公关接待事务管理制度

公关事务管理制度第1章总则第1条目的为加强对公司形象的建设与管理，保持与社会、员工的沟通和理解，规范公司的公关活动和行为，特制定本办法。

第2条管理职责公司公关事务由行政部统一管理，公司高层领导负责整体协调公关工作。

第3条公关原则1．公司对外口径保持一致，不能各自表述。

2．动员公司全员参与公关。

3．根据公关目标、任务和对象，精心设计、策划公关方案，可以起到事半功倍的效果。

4．切忌弄虚作假、夸夸其谈。

第4条行政公关人员的素质要求公关人员应具备广泛的学科知识（如公关理论知识、公关实务知识等与公关相关的学科知识）、较合理的能力结构（如组织管理能力、语言表达能力和应变能力等）、良好的心理素质等。

第2章公关管理内容第5条公关目标1．树立公司良好的信誉和形象。

2．改善、适应公司的运作环境。

3．联络公众和传递内外信息。

4．辅助决策和协调人际关系。

5．提高公司的社会效益和经济效益。

第6条公关对象1．业务关系单位，包括顾客、供应商和竞争对手等。

2．公司内部对象，包括员工、股东等。

3．公司外部对象，包括新闻媒体、政府机关和社会公众等。

第7条公关方式维护公共关系所采取的主要方式如下表所示。

公关方式第3章 企业形象管理第8条 公司视觉识别系统是规范企业对内、对外形象管理的重要手段。

第4章 重大公共关系活动管理第9条 凡重大公关活动，由公司领导亲自组织和领导。

必要时可聘请、委托专业公关咨询公司或企划人员策划公关方案。

第10条 分公司举办的重大公关活动，其涉及有关公司重要公关活动的文字、照片和音像资料，必须自活动结束之日起 日内上报行政部。

参观管理规定第1条 目的为规范公司来宾参观接待程序，特制定本制度。

第2条参观种类参观种类可以分为如下图所示的两大类别。

参观种类第3条 参观规定1．凡欲参观公司者，需事先与公司行政部取得联系，并填写“参观申请表”。

2．行政部对“参观申请表”进行审核，经批准后由行政部或承办部门安排专人负责参观接待工作。

3．贵宾参观及团体参观：由公司行政部核准并于参观前日将“参观通知单”送交各部门，作为办理接待的凭证，如事出紧急可先以电话通知后补“通知单”。

4．普通参观：由各部门经理核准，并于参观前日将“参观通知单”送交各部门，作为接待的凭证。

5．临时参观：由各部门（副）经理核定，并于参观前小时以电话通知各部门安排好接待事宜，6．对未经核准的参观请求，一律谢绝。

第4条附则本规定由行政部负责解释。

公务接待制度接待工作主要是指接待上级部门、单位团队或个人来访（一般不包括外事接待）。

做好接待工作，是加强公司对外交流的重要途径，是展示公司建设成果的重要窗口。

接待工作必须遵循以下规范：(一)接待工作原则1、周到热情。

对上级部门、兄弟单位的人员来访，属于接待工作范围的，都要周到安排，热情接待。

2、对口对等。

根据来访目的和要求，一般安排公司相应的部门和人员参与接待。

3、分工协作。

根据办公室工作分工，各司其职。

根据需要协调有关部门落实接待工作。

4、合理节俭。

合理安排接待日程，合理使用接待经费。

必要的不能省略，能节约的不要铺张。

(二)接待工作安排1、来访信息记录并报告。

接到来访的来函、来电，应做好记录，及时报送行政主管领导。

2、确定接待部门。

属于其它部门接待范围的，及时转相应部门处理，并将有关信息通知来访者。

属于办公室接待范围的，及时报送行政主管。

对与公司无多大联系又没有实质内容的来访，应婉言谢绝。

3、制定接待方案。

作好来访单位有关信息及公司相关资料的搜集备用工作，制订接待方案报行政主管审定。

需要安排公司领导接待的，应将接待方案报有关公司领导审定。

接待方案确定后，应该及时反馈来访单位。

4、落实接待工作。

根据接待方案，协调相关职能部门，确定参与接待人员，落实好接待的各个环节（包括迎送、住宿、就餐、用车、票务、会场、参观、安全保卫、宣传报道等）。

必要时要准备赠送纪念品。

5、做好接待工作的档案保存，至少每一季度汇总一次接待工作信息。

(三)具体接待环节1、迎送。

上级部门来宾一般安排接、送站。

兄弟单位除总经理以上来宾外，若无特殊要求，一般不安排接送、站。

2、住宿。

主动询问并根据来宾要求安排，一般安排在公司附近。

3、就餐。

招待来宾一般按照标准安排工作餐。

需要宴请的，应坚持“特色、精致、简省、热情”的原则，一般安排在公司附近，并严格控制陪餐人数。

4、会见。

根据对口对等原则，安排相应公司领导和部门负责人参加会见、座谈。

提前做好会议室布置与服务安排。

必要时，安排做好会议记录。

5、参观。

根据工作需要和来宾要求安排相应的参观，安排好参观行程，通知相关人员做好接待和情况介绍工作。

6、用车。

除安排接、送来宾用车外，根据接待需要提供在长沙期间的工作用车。

7、票务。

根据来宾要求，协助来宾办理订购（退）票。

8、宣传。

行政参与接待的人员要主动介绍宣传公司，树立公司改革与发展的形象，重大交流活动，接待结束后，应撰写信息稿。

重要接待活动，应通知宣传部门做好新闻宣传工作。

(四)接待准备工作细则第1条接待管理部门应根据来访单位（团体、个人）的要求，分情况及时处理。

1．有关单位检查指导工作时，要按照事先安排的接待计划，做好接待前的相关准备工作，确保接待工作的有序进行。

2．单位（团体）联系考察参观、学习时，接待人员要问清时间、内容，带队领导的姓名、职务，来客总人数，是否用餐等情况，报告公司领导并按领导指示意见妥善安排。

不能安排的，要向客人解释清楚。

3．有关单位要求公司解决某些业务方面的问题时，经公司领导同意后，介绍到相关部门接待。

4．凡要求会见公司领导的客人，要首先问清客人姓名、工作单位和来访意图等情况，向公司领导请示后再安排。

5．如果来访客人商洽的事项比较简单，所涉及的问题都在行政部职权范围内，可由行政部直接处理。

第2条相关部门按照领导要求，做好接待工作中所需的公司相关文件资料、产品等准备工作。

第3条公司行政部要做好接待地点的卫生工作，并准备茶具、饮用水等所需物品。

第4条接待人员要提前安排好客人住宿、用餐等事宜。

第5条接待人员在接待过程中要严格遵守公司的礼仪规范。

第6条接待人员凡遇到超出自己职权范围的问题，应主动向领导请示，不能擅自做主。

(五)接待费用管理第1条接待标准1．住宿标准安排住宿人员时，原则上在公司所属宾馆或招待所订房，特殊情况可在其他宾馆订房。

2．用餐标准（1）用餐标准为：宴请公司负责人以上领导（含随行人员，下同），每人每餐元；宴请公司部门领导、业务合作公司领导每人每餐元；宴请业务合作公司部门领导、公司管理人员每人每餐元；宴请普通工作人员每人每餐元，工作餐统一按每人每天元（早餐元，中、晚餐元）的标准。

宴请公司领导以上人员时，酒水费用可另计，其他宴请标准含酒水消费。

（2）由公司高层领导出面宴请的费用标准不受以上限制，原则上由行政部统一办理。

（3）无论宴请哪一级领导，除公司领导外，其他陪餐人员不超过人,特殊情况除外。

第2条接待费用使用1．接待费的使用应遵循勤俭节约、效能优先的原则。

2．接待费的使用只限于招待来宾用餐、娱乐、购买礼物，不得挪作他用。

3．接待人员在招待任务完成之后须及时（天之内）凭“请款单”和接待费用的正式发票到财务部办理报销手续。

第3条接待费用审批1．接待费审批权限（1）使用接待费金额元（含）以下的由行政主管批准。

（2）～元（含）由总经理批准。

（3）～元（含）由董事长批准。

（4）元（含）以上由董事会批准。

2．接待人员原则上应事先填写“接待请款单”，报批准人批准后施行。

特殊情况必须向批准人提前口头声明，获准后方可施行，事后必须补办相应手续，否则财务部有权拒绝报销。

3．除总经理或董事长指定的专人外，其他人员一律不得在餐厅、宾馆、餐馆和商店签单，否则费用自理，公司不予报销。

第5章附则第4条本制度未尽事宜由行政部负责解释。

对外宣传制度第1章总则第1条目的为了规范公司的对外宣传工作，展示良好的公司形象，特制定本制度。

第2条适用范围本制度适用于公司对外宣传的管理。

第3条职责行政部是公司开展对外宣传工作的管理部门，其主要职责如下。

1．根据公司对外宣传的要求和计划，开展公司的对外宣传工作。

2．配合、协助各部门做好宣传工作。

3．监督、检查各部门对外宣传工作计划和制度的执行情况。

4．组织、总结和交流公司的宣传工作经验。

第2章企业形象标识及对外宣传管理第4条企业形象标识管理凡涉及企业形象标识的内容，如名称、工作证（牌）、名片、单证及其他印刷品在印制、使用和对外发布前，必须报行政部审核确定后方可使用。

第5条对外宣传管理1．对外宣传的素材（1）公司举办的各种活动。

（2）公司经营活动的业绩和成果，如决算和财务状况。

（3）公司确定的新的经营方针、经营计划及推出的新项目。

（4）公司人事组织制度的变动和高层经营者的变动情况。

（5）公司的社会公益活动，如募捐、社会公益活动。

2．广告宣传：严格按照公司要求，将广告宣传方案上报总经理或董事长批准后组织实施。

3．新闻宣传：严格执行新闻报道由行政部统一归口管理的制度。

凡通过社会新闻媒介宣传公司的各类新闻报道，以及以公司名义对外宣传稿件，均由行政部把关，上报行政主管审批后发稿。

4．公关宣传活动：公司组织的公关宣传活动由行政部统一管理，制定方案和计划，上报公司审核批准后，方可举办。

第3章公司发言人制度第1条公司设立发言人制度，由发言人代表公司对外发布信息。

第2条由董事长或总经理制定专人担任公司发言人。

第3条凡经公司同意发布的信息，均由公司发言人向外发布。

第4条发言人可通过新闻发布会、招待会和俱乐部活动等形式向外发布信息。

第5条涉及重大的信息发布时，均需由公司审核批准后，授权发言人发布。

第6条发言人可以公司名义、总经理代表名义或个人名义发布信息。

第7条应有关传媒机构的要求，发言人可单独向其发布信息。

第8条发言人发布信息应有记录、录音或录像，保存于公关部。

发布信息失误时，应及时纠正。

第9条发言人因个人失误导致公司受到损失，应追究其责任。

第4章其他第1条凡需通过电视台、广播电台、报刊等新闻媒介对外发布公告、通告、通知和专业性的新闻报道等对外宣传工作，均由行政部统一负责。

第2条如果未经请示自行以部门名义对外发布各种稿件，均由当事者承担全部责任。

问题严重者，公司可按照有关规定做出严肃处理。

第3条员工撰写的有关公司的稿件、信息，被区级以上报刊（含内部刊物）或电台、电视台采用的，均在奖励范畴内。

具体奖励办法另行规定。

附：公关事务管理表格一、商务接待安排表填表人：填写日期：年月日二、公司参观申请表三、公关接待审批表四、公关活动策划表。