项目管理中的沟通机制建设刍议定稿
论述项目沟通管理管理制度
论述项目沟通管理管理制度一、项目沟通管理的重要性项目沟通管理是确保项目团队内部成员和外部利益相关者之间能够有效地进行信息交流和相互理解的重要手段。
良好的沟通管理可以增强项目团队成员之间的合作和协调，提高工作效率，降低项目风险，加强项目的管理和控制，从而保证项目圆满成功。
反之，糟糕的沟通管理则可能导致项目团队成员之间的隔阂和误解，增加项目的风险，导致项目失败。
二、项目沟通管理的主要内容1. 信息传递与共享信息传递与共享是项目沟通管理的基本内容。
在项目开展的过程中，项目团队成员之间需要不断地进行信息传递和共享，以确保每个成员都能了解项目的最新进展和需要进行的工作内容。
同时，项目团队与外部利益相关者之间也需要进行信息的传递和共享，以增强彼此之间的理解和信任。
2. 沟通渠道与工具沟通渠道与工具是项目沟通管理的重要支持。
在项目开展的过程中，项目团队成员和外部利益相关者之间需要利用各种不同的沟通渠道和工具进行信息的传递和共享，比如会议、电话、邮件、即时通讯工具等。
这些沟通渠道和工具能够有效地支持项目的信息交流和相互理解，从而增强项目的管理和控制。
3. 沟通计划与流程沟通计划与流程是项目沟通管理的重要规划。
在项目开展的初期，项目团队需要制定详细的沟通计划和流程，明确沟通的对象、内容、时间和方式，以确保项目团队成员和外部利益相关者之间能够及时、准确地进行信息的传递和共享。
同时，项目团队还需要不断地优化沟通计划和流程，以适应项目的发展和变化。
4. 沟通管理与监控沟通管理与监控是项目沟通管理的重要环节。
在项目开展的过程中，项目管理需要对项目团队成员和外部利益相关者之间的沟通进行有效地管理和监控，以确保沟通的质量和效果。
同时，项目管理还需要通过各种不同的手段和方法对沟通进行监控和评估，及时发现沟通中的问题和风险，采取有效的措施加以解决。
三、建立项目沟通管理制度的必要性1. 规范沟通行为建立项目沟通管理制度可以规范项目团队成员和外部利益相关者之间的沟通行为，明确沟通的对象、内容、时间和方式，降低沟通中的误解和风险，提高沟通的效率和质量。
浅谈如何在项目管理中建立良好沟通
浅谈如何在项目管理中建立良好沟通Prepared on 22 November 2020浅谈如何在项目管理中建立良好沟通摘要：沟通是项目经理日常工作的一个重要组成部分，这项工作的好与坏直接影响项目的过程控制和最终的项目质量。
从建立沟通体系的重要性谈起，介绍怎样建立良好的沟通，沟通的方法，以及沟通中应注意的原则，从多方面阐述良好的沟通是做好项目管理工作、更好的实现项目目标的重要前提。
关键词：项目管理；沟通管理体系；沟通计划；沟通方法；沟通渠道项目管理就是指把各种系统、方法和人员结合在一起，在规定的时间、预算和质量目标范围内完成项目的各项工作。
项目管理的内容涉及到诸多方面，而在这些过程当中，沟通是贯穿始终，必不可少的一个工作，是项目经理日常工作的一个重要组成部分，这项工作的好与坏直接影响项目的过程控制和最终的项目质量。
回想一下你所经历的项目，有没有出现过以下这样的情况：客户在检查项目阶段成果时，指出曾经要求的某个产品特性没有包含在其中，并且抱怨说早就以口头的方式反映给了项目组的成员，糟糕的是作为项目经理的你却一无所知，而那位成员解释说把这点忘记了。
可能你遇到的情况比上面谈到的还要复杂。
问题到底出在哪儿呢其实很简单，就两个字沟通。
沟通途径不对导致信息没有到达目的地。
在项目中，沟通更是不可忽视。
项目经理最重要的工作之一就是沟通，良好的交流才能获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目的各个方面，这项工作的好与坏直接影响项目的过程控制和最终的项目质量。
一、沟通管理的体系一般而言，在一个比较完整的沟通管理体系中，应该包含以下几方面的内容：沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾。
项目沟通计划是项目整体计划中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽视。
很多项目中没有完整的沟通计划，导致沟通非常混乱。
有的项目沟通也还有效，但完全依靠客户关系或以前的项目经验，或者说完全靠项目经理个人能力的高低。
然而，严格说来，一种高效的体系不应该只在大脑中存在，也不应该仅仅依靠口头传授，落实到规范的计划编制中很有必要。
浅谈项目的沟通管理
浅谈项目的沟通管理第一篇：浅谈项目的沟通管理英国作家肖伯纳曾经对沟通做过很形象的解释：如果你有一个苹果，彼此交换，那么每个人手里只有一个苹果；如果你有一种思想，彼此交换，每个人就有了两种以上的思想。
如今，在项目管理领域，沟通管理作为一种科学、一门艺术已被美国项目管理协会列为项目管理的九大知识领域之一，贯穿于其他八个知识领域管理的全过程，成为项目各个管理环节的纽带。
1沟通管理的概念沟通管理是指在一个组织的范围内，为了达到组织的目标，确保项目信息及时准确地提取、收集、分发、存储、处理，围绕组织的管理活动而进行的有效沟通。
良好的沟通管理不仅能为项目决策和计划提供信息，为科学管理提供依据，而且可以减少项目团队成员之间的冲突，改善人与人、人与组织间的关系，从而有效地提高工程项目组织的效能，为构建和谐高效的项目团队提供条件。
2沟通管理的过程2.1沟通管理过程的基本要素项目沟通的要素一共有八个：发送者、编码、通道、解码、接收者、背景、反馈、噪声。
（1）发送者和接收者。
在接收者未能区分信息的来源之前，沟通的反应通常受到发送者本身的专业水平、可信赖性及其沟通意图的影响。
同时，沟通的效果还取决于接收者的个性、接收者所归属的群体及群体确定的一些原则。
（2）编码与解码。
编码是发送者把自己的思想、观点、情感等信息根据一定的语言、语义规则翻译成可以传送的信号。
解码就是把所接收的信号翻译、还原为原来的含义。
编码和解码过程是沟通成败的关键，完美的沟通是发送者的信息经过编码和解码后，接收与发送的信息完全吻合，即编码与解码完全“对称”。
（3）通道。
是由发送者选择的传递信息的媒介物。
不同的信息内容要求使用不同的渠道。
沟通的渠道包括书面正式的、书面非正式的、口头正式的、口头非正式的沟通。
由于各种渠道都有利弊，因此正确选用恰当的通道对有效的沟通十分重要。
口头沟通的方式有私下联系、团队会议或者打电话，优点是沟通方便、灵活且沟通速度快，能提供正式沟通中难以获得的信息，缺点是易失真、约束力不强。
浅谈项目管理中的沟通管理
管理收尾包含项目结果文档的形成 （这些文档可以使发起人或客户对项目产品的 验收正式化），包括项目记录的收集、对符合最终规范的保证、对项目的成功、效果 及取得的教训进行分析、以及这些信息的存档以备将来使用。
管理收尾活动不能等到项目结束才进行，项目的每个阶段都要进行适当的收尾， 保证重要的、有价值的信息不流失，另外，人才数据库中的雇员技能应该得到更新， 以反应新的技能和熟练程度的提高。
2、 项目内部与项目外层的沟通 在施工项目管理中，施工方与业主、监理方、分包商之间都会存在信息不对称现 象。信息掌握的不平衡现象更凸显了沟通管理的必要性。各方并不完全一致的利益出 发点导致相当多的沟通问题的存在。
2.1与业主方的沟通协调 业主是工程产品的所有者，对项目具有特殊的权利，要取得项目的成功，必须获 得业主的支持。要正确理解业主的设计意图和要求，在设计中定期向业主汇报设计进 展，交换意见， 如果业主有好的建议， 在不违反设计标准、 规范、设计初衷的情况下， 尽量满足业主的设计变更要求，以创造良好合作氛围。
2.3与分包单位的沟通 与分包人关系的协调应按分包合同执行，正确处理技术关系、经济关系，正确处 理项目进度控制、质量控制、安全控制、成本控制、生产要素管理和现场管理中的协 调关系。项目经理部还应对分包单位的工作进行监督和支持。项目经理部应加强与分 包人的沟通，及时了解分包人的情况，发现问题及时处理，并以平等的合同关系支持 分包人的活动，同时加强监管力度，避免问题的复杂化和扩大化。另外，要明确一般 分包商和指定分包商在工程管理和工程价款支付等方面的区别。
与监理人员意见不一致时双方应以进一步合作为前提在相互理解相互配合的原则下进行协商尊重监理人员或监理机构的最后决定23与分包单位的沟通与分包人关系的协调应按分包合同执行正确处理技术关系经济关系正确处理项目进度控制质量控制安全控制成木控制牛产要素管理和现场管理中的协调关系
沟通技巧在项目管理中的应用探讨
沟通技巧在项目管理中的应用探讨引言在项目管理中，沟通是至关重要的一项技能。
良好的沟通技巧可以帮助项目团队有效地交流和合作，促进项目的顺利进行。
本文将探讨沟通技巧在项目管理中的应用，并介绍几种常用的沟通技巧。
项目管理中存在的沟通问题在项目管理过程中，存在一些常见的沟通问题。
首先，团队成员之间可能存在沟通障碍，如语言障碍、文化差异等，这些障碍可能导致沟通信息的误解和不准确性。
其次，项目团队由不同的部门和个人组成，每个人都有自己的专业术语和工作方式，这也增加了沟通的复杂性。
此外，沟通的频率和方式也可能会影响项目的进展，如果沟通不足或者没有明确的沟通渠道，会导致信息传递不及时和误解。
沟通技巧的应用为了解决项目管理中存在的沟通问题，以下是几种常用的沟通技巧的应用。
清晰明确的沟通目标在项目管理中，确保沟通目标的清晰和明确是至关重要的。
沟通目标应该包括明确的信息，如任务要求、目标和截止日期。
具体的沟通目标可以帮助团队成员理解自己的职责和工作重点，并减少误解和不必要的交流。
积极倾听积极倾听是良好沟通的基础。
倾听不仅意味着理解对方的观点和意见，还意味着尊重和关注对方的感受。
在项目管理中，团队成员之间应该相互倾听，避免一味地强调自己的观点，而忽视了他人的意见。
通过积极倾听，可以产生更好的沟通效果。
使用适当的沟通工具选择适当的沟通工具也是项目管理中重要的沟通技巧之一。
根据不同的项目需求，可以选择不同的沟通工具，如会议、电子邮件、即时通讯工具等。
合理使用沟通工具可以提高信息传递的效率和准确性，促进团队成员之间的交流。
建立明确的沟通渠道在项目管理中，建立明确的沟通渠道是确保沟通畅通的关键。
明确的沟通渠道可以帮助团队成员及时获取和传递信息，并减少信息传递中的不必要的延迟和误解。
建立沟通渠道还可以促进项目团队的合作和协调。
有效的反馈机制在项目管理中，建立有效的反馈机制可以帮助团队成员了解自己的工作表现，并及时调整和改进。
反馈不仅是信息的传递，还是双向的交流。
建设工程中的项目沟通与沟通管理
建设工程中的项目沟通与沟通管理在建设工程中，项目沟通和沟通管理是至关重要的。
项目涉及多个参与方，包括建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等等，而这些不同的参与方之间需要进行高效的沟通和合作，以确保工程的顺利进行。
本文将探讨建设工程中的项目沟通和沟通管理的重要性，并提供一些有效的沟通管理策略。
首先，项目沟通在建设工程中具有重大影响。
项目涉及的不同方面和专业领域较多，因此各方需要及时、准确地进行信息交流和共享。
只有通过沟通，各方才能对项目的要求、目标和进展形成共识，以便做出正确的决策和相应的行动。
其次，项目沟通需要高效和及时。
建设工程中的进展往往非常迅速，各方需要及时了解项目的进展和可能发生的问题。
及时沟通有助于发现和解决问题，并避免进一步的延误和成本增加。
为了实现高效的项目沟通，建立良好的沟通管理机制至关重要。
以下是一些有效的沟通管理策略：1.明确沟通渠道和方式：在项目启动阶段，需要明确各方之间的沟通渠道和方式。
这可以包括定期的会议、工作组、电子邮件、电话等等。
通过明确的沟通渠道和方式，可以避免信息流失和交流失误。
2.制定有效的沟通计划：根据项目的需要，制定详细的沟通计划。
该计划应包括相关方面的信息需求、频率和目标。
通过制定沟通计划，可以确保信息的及时传达和共享。
3.建立协作平台：借助现代技术，可以建立一个协作平台，使各方能够实时共享项目信息和文档。
这样，各方可以更方便地查看和更新项目的最新进展。
4.鼓励开放和积极的沟通氛围：为了促进项目沟通，需要鼓励各方开放地表达自己的观点和问题。
同时，也需要确保在沟通过程中没有威胁和指责的氛围，以便各方能够更好地解决问题并取得共识。
5.建立良好的沟通反馈机制：沟通不是单向的，而是需要双方的反馈和回应。
建设工程中的项目参与方需要建立良好的反馈机制，以便及时了解各方对信息和意见的回应，并作出相应的调整。
6.加强沟通技巧的培训：为了提高项目沟通的效果，可以提供相关方面的沟通技巧培训。
项目管理中的沟通与协调研究
项目管理中的沟通与协调研究项目管理是指为了实现特定目标而组织和管理资源的过程。
在项目执行的过程中，沟通与协调是至关重要的因素。
本文将探讨项目管理中的沟通与协调，并为大家提供一些实用的建议。
一、沟通在项目管理中的重要性沟通在项目管理中具有不可忽视的作用。
良好的沟通可以确保项目成员之间的信息流动和理解，减少误解和冲突的发生，提高工作效率，促进项目的成功实施。
沟通可以分为内部沟通和外部沟通两种形式。
1. 内部沟通内部沟通是指项目团队成员之间的交流与合作。
在项目启动之初，项目经理应与团队成员明确项目目标、职责和期望，确保每个人对项目的任务和进程有清晰的认识。
定期的团队会议、进度报告和沟通工具的使用可以帮助建立有效的内部沟通渠道。
2. 外部沟通外部沟通是指项目团队与其他利益相关者之间的交流。
利益相关者可能包括项目业主、合作伙伴、客户等。
项目经理应及时与这些相关方进行有效的沟通，确保他们了解项目的进展、风险和问题。
通过定期的报告、会议和一对一沟通，外部利益相关方可以对项目有更全面的了解，并提供及时的反馈和支持。
二、沟通中的挑战及应对方法在项目管理中，沟通可能面临一些挑战，例如语言和文化差异、信息传递不准确、不适当的沟通渠道等。
以下是一些解决这些挑战的方法：1. 制定沟通计划在项目启动阶段，项目经理应制定详细的沟通计划，明确项目团队成员之间的沟通方式、频率和形式。
同时，针对外部利益相关方，也需要制定相应的沟通策略和计划。
2. 使用多种沟通渠道项目团队应充分利用各种沟通渠道，包括面对面会议、电子邮件、即时通讯工具等。
不同的沟通渠道适用于不同的情境，可以更好地满足沟通的需求，并减少信息传递的误差。
3. 倾听和理解对方沟通不仅仅是发表自己的观点，也是倾听和理解对方的需求和意见。
在沟通过程中，项目团队成员应积极倾听，并尽量理解对方的观点。
及时回应对方的问题和反馈，以建立更好的合作关系。
三、协调在项目管理中的重要性协调是项目管理中另一个关键因素。
浅谈项目中的沟通管理大全
浅谈项目中的沟通管理大全第一篇：浅谈项目中的沟通管理大全项目管理中的沟通,并不等同于人际交往的沟通技巧,更多是对沟通的管理。
如何消除团队成员之间、协作者之间、与利益相关者(业主)之间的沟通障碍,防范沟通危机,畅通沟通渠道,保证与项目相关的信息在每个成员中无误传递、及时反馈,是项目沟通管理中的重要工作。
一、沟通管理在项目管理中的重要性1、团队建设的需要。
一个好的、成功的项目依赖于一个高效、协作的团队。
每个人的业务开展和工作开展,都离不开有效的沟通。
团队中每个成员的知识经验背景、文化背景,理解能力、性格习惯、行为方式等都不可能完全相同,或多或少存在一些差异。
如何在项目中消除这些差异,完善他们之间的沟通和协作,对于工程来说是必不可少的,对于项目管理者来说是应该必须考虑的。
除工作内容沟通外,生活上的沟通,是管理者对成员深入了解的途径,增进情感的的方式,会使成员提高归属感、认同感,从而稳定队伍。
因此,从稳定队伍、加强队伍的角度来说,经常的、有计划的沟通是管理者日常工作中的重要内容。
2、做出优质工程、好项目的需要。
一个工程首先要满足客户(业主)的要求,不满足要求的工程再怎么优秀也是不成功的。
了解客户对功能的要求、使用环境、要达到的目的等,项目开始之前、项目进行中、项目完成后都要与客户进行经常的沟通。
其次项目管理团队内部的沟通,是工期安排、资源调配、费用控制、质量管理的重要参考依据。
与协作者的沟通也是必不可少的,协作者的支持与帮助是完成项目的条件之一,没有协作者的支持或造成工期延误、或形成资源短缺等不利于工程的形势。
加强与协作者的沟通,提供有关信息,在项目范围达成共识,取得支持,限制对项目产生的任何干扰。
在管理项目中,负责人既要了解各方面的需求,又要确定沟通对象,制定沟通计划,建立沟通制度,畅通沟通渠道,明确沟通责任,通过沟通完善项目规划。
二、项目中实现有效沟通的途径1、加强团队培训,扫除沟通障碍。
基于沟通管理的培训,主要是培训团队成员的沟通技巧、沟通方法,内部沟通制度、沟通方式、沟通责任,旨在提高团队成员的沟通能力、协作精神,形成沟通习惯、沟通文化,消除沟通障碍、防范沟通危机。
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项目管理中的沟通机制建设刍议摘要：项目自身的特点决定了项目团队与日常运营团队迥然不同的组建与运营模式，亦决定了项目团队运营中沟通所起的作用和影响。
基于项目管理的视角，剖析项目沟通机制的内涵和特点，进而从个体沟通努力和机制构建两个层面对项目沟通机制的建设做出阐述和说明，以实现项目管理能力的有效提升。
关键词：沟通; 机制建设；项目管理1 项目、团队与沟通项目需要完成的是具有整体性的、以最终成果作为表现形式的任务，项目完成的任务成果对实施者而言，具有全新挑战的特点，需要在“风险“和“不确定性”中做出有效应对和管理[1]。
项目挑战下，承担项目任务的组织——项目团队往往是基于项目任务临时组建的，成员之间背景差异大，需要在协作中进行深入沟通与交流才能够充分了解彼此优势与特长，进而在项目协作中发挥各自专长，以实现有效协作。
项目组织具有临时性特点，需要时“招之即来”，结束时“挥之即去”。
项目团队组建的临时性、成员构成的复杂性，使得项目团队借助沟通实现彼此了解与协作的必要性显得尤为重要。
面对全新的项目任务挑战时，项目团队的组建往往是基于项目所需的知识、技能予以考虑的，成员之间通常缺乏深刻了解，项目团队在成立之初，往往带有“乌合之众”的色彩。
如何将来自不同部门、不同背景甚至是不同行业、不同组织的项目成员有效组织起来，调动其工作的积极性、主动性，激发其团结协作的精神与心态，对其具备的业务专长和能力进行有效挖掘和激发，以实现项目成员之间的协同效应，关系到项目过程能否顺利推进及项目成果能否有效达成。
通过团队成员间的有效沟通，借助项目过程中沟通机制的建立与完善，一方面，可以系统全面地界定外部客户的项目需求，确保项目工作有的放矢；另一方面，可以集合项目全体成员的聪明才智和专业所长，激发项目成员的创造力，实现项目内部的有效协作，激发项目团队的内在活力，达到“攒沙成团”的有效管理，去除项目管理可能遇到的种种障碍、摩擦。
来自实践方面的发现表明，沟通通常是确保预期目标得以实现的基本保证。
[2]单凭“头痛医头，脚痛医脚”式的片面做法，或“临时抱佛脚”式的应急性举措，往往难以从系统上、根本上实现项目团队的有效协作和团队成员潜能与创造性的有效激发。
只有构建有效的沟通机制，从全面、系统、整体的视角，对项目管理中的沟通予以全方位管理，才能实现项目过程的有效管理，对项目管理面临的挑战做出有效应对。
因此，沟通机制的建设与完善，是项目管理的关键所在，是激发项目团队活力、实现项目成员创造性有效激发的不二选择。
2 沟通机制的内涵与特点机制（mechanism）一词，源于拉丁文“mechanismus”，其基本含义与希腊文“机器”同义。
意思是借助机制组成的各个部件间的相互作用和协作，机制这一系统，可以像一台运行良好的机器一样，表现出自动化特点。
构建项目沟通机制，其基本设想便是实现沟通体系自运行、自激发、自调适的目标要求。
项目要正常运转，关键是能够排除人为、人治的因素，经由感性运行进入到理性运行。
人为、人治往往带来极强的随意性和主观性，会因少数精英个体的调整和改变，呈现较大动荡和变化。
构建良好的沟通机制，在机制之中加入自我运行的设计，设定沟通机制在特定情形下自我激发、自我触发的条件，有助于实现沟通管理由人为人治的感性阶段向自动自发的理性阶段过渡，有助于实现沟通机制自我运行、自我激发的理性运转。
这个意义上讲，自运行、自激发是相辅相成，相互作用的。
自调适指的是沟通机制在运行过程中，可以依据具体情形要求，自行做出调整和改变，以适应变化的沟通要求。
可以说，自调适是自运行、自激发下的一个新要求、新挑战。
具备自我调适功能的沟通机制，将会是一个开放的系统，可以依据外部情境的变化，做出主动的调整和适应。
只有这样，沟通机制才能具备极强的机动性、针对性和灵活性，足以应对项目管理中复杂情境的沟通任务挑战。
自运行、自激发、自调适是机制的核心特点表现，亦是沟通机制建设追求的理想境界。
依据自运行、自激发、自调适的基本特点，构建沟通机制，无疑会为项目团队的有效协同和创新激发夯实基础，提供保障。
项目成员之间在个性、知识、能力、价值观等方面存在较大的差异表现，同时又具有较强的互补联系。
项目工作需要经过合理分解，以分工协作的方式予以完成。
同时，项目在推进过程中，往往会遇到需求变更、外部条件变动等各种预料之外的变化。
这种情形下，任何僵化、零散的沟通举措往往会因缺乏针对性、机动性和全面性的应对，而面临低效甚至是无效的窘境。
项目过程中，构建自运行、自激发、自调适的沟通机制，有助于在需要沟通的特定情境下，自行启动沟通程序，将沟通事项自动推进、自动实现，并可依据具体情形，在沟通遇到障碍时，做出自我调整，适应沟通情境变化的要求。
沟通机制的构建无疑让项目管理可以依据外部情境变化进入到一个自我调适的自控状态。
项目团队可以因此而具备更强的机动性，项目管理亦可因之而具备更强的柔性特点。
依据项目特点构建的项目团队，亦会因此而焕发无尽活力，展现项目管理应该具备的魅力与特色。
由此，构建沟通机制对项目管理的意义和价值可见一斑。
3 沟通机制的建设沟通机制的建设，应遵循系统、整合的原则，全局着眼，整体入手，确立基本的框架体系，进而依据系统（systematic）与整合(integrated)的理念，构建具有内在逻辑关系、各要素相辅相成的沟通机制。
具体说，沟通机制的建设，一是需要在微观层面做出努力，提升沟通机制下每一个个体的沟通意识、技能技巧，增强机制中个体的沟通活力，提升其沟通能力和水平，以达到激活沟通个体的目的；二是需要从宏观层面予以全面系统的考虑，本着系统设计与要素整合的理念，构建一个组成要素具有内在一致性、整体相关性，同时拥有高度理性的沟通机制。
具体内容分述如下：3.1 微观层面的沟通努力项目沟通要取得高效结果，关键是承担沟通任务的每一个个体能够具备沟通意识理念、氛围平台和技能技巧。
唯有沟通机制下的每个个体具备了参与沟通的积极性、主动性，获得了充分表达自我、获取信息的氛围和机会，具备了胜任沟通的技能技巧，项目沟通机制才能具备整体活力，彰显其整体功能和作用。
激活个体活力，是构建沟通机制的首要条件。
具体说来，围绕个体层面的微观努力可以简单归结为围绕“我想”、“我能”和“我会”沟通三个环节：首先，植入“我想”沟通的强烈意愿。
项目组建伊始，便需要将沟通意识、沟通意愿植入成员头脑。
只有项目的每个成员充分认识到沟通对项目成功的意义和价值，认识到高效沟通对项目所起的重要作用，形成注重沟通的强烈而稳定的内心认知，才能谈得上后续沟通实践的推行和深化。
沟通意识、意愿的激发是沟通得以进行的必要前提和基本条件。
项目离不开沟通。
只有借助沟通才能彻底、深入地界定项目需求，才能充分激发成员的活力和激情，才能齐心协力，推进项目进展，取得项目成功。
通过项目组建时的动员会议、项目进展中的相关培训及具体实践中的身体力行，将沟通的重要意义和价值予以充分彰显，形成人人重沟通、人人想沟通的意识理念，是沟通在微观层面需要做出的第一层面努力。
当然，沟通意识和意愿的导入，贯穿项目始终。
要确保项目成员在项目启动之时，便随时可以了解项目意义和价值，了解项目成功标准及收益。
[3]其次，创造“我能”沟通的基本保障。
通过个体沟通意识的培育，形成了项目成员个体强烈的沟通意愿，接下来，项目管理者需要通过具体可行的举措，设定沟通相关的制度规则，创造鼓励沟通、倡导沟通的氛围，提供项目沟通顺利推进的机会和平台，让具备沟通意愿的项目成员，畅所欲言，表达诉求，获得充分沟通机会，将“我想”沟通的意愿，借助项目组织提供的切实保障，通过“我能”沟通的机会、平台和权利等的获取和实施，实现自己的沟通意愿。
最后，培育“我会”沟通的基本能力。
有了沟通的意愿，组织提供了沟通的机会与平台，沟通要得以高效进行，还需要参与沟通的人员具备相应的沟通技能技巧，以确保其可以借助组织提供的沟通平台，取得良好沟通效果。
为此，需要对项目成员提供沟通相关知识、技能技巧方面的培训与指导，引导其借助组织提供的机制，实现便捷高效的沟通，达到齐心协力、彼此合作的项目沟通目的。
缺少对沟通工具的基本了解，缺少培训，往往会使得沟通受到制约和阻碍。
[4]沟通技能技巧方面的培训，根本目的是扫除沟通障碍，确保参与沟通的个体能够获得“我会”沟通的能力。
“我想”沟通、“我能”沟通、“我会”沟通，是项目组织针对沟通参与个体提供的意愿激发、氛围营造和技能提升的三个保障。
通过这三个主观与客观的前提保障，项目团队中每个个体的沟通活力才能有效激发，而只有保证了项目团队成员个体的沟通活力和沟通能力，才能为项目沟通机制的整体建设奠定基础，才能谈得上基于宏观层面、整体框架进行沟通机制系统、完整地构建与完善。
可以说，微观层面的沟通努力是沟通机制建设的基础和前提，亦是沟通机制建设的首要条件。
3.2 机制层面的构建完善沟通机制层面的建设可以从如下几个方面着手考虑：首先，遵循系统原则，构建沟通机制。
沟通机制之所以称之为机制，核心就在于其系统全面的根本特点。
所谓系统，指的是由相互联系的要素构成的有机整体。
也就是说，构成系统的各个要素，通过相互作用形成整体效应，以系统方式展现自身作用和功能。
构成沟通机制的各个要素，应该具有内在的逻辑一致性，相互之间存在彼此呼应、相辅相成的内在联系。
“牵一发而动全身”，沟通机制的构成要素，在沟通过程中具有不可替代的作用和影响，可以通过沟通机制这一系统，完成自我运行、自我激发、自我调适的任务要求。
围绕系统原则，构建沟通机制，一方面可以实现各个要素间的有机联系，另一方面可以基于整体视角进行机制的完善与提升，从而更好地体现机制的本质特点，实现机制应对沟通任务所应具备的机动灵活之目标。
系统性、整合性既是构建机制应该遵循的基本原则，又是沟通机制努力实现的理想目标。
其次，注重物质层面的建设，为沟通机制奠定坚实硬件基础。
沟通实践的顺利进行，离不开沟通场所、沟通媒介、沟通设施等基本物质条件的保障。
随着技术的进步，为沟通提供必要的场所、设施和技术条件，日渐成为提升沟通效率与效果不可缺少的物质保障。
面对分散工作、存在天然距离障碍的项目成员，北京一家IT咨询企业投资建设了一套基于网络应用的即时通讯系统，借助这一先进实用的即时通讯系统，企业让分散在各地的项目成员可以轻松实现异地无障碍信息分享，从而大大提高了项目团队的协作水平，节省了项目管理成本，提高了项目绩效结果。
技术突飞猛进的时代背景下，沟通机制建设越来越离不开基本物质条件的支持和保障，这已经成为众多项目团队共同认知。
借助旨在打破地理和时间阻隔的先进沟通设施，可以更便捷、更有效地提升沟通的效率与效果，去除阻碍沟通实现的有形物质屏障。
一项围绕企业借助信息技术构建沟通机制回报表现方面的研究表明，基于企业核心竞争力打造的信息技术领域的投入，可以获得极为可观的收益回报。