第三章 电子文件
电子文件存储管理制度
电子文件存储管理制度
第一章总则
第一条根据国家相关法律法规，保护公司电子文件的安全，合规使用，加强电子文件的整理和管理，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全部职工、部门及相关合作伙伴在公司内电子文件存储管理的相关工作。
第三条公司电子文件存储管理应遵循合规、规范、便捷、高效的原则。
第二章电子文件管理的基本原则
第四条电子文件管理应以信息安全、提高工作效率、减少文件混乱为原则。
第五条全员参与，部门协作，建立信息技术与业务管理相结合的文件管理体系。
第六条电子文件存储应当分类管理，根据需求建立不同的文件夹。
第七条严禁删除重要文件，造成不可逆的损失。
第三章电子文件存储管理流程
第八条电子文件的存储应当明确责任人，建立负责人制度。
第九条电子文件存储应当及时备份，确保文件安全。
第十条对于公司机密文件，应当进行加密处理，权限访问控制。
第十一条对于历史文件应当定期归档，合理利用存储资源。
第四章电子文件使用规定
第十二条电子文件使用应当符合相关法规，不能超出授权使用范围。
第十三条电子文件使用应当保护个人隐私信息，严禁泄露。
第十四条电子文件使用要规范操作流程，避免文件误操作。
第五章电子文件违规处理
第十五条对于违反电子文件管理制度的人员，要根据公司相关规定进行处理。
第六章附则
第十六条本制度由公司信息化部门负责解释和修改。
第十七条本制度自发布之日起生效。
以上为公司电子文件存储管理制度，望全体职工严格遵守，确保电子文件的安全和合规使用。
第三章电子文件的类型与格式(全)
IBM最高速1TB磁带机
3. 光盘文件
—— 以光盘为存储介质
光盘驱动器
光盘存储系统：具有不同技术和产品型号
光盘库
四、按存在目的划分
1. 利用文件
——为利用而制作、流传的文件
2. 保存文件
——脱离流转过程，作为母板保存的文件
3. 备份文件
——作为保存文件的复本而备存的文件
五、按来源途径划分
图像文件：像素组合
010 100 101 110 011 011 100 100 100 101 111 100 101 100 111
像素 编号
1
二进制 代码 000
2
001
3
010
4
011
5
100
6
101
7
110
8
111
概念2：图像色彩位数?
分解为
图像
像素
黑白像素：每个像素用1个“0”或“1”表示 灰色像素：每个像素用8个“0”、1”表示
一、按文件功能划分
1. 主文件 —— 记录信息内容，传达作者意图，行使行政职能的文件。
2. 支持文件
—— 生成和运行主文件必须的文件。
两者的关系：
鱼
水
树
土
二、按文件构成特点划分
1 简单文件 ——仅由一种格式组成的文件
2 复合文件 ——由多种媒体形式和文件格式合成的文件
3 复杂文件 ——逻辑结构复杂，并由多个服务器操作的文件 典型：超文本文件（Hyper text); 超媒体文件（Hyper media)
软件ID 软件版本号 图像分辨率 图像尺寸 图像深度 彩色类型 编码方式 压缩算法 图像数据 彩色变换表
用户名 注释 开发日期 工作时间
第三章电子文件的类型与格式(全)
图像文件格式
电子文件管理
40
通过电脑外围设备捕获 的图像
内含像素信息、压缩加密信 息等
图像处理软件
photoshop 微软的画图板等
0110001000110101110 1010010111010011010 0110101100010001101 0111010100101110100 1101011000100011010 1110101001011101001 1010111010101100010 0011010111010100101 1110001010110101011 0000100011010111010 1001011101001101001 1010110001000110101 1101010010111010011 0101100010001101011 1010100101110100110
用户名 注释 开发日期 工作时间
43
软件ID
软件版本号 图像分辨率 图像尺寸 图像深度 彩色类型 编码方式 压缩算法 图像数据 彩色变换表
用户名 注释
01100010001101011101 01001011101001101001 10101100010001101011 10101001011101001101 01100010001101011101 01001011101001101011 10101011000100011010 11101010010111100010 10110101011000010001 10101110101001011101 00110100110101100010 00110101110101001011 10100110101100010001 10101110101001011101 00110010010111100010 10110101011000010001 10101110101001011101
第三章电子文件的类型与格式(全)
一、按文件功能划分
1. 主文件 —— 记录信息内容，传达作者意图，行使行政职能的文件。
2. 支持文件
—— 生成和运行主文件必须的文件。
两者的关系：
鱼
水
树
土
4
二、按文件构成特点划分
1 简单文件 ——仅由一种格式组成的文件
2 复合文件 ——由多种媒体形式和文件格式合成的文件
3 复杂文件 ——逻辑结构复杂，并由多个服务器操作的文件 典型：超文本文件（Hyper text); 超媒体文件（Hyper media)
用户名 注释 开发日期 工作时间
43
软件ID 软件版本号 图像分辨率 图像尺寸 图像深度 彩色类型 编码方式 压缩算法 图像数据 彩色变换表
用户名 注释 开发日期 工作时间
01100010001101011101 01001011101001101001 10101100010001101011 10101001011101001101 01100010001101011101 01001011101001101011 10101011000100011010 11101010010111100010 10110101011000010001 10101110101001011101 00110100110101100010 00110101110101001011 10100110101100010001 10101110101001011101 00110010010111100010 10110101011000010001 10101110101001011101
12
IBM最高速1TB磁带机
13
3. 光盘文件
—— 以光盘为存储介质
14
电子文件管理规定
电子文件管理规定第一章总则第一条电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件形成、收集、积累、归档及电子档案保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。
第二条电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。
第三条电子文件管理由档案部门负责,电子文件形成部门协助和支持。
第四条档案部门明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据等归档要求,以保证电子档案的质量。
第五条归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则在内容、相关说明及描述上保持一致。
第六条具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的,必须制成纸质文件或缩微品等。
进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。
第二章电子文件的收集与积累第七条电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。
第八条记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
第九条保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。
第十条在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。
第十一条用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。
、第十二条用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
第十三条用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。
电子文件管理制度
电子文件管理制度第一章总则第一条为了规范和加强电子文件的管理，提高文件利用率，明确文件的保密性、完整性和可用性，保护文件的安全性，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位及其各级各类组织，负责全面管理本单位产生的电子文件。
第三条本制度的宗旨是：科学规范管理、适应信息化发展、提高运行效率、防范信息泄漏、保护信息安全。
第四条本制度所称电子文件是指因业务需要而形成的，以电子形式记录信息，并具有保存完整性和可追溯性的全部资料。
第五条本制度所称电子文件管理是指协助本单位畅通的行政指令和贯彻的文件管理规范。
第六条本制度所称文件负责人是指在工作中负有直接责任的人员。
第七条本制度所称文件管理者是指被授权对电子文件进行管理的机构。
第八条本制度所称文件管理部门是指根据职责分工对电子文件进行综合管理的部门。
第九条文件管理工作应当坚持依法规范、文明规范、便利高效原则，为实现科学、规范、高效的管理服务。
第二章电子文件的管理第十条文件的类型包括：电子文件、信函、表格、照片、录音、录像等。
第十一条文件管理者按照文件保存期限将文件分为常规文件和临时文件。
第十二条文件管理者应当对文件进行编码，建立文件档案信息数据库。
对文件进行分类、整理和存储。
第十三条文件负责人应当对文件进行审查，保证文件记录内容真实可靠。
第十四条文件管理者应当加强对文件进行安全防护，采取技术措施确保文件的完整性和可用性。
第十五条文件管理者应当定期对文件进行检查，确保文件的安全性和完整性。
第十六条文件管理者应当加强对文件的管理和利用，鼓励创新，提高文件利用率。
第十七条文件管理者应当根据需要对文件进行转载和备份，确保文件安全。
第十八条文件管理者应当建立文件管理制度，规范文件的位置和借阅手续。
第十九条文件管理者应当制定文件管理手册，对文件管理流程进行详细规定。
第二十条文件管理者应当定期举行文件管理培训，对文件管理人员进行教育和培训。
第三章电子文件的保密管理第二十一条文件管理者应当制定电子文件保密制度，严格对文件进行保密。
第三章电子文件的类型与格式
五、按来源途径划分
1. 原生电子文件 ——直接生成于数字环境中的电子文件
2. 数字化的电子文件 —— 由传统文件通过数字化而形成的电子文件
电子文件管理
18
电子文件管理
‹#›
电子文件管理
20
电子文件管理
21
电子文件管理
22
六、按信息表达方式划分
（一）图像文件 （二）图形文件 （三）文本文件 （四）音频文件 （五）视频文件 （六）数据文件 （七）程序文件
《电子文件管理》
张照余
电子文件管理
1
第二章 电子文件种类与格式
电子文件管理
2
电子文件的分类
按照文件功能划分（主文件、支持文件） 按照文件构成特点划分（简单文件、复合文件、复杂文件） 按照信息存储载体划分（磁盘文件、磁带文件、光盘文件） 按照存在目的划分（利用文件、保存文件、备份文件） 按照文件来源途径划分（原生电子文件、数字化电子文件） 按照信息表达方式划分（图、文、声、像…）
图像被分解为非常微小的像素，用不同的“0、1组合” 来表示不同颜色的像素。
相当于广场壁画中的马赛克
电子文件管理
36
补充概念1：图像分辨率?
图像分辨率：每英寸包含像素的个数（DPI）
显然，组成一幅图片所用的像素越多，它的清晰度就越高 分辨率越高，文件越清晰，但文件的体积越大。
电子文件管理
37
图像文件：像素组合
电子文件管理
8
惠普DL380G5 服务器上的热插拔磁驱
电子文件管理
9
Sata磁盘阵列 jhc磁盘阵列
电子文件管理
10
2. 磁带文件
—— 以磁带为存储介质
电子文件管理
第三章电子文件的鉴定
第三章电子文件的鉴定鉴定历来在文件和档案管理中极其重要，却又是难度最大的课题，对电子文件而言，这一点显得尤为突出。
面对电子文件的海量信息、载体的脆弱性和信息的易逝性，如何挑选有价值的文件信息加以保管，给档案鉴定工作提出了新的挑战，它直接关系到能否为后人挑选和保存全面而准确地反映当代社会面貌的真实记录。
由于电子文件自身所具有的特点，与纸质文件、档案鉴定相比，电子文件鉴定的重要性，以及鉴定的内容、程序、方法、标准等存在诸多的不同。
“决定其保存价值的因素与纸质文件有所不同，鉴定工作的思路和内容也需要随之进行相应的调整”。
（冯惠玲：《电子文件的双重鉴定》，《档案学通讯》1998年第3期）第一节电子文件鉴定的内容一、电子文件鉴定工作重要性的提升由于形成、传输和利用的方便，电子文件的数量巨增，远远超过纸质文件，尽管这些文件的储存空间小于纸质文件，但是，一则这些文件并非都具有长久保存的价值；二则数量巨大的电子文件会增加电子信息的负担，既降低系统响应检索提问的速度，也增加维护保管的费用。
所以，为了把真正具有长久保存价值的文件保存下来，对电子文件价值进行鉴定仍是十分必要的。
电子文件的鉴定是指根据有关规定鉴别电子文件的档案价值，确定其保管期限，删除、销毁已积累但无保存价值的电子文件。
鉴定工作是电子文件管理中一项十分重要而又颇具难度的工作，由于电子文件有着与纸质文件完全不同的特点，决定电子文件的鉴定在电子文件工作中其重要性得以提升。
传统的纸质文件管理中，鉴定同收集、整理、保管等工作一样，被视为诸环节之一。
然而在电子文件管理中，网络化的实现使得收集在文件的形成时就可以同时进行，而高效率的检索也淡化了人们对整理中诸如立卷、编目的要求，高密度、大容量的介质出现，更为保管工作提供了便利。
相反，海量的电子信息却给鉴定工作提出了新的要求，由于鉴定工作是人们主观地对档案客观价值的一种评价和估计，因此，它的完成不是计算机能够完全胜任的，鉴定工作者需要对计算机的鉴定系统不断地更新和完善，才能使被鉴定的档案最大限度地满足人们的利用需求，实现其社会价值。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
第三章电子文件第一节电子文件概述第二节电子文件管理概述第三节电子文件形成、办理和归档第一节电子文件概述1.1电子文件的含义 1.2电子文件与相关概念的辨析 1.3电子文件的基本特点1.4电子文件的种类 1.5电子文件与元数据1.1电子文件的含义学术界、档案管理层从不同视角看到了其不同的特征，并出于不同的目的做出或具体、或抽象、或严谨、或深刻的定义，其中较有影响的定义有两个来源：《电子文件归档与管理规范》( GB/T18894-2002) ：《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字2009，39号）1.1电子文件的含义电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
(《电子文件归档与管理规范( GB/T18894-2002)》)理解电子文件的含义主要把握以下内涵：★来源主要从三个方面：公务活动、社会活动和传统载体转换；★“数字信息”和“文件”的交集：是具有文件功能的数字信息，又是以数字信息为技术特征的文件；★电子文件由内容信息、背景信息、结构信息三要素构成。
1.2电子文件与相关概念的辨析机读文件虚拟文件数字文件电子档案1.3电子文件的基本特点·电子文件的技术特点：主要包括非人工识读性、生成环境依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易变性、多种媒体的集成性、信息存储的高密度性、信息的可操作性等。
·电子文件的形成特点：是指电子文件从制作到生成过程中所表现出来的内在规定性。
特点主要包括电子文件与机构活动的伴生性、电子文件之间的有机联系性、电子文件内容和结构以及背景信息的分散性、电子文件技术状态的多样性等。
两个影响因素：即技术要素和机构职能与文件类型要素。
1.4电子文件的种类·按电子文件的适用范围分为通用电子文件、专用电子文件、私人电子文件等；·按文件功能可划分为主文件、支持文件；·按文件组成方式可划分为简单文件、复合文件、复杂文件；·按信息存储载体可划分为磁盘文件、磁带文件、光盘文件；·按文件来源途径可划分为原生电子文件、数字化电子文件。
·按电子文件的信息存在形式分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、命令文件等1.5电子文件与元数据·元数据是电子文件不可分割的的组成部分，是电子文件管理不可或缺的重要工具之一。
只有在掌握元数据的基础上，才能对电子文件进行有效而安全的控制，保证电子文件的完整性、真实性、可靠性和有效性，同时元数据也是电子文件信息组织、维护和检索的重要依据。
1.5.1元数据概念·元数据(metadata)是信息技术出现后才出现的概念，其一般性解释为“关于数据的数据”，其基本功能为描述和定义数据。
·国际标准IS015489《信息和文献——文件管理》将元数据定义为“描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据”。
·国际标准《档案著录规则》总则将档案著录定义为“通过获取、分析、组织和记录用以识别、管理、检索和解释档案、档案形成背景以及文件系统的信息，以形成对所描述对象及其构成部分的准确表述的过程及成果”。
1.5.2元数据作用元数据的作用主要包括：·元数据提供了对电子文件的全面描述（最基本作用，基础）·元数据可以保障电子文件的真实性·元数据可以保护电子文件的完整性（单份文件和文件集合两个层次）·元数据可以保证电子文件的可读性·元数据能够支持电予文件的全程控制·元数据能够支持电子文件管理流程的集成与优化1.5.3元数据元素及其结构和描述参考IS0 23081《信息和文献．记录管理过程．记录用元数据．第1部分：原则》，我们可以将通用电子文件元数据从概念层次上区分为：·文件实体元数据·机构人员实体元数据·业务实体元数据·授权实体元数据·实体关系元数据第二节电子文件管理概述·2.1电子文件管理目标·2.2电子文件管理原则·2.3电子文件管理内容·2.4电子文件管理模式·2.5电子文件管理标准化建设2.1电子文件管理目标·电子文件的管理目标主要可以分为两类：·一类是电子文件的质量目标·另一类是电子文件管理的其他目标具体的五大目标：·保证电子文件的真实性实现电子文件价·保证电子文件的完整性值的基础和保障·保证电子文件的长期可读性·促进工作效率的提高一实现电子文件价值的结果·方便查询和利用一实现电子文件价值的方式2.2电子文件管理原则·全程一体化管理原则（基本、核心原则）·前端控制原则·动态管理原则(全程管理原则的逻辑展开）·风险管理原则2.3电子文件管理内容·电子文件的微观管理·电子文件的宏观管理2.4电子文件管理模式·2.4.1机构内部电子文件的管理模式·2.4.2档案馆电子文件的管理模式2.4.1机构内部电子文件的管理模式·目前我国机关内部的电子文件管理主要为分散式和集中式，这两种做法都存在一定的局限性。
·由于业务范围、电子文件种类、内容的差异，在不同组织机构内部电子文件的具体管理模式可能不尽相同，但各个机构都应对电子文件统一管理和文档一体化管理两方面问题给予足够的重视。
2.4.2档案馆电子文件的管理模式·档案馆电子文件的管理模式也可称为档案馆电子文件（或档案）保管的组织模式。
·集中式保管和分布式保管两种模式具有一个实质性的共同点，即档案馆应该在总体上控制对国家具有保存价值的电子文件资源；区别在于文件“保管”与“控制”的统一还是分离，采用何种保管模式的关键在于资源控制的能力和成本。
·我国对电子文件的管理基本采取集中制模式，这与我们的归档制度有着直接的联系。
2.5电子文件管理标准化建设一·电子文吖管理示准化·电子文件管理标准的构成·电子文件管理标准化建设的思考第三节电子文件形成、办理和归档·3.1电子文件的形成·3.2电子文件的办理·3.3电子文件的归档·3.4不归档电子文件的处置3.1电子文件的形成·起草人员按照要求起草发文，完成单位内部（白头文件）和对外公文（红头文件）的起草·文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核·联合发文由所有联署机关的负责人会签·公文应当经本机关负责人审核签发3.2电子文件的办理·经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文进行复核·在电子公文上加盖电子印章，表明对电子公文法律效力的认可，标志着电子公文正式生效。
·发文机关为电子文件分发传递所作的登记备案工作。
·印制必须要保证公文的印制质量与实效。
·执行电子文件的传输流程，完成从发文单位到收文单位的文件传输。
3.2电子文件的办理·使用机构或个人电子签名，接收网络电子文件和相应数据。
·对收文的内容信息进行分门别类的登记活动。
·根据文件内容提出初步的建设性办理或贯彻意见，填写拟办意见。
·对公文的办理、贯彻执行提出最终处理意见。
·通过对公文的阅读、贯彻执行与办理（回复）。
·对公文承办过程实施督促与检查。
·将公文的办理结果答复给来文单位，并根据需要告知相关单位。
3.3电子文件的归档·电子文件归档范围·电子文件的归档方式·电子文件归档的时间要求3.3.1电子文件归档范围·电子文件的归档范围是电子文件形成、积累与归档制度中最重要的内容，对保证归档文件的完整、齐全至关重要。
·电子文件归档范围小于其收集积累范围，主要来源OA系统、业务系统及其他数字设备，同时应基于电子文件的特性、电子文件的管理特点、“双套制”归档要求、机构信息化不彻底的特点，综合确定归档范围。
3.3.2电子文件的归档方式·物理归档是指文件管理部门把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程，由档案部门负责对这类归档数据的管控与维护。
·物理归档可以实现电子文件的集中管理，保证电子文件的安全性。
3.3.2电子文件的归档方式·逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
·一般还应采取以下措施对逻辑归档的电子文件加以控制：第一，采取备份措施。
第二，定期物理归档。
3.3.3电子文件归档的时间要求·电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。
·实时归档指数字设备中生成并处理完毕电子文件即时向数字档案室档案管理系统中归档。
·定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件处理完毕一段时间之后再向数字档案室系统中移交。
3.3.4电子文件归档具体要求·凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。
·归档电子文件必须对其真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见。
·归档电子文件必须按规定确定相应的密级和保管期限。
·电子文件归档时应同时归档其机读目录、相关软件及说明资料。
·己归档的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套。
·推荐采用的载体为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。
·存储电子文件的载体或装具上应贴有标签。
·归档电子文件应填写《归档电子文件登记表》。
·电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
3.4不归档电子文件的处置·不属于归档范围的电子文件仍然要进行一定规范的处置，这包括收集、整理、鉴别、保管、使用和销毁等。
·电子文件与传统文件既有相似的地方，也存在着很大的区别，因此在不归档电子文件的处置上既可以参照传统文件的处置方法，也有有别于传统文件的特殊手段。
3.4.1参照传统文件的管理方法·建立健全相应的制度，规范和约束不归档电子文件的处置。
·不归档电子文件处置的具体内容包括：接收、编号、编目、建库、登记、鉴别、使用管理、销毁管理。
3.4.2电子文件的特殊处置方法·首先，需要在电子文件管理系统中应用相应的不归档电子文件处置功能模块，实行规范管理和使用，保证不归档电子文件的安全和完整，避免流失和湮灭。