outlook使用技巧

Outlook使用技巧

目录

一．自定义邮件组和邮件地址 (2)

二．添加个人文件夹 (6)

三．邮件的自动存档 (8)

四．邮件撤回 (9)

五．外出助理设置 (11)

六．自动签名 (13)

七．邮件选项 (15)

八．Outlook 日历 (18)

九．任务 (22)

十．垃圾邮件处理 (27)

一．自定义邮件组和邮件地址

在outlook中，自定义的邮件组和邮件地址可以放在个“个人通讯簿”或“联系人”这两种“地址簿”上。

1．添加个人通讯簿。

在工具菜单中选“服务”，打开后如下图所示，在服务中按“添加”，在“添加服务”中选择“个人通讯簿”，然后按确定就可以。

2．创建自定义的邮件组。

打开通讯簿，在通讯簿中选择“添加新地址”，在添加新地址框中选择“个人通讯组列表”。

在个人通讯簿列表属性框中，输入自定义的组的名称，然后在点击“添加/删除成员”，然后在出现的地址簿中选择需要添加的人员。这样就可以完成自定义组的设置。

3．自定义邮件地址

打开“通讯簿”，选择“添加新地址”，然后选择将地址放在“联系人”，然后选择“新建联系人”，按确定，

出现以下图表，可以填写上相关联系人的姓名，邮件地址等，然后按保存并关闭，

当打开联系人时就可以找到自定义的邮件地址。

在发送邮件时，在邮件地址列表中选择联系人，就可以找到自定义的邮件地址或组地址发送邮件。如下图。

二．添加个人文件夹。

在工具菜单中选“服务”，打开后如下图所示，在服务中按“添加”，在“添加服务”中选择“个人文件夹”，然后按确定，在“创建/打开个人文件夹文件”框中选择相应的路径，在我们公司中这个路径一般是在D:\mail目录，

然后在文件名中给出一个文件名，注意文件名的后缀都是pst（如abc.pst），如下图。

给出文件名后，按打开，然后出现下图，

图中个人文件夹的名称可以更改，每个人的个人证件夹可能不止一个，更改个人文件夹名称以区别不同的个人文件夹，（本例中名称改为200811）而且可以在密码栏中设置个人文件夹密码，注意密码必须紧记，否则忘记密码则不能打开个人文件夹的邮件。

新的个人文件夹设定后，需要在邮件“服务”框的“传递”栏中设置将邮件传递到新的个人文件夹文件中。

三．邮件的自动存档

有些同事会发现，邮件好象地了一段是间“丢失”了一部分，这是因为Outlook本身的自动存档功能，每隔14天，Outlook 会自动提示是否存档邮件，如果回答是，则会自动存档部分邮件到指定的文件中，所以就会发现有些邮件“丢失”了，遇到这种情况，请及时通知电脑部，只要存档文件没有被删除，就可以将邮件找回，为避免不必要的麻烦，可以在工具菜单中选择“选项”，在“选项”框中选择“其它”，然后选择“自动存档”，将“每隔14天自动存档”的选项去掉，就不会再出现邮件“丢失”的情况。

四．邮件撤回

在已发送邮件文件夹中选中要撤回的邮件，然后打开。

打开邮件后，在“动作”菜单栏选择“撤回该邮件”

然后出下以下提示，按确定。

以下是收件人收到撤回邮件的通知，如果收件人先打开撤回邮件通知，要撤回的邮件将自动删除，但如果收件人先打开或已经打开要撤回的邮件，则邮件无法撤回。

五．外出助理设置

打开“工具”菜单，选择“外出时的助理程序”。

在“外出时的助理程序”框中选择“我目前外出”，然后在文字栏中写相关信息。也可以在以下的“添加规则”选项中增加相应的规则。

当外出时的助理程序设定后，当别人发邮件给你时，就会收到一个如下图所示的自动回复邮件，而邮件的内容就是在“外出时的助理程序”框中输入的文字。

在“外出时的助理程序”中，如何“添加规则”。当选择“添加规则”后，会出现下图。我们可以设置当A发邮件给我时，将邮件转发给B，以便及时处理事情。

六．自动签名

新建一个邮件，在“插入”菜单中选择“签名”，然后根据提示完成签名设置。如下图。

注意，当我们设置了“使用Microsoft Word 编辑电子邮件”时，不能使用自动签名功能。如下图，在“工具”菜单中打开“邮件选项”，在“邮件格式”页中设置“使用Microsoft Word 编辑电子邮件”。

七．邮件“选项”

这里的邮件选项是在编辑一个新邮件时，在邮件的快捷方式上显示的“选项”栏，它与上述的邮件“选项”有完全不同功能，这个“选项”也可以在新建邮件的“视图”菜单中找到。1．当我们认为邮件很重要时，可在“选项”中选择给出邮件“送达”回执或邮件“已读”

回执，这样当邮件已“送达”到对方邮箱或对方“已读”邮件后，我们会收到一个系统返回的回执邮件，提示邮件已送达或对方已阅读邮件。

2．可以设置定时发送邮件，我们可以传递选项中设置邮件在我们希望的时间发出。

3．使用投票按扭。可以用来统计投票情况。在投票按扭中，我们可以使用系统给出的选项，也可以自定义投票选项，用分号分隔。以下有一个投票选项的例子进行详解。

扭，然后按“立即发送响应”。

接收到响应的一方将会收到一个响应的邮件，接收者必须打开该邮件，然后，才会生成一个统计报表。

在“已发送邮件”中打开发出的投票测试邮件，在跟踪栏中就可以看到投票统计情况表。也可以将此统计列表粘贴到其它文档中。

八．Outlook 日历

1.创建约会.

我们可以利用Outlook 日历记录一些重要的事情或约会也可以记录一些重要日子。

打开Outlook 日历，如下图，然后“新建约会”。

在“约会”框中，可输入相关主题，地点和时间，在时间显示栏，有多个选择，这个选项很有用，这个时间设定后，可在“与会者可行性”中查到自己或别人在什么时间闲，什么时间忙。如下图所示。在约会中也可以自行设定一些记念日，如某人的生日等，设定时可将约会设为全天事件，而在时间设定显示为“闲”，在重复周期中设为“按年”重复，在日历中每年的同一天，将显示为这个人的生日。