纸质档案管理教材.pptx
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高教版中职《文书拟写与档案管理》课件纸质档案管理2
• 步骤六：排列上架 • 概述
• 卷盒排列是否科学合理的作用 • 卷盒排列的方法？
课堂练习
• 编制《卷盒目录》下列说法正确的有 （
）
• A.对不同门类、不同载体的卷盒分开编目
• B.对不同保管期限的卷盒分别编目
• C.一本卷盒目录内，卷盒数一般不超过1000个，如果 超过应按年度断号
• D.同一门类或载体、同一保管期限的卷盒不可混年度 编入一本《卷盒目录》内
课后练习
• 第一题第二题和第四题答案略
• 第三题答案：
• 小李的错误之处在于没有区分档案的载体和门类
• 1、整理上架第一步是卷盒分类，卷盒分类第一步要将整理 的不同载体的档案分门别类，再将当年所有归档的卷盒分门 别类，按照不同保管期限区分永久、定期（30年或者10 年），然后然后将相同保管期限的卷盒、按照机构或者问题 进行整合，相同机构（或者相近问题）卷盒集中在一起，小 李没有区分载不妥；
整 理
池 州 生
上
态
架
经
济
学
校
Hale Waihona Puke 张 礼 平前情回顾
1.
任务分析
工作步骤
：档案的载体除了纸质以外还有其他特殊形式，比如光盘等？另外档案的
门类除了文书以为还有其他的比如会计档案、人事档案等；因此首先必须区分不 同载体和门类
• 释义 • 如何排列
步骤四：编制卷盒目录
• 概述
• 组成部分 • 手工编制《卷盒目录》方法
• 2、通过分类将相同载体、具有相同保管期限、且机构（或 问题）相同或相近的卷盒相对集中存放。小李又没有区分载 体，此二不妥。
档案的管理培训课件PPT实用课件(共66页)
1、定义：个人档案是公民个人和私营企业事业单位 在私人事务活动中形成的和通过合法途径获得的档案。 2、具体包括： （1）、个人档案形成者广泛。国家领导人、科学家、 艺术家、普通老百姓、私营企事业单位 （2）、产生个人档案的活动性质必须是私务活动 （3）、个人档案不但包括个人在私务活动中直接产生 的档案，而且包括通过合法手段获得的档案
二、所有权的特征 所有权具有客体的特定性、内容的支配性、效力
的绝对性与排他性等物权的一般特点外，还具 有以下显著特点： 1、自权性：对自己的财产享有权利； 2、原始性：法律直接确认，不是其他财产权派生 的； 3、全面性：对财产的完全支配； 4、弹力性：他物权终止后可重新回复圆满状态； 5、恒久性：存在没有存续期间，不因时效而消灭。
2、档案所有权
二、档案所有权的特点 1、档案所有权的主体是档案所有人。 2、档案所有权的客体是档案。 3、国有档案属于法律上限制的流通物。 4、档案的特殊性，决定了档案所有权人在行使其所 有权时，必须严格遵守档案法规的相关规定，必须 收到法律的限制，不得滥用其权利。
3、档案所有权的种类及行使
1、国家档案所有权 2、集体档案所有权 3、个人档案所有权
1、所有权的一般原理
五、所有权的保护 主要通过诉讼程序进行。
请求确认所有权 请求恢复原状 请求返还原物 请求排除妨碍 请求赔偿损失 。。。。。。
2、档案所有权
一、档案所有权的涵义
档案所有权是指档案所有人依法对自己所拥有的档案 财产享有的占有、使用、收益和处分的权利。是一种 完全的自物权。 档案的占有是指对档案实体的保有，在档案管理实践 上主要指档案的保管权。占有并不等于所有，所有也 不一定表现为占有。 档案使用权在档案管理实践上主要指档案的利用权， 档案财产所有权的主体有权对自己所有的财产是否 使用、如何使用作出决定，如限制利用的档案，档案 馆可以不对公众开放。国有档案的使用权是由国家档 案所有权人转移给社会的。
二、所有权的特征 所有权具有客体的特定性、内容的支配性、效力
的绝对性与排他性等物权的一般特点外，还具 有以下显著特点： 1、自权性：对自己的财产享有权利； 2、原始性：法律直接确认，不是其他财产权派生 的； 3、全面性：对财产的完全支配； 4、弹力性：他物权终止后可重新回复圆满状态； 5、恒久性：存在没有存续期间，不因时效而消灭。
2、档案所有权
二、档案所有权的特点 1、档案所有权的主体是档案所有人。 2、档案所有权的客体是档案。 3、国有档案属于法律上限制的流通物。 4、档案的特殊性，决定了档案所有权人在行使其所 有权时，必须严格遵守档案法规的相关规定，必须 收到法律的限制，不得滥用其权利。
3、档案所有权的种类及行使
1、国家档案所有权 2、集体档案所有权 3、个人档案所有权
1、所有权的一般原理
五、所有权的保护 主要通过诉讼程序进行。
请求确认所有权 请求恢复原状 请求返还原物 请求排除妨碍 请求赔偿损失 。。。。。。
2、档案所有权
一、档案所有权的涵义
档案所有权是指档案所有人依法对自己所拥有的档案 财产享有的占有、使用、收益和处分的权利。是一种 完全的自物权。 档案的占有是指对档案实体的保有，在档案管理实践 上主要指档案的保管权。占有并不等于所有，所有也 不一定表现为占有。 档案使用权在档案管理实践上主要指档案的利用权， 档案财产所有权的主体有权对自己所有的财产是否 使用、如何使用作出决定，如限制利用的档案，档案 馆可以不对公众开放。国有档案的使用权是由国家档 案所有权人转移给社会的。
档案管理知识培训ppt课件
16.备注：用于填写归档文件需要说明的各种 情况，包括缺损、销毁等。
17.密级：为文件上所标示的密级，如无标示， 为内部。
精选课件
36
文书档案管理
八、归档文件装盒
盒内材料的排列顺序（自上至下）：
归档文件目录
归档文件
备考表
精选课件
37
1.装盒：按文件顺序进行装盒。为节省空间，不建议一个问题
（或类别）仅有几份文件也装为一盒；禁止跨年度装盒。
1.全宗号：各单位代号。
2.年度：指归档文件文件的形成年度（如 2002，2003），要求写全。
3.保管期限：归档文件保管期限，可以是其 代号或是年限。
4.件号：文件的流水号，为三位数，不足三 位，前用0补齐，如001、089。
精选课件
32
5.文件编号：文件编号即文件发文字号，填 写时应照实抄录，不能有任何省略或改动。
精选课件
9
四、文书档案管理
一、整理依据
《归档文件整理
规则》（DA/T22-
2000），2000年12月6
日国家档案局发布，
自2001年1月1日起施
行。
精选课件
10
文书档案管理
2.归档范围与不归档范围
按照国家档案局第8号 令《机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》 执行，该《规定》于2006年 12月18日公布，自公布之日 起施行。
精选课件
15
文书档案管理
（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材 料，不需办理的抄送文件材料；
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反 映，抄报或越级抄报的文件材料。
精选课件
16
文书档案管理
二、保管期限
17.密级：为文件上所标示的密级，如无标示， 为内部。
精选课件
36
文书档案管理
八、归档文件装盒
盒内材料的排列顺序（自上至下）：
归档文件目录
归档文件
备考表
精选课件
37
1.装盒：按文件顺序进行装盒。为节省空间，不建议一个问题
（或类别）仅有几份文件也装为一盒；禁止跨年度装盒。
1.全宗号：各单位代号。
2.年度：指归档文件文件的形成年度（如 2002，2003），要求写全。
3.保管期限：归档文件保管期限，可以是其 代号或是年限。
4.件号：文件的流水号，为三位数，不足三 位，前用0补齐，如001、089。
精选课件
32
5.文件编号：文件编号即文件发文字号，填 写时应照实抄录，不能有任何省略或改动。
精选课件
9
四、文书档案管理
一、整理依据
《归档文件整理
规则》（DA/T22-
2000），2000年12月6
日国家档案局发布，
自2001年1月1日起施
行。
精选课件
10
文书档案管理
2.归档范围与不归档范围
按照国家档案局第8号 令《机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》 执行，该《规定》于2006年 12月18日公布，自公布之日 起施行。
精选课件
15
文书档案管理
（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材 料，不需办理的抄送文件材料；
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反 映，抄报或越级抄报的文件材料。
精选课件
16
文书档案管理
二、保管期限
档案管理培训教材课件
档案管理培训与考核
培训目标与课程设置
培训目标
课程设置
包括档案管理基础知识、档案分类与 整理、档案数字化管理、档案利用与 服务等方面内容。
培训方式与时间安排
培训方式
时间安排
培训效果评估与考核办法
培训效果评估
考核办法
WATCHING
和利用。
数字化整理
对纸质档案进行数字化处理，建 立电子档案数据库，实现档案的
数字化管理和利用。
CHAPTER
档案存储与保管
档案存储设施要求
专用档案库房 档案柜架 温湿度调控设备
档案保管措施与制度
档案分类与编号
档案借阅与复制
定期检查与清点
档案安全与防灾管理
防火安全
01
防盗安全
02
防灾管理
03
CHAPTER
档案管理培训教材课 件
contents
目录
• 档案管理概述 • 档案管理制度与法规 • 档案收集与整理 • 档案存储与保管 • 档案利用与服务 • 电子档案管理与信息化 • 档案管理培训与考核
CHAPTER
档案管理概述
档案的定义与分类
档案定义 档案分类
档案管理的重要性
维护历史真实面貌
服务社会经济发展 保障公民合法权益
制定数据迁移和备份方案，确保 数据的安全性和可用性。
02
功能模块
包括档案分类、存储、检索、借 阅、归还、销毁等功能模块，满
足档案管理全流程需求。
04
培训与推广
对档案管理人员进行系统操作培 训，提高电子档案管理意识和技
能水平。
电子档案信息安全保障措施
访问控制 加密与解密 监控与审计 容灾与恢复
培训目标与课程设置
培训目标
课程设置
包括档案管理基础知识、档案分类与 整理、档案数字化管理、档案利用与 服务等方面内容。
培训方式与时间安排
培训方式
时间安排
培训效果评估与考核办法
培训效果评估
考核办法
WATCHING
和利用。
数字化整理
对纸质档案进行数字化处理，建 立电子档案数据库，实现档案的
数字化管理和利用。
CHAPTER
档案存储与保管
档案存储设施要求
专用档案库房 档案柜架 温湿度调控设备
档案保管措施与制度
档案分类与编号
档案借阅与复制
定期检查与清点
档案安全与防灾管理
防火安全
01
防盗安全
02
防灾管理
03
CHAPTER
档案管理培训教材课 件
contents
目录
• 档案管理概述 • 档案管理制度与法规 • 档案收集与整理 • 档案存储与保管 • 档案利用与服务 • 电子档案管理与信息化 • 档案管理培训与考核
CHAPTER
档案管理概述
档案的定义与分类
档案定义 档案分类
档案管理的重要性
维护历史真实面貌
服务社会经济发展 保障公民合法权益
制定数据迁移和备份方案，确保 数据的安全性和可用性。
02
功能模块
包括档案分类、存储、检索、借 阅、归还、销毁等功能模块，满
足档案管理全流程需求。
04
培训与推广
对档案管理人员进行系统操作培 训，提高电子档案管理意识和技
能水平。
电子档案信息安全保障措施
访问控制 加密与解密 监控与审计 容灾与恢复
档案管理培训课件完整版
档案管理培训课件完整版教学内容：教学目标：1. 理解档案管理的基本概念和重要性。
2. 掌握档案管理的原则和流程。
3. 学会使用常用的档案管理方法。
教学难点与重点：重点：档案管理的基本概念、原则、流程和方法。
难点：电子档案管理的具体操作和纸质档案的保存方法。
教具与学具准备：教具：投影仪、电脑、档案管理培训课件。
学具：笔记本、笔。
教学过程：1. 引入：通过一个真实的案例，介绍档案管理的重要性。
2. 讲解：详细讲解档案管理的基本概念、原则、流程和方法。
3. 演示：通过课件演示电子档案管理的具体操作和纸质档案的保存方法。
4. 练习：学生随堂练习，巩固所学内容。
5. 讨论：学生分组讨论，分享各自在实际工作中遇到的档案管理问题，并探讨解决方案。
板书设计：档案管理的基本概念档案管理的原则档案管理的流程档案管理的方法作业设计：1. 请简述档案管理的基本概念和重要性。
2. 请列出档案管理的原则，并解释每个原则的含义。
3. 请描述档案管理的流程，并举例说明每个环节的具体操作。
4. 请介绍你所在单位或学校的档案管理方法，并分析其优缺点。
课后反思及拓展延伸：本节课通过引入真实的案例，使学生深刻认识到档案管理的重要性。
在讲解过程中，通过详细介绍档案管理的基本概念、原则、流程和方法，使学生掌握了档案管理的基本知识。
在练习环节，学生通过随堂练习，巩固了所学内容。
在讨论环节，学生通过分组讨论，分享了自己在实际工作中遇到的档案管理问题，并探讨了解决方案。
整体来看，本节课达到了预期的教学目标。
拓展延伸：学生可以进一步探讨档案管理在企业和政府部门中的应用，以及档案管理在信息化时代的发展趋势。
同时，学生可以尝试运用所学知识，对实际工作中的档案管理问题进行分析和解决。
重点和难点解析：在上述教学内容中，有几个重点和难点需要我们特别关注。
档案管理的基本概念和重要性是学生理解档案管理的基础，而电子档案管理的具体操作和纸质档案的保存方法则是实践中的难点。
《档案管理》PPT课件全文
页数 式
注
2005- 5 06-02
题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随 意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容， 无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟， 附于原题之后，外加“[ ]”号
h
47
归档文件目录
全宗号 类别号 年度 A 2003
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
h
28
▪ 由各部门分别整理归档的单位
▪ 先将归档文件按部门或（商户）分 开，再将同一部门或（商户）的文 件按三个保管期限分开，同一保管 期限内按时间先后排列。
尽可能将关系密切的同一活动、 同一工作、同一会议形成的文件材 料排列在一起。
h
29
▪ 统计报表、简报、刊物、非诉 讼性案件材料、来文与复文、 去文与复文等成套性文件可集 中排列，该套文件内部按文件 形成的时间顺序进行排列。
h
8
A 企业管理性档案
一、档案具体业务工作内容：
收集、整理、鉴定、检索、保
管、统计、编研和提供利用八
个环节，前六个环节称为基础
工作，后两个环节称为编研利
用工作
h
9
二、件的含义
▪ 单份文件，每份文件为一件； ▪ 各种报表、名册、图册、书刊、
会议记录等，一册（本）为一件；
h
10
▪ 正本与定稿（最终的修改稿）为一件； ▪ 正件与附件为一件； ▪ 正文与文件处理单为一件；（例1） ▪ 原件与复制件为一件； ▪ 转发件与被转发件为一件；
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
名
关于×××的通知
日期 归档 文件格 备
页数 式
档案管理培训!课件
档案管理培训!课件教学内容：一、教材章节：档案管理培训课件二、详细内容：1. 档案管理的基本概念与重要性2. 档案的分类与编号方法3. 档案的收集、整理与归档流程4. 档案的保管与维护要点5. 档案的利用与查询技巧6. 电子档案的管理与安全防护教学目标：1. 让学生了解档案管理的基本概念和重要性，提高档案意识。
2. 培养学生掌握档案的分类、编号、收集、整理、归档等基本操作技能。
3. 帮助学生学会档案的保管、维护方法，提高档案利用效率。
教学难点与重点：难点：档案的分类与编号方法、电子档案的管理与安全防护。
重点：档案的收集、整理与归档流程，档案的保管与维护要点。
教具与学具准备：1. 教学课件：档案管理培训课件2. 学具：笔记本、笔教学过程：一、实践情景引入（5分钟）1. 讲述一个档案管理的重要事件，如档案丢失、档案损坏等，引发学生对档案管理的关注。
2. 提问：同学们知道档案管理的重要性吗？请大家谈谈自己的看法。
二、知识讲解（15分钟）1. 讲解档案管理的基本概念与重要性。
2. 讲解档案的分类与编号方法。
3. 讲解档案的收集、整理与归档流程。
4. 讲解档案的保管与维护要点。
5. 讲解电子档案的管理与安全防护。
三、例题讲解（10分钟）1. 举例说明档案的分类与编号方法。
2. 举例说明档案的收集、整理与归档流程。
3. 举例说明档案的保管与维护要点。
4. 举例说明电子档案的管理与安全防护。
四、随堂练习（10分钟）1. 根据所学内容，完成档案分类与编号的练习。
2. 根据所学内容，完成档案收集、整理与归档的练习。
3. 根据所学内容，完成档案保管与维护的练习。
4. 根据所学内容，完成电子档案管理与安全防护的练习。
五、课堂讨论（5分钟）1. 提问：同学们在实际生活中遇到过档案管理的问题吗？请大家分享一下自己的经验。
2. 讨论：如何提高档案管理的效率？六、课后作业布置（5分钟）2. 请同学们思考如何在日常生活中运用档案管理的方法，提高自己的生活品质。
纸质档案管理教材(PPT 74页)
三、文书档案整理方法
（二） 归档文件整理的方法
1、改革后的文件级整理方法——以“件”为单位整理。 ⑦装盒 区分不同保管年度，将归档文件按照档案室室编件号的顺序，依次装入档 案盒，再填写档案盒封面、盒脊和备考表。 ⑧入库排架 整理完毕的档案，按照本单位分类方案排列上架。
三、文书档案整理方法 （二） 归档文件整理的方法
二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作
2、归档文件材料的范围 凡是本单位工作活动中形成的、反映主要职能活动和历史真实面貌的文件 材料，均属于档案室的收集范围。此外，还应收集与本单位的档案有关的资 料和证据。
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
归档文件材料的范围 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。 ①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设 和历史研究具有利用价值的文件材料； ②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价 值的文件材料； ③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送 的重要文件材料； ④其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
任务一 办公文书档案管理 任务二 企业档案工作 任务三 任务四 会计档案管理
任务一 办公文书档案管 理
1、文书档案管理程序
（1）收集 （2）整理 （3）保管 （4）统计
2、操作流程
（1）档案收集
档案的收集工作，是指在档案人员的监督、指导下，按照法律、 法规的规定将在工作活动过程中形成的、分散保存在各部门和个人 手中具有保存价值的各种门类和载体的历史记录进行收集工作。
各单位综合部门或业务部门把办理完毕的具有参考利用价值的文件进行系 统整理编目后，才算完成了文件处理工作。
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1、档案收集工作： ①按照档案管理相关业务规范和标准收集。 收集的重点是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的档案。 ②各种门类和载体的、具有查考价值的原始记录全部收集归档。 ③收集之前，应确定机关应保存档案的质量、范围、种类、内容、数量、 整理情况等，做到心中有数。同时应注意指导收集重大活动档案。 ④在档案种类方面，既要收集反映行政单位活动的普通档案，还要注意收 集科技档案、基建档案等专门档案。 ⑤在文件载体方面，既应包括纸质文件，也应包括各种特殊载体的材料。 要注意收集原稿原件。 ⑥注意零散文件的收集。 ⑦注意对撤销机构档案的接收。
1． 2． 3．注意收集和掌握重大活动信息
2、操作流程 （2）档案整理
档案整理即根据收集来的文件之间内在联系，以方便保管和利用 为目的对文件进行价值鉴定、分类、组合、排列、编目、装订装盒、 入库上架等一系列条理化的工作。
2、操作流程
（3）档案保管
1、概念：档案保管工作是采用专门的技术手段和科学的管理措施， 维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命的一项专业性工 作。
二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作
2、归档文件材料的范围 凡是本单位工作活动中形成的、反映主要职能活动和历史真实面貌的文件 材料，均属于档案室的收集范围。此外，还应收集与本单位的档案有关的资 料和证据。
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
归档文件材料的范围 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。 ①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设 和历史研究具有利用价值的文件材料； ②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价 值的文件材料； ③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送 的重要文件材料； ④其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
2、操作流程 （5）档案利用
1、概念：
档案利用工作，也叫“档案利用服务”，是档案部门通过一定的
方式与方法提供档案，为利用者服务的一项业务工作。
2、档案提供利用的方式：
①开设阅览室
②档案外借
③函查和电话查询
④出具档案证明
⑤提供咨询服务
⑥网上查询
⑦举办陈列展览
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
不归档文件材料的范围 ①上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖 惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； ②本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件， 一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理 的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责 人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材 料； ③同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文 件材料； ④下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的 文件材料。
任务一 办公文书档案管理 任务二 企业档案工作 任务三 任务四 会计档案管理
任务一 办公文书档案管 理
1、文书档案管理程序
（1）收集 （2）整理 （3）保管 （4）统计
2、操作流程
（1）档案收集
档案的收集工作，是指在档案人员的监督、指导下，按照法律、 法规的规定将在工作活动过程中形成的、分散保存在各部门和个人 手中具有保存价值的各种门类和载体的历史记录进行收集工作。
（一） 档案收集工作
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
4、归档规程 ①清点核对。 ②填写档案交接文据。 ③完成实体移交（接收）
二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作
4、归档规程 ①清点核对。 档案员对移交（接收）的档案及有关材料逐件进行清点，对照有关移交文 件进行核对，双方共同确认无误。
二、档案收集工作及其内容
2、内容：①档案装具的管理 ②档案的库房管理 ③档案的流动管理 ④档案辅助设施的管理
3、基本原则：①预防为主，防治结合； ②加强重点，照顾一般； ③立足长远，保证当前。
2、操作流程
（4）档案统计
1、概念： 档案统计就是以表册、数字的形式，反映和揭示档案与档案工作 情况的一种管理方法。 2、内容： 包括对档案室档案及其管理现状的登记和上报各级档案行政管理 部门的档案统计年报工作。
（一） 档案收集工作
4、归档规程
②填写档案交接文据。 ⒈单位（部门）名称栏 ⒉领导人栏⒊经办人栏
1992.12国家技术监督局发布《档案交接文据 格式》（GB/T13968—1992）
⒋交接性质栏⒌档案所属年度栏
⒍档案类别栏⒎档案的数量
⒏检索及参考工具种类栏
⒐移出说明栏
⒑接收意见栏
二、档案收集工作及其内容
档案收集工作是一个单位档案室工作的起点和基础，是档案室积 累和丰富本单位信息资源的主要手段，因而是一项极其重要的档案 业务工作。
（一） 1． 2． 3．是积累历史文化财富的重要渠道
2、操作流程 （1）档案收集
（二）档案收集工作的要求 根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》要求， 结合本单位职能部门和各部门工作实际，编制文件材料归档范围和 文书档案保管期限表，并报经同级档案管理部门审查同意后执行。
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
3、单位之间分工归档的范围 ①上级业务主管单位发来的文件，由隶属下级归档，党委、政府办公室和 非隶属单位一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。 ②上级业务主管单位召开的专业会议文件，由各隶属下级归档，党委、政 府办公室一般不归档。 ③联合签发的文件，由主办单位归档，会签、联办单位归档与否视自身需 要来确定。 ④联合召开的会议文件，由主办单位归档。联办单位归档与否视情况而定 ⑤联合派出调查组、检查组或联合举办的重大活动形成的文件材料，由主 办单位归档，联办单位归档与否视情况而定。 ⑥本单位领导兼任外单位职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。 ⑦临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后将档案收集移 交主管部门或同级档案室。
1． 2． 3．注意收集和掌握重大活动信息
2、操作流程 （2）档案整理
档案整理即根据收集来的文件之间内在联系，以方便保管和利用 为目的对文件进行价值鉴定、分类、组合、排列、编目、装订装盒、 入库上架等一系列条理化的工作。
2、操作流程
（3）档案保管
1、概念：档案保管工作是采用专门的技术手段和科学的管理措施， 维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命的一项专业性工 作。
二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作
2、归档文件材料的范围 凡是本单位工作活动中形成的、反映主要职能活动和历史真实面貌的文件 材料，均属于档案室的收集范围。此外，还应收集与本单位的档案有关的资 料和证据。
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
归档文件材料的范围 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。 ①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设 和历史研究具有利用价值的文件材料； ②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价 值的文件材料； ③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送 的重要文件材料； ④其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
2、操作流程 （5）档案利用
1、概念：
档案利用工作，也叫“档案利用服务”，是档案部门通过一定的
方式与方法提供档案，为利用者服务的一项业务工作。
2、档案提供利用的方式：
①开设阅览室
②档案外借
③函查和电话查询
④出具档案证明
⑤提供咨询服务
⑥网上查询
⑦举办陈列展览
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
不归档文件材料的范围 ①上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖 惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； ②本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件， 一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理 的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责 人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材 料； ③同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文 件材料； ④下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的 文件材料。
任务一 办公文书档案管理 任务二 企业档案工作 任务三 任务四 会计档案管理
任务一 办公文书档案管 理
1、文书档案管理程序
（1）收集 （2）整理 （3）保管 （4）统计
2、操作流程
（1）档案收集
档案的收集工作，是指在档案人员的监督、指导下，按照法律、 法规的规定将在工作活动过程中形成的、分散保存在各部门和个人 手中具有保存价值的各种门类和载体的历史记录进行收集工作。
（一） 档案收集工作
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
4、归档规程 ①清点核对。 ②填写档案交接文据。 ③完成实体移交（接收）
二、档案收集工作及其内容 （一） 档案收集工作
4、归档规程 ①清点核对。 档案员对移交（接收）的档案及有关材料逐件进行清点，对照有关移交文 件进行核对，双方共同确认无误。
二、档案收集工作及其内容
2、内容：①档案装具的管理 ②档案的库房管理 ③档案的流动管理 ④档案辅助设施的管理
3、基本原则：①预防为主，防治结合； ②加强重点，照顾一般； ③立足长远，保证当前。
2、操作流程
（4）档案统计
1、概念： 档案统计就是以表册、数字的形式，反映和揭示档案与档案工作 情况的一种管理方法。 2、内容： 包括对档案室档案及其管理现状的登记和上报各级档案行政管理 部门的档案统计年报工作。
（一） 档案收集工作
4、归档规程
②填写档案交接文据。 ⒈单位（部门）名称栏 ⒉领导人栏⒊经办人栏
1992.12国家技术监督局发布《档案交接文据 格式》（GB/T13968—1992）
⒋交接性质栏⒌档案所属年度栏
⒍档案类别栏⒎档案的数量
⒏检索及参考工具种类栏
⒐移出说明栏
⒑接收意见栏
二、档案收集工作及其内容
档案收集工作是一个单位档案室工作的起点和基础，是档案室积 累和丰富本单位信息资源的主要手段，因而是一项极其重要的档案 业务工作。
（一） 1． 2． 3．是积累历史文化财富的重要渠道
2、操作流程 （1）档案收集
（二）档案收集工作的要求 根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》要求， 结合本单位职能部门和各部门工作实际，编制文件材料归档范围和 文书档案保管期限表，并报经同级档案管理部门审查同意后执行。
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
3、单位之间分工归档的范围 ①上级业务主管单位发来的文件，由隶属下级归档，党委、政府办公室和 非隶属单位一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。 ②上级业务主管单位召开的专业会议文件，由各隶属下级归档，党委、政 府办公室一般不归档。 ③联合签发的文件，由主办单位归档，会签、联办单位归档与否视自身需 要来确定。 ④联合召开的会议文件，由主办单位归档。联办单位归档与否视情况而定 ⑤联合派出调查组、检查组或联合举办的重大活动形成的文件材料，由主 办单位归档，联办单位归档与否视情况而定。 ⑥本单位领导兼任外单位职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。 ⑦临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后将档案收集移 交主管部门或同级档案室。