高校基建档案具有成套性的特点。
2.专业性。
基本建设过程涉及到设计、勘探、施工、安装、消防等专业技术活动中产生的历史记录是唯一的,也是今后维修、验收、审查唯一依据,故高校基建档案具有专业性的特点。
3.实用性。
基本建设完成后,建筑物的结构、性质等方面可以在档案中体现,建筑物的产权认定及以后维修、扩建、改建、解决土地纠纷和相关管理工作,基建档案也起到证明作用,故高校基建档案管理工作具有实用性的特点。
4.滞后性。
由于基本建设项目完成是一个周期长、投资大的工程建设过程,且涉及面宽而广,在实际操作过程中又存在有弹性因素,因而基建档案自然滞后于所反映的基建项目,故高校基建档案管理工作具有滞后性特点。
(二)基建档案的作用作为记录和承载学校历史建设沿革的基建档案,在高校发展建设中发挥着越来越重要作用。
它的主要作用体现在:1.凭证作用。
俗话说的好:“空口无凭,立字为证”。
高校基建技术档案是一个学校建校过程中形成的所有资料,包含各种文件、凭证、函件、图纸、预算、记录等技术资料,它客观地记载当时的历史情况,反映学校基本建设的完整过程,这些技术资料具有凭证作用。
2.参考作用。
基建档案对查考过去情况,掌握历史材料,研究有关事物发展规律,起到广泛参考作用。
完整系统的基建档案会给后来的建设者有益的参考与启迪。
可以通过考查过去的资料,研究和探究事物发展的规律,在工作中吸取精华、去其糟粕,充分提高工作效率。
[1]3.法律效用。
基建档案记载了房产、地产以及设备产权形成的全过程,是学校界定产权关系的法律依据和法定根据,用好基建档案可以避免和解决产权纠纷。
二、高校基建档案管理中存在的主要问题 (一)档案管理工作滞后,跟不上管理发展需要档案管理工作是保证档案记录连续性、真实性和 第4期林婉如:对优化高校基建档案管理工作的探讨完整性的可靠保证。
忽视基建项目档案形成的各个环节,势必影响基本建设档案的成套性和完整性。
随着档案管理现代化进程的加速,无论是管理理念、控制手段,还是技术设备都发生很大变革。
但是高校在硬件设施和档案人员素质方面,与档案现代化管理的要求还有一定差距。
比如目前很多高校基建档案员都是兼职档案员,兼职档案员遇到工作忙的时候,对基建档案无暇顾及。
往往造成对档案资料简单装订、没有系统专业化地按照要求管理等简单化现象,造成档案资料不完整,直接影响了基建档案质量,跟不上高校改革与发展的需求。
(二)档案管理意识淡薄,归档质量不高在实际建档工作中,往往由于档案员的档案管理意识不强,基建档案会存在许多问题。
首先,归档的文件内容质量低,许多材料不符合归档要求,如一些具有凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件,或者一些签字、盖章都不全,失去原有作用。
其次,文件归档材料、纸张大小不统一,个别材料用铅笔、圆珠笔书写,字迹模糊。
另外,还有些工程项目档案内容失实,图物不符,不少材料分散在承办人和技术员手中,需向知情人询问才得已纠正,其中设计变更、施工记录等散失最为常见。
一直以来,高校对基建档案工作的认识还远远不够,档案部门自身的宣传力度也不够,造成一些基建管理人员档案管理意识淡薄,存在“重建设,轻档案”的思想。
甚至还出现建筑物竣工后,经手人员将建设资料随便锁进自己的柜子,没有及时把资料移交给档案员归档的现象,造成竣工资料的不完整性,影响了归档的质量。
(三)缺乏有效管理机制,造成管理偏差基建项目一般要经过立项、设计、施工、竣工等阶段,项目文件资料形成周期长,涉及单位广,专业技术性强,从而造成收集、整理难度增大。
资料从产生到归档经历相当长的一段时间,并经过许多环节,其中每一环节的差错都直接地影响图纸的齐全、完整、准确性。
为加强和规范基建的档案管理工作,各高校会制定出相关管理制度,但是由于管理要求及政策水平的差异,许多高校所制定的基建档案规范大相径庭,出现所制定的规范及制度只有轮廓没有细则,造成管理人员在实施档案管理过程中出现了偏差,使所管理的基建档案工作跟不上改革与发展的需要,影响了基建档案的完整、准确和系统性。
三、加强高校基建档案科学化管理的对策随着社会主义市场经济体制和民主法制的确立和不断完善,档案管理逐步走上了正轨。
如何加强高校基建档案资料的科学化管理,使其在审计、监督、管理、验收以及学校未来改扩建、维修等方面发挥更大的效用,笔者以为应从以下几方面加强管理: (一)加强基建档案工作领导国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。
”可见,档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分,领导对档案工作的重视与否,是搞好基建档案工作的主要因素。
这就要求学校领导高度重视基建档案工作,在人员、经费、设施上给予大力支持,切实将档案工作纳入学校的目标管理,加大档案执法力度,认真研究和解决档案工作中的实际问题。
(二)提高档案人员素质搞好工程建设,要把提高档案人员的素质放在重要位置。
档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。
基建管理部门作为基建档案的产生和使用部门,档案人员更应当自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任心和自觉性。
在具体工作中,注重加强档案人员素质训练、加强科学管理,要从基建管理和档案管理两方面进行专业学习知识和培训,不断提高档案管理人员的业务水平及档案管理能力。
(三)完善基建档案管理制度完善基建管理的各项规章制度,是做好基建工程档案归档的关键。
一个工程项目的档案资料收集齐全与否,完善制度是关键。
将基建档案工作纳入日常管理工作中,使档案工作做到“有法可依,违法必究”,这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化前提。
[2]高校要结合本校的工作实际,制定出一套切实可行的规章制度,并经常进行检查、督促。
在实际运作中,因基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强,所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进行约束和指导。
工程建设项目完成后,不论是总承包还是分包,不论建设工程项目大小,必须坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步;坚持档案部门与基建部门相结合,齐抓共管做好基建竣工归档工作,明确项目档案工作的分管领导到位;指定项目专职档案人员到位;落实项目施工、安装编制竣工技术资料、图纸的人员到位。
・721・惠州学院学报(社会科学版)2010年第30卷 (四)做好基建档案工作“三同步”管理“三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要求,其内涵主要包括:基建工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程建设过程中,要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行。
[3]在制定本单位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时,应建立项目基建档案管理工作制度,在与施工单位签订合同时,把项目基建档案工作要求附在合同中,使施工单位既明确基建档案的总要求,又明确如何做好这项工作以及竣工验收应提供的档案资料及资料套数,从而克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象,使基建档案进入正常化管理。
(五)实现档案工作网络化管理随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使用,利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管理,将大大提高工作效率,更好地为工程建设与管理服务。
目前高校基本建设档案的管理工作,已经进入从经验管理向先进科学技术管理阶段,传统的档案管理方法往往工作量大、存档不方便,而且不利于及时查找。
如果管理方法仍停滞不前,就不能有效保护及利用基建档案为学校服务。
如果参与了高校网络整体建设,实现档案工作网络化管理,基建档案将更好地被管理和利用,更好地适应现代化管理需要。
四、结语基建档案是高校的宝贵财富,是高校基本建设工作的真实记录和历史凭证,也是今后维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据,随着时间推移,人们会越来越认识到基建档案的重要性和建立基建档案体系的必要性。
因此,我们必须做好基建档案建设及管理工作,把好质量关,维护基建档案的完整、准确、系统、安全,不断地提高业务水平和服务质量,使高校档案为我们国家的经济发展和高等教育事业发展提供更好的服务,做出更大贡献。
参考文献:[1]陈传华,刘学应.对高校基建档案管理的认识[J ].科技情报开发与经济,2005,15(10):236-237.[2]刘金存.论高校基建档案建设与管理[J ].扬州大学学报:高教研究版,2003(9):54-55.[3]傅毅.高校基建档案管理应与工程建设进程同步[J ].经验交流,2005(7):66-70.【责任编辑:赵佳丽】On the O pti m i za ti on of F ile M anagem en t for Un i versity Con stracti on W orkL I N W an 2ru(Infrastructure M anage m ent D ivision,Huizhou U niversity,Huizhou 516007,Guangdong China )Abstract:University πs constructi on files are i m portant parts f or university t o conduct its overall p lanning and constructi on manage ment .This paper analyzes the current constructi on file manage ment,the main p r oblem s and the reas ons in universities,discusses s pecific p rac 2tices addressed t o these questi ons and puts for ward t o strengthen the file manage ment scientifically .Key words:university;constructi on file;manage ment・821・。