【人力资源】声像档案整理基本要求资料
声像档案资料编辑要求
工程声像档案的编制（一）声像档案质量要求：1、声像档案包括照片、录像带、光盘等载体。
工程声像档案是竣工档案的重要组成部分。
归档内容有：工程开工前的原址、原貌、工程开工及竣工仪式、重要施工工艺和技术制作过程、体现关键部位进度和工作成果、隐蔽工程（如打桩、浇注、地基、桩基、地下管线管网等各个角度拍摄的照片）、施工中重要节点的施工情况、重大事件、建设过程、与工程有关的重要活动等照片和录像。
2、工程照片质量要求图像清晰，对同一拍摄对象能提供不同角度（阶段）的照片。
对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。
主题不鲜明可不归档、影像不清晰不要归档。
扫描形成的复制性数码照片一般采用TIFF格式彩色扫描，分辩率一般应在300dpi以上。
数码照片属性里的标题、主题、备注、作者栏目应填写上该照片的文字说明，文字说明要简短、完整、明了，其内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。
数码照片要刻录在档案专用光盘上存档。
3、工程录像档案必须图像清晰，解说正确。
光盘盒上应标有简要说明，内容包括工程名称、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
工程录像档案须刻录成不可擦写档案专用光盘。
4、施工单位负责拍摄本标段工程施工全过程的照片及录像。
整理好后须编写声像档案文件级目录。
（二）照片档案目录的编制：1、题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容。
人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
2、照片号：固定反映每张照片在工程项目分类与排列顺序的一组字符代码，由类目（工程项目代字+标段）、保管期限、件号（在一个目录下的流水号）等组成。
3、格式：类目（工程项目代字+标段）——保管期限——件号（在一个目录下的流水号）。
4、参见号：指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。
5、拍摄时间：用8位阿拉伯数字表示如2012年3月15日就写成20120315。
6、摄影者：一般填写单位、姓名。
7、文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物（全称）、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。
声像档案管理细则
声像档案管理细则一、声像档案资料的归档第一条归档范围：l、反映公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料。
2、各级领导人和著名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料。
3、公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料。
4、重点基建工程的开工、施工、竣工等过程中形成的声像材料。
5、科研部门及各专业系统在新技术研究、新产品开发以及引进、改造、应用、鉴定等活动中形成的声像资料。
6、其他单位形成的与公司有关的重要声像资料。
7、其他具有保存价值的声像资料。
第二条归档时间：1、声像档案资料应在形成后第二年第一季度末前归档。
第三条归档要求：1、归档的声像材料一般应为原版原件，材质要符合永久或长期保管的要求。
2、归档的照片档案应有底片和样片。
3、归档照片、底片的质量要求：底片要曝光准确，定影水洗彻底，无磨损、无划痕、无褶皱。
样片要图像清晰，反差良好，色彩饱和度好，定影水洗彻底，规格一般为 12.5×9cm。
4、归档照片必须附有文字说明，即注明拍摄时间、地点、内容及拍摄者。
5、归档录像带的质量要求：归档的录像带一般为3/4或1/2金属带等专业带。
新闻、会议、领导视察、重大事故及自然灾害等可交原版素材带。
教学、科研、工程、文体活动等各类专题片应在编制完成后归档。
归档的录像带应是符合质量的原版带，并附有录制时间、地点及文字说明。
未经编辑的素材带必须附有标题及详细的内容说明或解说词。
6、声像档案在移交时应履行归档手续，移交单位要填写移交目录一式两份，双方应认真清点，盖章签字后各存一份，装订成册，放入全宗卷以备查考。
二、声像档案的整理与立卷第四条声像档案的整理与立卷应遵循其自然形成规律，保持声像材料之间的有机联系，便于保管和利用。
第五条不同载体的声像档案应分别整理、组卷和编号，分别以卷、册、盒、盘组成保管单位。
第六条声像档案分类编号一般由种类、分类、属类三级类目代号组成，每一个保管单位的档案号一般应包括：种类代号、分类代号、属类代号和案卷流水号。
【档案员培训资料】声像、电子、实物档案的收集与整理课件
传统录音录像带的整理基本程序
录音录 像带整理 录音带 录像带
永久
30年
10年
传统录音 录像带
数码录 音录像
1995 1995 年 年
1996 1996 年 年
1995年
1996年
会议
视察检查
其他
会议
视察检查
其他
会议1
会议2
5
某领导 视察
一样，一般情况 下，直接分类、编号、排列。应当注意的是，录 音带、录像带应分开整理，不应混合排列与编号。
三是按电子文件类型分类。电子文件类型 包括：
文本文件以XML、RTF、TXT等为通用格式。 图像文件以JPEG、TIFF等为通用格式。 视频和多媒体文件以MPEG、AVI为通用格式。 音频文件以WAV、MP3为通用格式。
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电子档案整理前进行真实性、完整性 和有效性进行检验。入册前在光盘上 用油性笔编上全宗号-分类号-保管期 限-盘号，标明电子文件格式和运行环 境，也可以贴标签。 如：51-Dg1-1，表示51号全宗电子档 案永久保管第1盘
1、分类
在一般单位，录音带、录像带较少，此时可 将录音带、录像带分开后，按其收到的先后次序 编号、编目、排列即可。
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在广播电台、电视台、高等院校等录音录像 较多的单位，应先将录音录像带分开后，再采用 问题分类法将其分为若干类。其分类方案一般可 根据本单位录音录像的数量及其内容自编。一般 教育部门应采用学科分类方法，如基础学科、应 用学科、综合性学科等；广播电台的录音带可按 其节目分类，电视台的录像带可按其内容分新闻、 专题、故事片等；艺术团体的录音、录像带可按 艺术种类分类。
最后编制目录。
声像档案整理基本要求
声像档案整理基本要求照片档案的整理一、照片分类：照片(正片)档案按问题分类。
问题类号问题内容1．单位建设面貌（建设面貌类）2．历届党政领导班子成员、劳模等（人物类）3．重要会议（会议类）4．生产技术和职能活动（业务工作类）5．视察参观交流（参观视察类）指主管上级、中央、省、市领导到本单位的活动6．荣誉证书拍成的照片（荣誉类）包括各种奖旗、奖牌、奖状、奖杯、证书（如营业执照、资格证书）等实物拍成的照片。
7．文娱体育活动（文体类）8．（重大活动）二、正片的整理及其案卷编号：（一）、照片的整理要求：1．照片要组成案卷（保管单位）。
2．案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。
3．档号规范、准确、清晰，不得出现重编、漏编及空号现象。
4．说明格式正确，项目齐全，准确揭示照片内容，反映整理情况。
5．案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。
6．有完整的、符合标准格式的案卷目录。
（二）、组卷与编号1．组卷：按“问题——年度”方法组卷方法：首先将每一类照片按年度分开，依时间顺序将每一张照片编上档号装入照片册，填写目录。
2．编号：正片每一张要编有档案号，其模式：正片分类代号+案卷号+张号G1.2.3—1（1）第一张第一卷照片分类代号（重要会议类代号）每一张正片背面要贴上档案号张号：是指同一个卷内照片的流水编号，同一案卷内张号不能重复。
即：（1）-（N）案卷号：是同一分类案卷的流水编号（三）、卷内正片的排列1．同一个卷内正片是同一年度形成的同一类问题的照片，只需要按其形成时间先后排列；2．同一个卷内正片是若干年度形成的同一类问题的照片，应该先按年度顺序分开，再按照片具体形成时间先后排列。
（四）、编写文字说明1、总说明：每一组照片（即同一时间拍摄的同一事物的照片），都要编写总说明。
总说明应将本组照片反映的时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等形成一个简介，还要写明本组照片的张数和起止张号。
要求书写统一规范，文字简洁、语言通顺、一般不超过200字。
声像档案管理制度
第一章总则第一条为了规范声像档案的管理工作，确保声像档案的完整、准确、安全，充分发挥声像档案在记录历史、服务社会、传承文化中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有声像档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。
第三条声像档案管理工作应当遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家档案法律法规和政策规定，规范声像档案管理工作。
（二）全面性原则：全面收集、整理、保管和利用声像档案，确保档案的完整性。
（三）准确性原则：保证声像档案内容的真实性、准确性和完整性。
（四）安全性原则：采取有效措施，确保声像档案的安全。
（五）服务性原则：充分发挥声像档案的作用，为各项工作提供有力支持。
第二章声像档案的收集与整理第四条声像档案的收集应当遵循以下要求：（一）按照国家档案法律法规和政策规定，及时、全面地收集声像档案。
（二）明确声像档案的收集范围、内容和标准。
（三）建立健全声像档案收集制度，确保声像档案的收集工作有序进行。
第五条声像档案的整理应当遵循以下要求：（一）按照声像档案的类型、内容和时间顺序进行整理。
（二）对声像档案进行编号、分类、编目，建立目录索引。
（三）对声像档案进行数字化处理，确保声像档案的长期保存和利用。
第六条声像档案的归档应当遵循以下要求：（一）归档的声像档案应当完整、准确、安全。
（二）归档的声像档案应当按照档案管理要求进行分类、编号、编目。
（三）归档的声像档案应当及时、准确地移交到档案部门。
第三章声像档案的保管与利用第七条声像档案的保管应当遵循以下要求：（一）按照声像档案的保管要求，选择合适的保管设施和条件。
（二）建立健全声像档案的保管制度，确保声像档案的安全。
（三）定期对声像档案进行检查、维护，确保声像档案的完好。
第八条声像档案的利用应当遵循以下要求：（一）根据声像档案的性质、内容和保管要求，合理确定声像档案的利用范围。
关于对声像档案整理基本要求的通知
关于声像档案资料收集整理规范化要求的通知各驻地办、项目部、指挥部各部门：声像档案的收集、整理、归档和移交应符合《照片档案管理规范(GB/T11821—2002),《磁性载体档案管理与保护技术规范》(DA/T15—95) ，湖北省档案局关于印发《湖北省照片档案规范管理指导意见》的通知”等有关标准的要求。
大随项目声像档案是整个建设过程中，从原貌、施工、竣工验收等一系列活动中直接拍摄的照片、录像等形式有价值的历史记录。
做好每一项工程所拍照片，每一盘光盘，每一个镜头拍摄现场记录整理归档，是我们者义不容辞的责任，各参建单位要抓紧时间，责任到人，同步开展竣交工资料整理工作，按照总体计划推进工作，为项目的交、竣工验收创造条件和为后期查阅和利用提供方便，防止差错。
一、照片档案的整理要求：㈠照片档案的整理应遵循“三个有利于”(即利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,有利于提供利用)的原则。
采用数码照相机拍摄的照片归档，在硬盘、光盘等磁性介质上保存的同时，应从有归档价值的照片中选取有代表性的部分冲洗成银盐影像照片6英寸规格整理归档。
按要求进行收集、整理、归档，同时归档的照片应刻录成光盘保存，而且照片与光盘内容必须一致，光盘必须统一转换为JPEG、TIFF格式移交。
㈡照片分类及归档内容数码照片档案归档以册为单位保管，包括照片档案册内目录、照片、底片、照片档案说明和备考表。
档号由分类号、案卷号（册号）、保管期限、张数组成。
并按其形成年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。
每一个年度建立一个名称为日期的文件夹。
文件夹下存放数码照片文件，每张照片并附带详细说明。
大随项目照片按以下五类排列顺序（为简化整理工序，对这五类不用编档号，只要求按时间（重要程度）和排列顺序组卷装盒存档）。
①开工前原貌；②基础工程；③主体工程；④竣工后新貌；⑤其它方面。
①开工前原貌：原址、原貌及周边状况；重要建（构）筑物；拆迁情况。
②基础工程：基础异常情况技术处理、土壤岩样分析过程等情况；建筑物基础类型及施工，特殊施工的技术工艺现场；建筑物位移、沉降、变形及处理。
声像档案的整理
声像档案的整理第一条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第二条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第三条分类、编号1.照片档案按年代、问题分类。
同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。
底片在全宗内编流水号。
格式：全宗号-流水号。
2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。
同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3.编注与其他载体档案相联系的参照号。
格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第四条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第五条文字说明的编写1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2.编写文字说明的要求：(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。
录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。
一组声像资料联系密切的应加文字说明：(3)文字简洁、语言通顺；(4)时间用阿拉伯数字表示。
第六条编制格式1. 照片编制采用横写格式。
其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2. 录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。
按要求逐项填写。
第七条案卷要求1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2.卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第八条编目。
关于对声像档案整理基本要求的通知
关于声像档案资料收集整理规范化要求的通知各驻地办、项目部、指挥部各部门：声像档案的收集、整理、归档和移交应符合《照片档案管理规范(GB/T11821—2002),《磁性载体档案管理与保护技术规范》(DA/T15—95) ，湖北省档案局关于印发《湖北省照片档案规范管理指导意见》的通知”等有关标准的要求。
大随项目声像档案是整个建设过程中，从原貌、施工、竣工验收等一系列活动中直接拍摄的照片、录像等形式有价值的历史记录。
做好每一项工程所拍照片，每一盘光盘，每一个镜头拍摄现场记录整理归档，是我们者义不容辞的责任，各参建单位要抓紧时间，责任到人，同步开展竣交工资料整理工作，按照总体计划推进工作，为项目的交、竣工验收创造条件和为后期查阅和利用提供方便，防止差错。
一、照片档案的整理要求：㈠照片档案的整理应遵循“三个有利于”(即利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,有利于提供利用)的原则。
采用数码照相机拍摄的照片归档，在硬盘、光盘等磁性介质上保存的同时，应从有归档价值的照片中选取有代表性的部分冲洗成银盐影像照片6英寸规格整理归档。
按要求进行收集、整理、归档，同时归档的照片应刻录成光盘保存，而且照片与光盘内容必须一致，光盘必须统一转换为JPEG、TIFF格式移交。
㈡照片分类及归档内容数码照片档案归档以册为单位保管，包括照片档案册内目录、照片、底片、照片档案说明和备考表。
档号由分类号、案卷号（册号）、保管期限、张数组成。
并按其形成年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。
每一个年度建立一个名称为日期的文件夹。
文件夹下存放数码照片文件，每张照片并附带详细说明。
大随项目照片按以下五类排列顺序（为简化整理工序，对这五类不用编档号，只要求按时间（重要程度）和排列顺序组卷装盒存档）。
①开工前原貌；②基础工程；③主体工程；④竣工后新貌；⑤其它方面。
①开工前原貌：原址、原貌及周边状况；重要建（构）筑物；拆迁情况。
②基础工程：基础异常情况技术处理、土壤岩样分析过程等情况；建筑物基础类型及施工，特殊施工的技术工艺现场；建筑物位移、沉降、变形及处理。
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声像档案整理基本要求
照片档案的整理
一、照片分类：照片(正片)档案按问题分类。
问题类号问题内容
1．单位建设面貌（建设面貌类）
2．历届党政领导班子成员、劳模等（人物类）
3．重要会议（会议类）
4．生产技术和职能活动（业务工作类）
5．视察参观交流（参观视察类）
指主管上级、中央、省、市领导到本单位的活动
6．荣誉证书拍成的照片（荣誉类）
包括各种奖旗、奖牌、奖状、奖杯、证书（如营业执照、资格证书）等实物拍成的照片。
7．文娱体育活动（文体类）
8．（重大活动）
二、正片的整理及其案卷编号：
（一）、照片的整理要求：
1．照片要组成案卷（保管单位）。
2．案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。
3．档号规范、准确、清晰，不得出现重编、漏编及空号现象。
4．说明格式正确，项目齐全，准确揭示照片内容，反映整理情况。
5．案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。
6．有完整的、符合标准格式的案卷目录。
（二）、组卷与编号
1．组卷：按“问题——年度”方法组卷
方法：首先将每一类照片按年度分开，依时间顺序将每一张照片编上档号装入照片册，填写目录。
2．编号：正片每一张要编有档案号，其模式：
正片分类代号+案卷号+张号
G1.2.3—1（1）
第一张
第一卷
照片分类代号（重要会议类代号）
每一张正片背面要贴上档案号
张号：是指同一个卷内照片的流水编号，同一案卷内张号不能重复。
即：（1）-（N）
案卷号：是同一分类案卷的流水编号
（三）、卷内正片的排列
1．同一个卷内正片是同一年度形成的同一类问题的照片，只需要按其形成时间先后排列；
2．同一个卷内正片是若干年度形成的同一类问题的照片，应该先按年度顺序分开，再按照片具体形成时间先后排列。
（四）、编写文字说明
1、总说明：
每一组照片（即同一时间拍摄的同一事物的照片），都要编写总说明。
总说
明应将本组照片反映的时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等形成一个简介，还要写明本组照片的张数和起止张号。
要求书写统一规范，文字简洁、语言通顺、一般不超过200字。
（1）事由：照片影像所反映事件，事物的情由；
（2）时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；
（3）地点：被摄物所在的具体地点；
（4）人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；
（5）背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；
（6）摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
总说明要打印后放入照片册内本组照片的前面，占一张照片位置。
每组照片由同一个摄影者制作的，可在总说明中注明。
“起止张号”是指每一组照片在本卷照片张号流水号中的“起张与止张号”。
2、分说明
由于总说明已对一组照片的主要内容作了揭示，分说明只需将单张照片各自的主题进行说明。
如果照片中人物众多时则要注明照片中主要人物的具体位
置。
如。
“左三”、“右起”等。
（见例图）：
“参见号”是指与本张照片有联系的其它档案的档号。
（五）、拟写案卷题名：
照片的案卷题名，指简明概括同一个案卷内全部照片的基本主题，主要标出卷内照片的形成年度和反映的问题。
如：由同一年度、同一问题照片组成的案卷，可拟写为：市档案局一九九×年各种会议照片
由几个年度、同一问题组成的案卷一定要标明起止年度。
如：市档案局一九××年至一九九×年各种会议照片
（六）、填写声像档案卷内目录：
照片以自然张逐张填写，每一组照片前应在目录上有一个通栏标题，通栏标题一般不超过50字。
（七）、照片档案册正面与背脊部分填写方法
背脊填写格式：
注意：由几
年度的照
组成
其“年度”项应
填写起止年度。
（八）、填写声像档
案案卷目录
对照片案卷进行系统排列和编号后，按照分类规定和案卷的排列顺序填写
案卷目录。
（九）、编制照片档案目录
“照片档案目录”是指由照片的“案卷目录”和“卷内目录”组成的一种照片档案
检索工具。
由于照片的目录数量不多，可以将所有照片目录装订在一起，并给
该目录编上目录号。
目录号由照片档案的类号和目录顺序号组成。
照片档案目录号的写法：
—1
第一本目录册序号
照片档案
（十）、大张照片的整理：
大张照片不能装入普通的照片档案册，应单独保存。
但在整理时，应按所属类别与其他照片一起分类、组卷、编目，每一张大照片仍在照片册中占一张照片位置，以便编号、填写说明、注明存放地点。
在填写卷内目录时，要在“备注”栏内注明“大张”，便于查找。
(十一)、底片的整理：
底片是照片档案的原件，是照片档案的重要资料，当底片损坏或遗失时，可根据照片进行翻拍。
底片放入照片簿或另设底片簿保存，把每一张底片用小袋装好，编上号，其编号方法是：
底片张号=类别代号（G1.1）+底片册顺序号+顺序张号，
按底片收集的先后用自然数编出,并且在照片的说明纸上标明其对应的编号。
底片案卷号=类别代号+底片册使用顺序号
录音、录像带的整理：*
1．归档要求:按规定磁性载体文件形成部门对已形成的磁性载体文件应同纸质文件一样及时整理，同一盘（带）中存放多份文件的应建立磁性载体文件目录清单。
磁性载体文件形成部门负责对需要归档的磁性载体文件进行整理、编辑，根据本单位情况，待项目结束后将磁性载体文件按照“要求”转换成标准格式，一式两份（A，B盘），及时向档案部门移交归档。
归档的磁性载体文件必须是可读文件。
必须在有关的设备上演示或检测，
运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。
移交部门要填写文件目录清单一式两份 移交清单格式： 2．整理与编号：归档的
录音或录像带必须将本卷的题名，目录号和案卷号形成标签贴在录音或录像带的背脊。
一盘为一卷，同类若干年编一个流水号。
录音录像带档号模式：分类代号十带盒顺序号如： G2—1
第一盒（卷） 录音带类
G3—1
第一盒（卷） 录像带类
录音、录像带背脊格式：
3．管理要求：
管理各级档案部门应建立磁性载体档案的借阅制度，严格执行借阅审批手续。
借阅和归还磁性载体档案时，按规定进行质量检查、验收。
录音、录像带在保管一段时间后，要进行复查。
对重要的磁带，应备有母带保存，另备复制带提供利用。
检查时发现已失去继续保存的价值，经分管领导批准，可以消磁。
（1）保持适当的温湿度。
库房温、湿度要求：温、湿度变化范围，应在温度15-27℃、相对湿度40～60%范围内选定一组值，一旦选定，在24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%。
最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%。
（2）远离磁场环境：保存已录入信息的磁带库房要避开强磁环境。
（3）采取防尘措施，保持清洁，避免人手触摸磁带的记录面。
（4）正确的卷绕和使用磁带：如果磁带长期不用，一般应6～12个月检查并以播放速度重绕一次，发现问题应及时转录复制。