档案管理基础(第9章 档案的登记及统计)
档案管理基础(第9章 档案的登记和统计)
第一节
档案登记工作
一、档案登记的定义 所谓档案登记，就是对档案管理活动中所有重要的事实、 行为和数据进行随时记录的工作。 档案登记分为：档案状况登记和档案工作登记两个方面。
二、档案状况登记 1.案卷目录与卷内文件目录 2.总登记簿 是档案室用于登记档案收进、移出变化情况与档案实存 数量的登记簿。它以全宗内的案卷目录为单位进行登记。 多个全宗独立进行登记。
二、档案统计工作的基本要求 1.恰当地选择统计对象 2.合理地设置统计指标 三、档案统计工作的步骤 1.统计设计 统计工作的前期准备阶段，目的是对统计工作的目标、 具体任务、进程、方法等进行统筹规划。 2.统计调查 分为综合性调查和专门调查两种类型。 3.统计整理Βιβλιοθήκη 4.统计分析总登记簿：
案 卷 目 录 号 案卷目录 名称（组 织机构名 称） 所 案卷收入 属 年 度 收 目 实 入 录 收 时 中 数 间 案 量 卷 数 量 案卷移出/销毁 目录中现有数量 备 注
移 出 日 期
移 往 地 点
移 出 原 因 和 文 据
移 出 数 量
卷
米
档案收进登记簿
顺 收 移 文据 序 到 交 （名 号 日 机 称、 期 关 日期、 号数） 全宗 （或一 部分名 称） 所 数量 档案状 全宗 备注 属 况简要 号 说明 年 卷 米 度
全宗名册
全宗号 初次入馆日期 全宗名称 移出说明 备注
三、档案工作登记 主要有以下几种表格： 档案工作日志；人员进出库房登记表；档案出入库登记 簿；档案清点、检查登记簿；档案利用登记簿；利用者登 记卡；档案借出登记簿；档案复制、摘抄登记簿；档案利 用效果登记簿
第二节
档案统计工作
一、档案统计工作的对象和体系 档案统计工作的对象涉及档案、档案管理和档案事业 的所有方面，凡是档案事业领域内可量化的现象，都可以 纳入档案统计工作的范畴。 我国档案统计工作体系： （1）由国家档案局组织实施并受国家统计局指导、监督 的全国档案事业基本情况统计；该项统计已经纳入国民经 济和社会发展的统计体系之中。 （2）由国家专业主管机关组织实施的专业系统档案统计 工作； （3）由地方档案行政管理机关组织实施的地方档案统计 工作。 （4）各档案馆（室）对自身工作进行的内部统计。
档案登记和统计概述
6.1.2. 档案登记和统计工作的任务和要求
• 任务：
▫ 对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计 分析， 提供统计资料，实行统计监督。
6.1.2. 档案登记和统计工作的任务和要求
• 要求：
▫ 准确性
▫ 及时性
制度化并相互结合 档案统计网络
▫ 科学性
科学的标准和方法 全国通用的档案统计报表，统一的格式、口径和标准，
• 统计
▫ 较为宏观的定量描述、定量分析的技术方法，用以 认识事物的总体状态、趋势和性质，为领导和决策 行为基础性信息支持。
6.1.1. 档案登记和统计的一般概念
• 登记和统计工作的关系
▫ 登记工作是统计工作的基础。 ▫ 登记工作是统计工作的一部分。
• 档案登记与统计涉及档案管理领域所有的重要事 实与数据。
档案事业经费
有关档案经费及机构 建设方面的指标
机构设置
档案馆基建情况 档案馆（室）库房面
积 档案馆（室）内设备
6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
档案工作人员 基本情况指标
人员总量（定 编）
结构分量
不同年龄组
不同文化程度
不同档案专业 程度
不同专业技术 职称
6.1.3.2. 档案统计指标的主要内容
明确统计的范围、内容、项目和要求
• 遵循全国统计工作现代化的要求，须达到：
▫ 统计指标体系完整化 ▫ 统计分类标准化 ▫ 统计调查工作科学化 ▫ 统计基础工作规范化 ▫ 统计计算和数据传输技术现代化 ▫ 统计服务优质化
• 从统计的对象来看，分为两方面：
▫ Ａ、对档案实体及其管理状况的统计； ▫ Ｂ、对档案事业的组织与管理状况的统计；
格式、统一的计算方法和一定的期限填送报表。
事业单位档案管理制度（三篇）
事业单位档案管理制度第一章总则第一条为了规范和完善事业单位档案管理工作，保障档案资料的安全性、完整性和可追溯性，提高档案管理的效率和质量，特制定本制度。
第二条本制度适用于所有事业单位的档案管理工作。
第三条档案部门是事业单位档案管理工作的执行机构，负责档案的收集、整理、保管与利用。
第四条档案管理部门负责制定档案管理工作的年度计划，组织实施，监督检查，以确保档案管理工作的正常运行。
第二章档案收集与整理第五条事业单位应建立档案收集工作制度，明确档案收集的范围、方式、时间和责任人，并配备相应的人员和设备。
第六条事业单位应建立档案整理工作制度，对收集到的档案资料进行整理和分类。
所有档案资料应按照一定的分类原则，如时间、地点、部门等进行整理分类。
第七条事业单位应定期检查档案资料的存放状态，包括档案的数量、质量和安全性等，及时发现问题并采取相应的措施加以处理。
第三章档案保管与利用第八条事业单位应建立档案保管工作制度，明确档案保管的责任人和具体的工作流程。
档案保管人应经过专业培训，具备相关的档案保管知识和技能。
第九条档案保管人应严格遵守档案保密制度，确保档案资料不泄露。
对于特定的敏感信息如个人隐私等，应设置相应的权限和访问控制，对外部人员进行限制。
第十条事业单位应建立档案利用工作制度，明确档案的开放范围和方式。
档案利用应满足用户的合法需求，提供准确、完整和及时的档案信息。
第四章档案安全管理第十一条事业单位应建立档案安全管理制度，确保档案资料的安全性和可追溯性。
包括安全存储、备份、防火、防水、防盗等措施。
第十二条档案保管人应定期检查档案资料的安全状况，如发现问题应及时上报并采取相应的措施进行修复或处理。
第十三条事业单位应定期组织档案资料的备份工作，将重要档案资料保存在多个地点以确保数据的安全性和可恢复性。
第五章档案处置与销毁第十四条事业单位应建立档案处置与销毁工作制度，对已经不再具有业务或法律保管价值的档案予以及时处置和销毁。
档案重要基础知识点
档案重要基础知识点
档案是指以文件、图书、图片、影像等不同形式保存的信息单位。
在现代社会中，档案的管理和利用对于保护历史文化遗产、促进科学研究以及提供法律证据等方面都具有重要作用。
以下是一些关于档案的重要基础知识点：
1. 档案分类：档案可以根据不同的标准进行分类，如按照形式可以分为文字档案、图像档案和声像档案等；按照内容可以分为行政档案、科研档案和个人档案等。
分类的目的是方便管理和检索。
2. 档案鉴定和归档顺序：在档案管理中，鉴定是对产生的档案材料进行审核和鉴别，确定其真实性和完整性，以及归档顺序的确定。
这些工作的目的是保证档案的准确性和可信度。
3. 档案保管和保存：为了确保档案的长期保存和有效利用，档案保管和保存的工作十分重要。
包括建立专门的档案馆、档案库或档案室，采取适当的环境条件和安全措施，以防止档案材料遭受损坏、丢失或被盗。
4. 档案检索和利用：档案的管理目的是为了提供信息的检索和利用。
通过建立档案索引、目录和数据库等工具，使得用户能够快速准确地找到所需的档案信息，满足各种需求，如学术研究、法律证据或历史文化遗产保护等。
5. 档案法律法规：档案管理涉及的内容非常广泛，因此许多国家都制定了相关的法律和法规来规范档案的管理工作。
这些法律法规包括档案的保密、开放、审批、销毁等方面的规定，以确保档案管理工作的合法性和规范性。
总之，档案作为信息资源和历史文化的重要载体，其管理和利用具有极其重要的意义。
不仅需要掌握档案的基本概念和分类，还需要深入了解档案管理的各个环节和法律法规，以确保档案的完整性、可信度和长期保存。
这些基础知识点是每个从事档案工作的人员都应该掌握的。
(档案管理)档案学
一．档案概论☺(名解)档案：档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
【形成者：国家机构、社会组织或个人。
来源：各种社会活动。
形成方式：直接形成。
要求：有价值，即并非所有的历史记录都是档案，只有有价值的那部分才会被作为档案来保存。
形式多样：。
实质：是一种历史记录】☺档案的实存形态：各种形式的历史记录，如文件、文稿、唱片、磁带、光盘、照片、观测记录、实验数据等。
☺（判断）档案的性质：档案的本质属性—原始记录性。
档案的一般属性—知识性和信息性☺对档案真实可靠性的理解：档案的真实可靠性是与其他信息相比较而言的，档案不等于历史事实。
档案的内容若没有失实、歪曲、作伪之处，那么在对于同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实、最可靠的（直接的原始记录）。
档案若有失实、歪曲、作伪之处，那么失实、歪曲、作伪这一客观事实也是由档案这一实存形态来予以记录。
“档案无真假”说：档案只要其自身存在就没有“假”的，都是“真”的。
☺档案与其他任何事物的根本区别——档案的本质特性，即原始记录性。
☺档案与资料的联系：资料是现实中最接近档案、与档案关系最为密切的概念。
联系：档案可被人们作为资料看待并使用，但资料不可作为档案看待并使用。
区别：1，本质不同：只有档案才有原始记录性。
2，资料是一个相对性、动态性极强的概念，外延（即包含的内容）极为宽泛，文书、档案、图书、报刊、录音录像等均可称为资料。
☺档案的分类：档案的分类可以从三个层面来进行：1，概念分类，即对档案的认识性分类，逻辑层面。
2，实体分类，档案实体的管理性分类。
3，信息分类，档案内容信息的管理性分类。
☺（判断）按形成领域的公、私属性分：公务档案：人们在公务活动中形成的档案，其形成主体是公务机关或其他社会组织。
如法律、法规、行政公文等。
私人档案：人们在私人活动中形成的档案，其形成主体主要为个人。
如日记、文稿、票据、笔记、信函等。
注意与“公有档案”、“私有档案”相区别☺档案的价值和作用：价值：有用性。
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。
全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。
（一）档案收存的范围1、行政档案：①上级下发的各类文件②发出的的各类文件③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。
⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。
《档案管理》PPT课件全文
页数 式
注
2005- 5 06-02
题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随 意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容， 无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟， 附于原题之后，外加“[ ]”号
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47
归档文件目录
全宗号 类别号 年度 A 2003
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
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28
▪ 由各部门分别整理归档的单位
▪ 先将归档文件按部门或（商户）分 开，再将同一部门或（商户）的文 件按三个保管期限分开，同一保管 期限内按时间先后排列。
尽可能将关系密切的同一活动、 同一工作、同一会议形成的文件材 料排列在一起。
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29
▪ 统计报表、简报、刊物、非诉 讼性案件材料、来文与复文、 去文与复文等成套性文件可集 中排列，该套文件内部按文件 形成的时间顺序进行排列。
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8
A 企业管理性档案
一、档案具体业务工作内容：
收集、整理、鉴定、检索、保
管、统计、编研和提供利用八
个环节，前六个环节称为基础
工作，后两个环节称为编研利
用工作
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9
二、件的含义
▪ 单份文件，每份文件为一件； ▪ 各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一件；
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10
▪ 正本与定稿（最终的修改稿）为一件； ▪ 正件与附件为一件； ▪ 正文与文件处理单为一件；（例1） ▪ 原件与复制件为一件； ▪ 转发件与被转发件为一件；
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
名
关于×××的通知
日期 归档 文件格 备
页数 式
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。
全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。
（一）档案收存的范围1、行政档案：①上级下发的各类文件②发出的的各类文件③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。
⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。
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全宗名册
全宗号 初次入馆日期 全宗名称 移出说明 备注
三、档案工作登记 主要有以下几种表格： 档案工作日志；人员进出库房登记表；档案出入库登记 簿；档案清点、检查登记簿；档案利用登记簿；利用者登 记卡；档案借出登记簿；档案复制、摘抄登记簿；档案利 用效果登记簿
第二节
档案统计工作
一、档案统计工作的对象和体系 档案统计工作的对象涉及档案、档案管理和档案事业 的所有方面，凡是档案事业领域内可量化的现象，都可以 纳入档案统计工作的范畴。 我国档案统计工作体系： （1）由国家档案局组织实施并受国家统计局指导、监督 的全国档案事业基本情况统计；该项统计已经纳入国民经 济和社会发展的统计体系之中。 （2）由国家专业主管机关组织实施的专业系统档案统计 工作； （3）由地方档案行政管理机关组织实施的地方档案统计 工作。 （4）各档案馆（室）对自身工作进行的内部统计。
总登记簿：
案 卷 目 录 号 案卷目录 名称（组 织机构名 称） 所 案卷收入 属 年 度 收 目 实 入 录 收 时 中 数 间 案 量 卷 数 量 案卷移出/销毁 目录中现有数量 备 注
移 出 日 期
Байду номын сангаас
移 往 地 点
移 出 原 因 和 文 据
移 出 数 量
卷
米
档案收进登记簿
顺 收 移 文据 序 到 交 （名 号 日 机 称、 期 关 日期、 号数） 全宗 （或一 部分名 称） 所 数量 档案状 全宗 备注 属 况简要 号 说明 年 卷 米 度
二、档案统计工作的基本要求 1.恰当地选择统计对象 2.合理地设置统计指标 三、档案统计工作的步骤 1.统计设计 统计工作的前期准备阶段，目的是对统计工作的目标、 具体任务、进程、方法等进行统筹规划。 2.统计调查 分为综合性调查和专门调查两种类型。 3.统计整理
4.统计分析
第九章 档案登记和统计
第一节
档案登记工作
一、档案登记的定义 所谓档案登记，就是对档案管理活动中所有重要的事实、 行为和数据进行随时记录的工作。 档案登记分为：档案状况登记和档案工作登记两个方面。
二、档案状况登记 1.案卷目录与卷内文件目录 2.总登记簿 是档案室用于登记档案收进、移出变化情况与档案实存 数量的登记簿。它以全宗内的案卷目录为单位进行登记。 多个全宗独立进行登记。