实施无纸化办公后,如何保证电子文件的真实性_完整性_有效性
论电子文件归档后的“四性”保证措施
论电子文件归档后的“四性”保证措施作者：王玉蓉来源：《卷宗》2020年第08期摘要：真实性、完整性、可用性和安全性是电子文件归档重要的“四性”，对于发挥电子档案的各种价值具有重要意义。
但是在电子文件归档过程中，容易发生数据截获或篡改等问题，“四性”无法得到保障，这就说明电子文件归档后的“四性”保证措施显得更加重要。
关键词：电子文件;电子档案;“四性”;电子签章1 “四性”的重要性1.1 “四性”的概念电子档案的“四性”是指真实性、完整性、可用性和安全性，根据《文书类电子档案检测一般要求（征求意见稿）》中的定义，真实性指电子档案的内容必须要是真实的与原始材料没有任何的不同;完整性指电子档案的内容和信息没有遭受改动与丢弃的性质;可用性指电子档案可以被使用、被检索;安全性指电子档案的管理过程没有遭到人为的改动或者非法侵入的性质。
真实性不仅能详细的反映各个社会活动的原始性，而且也关联了档案的行政有效性。
完整性保障了档案的凭证价值;可用性是电子档案存在和具有保存价值的基础，如果电子档案不能方便工作人员随时使用，就失去了它的保持价值;安全性是真实性、完整性和可用性的基础，是维护电子档案凭证价值、法律效力的保障。
1.2 保障“四性”是电子文件归档管理的目标电子文件归档的工作过程有电子文件的搜集、管理、鉴定、转交等，需要严格按照电子档案的保管要求整理、分类，在电子文件归档化的过程中，安全性是最重要的。
电子文件归档工作流程中有一个重要的活动现象，电子文件被交到专门负责档案的工作人员手中，初始的时候电子文件由制作文件的人去负责它的“四性”，交到档案馆后被接受了，就由档案馆负责了。
在这个活动现象中，我们首先要保证网络信息系统的硬件环境，保证电子文件的质量。
其次，在电子文件归档工作中，在电子文件的整理、转移、归档过程中，我们还要去保证它的“四性”，这是电子文件归档管理的目标。
2 电子文件与电子档案的区别2.1 管理主体的不同电子文件的管理主体可能是一些普通公司也可能是一些机关单位，在处理公务的情况下，在互联网的推动下，通过电子设备形成、办理、传输和存储的不同形式的信息记录。
谈电子文件真实性_安全性保障问题
黑龙江档案电子文件这一概念的出现已经十余年了。
通俗地说，电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。
它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。
它不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用，并可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。
电子文件的内容与形式是相对独立的，电子文件的内容易于修改变化，改动后不留任何痕迹。
在电子文件的制作过程中也很难区分原件与复制件的不同，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，而且电子文件没有特定的字迹，无法从字迹上分辨其原始性。
从而使人们感到要想把握电子文件内容原貌极其困难。
此外，在现代信息技术科技高速发展的今天，我们往往借助网络进行电子文件的传输，很有可能被非法截获或更改，使信息受到不同程度的损失。
那么，应如何应对电子文件管理实践中遇到的诸多问题？笔者认为，需从以下几方面入手，把电子文件真正地管理好和使用好。
一、加强管理，确保电子文件的真实性1．加强对制度的管理。
电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。
哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能造成对电子文件的原始性、真实性的危害。
因此，及早地建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。
电子文件归档应对存储载体和载体转换有严格要求，并明确保护措施，方能在归档和电子档案管理过程中，不致因载体原因而对原始性、真实性、完整性造成危害。
2．加强对过程的管理。
电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、传输、转交等一系列工作都是繁琐的过程，每个过程都不得出现任何纰漏，因此，要明确每个岗位的职责范围，提出具体的管理措施。
例如，制作人员应对其制作的电子文件的真实性负有全部的责任。
为保证电子文件在制作阶段不出现失真现象，一定要明确职责范围，加强对电子文件形成过程的管理，从而保证其真实性和安全性。
无纸化办公的效率与安全策略
无纸化办公的效率与安全策略随着科技的发展，无纸化办公逐渐成为一种趋势。
相比传统的纸质文件处理方式，无纸化办公不仅提高了工作效率，还能够提升数据安全性。
本文将探讨无纸化办公的效率和安全策略，并提供一些实施的建议。
一、无纸化办公的效率提升无纸化办公通过数字化和自动化的手段，使得文件的创建、存储和共享变得更加便捷和高效。
1. 数字化文件管理：通过电子文件管理系统，可以将所有文件和文档以数字形式储存和管理。
无纸化办公不再依赖于纸质文件的繁琐查找和整理，而是通过关键词搜索和指定目录进行快速定位和访问。
这大大提高了工作效率，节省了时间和人力成本。
2. 协同办公平台：无纸化办公还提供了实时协同办公的平台，使得团队成员可以随时随地共享和编辑文件。
通过远程访问和在线协作工具，可以实现多人实时编辑和批注，极大地提高了团队工作的效率和协作性。
3. 流程自动化：无纸化办公还可以借助工作流程管理系统，实现文件审批、合同签署等流程的自动化。
通过设定流程模板和规则，可以自动转发、提醒和记录每个环节的处理情况。
这不仅提高了审批效率，还减少了人为错误和延误。
二、无纸化办公的安全策略1. 数据备份和恢复：在无纸化办公中，数据的安全性至关重要。
应建立定期备份和灾难恢复的机制，确保数据的安全性和可靠性。
备份数据应存放在离线设备或云存储中，并定期检查备份的完整性和可用性。
2. 访问权限控制：建立合理的访问权限机制，对不同层级的员工进行权限分级，并明确规定文件的访问、编辑和删除权限。
同时，需要建立严格的账号管理制度，包括密码策略、多因素认证等，以控制非法访问和数据泄露的风险。
3. 数据加密和传输安全：对重要数据进行加密处理，确保数据在传输过程中的安全性。
同时，应使用可信赖的加密手段，如SSL证书等。
4. 安全意识培训：提升员工的安全意识和保密意识，定期进行安全培训，教育员工正确使用无纸化办公系统，并加强对信息安全风险和防范措施的宣传。
5. 定期演练和检测：定期进行安全演练和渗透测试，评估无纸化办公系统的安全性和防护能力，并及时修复和升级系统漏洞。
无纸化工作实施方案
无纸化工作实施方案随着信息技术的不断发展，无纸化办公已经成为现代企业管理的趋势。
无纸化办公可以提高工作效率，降低成本，减少资源浪费，对环境也有积极的影响。
因此，制定一套科学合理的无纸化工作实施方案对于企业来说至关重要。
首先，企业应当建立完善的电子文档管理系统。
电子文档管理系统应包括文档的创建、存储、共享、传输、安全等功能，确保文档的完整性、可靠性和安全性。
同时，应该明确文档的分类、命名规范，建立文档的版本控制机制，以便于员工能够快速、准确地找到需要的文档，避免文档重复创建和版本混乱的问题。
其次，企业需要推广电子签名技术，实现合同、文件的电子化签署和认证。
通过电子签名技术，可以避免纸质文件的传递和存储，提高合同签署的效率，降低纸质文件管理的成本，同时也更加安全可靠。
另外，企业应当推动会议、报告、文件的电子化处理。
通过使用电子邮件、在线会议工具等，可以实现文件的电子化传输和共享，减少纸质文件的使用。
对于会议和报告，也可以通过电子化的方式进行准备和展示，避免大量的打印和复印，降低资源浪费。
此外，企业还应当加强员工的无纸化办公意识培训。
通过开展培训课程，向员工普及无纸化办公的重要性、方法和技巧，提高员工使用电子文档、电子签名、电子化处理工具的能力，推动无纸化办公的深入实施。
最后，企业应当建立无纸化办公的监督和考核机制。
通过建立相关的指标和考核体系，对无纸化办公的实施情况进行监督和评估，及时发现问题并加以解决，确保无纸化工作实施方案的有效落实。
总之，无纸化办公是企业提高管理效率、降低成本、推动可持续发展的重要举措。
通过建立完善的电子文档管理系统、推广电子签名技术、电子化处理文件、加强员工意识培训和建立监督考核机制，可以帮助企业顺利实施无纸化工作，取得显著的经济和环境效益。
希望各企业能够重视无纸化办公，积极推动无纸化工作实施方案的落实，共同建设绿色、低碳的办公环境。
工作计划推动电子文档管理实现无纸化办公
工作计划推动电子文档管理实现无纸化办公随着科技的不断发展，电子文档管理在现代办公中起到了越来越重要的作用。
然而，很多公司仍然依赖于传统的纸质文档，这既浪费资源，也降低了效率。
为了推动电子文档管理实现无纸化办公，下面将提出一份工作计划，以实现这一目标。
第一步：制定电子文档管理政策首先，公司需要制定一份电子文档管理政策，明确规定所有文档必须以电子形式保存，并设定统一的格式和命名规范。
这样可以确保所有文档都能方便地进行管理和查找，避免了纸质文档丢失或遗漏的问题。
第二步：采购适当的电子文档管理软件为了实现无纸化办公，公司需要采购适当的电子文档管理软件。
这样的软件应具备以下功能：文档扫描和识别、文档分类和索引、文档版本控制、文档共享和协作等。
在选择软件时，需要考虑到公司的具体需求，并进行综合评估，确保所选软件能够满足公司的管理需求。
第三步：制定电子文档管理流程公司需要制定一套完整的电子文档管理流程，明确文档的创建、编辑、审批、分发和存储等各个环节的具体流程和责任人。
这样能够确保所有人员都按照规定的流程来处理电子文档，提高管理效率并减少错误和纠纷的发生。
第四步：进行员工培训和意识提升为了推广无纸化办公，公司需要组织相关的培训，使员工熟悉电子文档管理软件的使用方法和注意事项。
此外，还可以举办座谈会、分享会等活动，倡导员工减少纸质文档的使用，并鼓励他们主动采取措施来减少印刷和复印的需求。
通过培训和意识提升，可以帮助员工逐渐改变传统的办公习惯，更习惯于使用电子文档进行办公。
第五步：定期评估和优化电子文档管理系统实施无纸化办公是一个持续改进的过程，因此公司需要定期对电子文档管理系统进行评估和优化。
可以通过收集用户反馈、定期检查系统运行情况以及与供应商保持密切合作等方式，及时发现问题并进行改进。
这可以确保系统的稳定性和可靠性，并不断提升工作效率。
通过以上的工作计划，公司可以逐步实现无纸化办公，提高工作效率，降低成本，并对环境起到积极的保护作用。
实施无纸化办公后,如何保证电子文件的真实性_完整性_有效性
电子文件的归档管理目前实行“双套制”。
即具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。
归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。
应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
所谓背景信息和元数据分别指：背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上、下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
元数据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
电子文件归档还应注意收集以下有关文件：( l ）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需要的操作系统。
( 2 ）数据文件，指各种数据材料。
由于数据在不断变化、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件归档。
( 3 ）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等；以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务书、操作手册等。
逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
物理归档，指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利用，因此，档案部门要采取措施，保证电子文件归档的质量要求，大致有如下流程：( l ）齐全完整；( 2 ）真实有效；( 3 ）整理、编辑、划分保管期限，整理工作由文件形成部门具体负责，整理方案由档案部门统一决定；( 4 ）统一规定载体形式、质量要求─档案部门应对电子文件的载体质量、规格、格式等作出统一规定，各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移交，档案部门检查后归档保存；( 5 ）防病毒─推荐应用光盘归档。
学校无纸化办公实施方案
学校无纸化办公实施方案随着信息化时代的到来，学校无纸化办公已经成为一种趋势。
无纸化办公不仅可以提高工作效率，减少资源浪费，还可以更好地保护环境。
因此，我们学校决定全面推行无纸化办公，为此，特制定以下实施方案：一、建立电子文件管理系统。
首先，学校将建立完善的电子文件管理系统，对各类文件进行电子化存储和管理。
通过建立统一的文件命名规范和分类体系，确保文件的检索和管理更加方便高效。
同时，制定相关的文件保密和权限管理制度，保障文件的安全性。
二、推行电子公文办理。
学校将逐步取消纸质公文的传递和签批，改为电子公文的办理和审批。
通过建立电子公文系统，实现公文的在线填写、审批和传递，减少了纸质公文的打印和传递环节，提高了公文办理的效率和准确性。
三、推广电子会议。
为了减少会议纸质文件的使用，学校将推广电子会议系统，实现会议文件的电子化阅览和讨论。
通过电子会议系统，可以在线发布会议议程和文件，实现与会人员的电子签到和在线讨论，从而减少了纸质文件的使用和印刷。
四、加强电子邮件使用。
学校将鼓励师生员工加强电子邮件的使用，减少纸质信函的发送。
通过电子邮件的使用，可以实现信息的快速传递和沟通，避免了大量的纸质信件的印刷和邮寄，节约了资源和成本。
五、推动电子教学资源。
学校将积极推动教学资源的电子化建设，包括教学课件、教材资料、学生作业等。
通过建立电子教学平台，实现教学资源的在线发布和共享，提高了教学资源的利用率，减少了纸质教学资料的使用。
六、加强宣传和培训。
为了顺利推行无纸化办公，学校将加强对师生员工的宣传和培训工作。
通过举办无纸化办公政策解读会、电子文件管理培训等活动，提高师生员工的无纸化办公意识和技能，确保无纸化办公政策的顺利实施。
七、建立监督和评估机制。
学校将建立无纸化办公的监督和评估机制，定期对无纸化办公政策的实施情况进行评估和总结。
通过建立考核指标和评估标准，对各部门和个人的无纸化办公工作进行考核，督促各部门和个人落实无纸化办公政策。
维护电子文件真实性与完整性的措施
如。 可使 用 电子 文 件 系统 ． 也可 以从 逻辑 上或 物 理 上 （ 在 档 案工 作
维护 ， 也 可 以 将 二 者结 合 起 来 。 进 行 电子 文 件 的维 护 在 计 算 机
联 系更 紧 密 由于 公 务 过 程 是 比机 构 传 统 工 作 程序 与 文 件起 源 者 或 文 件 管 理 者 控 制 之 下 的 单 独 的 、 分离 的计 算 机 ） 去 进 行 这 种 步 加 强 文 件 的 可靠 性 方法 的应 用 上 ．可 使 用 严 格 的计 算 机 审 核 途 径 去 证 明和 发 现 变 更、 破坏 行 为 或 授 权行 为 。 可 使用 ＷＯ Ｒ Ｍ（ 写 一 次 读 多次 ） 技术 来 分离 双 存 储 法 管理 ． 可用 来 预 防 由 于 自然 因 素 或 恶意 损 坏 带来 的
李洛丽
（ 洛 阳 市第 一人 民 医院 ， 河南 洛 阳 ４ ７ １ ０ ０ ０ ）
［ 摘 要】 要 使 电子 文 件 具有 真 实性 与 完 整性 ， 就应 通过 一 系列措 施 使 形 成 该 电子 记 录的 电子信 息 系统 具备 文件 保 存 功 能 。 本 文 主要 探 讨 维 护 电 子 文件 真 实性 与 完整 性 的 有 效措 施 。
【 关键词 ］电子 文 件 ；电子 记 录 ；维 护
ｄ ｏ ｉ ： １ ０ ． ３ ９ ６ ９ ／ ｊ ． ｉ ｓ ｓ ｎ ． １ ６ ７ ３—０ １ ９ ４ ． ２ ０ １ ３ ． １ ５ ． ０ ６ ２ ［ 中图分类号］Ｔ Ｐ ３ ０ ９ ［ 文献标识码］Ａ ［ 文章编号］１ ６ ７ ３ — ０ １ ９ ４ （ ２ ０ １ ３ ） １ ５ — ０ ０ ９ ４ － ０ ２
［ 收稿 日期 】 ２ ０ １ ３ — ０ ６ — ０ ４
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电子文件的归档管理目前实行“双套制”。
即具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。
归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。
应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
所谓背景信息和元数据分别指：背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上、下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
元数据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
电子文件归档还应注意收集以下有关文件：
( l ）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需要的操作系统。
( 2 ）数据文件，指各种数据材料。
由于数据在不断变化、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件归档。
( 3 ）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等；以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务书、
操作手册等。
逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
物理归档，指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利用，因此，档案部门要采取措施，保证电子文件归档的质量要求，大致有如下流程：( l ）齐全完整；( 2 ）真实有效；( 3 ）整理、编辑、划分保管期限，整理工作由文件形成部门具体负责，整理方案由档案部门统一决定；( 4 ）统一规定载体形式、质量要求─档案部门应对电子文件的载体质量、规格、格式等作出统一规定，各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移交，档案部门检查后归档保存；( 5 ）防病毒─推荐应用光盘归档。
但无论是光盘还是软盘，都必须是不可引导的非系统盘，以防带人病毒；( 6 ）编制说明─文件形成部门应对归档的电子文件编制归档说明，简要说明磁带、软盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软硬环境、版本号、文件的完整性和准确性等。
归档电子文件的保管
( l ）载体的物理保护
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17 ℃一20 ℃；相对湿度选定范围：35 ％一45 ％。
( 2 ）信息的安全维护
采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。
制作备份是指为电子文件制作一份或几份拷贝，将拷贝保留在一个安全的地方，以防原件因载体损坏或设备故障等原因而丢失信息。
镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所采取的安全备份措施。
它实际上是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统，两个系统同进执行完全相同的工作，若其中一个系统出现故障，另一系统仍可继续工和，以防止文件信息的丢失。
加密技术，如采取网络设备认证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方阖等防范措施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保密要求。
杀毒主要用杀毒软件，这是一项技术性的工作，应组织专业人员建立起完善有效的防治体系。
安装补丁程序，作以弥补程序缺陷。
程序缺陷可能引起
信息泄密或破坏。
发现程序缺陷后，及时安装各种安全补丁程序，以免被非法者利用。
系统程序的安全漏洞，因发现后传播极快，更应及时修正，否则后果难料。
归档电子文件的利用
利用时应使用拷贝件。
归档电子文件的封存载体不应外借。
未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。
利用时应遵守保密规定。
对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
提供利用的方法包括提供物质载体拷贝，网络传输和计算机直接提供利用等方式
如何保证电子文件的真实性、完整性和有效性？
（1）应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范；
（2）应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性；
（3）应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据；
（4）应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施；
（5）电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。