会议接待策划方案精编WORD版
2024年大型会议接待方案范本(2篇)
2024年大型会议接待方案范本一、方案背景和目标随着全球经济的发展和交流的加强，越来越多的大型会议在全球范围内举行。
作为一个重要的国际会议接待方案提供商，我们的目标是为客户提供高质量的接待服务，促进会议的成功举办。
二、会议接待策划1. 活动策划根据客户的需求和要求，我们将制定完善的会议接待策划方案，确保各项活动的顺利进行。
活动策划包括：- 会议日程安排：根据会议的性质和规模，合理安排主题演讲、分论坛、工作坊等活动的时间和顺序，确保与会嘉宾的参与度。
- 场地选择和布置：为会议选择合适的场地，并根据客户要求进行布置，提供舒适的环境和先进的设施。
- 宣传推广：通过多种渠道进行宣传推广，提高会议的知名度和影响力，吸引更多的参会人员。
- 晚宴和娱乐活动：组织丰富多彩的晚宴和娱乐活动，为与会嘉宾提供难忘的交流和沟通机会。
2. 参会嘉宾接待- 到达接待：为参会嘉宾提供专车接机服务，并为其安排合适的住宿和餐饮。
- 注册和领取资料：为与会嘉宾提供便捷的注册通道，领取会议资料和礼品。
- 会议导览：设置信息台和导览牌，方便与会嘉宾了解会议的流程和活动安排。
- 语言翻译：提供多语种的翻译服务，确保与会嘉宾之间的无障碍交流。
- 代办事务：为与会嘉宾提供代办签证、定制旅游等服务，解决他们在会议期间的个人需求。
三、会议接待服务1. 住宿和餐饮安排- 酒店预订：为与会嘉宾提供各类酒店的预订服务，根据需求提供不同档次的住宿选择。
- 会议餐饮：提供丰盛的会议餐饮服务，包括早餐、午餐、晚餐等，满足与会嘉宾的口味和饮食要求。
2. 交通和安全保障- 专车接送：提供专车接送服务，确保与会嘉宾的安全和便利。
- 安保措施：配备专业的安保人员，确保会场和住宿地的安全，为与会嘉宾提供安心的环境。
3. 会议设备和技术支持- 会议设备租赁：提供先进的会议设备租赁服务，包括投影仪、音响设备、会议桌椅等。
- 技术支持：为与会嘉宾提供技术支持，解决他们在会议期间可能遇到的技术问题。
接待计划范文
接待计划范文尊敬的各位领导、各位来宾：大家好！非常感谢各位能够抽出宝贵的时间来参加我们公司的接待活动。
为了让大家对接待活动有一个清晰的了解，我们特别制定了接待计划，希望能够得到各位的支持和配合。
一、接待时间和地点。
接待活动将于2022年10月1日上午9:00在公司大楼一楼会议室举行。
我们将准时迎接各位的到来。
二、接待内容安排。
1. 9:00-9:30，公司领导致辞。
公司领导将在会议室为各位来宾致辞，介绍公司的发展历程和未来规划。
2. 9:30-10:00，公司介绍。
公司相关部门负责人将介绍公司的基本情况、主营业务、产品特色等内容。
3. 10:00-10:30，参观公司生产车间。
由公司工作人员带领各位来宾参观公司的生产车间，让大家更直观地了解公司的生产制造流程。
4. 10:30-11:00，茶歇交流。
在公司会客厅为各位来宾准备茶歇，期间可以与公司员工进行交流互动。
5. 11:00-11:30，合作洽谈。
如有意向合作的来宾，可与公司相关负责人进行洽谈，共商合作事宜。
6. 11:30-12:00，结束语。
公司领导将做总结发言，并感谢各位的光临和支持。
三、接待服务安排。
1. 接待人员。
公司将安排专门的接待人员负责接待各位来宾，并提供必要的协助和服务。
2. 交通接送。
如有需要，公司将提供接送服务，具体安排请提前与我们联系。
3. 餐饮安排。
在活动期间，公司将提供茶歇服务，为各位来宾准备精美的茶点和饮品。
四、注意事项。
1. 出席人员。
请各位来宾务必按时出席，如有特殊情况无法前来，请提前通知我们，以便我们做好接待准备。
2. 着装要求。
请各位来宾穿着整洁得体的服装出席，以显示对活动的尊重。
3. 安全注意。
参观生产车间时，请注意安全，听从工作人员的指导，确保人身安全。
在此，我们真诚地邀请各位来宾参加我们公司的接待活动，相信通过这次活动，您将更加全面地了解我们公司的发展和实力。
同时，我们也期待与各位来宾共商合作，共谋发展。
大型会议接待方案模版（三篇）
大型会议接待方案模版一、会前准备工作1. 组建会务团队：明确各成员的工作职责，对于大型会议，还需制定详尽的会务工作方案。
2. 发布会议通知：内容应涵盖会议名称、主题、日期、时间、地点及参会人员范围。
3. 准备会议材料：印刷会议日程，编排会议程序，并制定参会注意事项。
4. 大型会议编组：需确定小组划分及召集人，并指定讨论地点。
5. 制作会议凭证：如出席证、列席证、工作证及请柬等，确保会议有序进行。
6. 会场布置：需充分营造会议氛围，包括悬挂会标、徽记、旗帜等；设置主席台，安排领导座次及发言席，确保音响效果良好；确定会议桌摆放形式，划分分会场区域，并配置必要的照明、通风、录音、录像及空调设备；同时，摆放适量花卉以美化环境。
7. 后期服务安排：针对大型会议，需细致规划与会人员的食宿、交通、医疗保健、文化娱乐及安全保卫等事宜。
8. 会议特殊环节准备：如发言、投票、颁奖及合影等，需提前做好相关准备工作。
9. 会前检查与汇报：进行全面的会前检查，并向领导汇报准备工作情况。
二、会务组织与服务工作1. 会务人员提前到位：在会议开始前数小时到达会场，反复检查各项准备工作是否就绪。
2. 会议签到与材料分发：有序组织参会人员签到，并分发会议材料。
3. 确认领导与发言人到场：确保主席台领导及发言人均已按时到达。
4. 引导就座：按照预订方案引导与会人员有序就座。
5. 维护会场秩序：会议开始前关闭会场大门，要求与会人员关闭手机并保持安静；会议期间严禁无关人员进入会场。
6. 会议记录与简报：准确记录会议内容，并编写会议简报供后续参考。
7. 组织合影：根据会议安排组织与会人员进行合影留念。
8. 交通预订：为与会人员预订必要的车、船、机票等交通工具。
三、会议善后工作1. 会场清理：会议结束后及时检查会场并收回剩余材料、席签等物品。
2. 组织送站：根据与会人员的离会时间提前安排送站车辆及人员。
3. 文件归档：做好会议文件的清退、收集及归档工作。
会务接待方案范文（通用3篇）
会务接待方案范文（通用3篇）会务接待方案范文篇1日前，我参与了一项“中国人口健康援助工程”系列活动的项目策划。
作为该项目的主要策划人和执行督导，我深深感到，要成功举办大型的会议活动，必须让全体工作人员和与会代表明确该项活动的目的和意义。
于是，我对本次会议的活动主题、活动宗旨、活动目的及活动目标都进行了反复提炼，现分享如下：活动主题：主标题：“中国人口健康援助工程”系列活动副标题：《拥抱健康时代》专题讲座暨“援助工程”启动仪式横幅：了百姓心愿圆人类梦想关爱时时有援助处处在为天下家庭减轻负担让天下百姓快乐健康活动宗旨：为天下家庭减轻负担，让天下百姓快乐健康。
活动目的：让各级计生与卫生系统充分了解“中国人口健康援助工程”，了解其独特的宣导和服务，以消除百姓对“援助工程”的陌生感及对高昂医疗费的恐惧心理。
树立“关爱时时有，援助处处在”的服务人口健康事业的品牌形象，从而促进“援助工程”的全面推进。
活动目标：1、参会人数：200人(综合考虑到活动的整体效果、费用支出、到会人数、现场气氛营造等因素，限200人规模较为理想)。
2、预期收获：参与的单位和个人乘兴而来，满意而归。
3、塑造形象：以各项产品和服务让受益百姓记住“援助工程”，并树立强势品牌形象。
4、传播品牌：形成一套成熟的品牌传播方案，以不断优化复制。
为了控制风险和提升会议效果，我又对会议流程、现场管理及会场布置等做了精确设计，精确到从现在起的每人、每天、每事，甚至精确到会议当中的每人、每事、每分钟。
如：时间事项07：00 盘点清查各种物品的准备情况。
07：10 确定能够到会的嘉宾，并建立与会代表数据库、打印表格。
07：20 相关人员带齐各种物品从组委会出发。
07：50 到达会场，开始会场外的布置。
08：30 开始会场内的布置，调试各种设备及网络。
09：10 会场布置完成，相关人员待命。
09：20 与会代表开始在会场门口聚集，等待入场。
09：30 开始入场，礼仪、检票、护卫、主持、与会代表、专家、领导等就位。
关于会议接待方案(14篇)
关于会议接待方案（14篇）关于会议接待方案（精选14篇）关于会议接待方案篇1为了做好第二届中国餐饮业博览会会务接待工，组委会办公室委托西安市成立餐博会会务接待组，并制定了第二届中国餐饮业博览会接待工实施方案，具体如下：一、接待时光20__年10月17日至21日午前。
10月17日全天报到。
二、住宿安排组委会负责接待由各省、自治区、直辖市和计划单列市统一组团参会的代表。
请各省、自治区、直辖市和计划单列市组团单位在8月25日前将参会人数、入住宾馆等级及要求报会务接待组（餐博会代表团拟入住宾馆回执表附后），并将定金（500元/人）于8月31日前汇入餐博会会务组账户。
三、用餐安排10月17日至20日的用餐由会务接待组统一安排。
用餐安排在入住宾馆，形式为自助餐或地方风味餐饮，代表凭餐券在规定时光用餐。
有特殊用餐要求的代表，请各地代表团联络员及时与住店会务接待小组联系。
四、交通安排10月17日集会报到当天，接待组在西安咸阳国际机场、西安火车站设接待点，各省、自治区、直辖市和计划单列市组团的.代表请提前以传真形式将航班、车次及抵达西安的时光报接待组。
餐博会期间，代表参加活动的市内区间交通用车由接待组统一安排。
10月21日会务接待组为代表安排送站，需提前离西安的代表请及时与住店会务接待小组联系。
会后需自行参观考察的代表，会务接待小组可代为联系酒店和旅行社，费用自理。
五、收费尺度一）会务费：每位代表会务费600元，会务费包括餐博会资料费、区间交通费、参观交流场馆门票、仿唐入城式和盛唐迎宾宴暨餐厨文艺扮演费、大唐芙蓉园门票、闭幕式晚宴费、纪念品等。
团体报名超过50人的以及要求参加局部举动的代表可与会务接待组具体协商。
二）食宿费：根据所住的不一样宾馆设A类：1500元/人，B类：1200元/人两个等级标准。
对于住宿、用餐有其他要求的代表团，也请在8月25日前与接待组联系。
三）减免事项：各省、自治区、直辖市和计划单位列市代表团团长免收食宿费、会务费；各地组团参会人数超过20人的，免收联络员（1名）的食宿费和会务费。
接待方案会议接待方案样本（三篇）
接待方案会议接待方案样本一.会前1.与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。
2.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。
3.派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
4.确定方案，签订合同，预付定金。
二.会中1.会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。
提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2.会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
3.会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4.会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
5.会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。
6.会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7.会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8.会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
三.会后1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。
2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
3、合影：会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。
接待方案会议接待方案样本（二）一、接待时间：____年____月____日—____月____日二、接待地点：接送机地点：西宁机场下榻酒店：____大酒店(银龙大酒店，神旺大酒店，青海宾馆等) 会议地点：____大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅，神旺大酒店会议厅，青海宾馆会议厅等)三、接待对象：嘉宾等一行人及其陪同人员四、接待负责人员：总负责：接待办跨部门接待小组：相关领导，秘书组，行政组，宣传组，保卫组五、接待前期准备工作：1.制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间2.食宿安排，提前预定3.迎接车辆安排4.迎宾(嘉宾到达前____分钟，相关人员需做好迎宾工作)5.相关接待人员，负责相关接待工作六、机场接待1.机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎____贵宾”牌，在一层到达电梯口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格1.8____0.5____0.75)。
会议接待流程策划书3篇
会议接待流程策划书3篇篇一会议接待流程策划书一、会议主题[会议主题]二、会议时间[具体日期]，[上午/下午/晚上] [开始时间]-[结束时间]三、会议地点[详细地址]四、参会人员[列出参会人员的名单或范围]五、会议接待流程1. 会前准备确定会议议程和相关资料，并提前发送给参会人员。
预订会议室，确保场地布置符合会议要求，包括桌椅摆放、音响设备、投影仪等。
安排会议工作人员，明确其职责，如接待签到、引导入座、提供茶水等。
准备会议所需的文具、文件袋等物品。
2. 会议签到在会议入口处设置签到台，安排专人负责签到。
参会人员签到后，发放会议资料和相关物品。
引导参会人员进入会议室，按照指定座位就座。
3. 会议开场主持人介绍会议目的、议程和参会人员。
欢迎致辞，感谢参会人员的到来。
4. 会议进行按照会议议程进行各项议题的讨论和发言。
确保会议的顺利进行，包括控制时间、维持秩序等。
提供必要的茶水和休息时间。
感谢参会人员的贡献和合作。
宣布会议结束。
引导参会人员有序离开会议室。
清理会议场地，归还租用的设备和物品。
7. 会后跟进整理会议记录和相关资料，及时发送给参会人员。
跟进会议决议的执行情况。
收集参会人员的反馈意见，以便改进后续会议的组织工作。
六、注意事项1. 提前与参会人员沟通，了解其特殊需求和要求。
2. 确保会议场地的安全和舒适，提供必要的设施和服务。
3. 会议工作人员要热情、周到地服务参会人员，及时解决问题。
4. 注意会议的保密工作，妥善保管会议资料和信息。
篇二会议接待流程策划书一、会议主题[会议主题]二、会议目的[会议目的]三、会议时间[具体日期] [上午/下午/晚上] [开始时间]-[结束时间]四、会议地点[详细地址]五、参会人员[列出参会人员的姓名、单位、职务等信息]六、会议接待流程1. 会前准备确定会议议程和相关资料，并提前发送给参会人员。
安排会议场地，包括布置会场、调试设备等。
准备会议所需的文具、饮品等物资。
会议接待策划方案四篇.doc
会议接待策划方案四篇第1条会议接待计划第一部分会议接待计划为保证各项会议接待工作的顺利进行，特制定如下会议计划:1 、会议主题待定2 、会议时间从XXXX年X日至XXXX年X日3 、会议地点Xxxxxxx酒店。
四个、环境布置(一)会议区外布置酒店周边环境灯光棋牌画面、发光二极管屏幕宣传、灯箱画面、空彩车。
(2)会议厅主要区域布局1、机场、火车站相关内容横幅、接送卡和鲜花。
2、酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、餐厅)布局主题绘画、水标志、导游标志、餐桌标志、插花和横幅。
五、会议内容第一次董事会会议(1)会议时间XXXX XXXX x x 、x (2) 会议地点待定(x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x室内舞台施工、舞台背景喷漆图片、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。
餐桌布置餐桌鲜花、餐桌标牌(晚餐布置介绍)第3节会议接待(1)工作内容1、会议流程规划；2、汇编、打印会议接待手册；3、机场、火车站和其他港口提供班车服务；4、会前登记接待、货物分发等。
；6、协助酒店住宿、餐饮服务等。
7、在会议期间提供车辆分配、服务工作；8、提供机(车)票订购服务；9、提供专业前台服务；10、根据需要提供其他官方活动和服务；11、提供物流、购买当地产品和其他服务；(2) 、组织和职责1、综合协调小组的职责(1)负责编制文件，如制定整体接待计划；(2)负责参会代表团的信息收集、排序等对外联络工作；(3)负责与组委会的整体对接；(4)负责落实省市两级组委会牵头的接送(班车)安排、；(5)负责组织、领导所有参与接待工作的人员沟通、协调工作；(6)负责编写接待服务手册；2、接待服务团队职责(1)负责接送客人，配备专业的大唐礼仪人员手持鲜花。
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会议接待策划方案精编
W O R D版
IBM system office room 【A0816H-A0912AAAHH-GX8Q8-GNTHHJ8】
会议接待策划方案一、会议主题：“我为家乡做代言”——暨第六届国际食品安全年会GFSF十大品牌“新地标产品”崛起评选
二、会议时间：2015年12月5日至2015年12月6日
（早9：00-晚6：00）
三、下榻酒店：XXX温泉度假酒店
四、会议地点：云南省昆明市经开区出口加工区顺通大道浦发路16号云南创新生物产业孵化器
五、环境布置
（一）会场外区域布置
酒店外围环境：含本次会议主题的欢迎横幅
会议室外围环境：孵化器正门悬挂本次会议主题的欢迎横幅、从入口到会议室导示牌、会议室门口放置签到桌、会议室外设置产品展示区域
（二）会场内主要区域布置
会议桌桌摆放：课桌式摆放，水牌的摆放
会议用品:白纸、签字笔、矿泉水、纸巾等
会场氛围：主题布标、背景音乐
六、会议接待流程细节
1）会前准备要求
1、确认出席会议的人数，参会人员的详细信息、会议名称，参与单位（包含：主办、协办、承办、指导），会议日程安排，会议的主宾身份，会议坐次顺序安排。
2、安排酒店房间、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服务。
3、准备会议资料，设计制作会刊，设计制作四份评分表，由承办单位按会议要求根据参会人数印刷。
准备领导发言稿以及新闻通稿。
准备会后赠送用礼品（由承办方负责）。
4、根据承办单位所提供的资料，在会议室外设置产品展示区。
5、在会议室内为参会宾客提供茶歇服务（热茶、咖啡和糕点）。
6、确认会议室内各种用具和设施符合会议要求（签到台/椅、签到簿/笔、会议桌、椅子、矿泉水、纸/笔）。
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7、确认会议设备就位，如：讲台、投影屏幕、LED屏幕。
调试好相关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调、灯光。
8、核对会议横幅和指示牌内容并制作和放置指定位置。
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9、会议摆台标准
签到桌及文具用品?
a.在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。
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b.如会议要求配备信纸、便笺、黑色碳素笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。
各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。
10、通知孵化器物管派人清扫公用卫生间，并派专人职守。
11、会议开始前三十分钟需把会议室设备再次检查一遍，包括空调，灯，话筒，投影等。
12、准备安全应急预案
2）会议迎候服务（会议开始前30分钟门口迎候）
1、精神饱满，微笑有礼在门口迎候客人，请宾客签到、发放资料（会议资料、评分表及会刊）、引领宾客就坐。
（迎宾是否招募志愿者？还是工作人员？）
2、会议厅入口大门开启，客人集中进入时注意分流指引客人进入会场。
3）会议服务程序
1、工作人员主动询问主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐要求、确认会议人数。
2、当客人来到会议厅时，礼貌热情地向客人问好，指引入座。
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3、工作人员再次确认话筒是否开启状态（以防其他原因关闭），尤其主席台需特别关注。
4、先到达的客人入座后，提供饮用水服务。
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5、服务人员时刻关注会议客人动态及需求，分辨会议客人，防止其它不相关人员对会议客人的干扰，尤其对于在走廊吸烟及大声喧哗的客人要劝阻、引导，尤其是会议主管要加强现场管理。
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6、会议期间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/关大门。
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7、会议中间休息，要尽快整理会场（如：桌椅等），添补和更换各种用品（如：水杯、矿泉水、纸、等）。
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4）?会议结束服务
1、打开会议厅大门，引领客人到出口。
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2、工作人员应站立门口，微笑向客人道别。
3、工作人员应主动检查一遍会场，看是否有遗留物品等，设施设备有否损坏，如有问题及时与会务组联系并做好记录。
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4、找合适机会询问主办方意见或建议。
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5、通知孵化器物管派人清扫会议现场、桌椅归位，撤下会议所用物品。
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七、会议流程细节
12月4日：
全天在酒店或云南创新生物产业孵化器报到
宾客到达酒店入住以后，拨打云南省南亚国家科技商贸促进会对接人员电话，由对接人员进行登记完成报道。
或直接来到南亚促进会像工作人员进行报道。
12月5日：
8：30-9：00 迎接与会宾客签到并进场就座
9：00-9：15 与会相关领导发言致辞
9：15-9：30 国际食品安全协会及协会项目介绍
9：30-10：30 与会约20家企业演讲并进行打分（企业及企业产品介绍）
10：30-10：45 进行茶歇休息
10：45-11：30 与会约15家企业演讲并进行打分
11：30 相关领导或主持人宣布上午会议结束
11：30-14：30 午餐、午休并返回会议室
14：30-15：30 与会约20家企业演讲并进行打分
15：30-15：45 进行茶歇休息
15：45-18：00 与会约35家企业演讲并进行打分
18：00相关领导或主持人宣布当日会议结束
18：00-20：30 返回酒店食用晚餐并举行供应商与销售平台、产业链平台对接活动注：按照每家企业约3分钟时长来进行演讲安排
12月6日
9：00-10：00 主持人宣布今天会议开始；与会约20家企业演讲并进行打分
10：00-10：15 进行茶歇休息
10：15-11：30 与会约25家企业演讲并进行打分
11：30-14：30 午餐、午休并返回会议室
14：30-15：30 与会约20家企业演讲并进行打分
15：30-15：45 进行茶歇休息
15：45-17：00 与会约30家企业演讲并进行打分
17：00-17：30 根据打分表统计进行优秀产品/企业评选
17：30-18：00 公布第六届国际食品安全年会——农业（食品）十大品牌评选入选名单公布
18：00 主办方宣布本次会议圆满结束并致答谢辞
18：30返回酒店举行晚宴并由主办方向与会宾客赠送礼品
注：按照每家企业约3分钟时长来进行演讲安排。