纸质文档档案管理
电子及纸质档案管理制度
第一章总则第一条为加强我单位档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有电子档案和纸质档案的管理。
第三条我单位档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中统一，分级负责；（三）真实、准确、完整、安全；（四）规范、高效、便捷。
第二章电子档案管理第四条电子档案是指以电子形式存储、传输、处理的档案。
第五条电子档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，应严格按照《电子档案管理办法》执行。
第六条电子档案的收集应确保其来源可靠、内容真实、格式规范。
第七条电子档案的整理应遵循档案分类、编目、著录等规范，确保档案的完整性、准确性。
第八条电子档案的归档应定期进行，确保归档档案的完整、准确、安全。
第九条电子档案的保管应采取有效措施，确保其安全、可靠。
第十条电子档案的利用应遵循相关规定，确保档案信息的真实性、准确性。
第三章纸质档案管理第十一条纸质档案是指以纸质形式存储、处理的档案。
第十二条纸质档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，应严格按照《纸质档案管理办法》执行。
第十三条纸质档案的收集应确保其来源可靠、内容真实、格式规范。
第十四条纸质档案的整理应遵循档案分类、编目、著录等规范，确保档案的完整性、准确性。
第十五条纸质档案的归档应定期进行，确保归档档案的完整、准确、安全。
第十六条纸质档案的保管应采取有效措施，确保其安全、可靠。
第十七条纸质档案的利用应遵循相关规定，确保档案信息的真实性、准确性。
第四章档案信息化建设第十八条我单位应加强档案信息化建设，提高档案管理水平和利用效率。
第十九条建立健全档案信息化基础设施，提高档案管理信息化水平。
第二十条推进档案信息化与业务工作深度融合，实现档案资源的共享和利用。
第五章档案安全与保密第二十一条档案安全与保密工作是我单位档案管理的重要任务。
第二十二条建立健全档案安全与保密制度，加强档案安全与保密管理。
纸质材料管理制度
纸质材料管理制度一、总则为了规范和规范公司内部纸质材料的管理，推动办公无纸化及精细化管理，提高工作效率和管理水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有纸质文件管理的相关工作人员，包括文件的存档、借阅、销毁等一系列工作。
三、文件的存档管理1. 所有纸质文件必须按照文件种类、年度等合理分类，并设置相应的编号进行存档。
2. 每份文件都必须加盖公司公章，并在文件上方标注文件名称、发文单位、发文日期以及文件编号。
3. 存档的文件必须统一放入文件柜内，根据年度进行归档，并设置专人负责管理。
4. 涉密文件必须放置在安全柜内，并设置密码进行管理。
四、文件的借阅管理1. 借阅文件必须提前向文件管理员提交书面申请，并注明借阅的目的和借阅时间。
2. 文件管理员根据申请情况，允许借阅文件，但借阅期限不得超过一个月。
3. 借阅的文件必须及时归还，并通过文件管理员确认后方可归档。
4. 涉密文件的借阅必须得到上级领导批准，并由专人监督。
五、文件的销毁管理1. 公司内部文件的保存期限为5年，超过保存期限的文件必须进行销毁处理。
2. 销毁文件必须经过文件管理员审核，并填写销毁申请表。
3. 销毁文件必须选择正规的文件销毁单位进行处理，并由文件管理员督促执行。
4. 涉密文件的销毁必须经过相关部门审批，并进行规范的销毁处理。
六、文件管理的监督1. 公司领导及时查阅文件管理工作情况，并对文件管理工作进行检查和督促。
2. 文件管理员必须定期向领导汇报文件管理的工作情况，并接受领导的监督和指导。
七、违纪处罚对于违反文件管理制度的人员，将按照公司规定给予相应的处罚，情节严重者将予以开除。
八、附则本制度自颁布之日起正式执行，对于不符合本制度规定的情况，公司有权进行适当的修改，并根据实际情况进行解释。
同时，本公司将根据文件管理的实际情况，不断完善和修改本制度，确保文件管理工作的规范化和有效性。
以上就是关于纸质材料管理制度的相关规定，希望各位员工能够严格遵守，共同推动公司工作效率和管理水平的提高。
纸质档案保管要求方案
纸质档案保管要求方案1. 简介纸质档案在当前数字化信息时代仍然具有重要的价值和作用，因此，确保纸质档案的安全和保管显得尤为重要。
本文档旨在制定一套纸质档案保管要求方案，确保纸质档案的完整性、可访问性和长期保管。
2. 目标本方案的目标是保护纸质档案的完整性和可访问性，确保档案能够长期安全地保管，并提供便捷的检索和访问功能。
3. 管理责任纸质档案的保管责任应由专门的档案管理部门或档案管理员负责。
该部门或管理员负责制定和执行纸质档案的保管要求方案，并确保该方案得到有效的落实和遵守。
4. 纸质档案保管要求为了确保纸质档案的安全保管，我们制定以下纸质档案保管要求：4.1 档案室设施•档案室应位于安全、干燥、通风良好的地方。
•档案室的环境温度应保持在摄氏18-20度之间，相对湿度应保持在45%-55%之间。
•档案室应禁止使用明火，设置恰当的火灾报警和灭火设备。
4.2 档案柜•档案柜应使用防火、防水、防尘的高质量材料制作。
•档案柜应采用防盗设计，配备合适的安全锁。
•档案柜内的文件柜和文件盒应有序摆放，确保文件的整齐和易于查找。
4.3 档案分类和编码•档案应按照一定的分类和编码规则进行分类和归档，以便于快速的检索和归还。
•档案分类和编码规则应事先制定并得到全体员工的共识和遵守。
4.4 档案借阅和归还•借阅档案时，应填写借阅登记表，并注明借阅目的和借阅人等相关信息。
•档案借阅时限一般不得超过30天，如需延期，应提前申请并经批准。
•归还档案时，应进行检查确认是否完好无损，并在登记表上进行记录。
4.5 档案保密要求•档案应根据保密级别进行分类和保密处理。
•档案的保密级别和相关保密措施应符合相关法律法规的要求。
•档案的传递和交接应进行严格的保密控制。
5. 档案保管监督和评估为确保纸质档案的保管要求得到有效落实，应建立档案保管监督和评估机制。
具体措施包括：•定期对档案保管情况进行检查和评估，发现问题及时整改。
•指定专门的档案保管人员进行监督和管理，并提供必要的培训和指导。
档案管理制度的纸质档案与电子档案
档案管理制度的纸质档案与电子档案引言在信息时代的今天，随着科技的迅猛发展，传统的纸质档案渐渐被电子档案所取代。
纸质档案与电子档案都是档案管理制度中重要的组成部分。
本文将以档案管理制度的纸质档案与电子档案为主题，对两者进行比较和分析，探讨其各自的优缺点以及应用场景。
档案管理制度的纸质档案纸质档案的定义与特点纸质档案是指利用纸张作为载体记录、存储和传递信息的文书档案。
其特点包括可靠性高、方便查阅和操作、适合长期保存等。
纸质档案的优势1.可靠性高：纸质档案不受电子设备故障、病毒入侵等因素的影响，具有较高的可靠性和安全性。
2.方便查阅和操作：纸质档案可以直接放置在档案柜中，方便随时查阅和操作。
而电子档案需要依赖电子设备，查阅和操作相对不够便利。
3.适合长期保存：纸质档案可以在室温下保存几十年甚至更长时间，相对来说更加稳定可靠。
纸质档案的劣势1.存储空间占用大：纸质档案需要占用大量的存储空间，不利于空间的利用和整理。
2.查找速度慢：相比于电子档案，纸质档案需要手动检索和翻阅，查找速度较慢。
3.不易共享和传递：纸质档案需要通过邮寄、传真等方式才能共享和传递，不如电子档案方便。
档案管理制度的电子档案电子档案的定义与特点电子档案是指以电子方式进行记录、存储和传递的文书档案。
其特点包括存储空间占用小、方便检索和传递、易于整理和共享等。
电子档案的优势1.存储空间占用小：电子档案不需要占用大量的物理空间，只需要一台电脑或网络存储设备即可存储大量档案。
2.方便检索和传递：电子档案可以利用电脑、手机等设备进行检索和传递，查找速度快，便于共享和传递。
3.易于整理和共享：电子档案可以通过文件夹、文件标签等方式进行整理，便于分类和归档，可以方便地共享给他人。
电子档案的劣势1.安全性风险：电子档案容易受到病毒入侵、黑客攻击等安全风险的影响，需加强安全保护措施。
2.技术更新换代快：电子设备和软件技术发展较快，电子档案需要与时俱进，随时更新、迁移和维护。
规范员工纸质档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工纸质档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工的纸质档案管理，包括员工入职、在职、离职等各个阶段的档案。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案内容的完整、真实、准确。
2. 准确性原则：档案记录应与实际情况相符，不得随意篡改。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案丢失、损毁、泄密。
4. 保密性原则：严格保密档案内容，不得泄露员工隐私。
第二章档案收集与归档第四条员工档案的收集应遵循以下程序：1. 员工入职时，人力资源部门负责收集员工的身份证、学历证书、资格证书等证明材料。
2. 员工在职期间，各部门应定期收集员工的奖惩记录、考核结果等材料。
3. 员工离职时，人力资源部门负责收集员工的离职证明、工资结算单等材料。
第五条员工档案的归档应遵循以下要求：1. 档案应按照员工姓名、工号等进行分类整理，便于查阅和管理。
2. 档案归档时应填写档案目录，包括档案名称、档号、归档日期等。
3. 归档的档案应按照档案柜编号顺序排列，保持档案柜整洁有序。
第三章档案保管与维护第六条公司应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。
第七条档案保管应遵循以下规定：1. 档案应放置在通风、干燥、防潮、防虫、防鼠的环境中。
2. 档案柜应保持整洁，不得存放无关物品。
3. 档案柜钥匙应由专人保管，不得随意借出。
第八条档案维护应定期进行，包括以下内容：1. 定期检查档案的完好情况，发现破损、褪色等问题及时修复。
2. 定期对档案进行消毒，防止档案受到细菌、病毒等侵害。
3. 定期对档案进行整理，确保档案的整洁和有序。
第四章档案利用与保密第九条员工档案的利用应遵循以下规定：1. 档案利用应经档案管理部门审批，确保档案的合法利用。
2. 档案利用过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露员工隐私。
纸质档案管理制度及流程
第一章总则第一条为加强纸质档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有纸质档案的管理工作。
第三条纸质档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得随意销毁或篡改档案；2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确，反映实际情况；3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全；4. 利用性原则：提高档案的利用率，为各项工作提供有效服务。
第二章管理机构及职责第四条成立纸质档案管理领导小组，负责制定档案管理制度，监督、检查档案管理工作。
第五条档案管理部门负责以下工作：1. 制定纸质档案管理的具体实施办法；2. 组织开展档案收集、整理、鉴定、保管、利用等工作；3. 负责档案的数字化转换工作；4. 定期对档案工作进行总结、评估，并提出改进措施。
第六条档案管理员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识；3. 具有较强的责任心和服务意识。
第三章档案收集与整理第七条档案收集：1. 收集范围：按照国家档案法规和本单位业务工作需要，收集各类纸质档案；2. 收集方式：通过移交、捐赠、征集、复制等方式进行；3. 收集要求：档案应完整、准确、及时，并符合档案标准。
第八条档案整理：1. 分类：按照档案内容、形成时间、载体形式等进行分类；2. 编号：采用统一编号，确保档案的唯一性；3. 立卷：将分类后的档案按照顺序立卷；4. 检查：对整理后的档案进行检查，确保质量。
第四章档案保管与利用第九条档案保管：1. 保管条件：档案库房应保持恒温、恒湿、防虫、防霉、防盗、防火等；2. 保管期限：按照档案法规和本单位实际情况，确定档案的保管期限；3. 保管方式：采用纸质和电子两种方式保管，确保档案的安全。
第十条档案利用：1. 利用范围：单位和个人因工作需要，可向档案管理部门申请查阅档案；2. 利用程序：查阅档案需填写申请表，经批准后方可查阅；3. 利用要求：查阅者应爱护档案，不得随意涂改、损坏档案。
档案纸质管理制度
档案纸质管理制度一、总则为规范档案纸质管理工作，确保档案的完整性、保密性和可追溯性，提高档案管理工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于单位内所有纸质档案管理工作。
三、档案的分类和归档（一）档案的分类1. 按照内容分类：根据档案内容的不同，将档案分为行政、财务、人事、科研等不同类别。
2. 按照形式分类：将档案分为文件、卷宗、册、图纸等不同形式。
（二）档案的归档1. 新收到的档案材料应当及时进行登记和编号，按照档案分类的原则进行归档。
2. 档案应当定期进行整理和清点，确保档案的完整性和准确性。
3. 对于不再需要保留的档案，应当按照规定进行销毁或者归档存放。
四、档案保管（一）档案室管理1. 按照档案的分类原则，对档案室进行布局和管理，确保档案的有序存放和易于查找。
2. 档案室应当定期进行清洁和防潮处理，确保档案材料的安全。
（二）档案的利用1. 对于需要查询的档案，应当填写查询申请表，经过审批后方可查阅。
2. 档案室工作人员应当协助查询人员进行查阅，并做好查阅记录工作。
（三）档案的借阅1. 对于需要借出的档案，应当填写借阅登记表，经过审批后方可借阅。
2. 借阅人员应当在规定的时间内归还档案，如有遗失或损坏应当照价赔偿。
五、档案管理流程1. 新收到的档案材料应当先进行整理、分类，在进行编号和归档。
2. 对于需要销毁或归档存放的档案，应当进行申请、审批流程，方可进行后续处理。
3. 对于需要查询或者借阅的档案，应当进行申请和审批流程，方可进行后续处理。
六、档案管理责任（一）档案管理人员1. 档案管理人员应当具有档案管理相关专业背景，经过培训考核合格方可从事档案管理工作。
2. 档案管理人员应当严格遵守相关档案管理法规和制度要求，确保档案的安全和完整性。
3. 对于档案管理中的违规行为，应当进行严肃处理，确保档案管理工作的规范性和有效性。
（二）上级主管部门1. 上级主管部门应当对档案管理工作进行监督和指导，确保档案管理工作的顺利进行。
纸质文档档案管理
纸质文档档案管理1 范围本规范规则了纸质档案数字化的范围为各单位室藏进馆档案。
2 规范性援用文件以下文件中的条款经过本规范的援用，运用这些文件的最新版本。
GB/T 17235.1-1998 信息技术延续颜色静态图像的数字紧缩及编码GB/T l8894-2002 电子文件归档与管理规范3 术语和定义3·1数字化用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处置进程。
3·2纸质档案数字化采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案停止数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处置进程。
3·3数字图像表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相反维数的延续图像发生。
在矩阵(或其他)网络上采样——延续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
3·4黑色二值图像只要黑色两级灰度的数字图像。
它对应于黑色两种形状的文字稿、线条图等。
3·5延续颜色静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组分解的静态数字图像。
在纸质档案数字化进程中，通常表现为灰度扫描和黑色扫描两种形式。
3·6分辨率单位长度内图像包括的点数或像素数，普通用每英寸点数(dpi)表示。
3·７图像紧缩消弭图像冗余或对图像近似的任一种进程，其目的是对图像以更紧凑的方式表示。
纸质档案数字化进程中，较罕见的有TIFF(G4)、JPEG 等紧缩格式。
4纸质档案数字化基本要求4·1基本原那么纸质档案数字化的基本原那么是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供应用，使可以地下的档案信息资源失掉共享，以满足社会对档案应用的需求。
4·2数字化对象确实定原那么应当对所要停止数字化的对象依照一定的原那么和方法停止确认，只要契合一定要求的纸质档案文献才干停止数字化。
4·2·2契合国度法律法规的原那么纸质档案的数字化，必需契合国度档案开放规则以及有关规则。
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机关事业单位纸质档案数字化技术规范1 范围本标准规定了纸质档案数字化的范围为各单位室藏进馆档案。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用，使用这些文件的最新版本。
GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码GB/T l8894-2002 电子文件归档与管理规范3 术语和定义3·1数字化用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
3·2纸质档案数字化采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3·3数字图像表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
3·4黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
3·5连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
3·6分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。
3·７图像压缩消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。
纸质档案数字化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG 等压缩格式。
4纸质档案数字化基本要求4·1基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。
4·2数字化对象的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。
4·2·2符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。
4·2·2价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
4·3基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
4·4过程管理4·4·1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。
4·4·2纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
5档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
5·1目录数据准备按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。
包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。
如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。
5·2拆除装订在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。
拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
5·3区分扫描件和非扫描件按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。
普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。
5·4页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。
5·5档案整理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
5·6装订扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。
恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
6档案扫描6·1扫描方式6·1·1根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪 (如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。
大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
6·1·2纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
6·2扫描色彩模式6·2·1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。
通常采用黑白二值。
6·2·2页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。
6·2·3页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。
6·2·4页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。
6·3扫描分辨率6·3·1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
6·3·2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于200dpi。
特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
6·4扫描登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
7 图像处理7·1 图像数据质量检查7·1·1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。
发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
7·1·2由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
7·1·3发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
7·1·4发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
7·1·5认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
7·2纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
7·3去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。
处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
7·4 图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
7·5裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
8 图像存储8·1存储格式8·1·1采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。
采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。
存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。
8·1·2提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。
8·2图像文件的命名8·2·1纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
8·1·2多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。
9 目录建库9·1数据格式选择目录建库应选择通用的数据格式。
所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
9·2档案著录按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。
9·3目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。
核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
10 数据挂接10·1汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为"合格"后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。
通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。
10·2数据关联以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。
将图像文件存储到相应文件夹时，耍认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。
通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
10·3交接登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
11 数据验收11·1数据抽检11·1·1 以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
11·1·2 一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5％。
11·2验收指标11·2·1 目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。
11·2·2 一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到98％以上（含98％）时，给予以验收“通过”。
合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100％11·3 验收审核验收"通过"的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。
11·4 验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单。
12 数据备份12·1备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。
12·2备份方式为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。
12·3数据检验备份数据也应进行检验。
备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。