十大提高工作效率的Outlook使用技巧

十大提高工作效率的Outlook使用技巧在我们平日的工作中，公司邮箱里面每天都会有别人或自己发的各种邮件几乎是我们每个职场人每日必须处理的工作之一，那想要处理好这些工作就离不开邮箱的好伙伴——Outlook。但多数职场人士并没有参加过系统培训，因此只能凭感觉来操作。其实无法掌握其中的一些核心用法，以致于自己的工作效率低下，甚至在工作中会犯一些低级工作错误。针对这种情况，今天就来分享给大家一些在Outlook中常用的小技巧，希望能提升大家的职场效率。

一、提醒非邮件会邀的日程：

如果想要提醒自己一件重复在固定时间发生的事件，可以在outlook里给自己发一个会邀，设置为重复事件，邀请收件人为自己邮箱。如此事件就会出现在outlook的日历中：

二、将日程中待办事项电脑手机同步：

（一）电脑操作：苹果电脑打开日历，电脑登入icloud，登入和手机一样的app ID

（二）手机操作：手机上icloud，账户也登录进去，设置- icloud-使用icloud的应用-打开日历

三、同步公司邮箱中的会邀到自己的日历中：

打开mac电脑日历，登录账户– Exchange –输入公司邮箱账户和密码登录

四、设置邮件定时发送

有时写好一封邮件，离完成期限还很久，立马发送又怕后面情况变动需要修改，想过几天再发，又怕遗忘！此时你就可以使用Outlook邮件的“延迟传递”

功能。具体操作步骤：

第一步：点击“新建电子邮件”-“选项”-“延迟传递”；

第二步：对话框中设置“传递时间不早于”-填写日期-填写时间

五、快速处理大量文件

当我们在工作中需要对接多个项目的时候，每个项目的邮件铺面而来，你会发现你都不想打开邮箱了。其实邮件也是需要管理的，管理的好，工作效率非常高，也不会遗漏重要的工作安排。最开始就应该制定规则，建立归档文件夹。具体操作步骤：

第一步: 按照跟进的项目名称“新建文件夹”

第二步: 对文件夹“建立规则”

第三步:对应“发件人”或“主题”＞放入对应文件夹

六、发送邮件中为收件人设置时间提醒：

假设我们每天要处理成千上百封邮件，这些邮件中的工作内容都有不同的完成时间，其中有的比较重要需要反复提醒对方完成，可以在这样的邮件中加上时间提醒，这样到了时间，就会有弹窗弹出，具体操作步骤：

第一步：“邮件”标签-后续工作-添加提醒

第二步：为收件人添加提醒-选择要提醒的时间

七、自定义签名档

很多时候，我们在收到的邮件中都能看到他人设置的精美签名，那如何设置一个标准的签名呢？签名档的内容需要包括：姓名/部门/职位/联系方式（座机号&邮件&工位地址等）。具体操作步骤如下：

第一步：“文件”标签-选项-邮件-签名

第二步：选择自动回复邮件的时间段-编辑公司内部/公司外部的人收到自动回复的内容

八、重要邮件存档：

一些重要的邮件可以选择“另存为”，保存在电脑中。如果邮箱有大小限制，可以设置自动归档，或每隔一段时间就按时间段手动归档。具体操作步骤：第一步：“文件”标签-信息-清理工具-归档

第二步：选择自动/手动归档-存储位置

九、休假自动回复

如果休假的话，为避免耽误重要事情或不想被打扰的话，一般都会需要设置离开自动回复，回复的内容、以及在哪个时间段回复，都是可以设定好的。这样如果同事发过来邮件，会收到自动回复邮件。邮件的内容一般包括在哪个时间段休假、如果有急事的话联系方式、相关工作可以找backup的同事XX，或者manager。具体操作步骤：

第一步：“文件”标签=> 信息=> 自动回复

第二步：选择自动回复邮件的时间段=> 编辑公司内部/公司外部的人收到自动回复的内容。

十、如何撤回已发送的邮件

如果不慎将错误的邮件发出，撤回Outlook已发送邮件功能我们就需要用到，那在Outlook中我们怎么将已发送的邮件成功撤回呢，具体操作步骤：第一步：从Outlook左侧定位到“已发送邮件”文件夹，点击已发送的邮第二步：在弹出的“撤回该邮件”对话框中选择一种方式并选择下面的复制框，最后单击“确定”即可。

然后此封邮件上面会提示在什么时候尝试撤回此邮件。稍等一会，我们收到撤回邮件的通知，有“邮件撤回成功”的邮件，提示撤回成功。而对于没有撤回的邮件，则有“邮件撤回失败”的邮件，提示无法于…撤回。但此功能的前提是对方还没有读该邮件，且仅适用于window系统

以上技巧你学会了吗？