改进会计电算化档案管理的建议

巢湖电大08秋会计本科毕业论文改进会计电算化档案管理的建议姓名：丁敏学号：20081340130144改进会计电算化档案管理的建议08秋会计本丁敏【提纲】一、电算化会计档案管理的现状（一）思想认识滞后，管理、支持力度不够。

（二）制度不健全，管理手段落后。

二、加强会计电算化档案管理的必要性（一）加强电算化会计档案管理，是保障会计电算化工作正常开展的必要手段。

（二）加强电算化会计档案管理，对于审计电算化工作的开展很重要。

（三）加强电算化会计档案管理，是预防会计高科技犯罪需要考虑的内容之一。

三、如何改进会计电算化档案管理的几点建议（一）强化认识，完善制度。

（二）会计电算化档案管理的内容应力求全面1、《会计电算化工作规范》规定，指存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。

2、电算化会计档案的管理工作应由专人负责，但是电算化会计资料的收集工作却需要每一位会计人员的配合。

（三）会计电算化档案管理方法应简捷实用。

（四）提高人员素质，完善配置结构。

【摘要】随着经济的飞速发展和电子商务的迅速兴起，会计电算化在具体应用中存在着认识不足、人才短缺、信息安全风险、没有统一规范的数据接口等一系列问题，本文针对会计电算化存在的上述问题提出了加强认识、注重复合型人才培养、健全保密措施、规范各软件数据接口技术等完善对策。

【关键词】会计电算化档案管理【正文】随着经济的飞速发展和电子商务的迅速兴起，会计电算化在具体应用中存在着认识不足、人才短缺、信息安全风险、没有统一规范的数据接口等一系列问题，本文针对会计电算化存在的上述问题提出了加强认识、注重复合型人才培养、健全保密措施、规范各软件数据接口技术等完善对策。

会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。

它实现了数据处理的自动化，使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。

会计电算化是会计发展史上的一次重大革命，它不仅是会计发展的需要，而且是经济和科技对会计工作提出的要求。

会计电算化的快速发展与普及，不仅减轻了财会人员的劳动强度，而且大大地提高了财务会计的核算效率。

但是，目前在会计电算化档案的管理上存在诸多问题，直接影响到会计电算化档案的管理。

现就如何改进提几点意见。

一、电算化会计档案管理的现状我们知道，在以会计电算化为主的单位，一旦停电，财务部门几乎就无法开展工作。

停电只是暂时的，可如果我们的计算机或者服务器出现了严重问题，以至丢失了尚未备份的大量会计数据，必将给财务工作带来严重后果。

电算化会计资料对会计电算化工作有着极其重要的作用，但是很多单位的电算化会计档案管理现状却不容乐观，依然是重核算、轻管理，特别是对实施电算化管理的基础性工作，还没有或者是不能严格执行《会计电算化工作规范》的要求。

电算化档案管理的方式和内容与其会计电算化的软、硬件发展水平也不相称，实际情况是，电算化会计档案在会计电算化管理工作中还未受到应有的重视。

有的单位已经实行了多年的会计电算化核算，却一直没有对其计算机系统的会计数据做过备份，有的会计人员甚至不知道如何正确备份电算化会计资料；很多单位的电算化档案管理工作还处于自发状态，流于形式，完全由会计人员（主要是负责计算机系统的管理人员）自行决定如何保管和处理备份的会计数据和会计软件，使得电算化档案管理长期处于一种无序的、不连贯的状态。

随着会计人员岗位的调整，以前的电算化会计资料很可能也就无档可查了；即便对会计数据进行备份，多数也仅是对会计核算软件里的数据做备份，很少有按《会计电算化管理办法》的规定，及时对电算化会计数据以及会计软件等重要电算化资料进行归档管理。

很多会计人员对电算化会计档案管理的重要性认识不足，认为保证会计软件的正常运行，只要做好日常的数据备份和计算机防病毒工作就可以了，电子资料看不见、摸不着，既然已经打印出会计凭证、会计账簿和会计报表等纸质档案了，就没必要将那些电子数据进行归档管理。

会计电算化档案的管理要求和方法，在财政部制定的《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》以及《会计档案管理办法》等文件中均有相关规定，但是篇幅较少，也缺乏详细的操作、检查方法，而且随着计算机技术的进步，部分管理方法已不适应电算化档案管理的实际操作需求；由于习惯了纸质档案的管理方法，各基层财务部门的电算化基础也参差不齐，造成电算化会计档案管理薄弱的现状。

当然，这与基层单位会计素质的水平也有一定关系。

1、思想认识滞后，管理、支持力度不够。

其一，一些档案管理部门或者档案形成部门，对归档工作重视不够，既缺乏业务指导，又没有很好的管理措施，档案形成和移交任其自然，交什么，接什么，严重影响了电子文件、数据的全面归档。

其二，一些财务管理部门没有认识到建立完整的会计信息系统及管理系统的重要性，对软件更新和硬件投入缺乏强有力的支持，使现有会计提供的信息不能及时有效地为单位决策和管理服务。

2、制度不健全，管理手段落后。

首先是制度不健全。

由于我国会计电算化业务开展较晚，到目前为止，还没有一个完善的会计电算化档案管理的规范制度，使会计电算化档案管理的归档工作处于无序状态。

没有把会计电算化档案管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理。

其次，管理手段滞后。

我们知道，会计电算化档案除纸质档案外，会计数据还高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，鉴于磁性介质的诸多特点，其资料容易被遗失、污染、篡改、复制、销毁等。

如何做好防潮、防盗、防尘、防火、防篡改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作，是会计电算化档案管理手段亟待提高的问题。

3、财务管理人员业务素质不高，计算机维护、网络人才缺乏。

会计电算化工作，不仅要求有熟练业务操作能力，还应具有排除计算机故障，进行维修养护、软件开发运用的能力。

会计电算化工作所产生的数据全部是贮存在计算机硬盘上的，一些会计人员由于操作不规范，使用不当，未养成每天备份的习惯，一旦计算机出现故障，就会造成会计数据丢失。

对备份的数据不能做到定期检查，一旦发现问题，就会造成无法弥补的损失。

二、加强会计电算化档案管理的必要性首先，加强电算化会计档案管理，是保障会计电算化工作正常开展的必要手段。

计算机技术日新月异，但在计算机数据的安全问题上一直处于“道高一尺，魔高一丈”的状况，这也是制约会计网络化、信息化快速发展的原因之一。

会计电算化大大提高了工作效率，减轻了会计人员的负担，但是计算机本身并没有防腐拒变的能力，如果我们不能做好电算化资料的保管工作，仅靠纸质会计资料的管理，终将给会计电算化工作造成损失或不必要的麻烦。

由于我们的会计电算化工作还不完善，在较长一段时间内，会计软件也需要升级或更新，有必要事先对原有会计数据或会计软件进行备份甚至归档管理，也属电算化会计档案的管理范畴。

计算机在财务管理中的应用越来越多，会计工作无纸化、网络化、信息化的发展趋势对会计档案管理提出了更多新的需求。

远程报销、查账，会计档案的精确、快速查找等要求是纸质会计档案管理无法满足的。

电算化会计档案的有效管理，可以大大改善会计人员的账务查询方式、方法，是会计电算化的重要基础性工作之一。

其次，加强电算化会计档案管理，对于审计电算化工作的开展很重要。

审计电算化与会计电算化工作有着密不可分的关系。

相比较而言，审计电算化工作还处于初级阶段，发展速度较慢，可靠性较低。

这其中的原因虽然很多，但与我们的会计电算化档案的管理水平，是否能够提供出有效的电算化资料也是有一定关系的。

另外，加强电算化会计档案管理，是预防会计高科技犯罪需要考虑的内容之一。

计算机在会计行业的使用不仅提高了会计工作效率，也是会计行业的一次技术革命。

会计网络化、信息化的发展趋势，使会计理论和账务处理方法，以及岗位设置、内部牵制等都与过去的会计工作方式有所不同，也造成了财务工作中的管理漏洞，为高科技犯罪利用计算机谋求非法利益留下可乘之机，做好电算化会计档案工作，是加强会计监督检查的一个重要依据。

会计电算化的快速发展与普及，不仅减轻了财会人员的劳动强度，而且大大地提高了财务会计的核算效率。

但是，目前在会计电算化档案的管理上存在诸多问题，直接影响到会计电算化档案的管理。

现就如何改进提几点意见。

三、如何改进会计电算化档案管理（一）强化认识，完善制度。

加强会计电算化档案管理工作的监督检查。

对已经实施会计电算化的单位，应要求其严格执行《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》等文件中关于电算化档案管理的规定，并参照相关内容制定符合本单位的电算化会计档案管理办法，定期组织检查。

通过有效的监督检查工作，促使各单位财务部门加强对电算化会计档案管理的制度建设，提高会计人员对电算化档案管理的重要性认识，自觉做好电算化档案管理工作。

（二）会计电算化档案管理的内容应力求全面1、《会计电算化工作规范》规定的电算化会计档案，指存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。

电算化会计档案管理的范围，除上述内容以外，还应包括存储在计算机硬盘、软盘、光盘等存储介质中自制（由会计人员自行录入编辑）的、和从外部（其他单位、部门或网络下载）获取的、作为财务核算记账凭据的原始电子数据或电子文件。

计算机在各行各业中的应用正在快速普及，信息一体化、网络化使得会计工作与外部的信息联系越来越密切，越来越多的原始会计资料将以电子数据形式为会计电算化直接利用；我们在日常的财务管理中也需要以电子数据方式转移、处理许多会计业务，以提高会计工作效率。

对于这些以电子信息形式传递办理的大批量会计业务，就需要会计人员具备一定的电算化档案管理意识，在日常工作中及时做好上报存档工作，由档案管理人员将其与相应的会计数据（记账凭证、会计报表、会计账簿）同时备份、归档管理。

2、电算化会计档案的管理工作应由专人负责，但是电算化会计资料的收集工作却需要每一位会计人员的配合。

因此，要做好电算化会计档案的管理，首先需要制定一套严格的电算化会计资料归档的操作流程，确保电算化会计档案的完整性、实用性，要做到原始会计电子文档与保存在财务系统中的会计数据，以及打印出的纸质会计档案的对应关系。

比如，可以要求每年存档的会计账簿必须同时附带保存一张本年度的电子账簿数据光盘，两账相符，以满足不同需要。

（三）会计电算化档案管理方法应简捷实用对于电算化会计档案的保管，应紧跟计算机技术的进步而发展。

笔者认为，随着计算机科学技术的进步，计算机电子文档的保存方式方法都在不断创新、进步。

与过去的存储介质相比，现在的存储介质不仅种类增多，而且在存储方式上更安全、更便捷，容量越来越大，代价越来越低，对存储介质的保管环境的要求越来越少，比纸质会计档案的保管更方便、更安全。