第10章 信息系统的文档管理
办公室文件整理小窍门分享
办公室文件整理小窍门分享办公室文件整理是办公室工作中非常重要的一环。
文件整理的好坏直接影响到工作效率和工作质量。
然而，由于工作繁忙，办公室文件往往会变得杂乱无章，导致工作效率低下。
所以，我们有必要学习一些办公室文件整理的小窍门，以提高工作效率。
接下来，我将分享一些实用的方法和技巧供大家参考。
1. 理清文件分类体系首先，要理清文件的分类体系是非常重要的。
一个良好的分类体系可以让你更快地找到需要的文件，提高工作效率。
在建立分类体系的时候，可以根据文件的性质、功能和使用频率进行分类。
可以将文件分为重要文件、日常文件、归档文件等，然后在每个分类下再进行细分。
建立一个清晰明确的文件分类体系可以让你更好地管理文件。
2. 制定文件整理计划在整理文件之前，制定一个文件整理计划是很有必要的。
文件整理计划可以帮助你合理地安排时间，有效地进行整理工作。
你可以根据工作的重要程度和紧急程度来制定计划，合理安排每天的文件整理时间。
此外，你还可以将整理计划分为小块，每天完成一部分，以避免任务过于繁重。
3. 保持工作区整洁一个整洁的工作区是高效工作的基础。
当文件整理完之后，要保持工作区的整洁，避免文件的重叠和混乱。
将不需要的文件及时丢弃，把需要的文件放在固定的位置上。
保持工作区的整洁不仅有助于提高工作效率，还可以提升工作的专注度和舒适度。
4. 使用合适的文件夹和标签选择合适的文件夹和标签是一个好的办公室文件整理习惯。
在选择文件夹和标签的时候，要根据文件的性质和使用频率来选择。
例如，可以使用不同颜色的文件夹和标签来代表不同的分类，或者使用数字和字母来标记文件的重要性和顺序。
合理使用文件夹和标签可以更好地管理文件，方便查找和归档。
5. 利用电子文档管理系统随着科技的发展，电子文档管理系统越来越普遍。
利用电子文档管理系统可以更好地管理办公室文件。
通过电子文档管理系统，可以将文件数字化存储，方便快捷地查找和分享文件。
此外，电子文档管理系统还可以设置权限，保护文件的安全。
施工总承包文件信息管理
施工总承包文件信息管理文件信息管理是现代管理制度中的重要一环，信息处理工作的规范化、制度化、科学化，将大大提高信息处理的效率和质量。
同时，科学有效的信息处理系统也将能够很好的保障信息在管理运作过程中的顺畅与安全。
18.13.1文件信息管理目标文件信息管理目标为：安全、准确、顺畅、高效。
所谓安全，指信息传播流动的安全。
通过一系列的软、硬件措施及严格的规程、制度等，保证信息发送、流通、接收各个环节的安全。
所谓准确，即信息发送、传递、接收，各个环节交接准确，通过一定的核查程序避免信息误发、误传，造成不良影响。
所谓顺畅，指信息传播顺畅，信息更新及时、到位。
所谓高效，指信息的发送、传递、接收简洁有效，运转稳定。
图18.13.2-1信息流动模型18.13.2信息流动模型依据总承包模式，首先，大量的信息流动发生在业主、总承包商、设计院和监理公司之间；其次，更多的信息流发生在总承包商与各分包商、指定分包商、供应商之间。
信息流动模型如图 16.2-1所示。
在图18.13.2T 中，双箭头代表信息的双向流动。
图中模型表明了总承包商在信息处理中所处的核心位置。
首先，总承包商把来自业主的信息进行处理，发送给相关单位，同时把反馈（如果需要）信息返回给业主。
其次，总承包商把来自设计院和监理公司的信息进行处理，分别向上发送分包商指定分包商供应商业主滥理公司给业主，向下发送给分包商、指定分包商或者供应商，同时将反馈（如果有）信息进行处理。
18.13.3文件管理实施方法18.13.3.1文件管理总则第一条为使本工程总承包管理工作规范化、制度化、科学化，提高文件处理工作的效率和文件质量，特制订本条例。
第二条文件是本工程项目部在经营管理过程中所形成的具有约束力和规范体制的公务文书，是传达贯彻政府机关、业主的指示精神，发布行政规章，施行总承包管理，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、工作交流的重要工具。
第三条项目部综合办公室和技术质量部是本项目所有文件的处理机构及管理机构，综合办公室负责行政文件的处理，技术质量部负责技术文件的处理。
档案管理操作手册
档案管理操作手册 Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】目录档案管理PowerOn图纸文档管理系统提供了从文件的产生，修改，批准到修订的系统管理，而本章节的档案管理则是文件的最终归档管理。
为项目管理团队和项目各主要执行中心进行所有项目文件归档的系统管理，收集归档文档的相关信息，可以支持将来企业的运作及组织维护部门的需要。
同时，档案管理中的文件及其原始数据有利于建立未来的项目生命周期和知识管理系统。
在实际项目中，许多信息是由档案管理系统给出。
档案管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集，加工，分解，编目，存档，并作为项目各参与方提供专用和常用的信息过程。
前章图纸文档管理是本章档案管理的基础，是项目图纸文档被有效率使用的前提条件。
在【工程中心】中单击【档案管理】，或者在【工程中心】选择菜单【模块】=>【档案管理】，即可进入档案管理模块。
首先跳出的是档案库的选择窗口。
图17-1 档案库选择窗口档案管理初始化17.1.1 档案馆信息维护用户选择【定义】=>【档案馆】菜单，系统弹出档案馆定义和维护窗口。
用户可在当前窗口增加、删除和修改档案馆信息，默认档案馆不可删除。
用户可指定一个档案馆，点击设置默认档案馆。
系统将当前档案馆设置为默认档案馆。
图17-1-1 档案馆信息17.1.2 定义ABS码标准档案分类码在系统中简称ABS码。
不同行业均有自己的行业标准档案分类码。
所以，系统支持不同的档案库选择不同的标准档案分类码。
选择【定义】=>【标准档案类目（ABS）】菜单，进入ABS编辑的窗口。
图17-1-2 ABS编辑窗口系统预建了一个默认的ABS库。
用户可自建本行业的标准档案分类码库。
点击库维护，系统弹出标准档案分类码库维护窗口。
用户可在此窗口维护标准档案分类码库。
默认的档案分类码库不可删除。
用户可选择一个ABS库，点击设置默认库将当前库设为默认档案库。
公司信息系统安全及保密管理制度 Microsoft Office Word 文档
公司信息系统安全及保密管理制度第一章总则第一条为建设好公司信息化系统，保护公司信息资源，保证公司计算机网络信息系统安全，为公司安全顺利生产运行保驾护航，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条公司信息安全管理体系分为三级：运营改善部为信息安全管理中心，是第一级；各部门为分管单位，是第二级；各终端用户是第三级。
第三条本办法适用于公司各单位和接入公司局域网的相关单位和个人。
第二章职责分工第四条公司运营改善部负责公司范围内的信息安全系统的统一管理，结合总公司的要求组织部署公司信息安全系统并承担日常管理工作。
负责联络和组织安全管理人员、技术专家和安全产品厂家代表解决特殊或紧急情况。
（一）组织制定企业信息化建设规划中有关信息安全的内容。
（二）组织落实公司信息系统安全等级保护和信息安全风险评估等工作。
（三）负责企业专网内各信息系统及用户访问互联网的安全监督、访问控制策略的制定、用户分类及访问权限的审批等。
（四）负责公司各单位接入企业专网的各项信息化软硬件设施、应用系统及安全环境的检查。
（五）根据企业管理的要求，确定要害信息系统及相关设备；负责企业专网系统各项安全策略的制定及权限的审批。
（六）负责检查督促使用公司企业专网的各单位建立信息系统安全管理组织，明确组织的负责人和管理的责任人。
（七）负责组织对公司企业专网范围内的信息系统安全情况进行检查，落实有关信息安全方面的法律法规，督促开展对于信息安全隐患的整改工作。
（八）处理违反公司信息系统安全管理有关规定的事件和行为，配合公安机关及保卫部门查处危害企业网络和信息系统安全的违法犯罪案件。
（九）履行法律、法规、制度规定的其他有关网络信息系统安全保护方面的管理职责。
（十）配合上级单位的全局安全策略的实施工作；并结合公司的实际情况实施安全策略，审批相应的管理权限、制定相应的管理策略。
第五条公司各单位负责本单位信息化设备及系统的信息安全管理工作，职责为：（一）教育职工遵守内网信息系统安全制度的各项规定。
管理信息系统(第七版)复习思考题
管理信息系统（第七版）复习思考题1. 介绍《管理信息系统（第七版）复习思考题》是根据《管理信息系统（第七版）》一书中的内容整理而成的一套复习题。
本文档旨在帮助读者巩固和加深对管理信息系统相关概念、原理和应用的理解。
通过完成这些复习题，读者可以检验自己对管理信息系统的掌握程度，并针对性地进行复习和学习。
2. 使用说明本文档采用Markdown文本格式编写，读者可以使用任意支持Markdown格式的编辑器进行阅读和编辑。
为了更好地体验复习过程，建议读者逐个思考并回答每个问题，然后在文档中记录答案。
对于复杂的问题，读者可以借助引用和链接等Markdown特性进行详细解答。
3. 复习题列表以下是《管理信息系统（第七版）复习思考题》中的主要题目：第一章：管理信息系统和决策支持系统1.管理信息系统的定义是什么？它的主要功能是什么？2.什么是决策支持系统（DSS）？它的特点是什么？举例说明一个具体的DSS应用场景。
第二章：信息技术基础1.什么是计算机硬件？列举出常见的计算机硬件设备。
2.什么是计算机软件？列举出常见的计算机软件类型。
第三章：电子商务和电子政务1.什么是电子商务？它的主要应用领域是什么？举例说明一个成功的电子商务企业。
2.什么是电子政务？它的目标是什么？举例说明一个成功的电子政务项目。
第四章：企业信息系统1.什么是企业资源规划（ERP）系统？它的主要模块有哪些？举例说明一个成功的ERP系统应用。
2.什么是客户关系管理（CRM）系统？它的主要功能是什么？举例说明一个成功的CRM系统应用。
第五章：商业智能和大数据分析1.什么是商业智能（BI）？它的主要作用是什么？举例说明一个使用商业智能技术的企业。
2.什么是大数据分析？它的关键技术和方法有哪些？举例说明一个成功的大数据分析应用。
第六章：信息系统开发与管理1.什么是系统开发生命周期（SDLC）？它的主要阶段有哪些？举例说明一个SDLC项目的具体实施过程。
文档和报告撰写管理规章制度
文档和报告撰写管理规章制度第一章总则第一条目的和依据本规章制度的目的是为了规范和统一企业内部的文档和报告的撰写标准，提高文档和报告的质量和效率，有效支持企业决策和管理工作的开展。
本规章制度依据国家相关法律法规和企业内部管理要求订立。
第二条适用范围本规章制度适用于企业内部全部的文档和报告的撰写工作。
第三条定义•文档：指企业内部产生的以书面形式表达的各类文件、记录、资料等。
•报告：指针对某一特定问题、任务、计划等所进行的调查、整理、分析，以书面形式提出的认真叙述和建议。
第四条职责1.高层管理人员负责订立和审批本规章制度，引导和监督文档和报告的撰写工作。
2.部门负责人负责组织、实施和监督本规章制度在本部门的执行情况。
3.文档和报告的起草人负责依照本规章制度的要求撰写文档和报告，并确保文档和报告的质量和准确性。
第二章文档撰写管理第五条起草与审核1.文档的起草人应在撰写文档前进行充分调研和信息搜集，确保文档内容的真实、准确和完整。
2.文档的起草人应将文档的目的、内容、结构等明确表述，并使用简洁、准确的语言进行撰写。
3.文档的起草人应重视文档的格式规范，包含文档标题、编号、页眉、页脚、字体、字号、行距等。
4.文档的起草人应将文档依照规定的流程提交给所在部门的审核人进行审核。
5.审核人应在规定时间内对文档进行审核，并对文档的内容、格式等进行综合评估和修改看法提出。
6.文档的起草人在接收审核人的修改看法后，应及时对文档进行修改，并将修改后的文档重新提交给审核人。
第六条审核与批准1.部门负责人应对已审核的文档进行最终审定和批准，确保文档符合企业的要求和规定。
2.部门负责人应依据实际情况决议是否需要将文档交由其他部门进行协调、讨论和再审批。
3.部门负责人对文档进行审定和批准后，应及时将文档分发给相关人员，并将文档的批准日期和版本号记录在文档中。
第七条保管与归档1.部门负责人应对文档的保管和归档工作进行管理，确保文档的安全和易查找。
国家电子政务外网网络与信息安全管理暂行办法
国家电子政务外网网络与信息安全管理暂行办法第一章总则第一条为加强国家电子政务外网（以下简称“国家政务外网”）网络与信息安全工作，根据国家信息安全的相关法律和法规，结合国家政务外网建设和运行的实际情况，制定本办法。
第二条国家政务外网分为中央政务外网和地方政务外网，本办法适用于各级政务外网建设、运维和管理单位（以下简称“各级政务外网单位”）。
在国家政务外网上运行的各业务应用系统的运维和管理部门参照本办法的相关条款执行。
第三条国家政务外网网络与信息安全工作要统筹规划、统一策略、分级建设，在国家信息安全主管部门的指导下，按照“谁主管谁负责、谁运行谁负责、谁使用谁负责”的原则，分级管理、责任到人。
国家信息中心负责中央政务外网网络与信息安全的保障工作，各级政务外网单位负责本级政务外网网络与信息安全的保障工作，接入政务外网的各级政务部门负责本部门网络与信息安全的保障工作。
第四条各级政务外网单位在进行政务外网规划、设计和建设时应同步做好安全保障系统的规划、设计和建设，并落实好运行维护管理中的安全检查、等级测评和风险评估等经费。
第五条任何单位和个人，不得利用国家政务外网从事危害国家利益、集体利益和公民合法权益的活动，不得危害国家政务外网的安全。
第二章管理机构与职责第六条国家政务外网网络与信息安全管理工作实行领导负责制，各级政务外网单位应落实一名分管领导负责网络与信息安全工作。
第七条国家信息中心政务外网工程建设办公室（以下简称“政务外网工程办”）负责协调、指导国家政务外网网络与信息安全工作，负责中央政务外网网络与信息安全管理工作，主要职责包括：（一）贯彻执行国家信息安全的相关法律和法规，指导、协调和规范国家政务外网网络与信息安全工作；（二）组织制定国家政务外网网络与信息安全总体规划、安全策略、标准规范和各项管理制度；（三）负责联系国家信息安全主管部门，并接受其指导，向有关部门报告国家政务外网网络与信息安全重大事件；（四）组织国家政务外网网络与信息安全等级保护工作，组织开展信息安全自查、检查和风险评估，对全网安全运行状况进行分析、研判和通报；（五）负责中央级政务外网的网络与信息安全管理工作；（六）建立和管理全国统一的电子认证服务体系；（七）制定中央级政务外网网络与信息安全应急预案，组织开展应急演练；（八）组织信息安全宣传、教育和培训。
计算机软件资格考试中级系统集成项目管理工程师题库三
计算机软件资格考试中级系统集成项目管理工程师题库三第十四章项目采购管理1 [单选题] 项目采（江南博哥）购管理的主要过程包括编制采购计划、（）、控制采购、结束采购4个过程。
A.分析采购B.实施采购C.执行采购D.管理采购正确答案：B参考解析：项目采购管理的主要过程包括编制采购计划、实施采购、控制采购、结束采购4个过程。
2 [单选题] 管理合同以及买卖双方之间的关系，监控合同的执行情况，这都属于采购过程中的（）。
A.采购计划B.执行采购C.采购管理D.控制采购正确答案：D参考解析：控制采购过程的主要内容为：管理合同以及买卖双方之间的关系，监控合同的执行情况。
3 [单选题] 影响编制采购计划过程的事业环境因素不包括（）。
A.市场条件B.潜在的供应商情况，包括其以往绩效或声誉C.项目实施地的独特要求D.已签署的合同正确答案：D参考解析：影响编制采购计划过程的事业环境因素包括但不限于：(1)市场条件。
(2)可从市场获得的产品、服务和成果。
(3)潜在的供应商情况，包括其以往绩效或声誉。
(4)可从市场得到的产品服务和成果、供应商、供应商过去的绩效，以及它们的绩效是基于什么样的条款与条件。
(5)项目实施地的独特要求。
4 [单选题] “自制／外购”分析、（）、专家判断、会议是规划采购常用的方法和技术。
A.市场调研B.市场分析C.市场调查D.市场研究正确答案：A参考解析：“自制／外购”分析、市场调研、专家判断、会议是规划采购常用的方法和技术。
5 [单选题] 项目经理赵某负责公司的大数据分析平台项目，搭建该平台需要大规模的计算能力。
经过市场调研，国内A公司可提供大规模计算服务。
赵某在编制项目的采购计划时，正确的做法是（）。
A.直接把A公司的大规模计算服务列入采购计划B.将国际上最先进的高性能计算服务器列入采购计划C.考虑项目管理计划、项目需求文档、活动成本估算等输入D.以A公司的采购政策和工作程序作为采购指导正确答案：C参考解析：编制采购计划的输入项包括项目管理计划、需求文档、风险登记册、活动资源要求、项目进度、活动成本估算、干系人登记册、事业环境因素、组织过程资产。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
第10章
一、信息系统文档的作用
1、用户与系统分析人员在系统规划和系统分析阶段通过文档进行沟通。
可行性研究报告、总体规划报告、系统开发合同、系统分析说明书
2、系统开发人员与项目管理人员通过文件在项目期内进行沟通。
系统开发计划、系统开发月报、系统开发总结报告
3、前期开发人员与后期开发人员进行书面文档进行沟通。
系统分析说明书、系统设计说明书
4、系统测试人员与系统开发人员通过文档进行沟通
系统说明书、系统开发合同、系统设计说明书、测试文档、测试报告
5、系统开发人员与用户在系统运行期间进行沟通
用户手册、操作手册
6、系统开发人员与系统维护人员通过文档进行沟通
研制报告、技术报告、技术手册
7、用户与维护人员在运行期间进行沟通。
二、文档的类型
信息系统的文档有许多种分类方法：
1．按照产生的频率分为一次性文档和非一次性文档，前者如系统分析说明书、系统设计说明书等，后者如开发过程中用户提交的需求变更申请书等。
2．按照信息系统生命周期的阶段不同，可以划分为：系统规划阶段文档（可行性报告、项目开发计划书）、系统分析阶段（系统分析说明书）、系统设计阶段的文档（系统设计说明书、需求变更申请书）、系统实现阶段的文档（程序设计报告、系统测试报告、开发总结）、系统运行与维护阶段的文档（用户手册、操作手册与维修修改建议书）。
3．按照文档不同的服务目的，可以将信息系统的文档分为三类：用户文档、开发文档与管理文档。
（1）开发文档：系统分析说明书、系统设计说明书、程序设计说明书、测试计划、测试报告。
（2）管理文档：可行性研究报告、项目开发计划、需求变更说明书、开发进度月报、开发总结报告。
（3）用户文档：用户手册、操作手册、运行日志/月报、维护修改建议书。
【往年试题】
2009年10月
选择题
12.下列文档中的______不属于开发文档。
(D )
A.系统分析说明书
B.系统设计说明书
C.程序设计说明书
D.可行性研究报告
填空题
4.软件文档分为_非一次性文档_________和___一次性文档_______，描述系统设计、实现测试的文档属于后者。
8.信息系统文档可分为用户文档、___开发文档______、____管理文档_____。
简答题
2.简述信息系统文档的主要作用。