文件控制程序
文件控制程序
文件控制程序1目的对质量管理体系文件和资料进行控制，确保各相关场所使用文件有效版本。
2范围适用于与质量管理体系运行有关的文件和资料的控制。
３职责行政部档案室负责文件和资料的控制；总经理负责批准质量手册、程序文件和公司级管理文件；相关一级主管负责批准部门级管理文件；常务总经理负责批准通用技术文件。
研发部项目负责人负责批准所设计产品的技术文件。
４工作内容4.1文件和资料分类a.质量手册（纲领性文件）b.程序文件(支持性文件)c.作业指导书(指导性文件，包括技术类文件和管理类文件)d.质量记录（见证性文件）4.2 本公司程序文件编号采用QMS/00A；质量记录文件标号采用QMS*01A和无*组合QMS--质量管理体系；00（00-0000）--序号（年份）；A--版本；有“*”代表部门拼音缩写，其中 XZ—行政相关文件；CG—采购相关文件；CP—产品相关文件；无“*”代表公司层面文件。
4.3文件和资料在发布前，应得到批准，以确保文件是充分与适宜的；批准可签署在文件原件上，也可签署在“文件履历表”（质量手册和程序文件）或“文件管理清单” (其它文件) 上。
a. 总经理负责批准质量手册、程序文件和公司级管理文件；管理者代表负责审核质量手册和程序文件。
b. 相关一级主管负责批准部门级管理文件；c. 常务总经理负责批准通用技术文件。
d. 研发部项目负责人负责批准所设计产品的技术文件。
4.4文件和资料的归档文件的原件由行政档案室按文件编号方法加以编号标识，分类列入“文件管理清单”并归档保存(包括外来文件)，文件原件不准直接发放使用。
4.5文件和资料的发放4.5.1文件和资料由行政部档案室负责发放，受控文件发放时应在文件上加以“受控”标识。
4.5.2文件和资料发放范围是：质量手册和程序文件按“文件履历表”上规定范围发放，其他文件应发放至规定使用该文件的部门或人员处。
4.5.3质量手册和程序文件发放时应由行政档案室填写“文件履历表”，标明发放编号和发放日期，持有者必须签名。
文件控制程序
文件检查记录表
XX-44-01-09
文件补发单
XX-44-01-06
6.6.1.4文件和资料控制所产生的记录按《质量记录控制程序》规定予以保存。
6.3.4办公室编制体系文件的《文件分发清册》，由总经理批准，办公室按此表进行发放；技质部编制技术文件的《文件分发清册》，由总经理批准，技质部按此表进行发放。
6.3.5文件发放时，领用部门在《文件签发、回收记录》
上签字领取。
文件签发/回收记录
XX-44-01-03
文件分发清册
XX-44-01-02
6.4文件的控制：
6.9受控的有效文件、文件管理记录
7．附件：
一、文件修改记录表
附件一、本文修改记录表
序号
更改日期
更改条款
更改内容
更改标记
更改申请表号
更改人
1
2
3
6.4.1分发到有关部门和使用部门的文件均需盖红色“受控”印章进行标识，无此标识的文件为无效版本。
6.4.2作废的管理文件由办公室负责按《文件签发/回收记录》所分发的去向和数量回收（技术文件由技质部执行）。文件回收后，填写《作废文件处理单》，由管理者代表批准销毁，销毁时须由两人监督操作，需要时留一份作为保留资料保存。留底资料保存二年。
6.4.3为法律和积累知识的目的而作为资料保留的作废文件加盖“保留”印章，并隔离存放。
6.4.4顾客提供的图纸/协议/技术规范，由技质部组织相关部门进行评审，评审周期不超过两个工作周。
文件控制程序
文件控制程序文件控制程序是一种软件工具，用于管理和控制计算机系统中的文件和文件夹。
它提供了一种便捷的方式，使用户能够轻松地创建、编辑、复制、移动和删除文件。
通过文件控制程序，用户可以快速访问系统中的文件，并对其进行各种操作。
文件控制程序主要由以下几个功能组成：1. 文件创建和编辑：文件控制程序允许用户创建新文件并对其进行编辑。
用户可以选择不同的文件格式，并使用程序提供的编辑工具进行文本、图像、音频等内容的编辑。
2. 文件复制和移动：文件控制程序使用户能够复制和移动文件。
用户可以复制单个文件或整个文件夹，并将它们粘贴到指定的位置。
这样，用户就可以轻松地将文件从一个文件夹或磁盘驱动器复制到另一个文件夹或磁盘驱动器。
3. 文件删除和恢复：文件控制程序还提供了删除和恢复文件的功能。
用户可以选择要删除的文件，并将其从系统中永久删除，或者将其移动到回收站以便以后恢复。
如果用户意外地删除了一个文件，他们可以从回收站中恢复它。
4. 文件搜索和排序：文件控制程序允许用户搜索和排序文件。
用户可以通过关键字搜索文件，并根据文件名、大小、创建日期等属性对搜索结果进行排序。
这样，用户就可以更快地找到他们需要的文件。
5. 文件权限和保护：文件控制程序提供了文件权限和保护的设置选项。
用户可以设置文件的访问权限，限制其他用户对文件的访问和修改。
此外，用户还可以设置密码保护文件，确保文件内容的安全性。
6. 文件压缩和解压缩：文件控制程序允许用户对文件进行压缩和解压缩。
用户可以将多个文件压缩成一个压缩文件，以便更快地传输或存储。
而解压缩功能则允许用户将压缩文件恢复为原始文件。
文件控制程序在计算机系统中具有广泛的应用。
它为用户提供了方便快捷的文件管理方式，提高了工作效率。
无论是个人用户还是企业用户，文件控制程序都是必不可少的工具。
总结起来，在文件控制程序的帮助下，用户可以轻松地管理和控制计算机系统中的文件和文件夹。
它提供了一系列功能，包括文件创建和编辑、文件复制和移动、文件删除和恢复、文件搜索和排序、文件权限和保护、文件压缩和解压缩等。
文件控制程序
文件控制程序
一、文件的编写、审核、批准、发放
1、文件发布前应得到批准，以确保文件适宜性。
2、质量手册由技术负责人和办公室主任组织编写，由站长审核、批准、发布。
3、应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。
文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。
二、文件的更改
1、质量手册由质量保证工程师和办公室主任组织更改，填写《文件更改申请单》，经站长审核批准后更改，由办公室发放。
2、所有被更改的原文件应由办公室收回，以确保有效文件的唯一性。
三、文件的领用
1、文件领用者应填写《文件发放、回收记录》，经办公室主任批准方可领用。
2、文件领用者应及时返还所领文件，确保文件的完整。
四、文件的保存
1、与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方。
2、所有文件设专人保管。
3、任何人不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
五、文件的作废与销毁
1、所有失效或作废文件由办公室及时撤回并加盖“作废”印章，确保防止作废文件的继续使用。
2、对要销毁的作废文件，有办公室填写《文件销毁申请》经站长批准后由办公室销毁。
文件控制程序
文件控制程序文件控制程序是指用于管理计算机中存储的文件的软件程序。
它能够对文件进行创建、读取、写入、删除等操作，并能够确保文件在进行这些操作时的安全性和可靠性。
本文将介绍文件控制程序的基本概念、功能和应用。
文件控制程序的基本概念文件控制程序是计算机操作系统中非常重要的组成部分，它负责管理计算机系统中存储的所有文件。
文件控制程序能够跟踪文件的位置和状态，并处理所有与文件有关的操作。
文件控制程序还能够掌握文件如何储存、读取和写入数据的方法。
文件控制程序的主要功能文件控制程序的主要功能包括以下几个方面：文件的创建和删除文件控制程序能够创建新的文件并为其分配储存空间。
在创建文件时，用户需要指定文件的名称和类型，并为文件定义相关属性，如创建日期、修改日期等。
当需要删除文件时，文件控制程序会清除该文件的所有数据，并释放该文件的储存空间。
文件的打开和关闭文件控制程序能够打开已存在的文件，并为用户提供读写文件的接口。
当文件不再使用时，文件控制程序能够正常关闭该文件，以保存对文件的所有更改。
文件的读取和写入文件控制程序能够读取文件中的数据，并将其返回给用户程序。
用户程序能够使用这些数据来完成各种操作，如打印、展示和处理数据等。
文件控制程序也可以将用户提供的数据写入文件中。
文件的共享和保护文件控制程序能够控制不同用户对同一个文件的读写权限，以确保文件安全性和保护用户的数据。
用户需要获得文件控制程序的许可才能进行读取或写入操作。
文件的备份和恢复文件控制程序能够维护文件系统的完整性，并能够备份和恢复数据。
在意外事件发生时，文件控制程序能够恢复文件系统和储存数据。
文件控制程序的应用文件控制程序广泛应用于各种计算机系统中，例如个人电脑、服务器和移动设备。
文件控制程序使得用户可以方便地管理和使用其所有储存的数据和文件。
在企业和组织中，文件控制程序可以协助员工进行工作任务，管理数据和共享文件。
在学校中，文件控制程序能够协助学生管理学习资料，完成作业和报告。
文件控制程序
文件控制程序文件控制程序，听起来似乎有些枯燥，但实际上，它承载着我们日常工作和生活中的许多重要环节。
想象一下，当你打开电脑，准备找一份文件时，心中是否有过无数次焦急的等待？是不是常常在文件海洋中迷失？这就是文件控制程序发挥作用的地方。
一、文件控制的基本概念1.1 什么是文件控制程序？简单来说，文件控制程序就像是我们生活中的导航仪。
它帮助我们管理、存储和调用文件。
你想象一下，家里一堆杂乱无章的书籍。
如果没有良好的分类，你很可能找不到那本你喜欢的小说。
文件控制程序就承担了这样的责任，确保文件有序存在。
1.2 文件的类型与分类文件可以分为文本、图像、音频等多种类型。
每种类型都有自己的特点和使用场景。
比如，文本文件像是干脆利落的小册子，容易翻阅；而图像文件则像是绚丽多彩的画卷，吸引眼球。
我们常常用不同的文件来记录生活、工作和情感。
合理的分类，让我们在需要的时候能够迅速找到所需资料。
二、文件控制的实际应用2.1 工作中的文件管理在职场中，文件管理至关重要。
想象一下，一份重要的报告在截止日期前夕不见了，那种心急如焚的感觉真是让人难以忍受。
文件控制程序可以帮助我们确保文件的安全，定期备份，避免数据丢失。
这就像是把重要的东西放在一个安全的地方，放心又踏实。
2.2 家庭文件的存储与管理回到家里，文件控制同样不可忽视。
你是否有过翻箱倒柜寻找某张收据的经历？文件控制程序能够帮助我们整理家庭账单、保险单等重要文件。
定期整理，不仅能节省时间，还能减少不必要的烦恼，生活因此而更加轻松。
2.3 数字时代的文件控制在这个数字化迅猛发展的时代，文件控制程序的作用更加凸显。
云存储的兴起，让我们不再受限于物理空间。
我们可以随时随地访问自己的文件。
无论是在咖啡馆，还是在公园，只要有网络，就能轻松找到所需资料，真是方便至极。
三、文件控制程序的挑战3.1 数据安全问题然而，文件控制程序并非没有挑战。
数据安全问题常常让人担忧。
黑客攻击、病毒入侵等事件屡见不鲜。
文件控制程序
一、文件控制程序1 目的对文件进行控制，确保相关部门能够及时得到并使用有效版本的文件。
2 范围适用于与管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。
3 定义3.1 受控文件是指对文件的发放、更改、回收、销毁等应进行有效控制的文件，其封面或内部应盖红色“受控”章。
3.2 外来文件是指来源于公司外部且与产品相关的法律法规、产品标准/规范、技术资料等。
4 职责4.1 总经理负责方针与目标的制定与批准，负责管理手册和程序文件的批准。
4.2 总经理负责管理手册和程序文件的审核及管理体系文件发放范围的批准。
4.3 人事财务部负责管理体系文件及外来文件的归口管理。
4.4 相关部门负责相关文件的编制、使用及保管，部门负责人负责相关文件的审批。
5 工作程序5.1 本公司文件按其性质进行分类如下：A、管理手册（含方针和目标）A、程序文件C、管理文件（如管理制度、管理标准）D、作业文件（如操作规程、检验规范）E、其他文件（如质量计划、产品说明）F、外来文件G、质量记录5.2 文件的编号5.2.1 下列质量管理体系文件的编号规定如下表：注：字母YASW表示公司名称“银奥生物科技”、SC表示“质量环境职业健康安全手册”、CX表示“程序文件”、GL表示“管理文件”、ZY表示“作业文件”，年号为文件发布的年代号，顺序号依次为01、02、03、……。
5.2.2 其他文件的编号由编写部门根据具体情况进行确定。
5.2.3 外来文件直接采用原文件编号和版本号。
5.2.4 记录的编号规定见《记录控制程序》。
5.3 文件的编写与审批5.3.1 方针目标由总经理制定并由总经理批准发布。
5.3.2 管理手册、程序文件、质量目标分解由总经理制定计划，并组织相关部门编写，由总经理审核批准。
5.3.3 管理文件、作业文件、其他文件由相关部门编写，部门负责人进行审批。
5.3.4 记录表格的编制与审批执行《记录控制程序》的有关规定。
5.4 文件的发放5.4.1 文件的发放应确保在需使用文件处能获得有关适用版本的文件。
文件控制程序
文件控制程序1目的对质量管理体系所要求的文件（包括资料数据及需要控制的外来文件及标准）进行控制与维护，以确保本机构及有关场所使用的文件和资料为最新有效版本。
2范围适用于本机构质量管理体系所有文件、资料和外来文件的控制与维护。
3职责3.1管理室：为该要素的主控部门，负责管理体系文件的控制和维护，包括外来的标准、规范、规程及本机构的质量手册、程序文件、质量记录、作业指导书等。
3.2各相关室：负责本室专用文件的编制、保管。
3.3质量负责人：负责体系文件的审核。
3.4最高管理者：负责质量手册、程序文件的批准。
4控制要点4.1文件的编制a.质量手册、程序文件的编制应符合《检验检测机构资质评审准则》和相关法律法规要求；b.其他文件的编制应与质量手册相协调，不得与质量手册的要求相抵触。
4.2文件的编号a.文件应统一分类、编号，具体执行《文件控制程序》。
b.本机构质量体系文件标识包括：发布日期和（或）修订标识、页码、总页数或表示文件结束的标记和发布机构。
4.33文件的审批a.质量手册、程序文件由质量负责人审核，最高管理者批准；b.作业指导书、技术记录由各室负责人审核，技术负责人批准；C.质量记录格式由相关室审核，质量负责人批准。
4.4文件的发放a.对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所，要及时获得现行有效文件；b.文件发放应有发放记录，并注明受控状态。
4.5文件的保管a.文件使用部门及使用人员要妥善保管质量管理体系文件，不得遗失。
未经领导同意，不得将文件转借给中心以外人员。
b.本机构的各类文件由管理室专人管理，并执行《文件控制程序》。
4.66文件的修改a.遇下列情况之一时，文件应予以修改：1）文件不适应体系运行；2）文件与国家法律法规不相应；3）本机构的组织机构或职能发生变化；4）其他需修改的情况。
b.文件修改的申请、编制、审核和批准与文件原编制、审核、批准程序和部门相同；c.文件修改后，应将修改通知按规定发放范围发放；由作废文件要及时从所有使用场所收回，因特殊需要而保留的任何已作废文件，必须有“作废”和“仅作参考”的标识。
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文件控制程序文件编号： 文件版本： 制订部门： 发行日期：OP-2001 A 品质保证部 2015-6-1分发部门：业务管理部 人力资源部 产销协调部 模具开发部 品质保证部 CNC加工中心受控状态：财务部 采购中心 产发部 技术研发部 锻冲压部 二次加工部核准：审核：制订：ISO9001－TS16949—ISO14001—OHSAS18001—QC080000－SA8000－ISO27001文件名称 文件编号 OP-2001文件控制程序 文件版本 A制订部门 品质保证部 -------------各类专业好文档， 值得你下载， 教育， 管理， 论文， 制度， 方案手册， 应有尽有 --------------※版本 A修订页修改摘要 全新改版 修改人 888 修改时间 88 批准人 888-------------各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有--------------文件名称 文件编号 OP-2001文件控制程序 文件版本 A制订部门 品质保证部 -------------各类专业好文档， 值得你下载， 教育， 管理， 论文， 制度， 方案手册， 应有尽有 ---------------------------各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有--------------文件名称 文件编号 OP-2001文件控制程序 文件版本 A制订部门 品质保证部 -------------各类专业好文档， 值得你下载， 教育， 管理， 论文， 制度， 方案手册， 应有尽有 --------------0.流程图流程图资料收集部门/角色表单关联文件制订部门文件编写修订制订部门《文件编写模板》 《文件申请单》文件审批各级主管电子文档 管理文件登录文控中心《文件控制一览表》 《外来文件控制一览表》文件发行回收文控中心《文件收发记录表》文件保管使用文控中心 使用部门作废与销毁文控中心-------------各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有--------------文件名称 文件编号 OP-2001文件控制程序 文件版本 A制订部门 品质保证部 -------------各类专业好文档， 值得你下载， 教育， 管理， 论文， 制度， 方案手册， 应有尽有 ---------------------------各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有--------------文件名称 文件编号 OP-2001文件控制程序 文件版本 A制订部门 品质保证部 -------------各类专业好文档， 值得你下载， 教育， 管理， 论文， 制度， 方案手册， 应有尽有 --------------1.目的本程序规定了公司文件和资料收集、整理、编制、发放、回收、更改、废止和保存的 管理方式，以保证公司所有工作场所使用的文件都是有效版本。
2.适用范围本程序适用于公司发行所有的体系文件以及所有的外来文件和参考资料的管理。
3.3.1责任部门文件制订部门a） b）收集相关资料，并按规定的格式编写文件。
文件修订。
3.2各级主管 按照文件审核权责审批各级文件。
（见4.3.1）3.3文控中心(简称DCC)a） b） c） d）负责对各类受控文件（本文4.1中所列的各类文件）进行编码，保存受控文件正本； 负责各类受控文件副本的分发、回收或作废文件的处理； 负责文控中心的日常管理，确保文件的及时性，保密性，有性效； 与各部门资料管理员一起对现场文件使用状况进行稽查。
-------------各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有--------------文件名称 文件编号 OP-2001文件控制程序 文件版本 A制订部门 品质保证部 -------------各类专业好文档， 值得你下载， 教育， 管理， 论文， 制度， 方案手册， 应有尽有 --------------3.4文件使用部门a） b）只使用经文控中心分发的文件，不得私自复印、涂改受控文件； 合理保存各类受控文件，以避免遗失、损坏、脏污。
4.4.14.1.1作业程序：资料收集 在编写/修改文件前，文件编定人员需收集相关资料和信息，并确保所收集的资料和信 息为最新版次。
资料的收集包括以下方面：a） b） c） d） e）客户文件和图面﹔ 行业标准； 国家法令/规章、国际标准； 公司内部各相关部门的要求； 相关方要求。
4.1.2文件编定人员应对收集的相关资料和信息做前期的整理和评估，确保内容要正确，清 晰，完整。
4.24.2.1文件编写与修订 文件制订人在编写/修改文件时，要确保符合以下要求。
a）文件格式： 一、二级文件、三级文件管理规范类使用模版【OP-2001-01】编定。
-------------各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有--------------文件名称 文件编号 OP-2001文件控制程序 文件版本 A制订部门 品质保证部 -------------各类专业好文档， 值得你下载， 教育， 管理， 论文， 制度， 方案手册， 应有尽有 ------------- 三级文件产品关联标准类使用在文件模版库中使用规定格式进行编写。
4.2.1.2文件编号规则：a）一级文件编号规则： 《五标管理手册》—【OM－1001】 《社会责任手册》—【SA/OM-1002】 《信息安全手册》—【ISMS/OM-1003】b）二级文件编号规则：XX/ OP － 2 001 文件流水号：从001开始，以此类推 文件级别：２文件为二级文件 程序文件缩写 标准识别：五标文件此处为空，SA8000以SA/识别， ISO27001以ISMS/识别c）三级文件编号规则： 管理规范类XXX － 3 001 文件流水号：从001开始，以此类推 文件级别：3文件为三级文件 部门代码：见下表-------------各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有--------------文件名称 文件编号 OP-2001文件控制程序 文件版本 A制订部门 品质保证部 -------------各类专业好文档， 值得你下载， 教育， 管理， 论文， 制度， 方案手册， 应有尽有 -------------部门代码： 业务管理部 人力资源部 产销协调部 模具开发部 品质管理部 CNC 加工中心 产品关联类XXX － XXXX － 001 文件流水号：从001开始，以此类推 产品编号：内部产品编号 标准代码：根据文件选择类别，如品质类的用SIPSD HR PM MD QA CNC财务部 采购中心 产发部 技术开发部 锻冲压厂 二次加工部FA SCM PD ATM MF SP如：SIP-238-001 表示产品编号为 238 的产品检查标准d） e）表单编号规则：用产生该表单的【文件编号+流水号】组成，如：OP-2001-01 外来文件编号规则：由【文件收集+流水号】组成，如20150718-001。
4.2.1.3有效识别文件版本：a） b） c）一、二、三、四阶文件须以版本管制，版本代号从A开始文件依此类推； 若文件（除产品图纸外）做修订后，版本由A版依次升到B、C …Z等。
图纸版次与变更： 量产前图纸版次变更用【X+流水号】识别，依次为X1、X2……类推。
量产后图纸版次变更用【A+流水号】识别，依次为A0、A1……类推。
-------------各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有--------------文件名称 文件编号 OP-2001文件控制程序 文件版本 A制订部门 品质保证部 -------------各类专业好文档， 值得你下载， 教育， 管理， 论文， 制度， 方案手册， 应有尽有 -------------4.2.2 文件的修订a） b） c）文件修订由原文件编写部门执行。
每一次修订都要把修订履历记录在修订页上。
最后一次修订内容在文件中用斜体字标识出来。
-------------各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有--------------文件编号OP-2001文件控制程序文件版本A制订部门品质保证部-------------各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有--------------4.3文件的审批4.3.14.3.2文件编写完成后，由编写人员（打印）按照审批权限提交给相应人员审核和批准。
4.3.3针对顾客汽车产品的工程标准/规范要求及其更改，必须及时进行，需在“两周内”完成评审、分发、执行，并保存各项更改在生产中实施的时间记录。
4.4文件的发行与回收4.4.1文件经过批准，文件编写部门按下列文件类型填写受控发行申请，拟定发行部门、数量，按照4.3.1界定的权限审批，文件类型分类：a）属管理手册、程序文件、通用作业指导书、表单类的文件，填写《文件申请单》；b）与产品有关的文件（如图纸、SOP、SIP、FLOWAHART等），填写《工程变更申请/通知单》4.4.2审批后的文件（包括纸质与电子档）与《文件申请单》或《工程变更申请/通知单》一起交给文控中心受控发行。
文控中心收到《文件申请单》与文件之后，更新《文件控制一览表》。
4.4.3文控中心按照《文件申请单》拟定的发行数量复印，在复印件上盖上蓝色【文件受控章】后分发。
文件编号OP-2001文件控制程序文件版本A制订部门品质保证部-------------各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有--------------4.4.4文控中心发行新版文件时，要求各部门在《文件申请单》或《工程变更申请/通知单》上签收，若属换版文件的，应按以前的发行记录回收旧版文件，并在旧版文件上盖红色【作废】印章。
4.4.5文控中心应及时将分发与回收记录，登录于电子档《文件收发记录表》中。
4.4.6临时文件发行：a）文件在标准化之前，如急需使用，作为临时文件，加盖【临时文件章】发行。
b）“临时文件”有效期为七天，发行时间与有效期需要在文件注明。
c）发行和回收的过程按照4.4.1~4.4.5条款要求做文件发行与回收动作。
4.5文件的保管与使用4.5.1公司内部、外来文件正本（含作废正本）保存在文控中心，副本由各使用部门保存；记录保存依《记录控制程序》中规定的保存期限保存。
4.5.2所有正式生效发行之文件资料不可在文件上作任何修改、涂写，使用过程中需要变更需知会文控中心或制订人，由制订人负责更新文件。