外贸单证业务操作流程
外贸单证的 18 步详尽流程
外贸单证的18 步详尽流程
1.客户询盘：一般在客户下perchase Order 之前，都会有相关的Order Inquiry 给业务部，做一些细节上的了解。
2.报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。
3.得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。
4.下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5.业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。
按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。
合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。
审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。
如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。
合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6.下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：
6.1 ：如果是L/C 付款的客户，通常是在交货期前1 个月确认L/C 已经收到，收到L/C 后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
6.2 ：如果是T/T 付款的客户，要确认定金已经到账。
6.3 ：如果是放帐客户，或通过银行D/A 等方式收汇等，需经理确认。
外贸单证18步全流程
1. 客户询盘：一般在客户下perchaseOrder之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2.报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice给客户做正式报价。
3.得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchaseOrder。
4.下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5.业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。
按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。
合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。
审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。
如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。
合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6.下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产。
6.1 如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
6.2 如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
6.3 如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。
7.验货：7.1 在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
7.2 如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3 如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。
确定后将验货时间通知工厂。
8.制备基本文件：工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
9.商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。
外贸单证工作流程
外贸单证工作流程外贸单证是国际贸易中非常重要的一环，它是贸易双方进行交易结算和清关的必备文件。
外贸单证工作流程涉及到多个环节，包括合同签订、货物装运、单证制作和交单结汇等。
下面将详细介绍外贸单证工作流程的各个环节。
1. 合同签订。
外贸单证的第一步是合同签订。
在国际贸易中，合同是双方达成交易意向的法律文件，其中包括了交易双方的基本信息、货物描述、价格条款、付款方式、交货方式、质量标准、包装要求、装运期限、索赔条款等内容。
合同签订后，双方开始履行合同义务。
2. 货物装运。
货物装运是外贸单证工作流程中的关键环节。
在货物装运前，出口商需要准备好货物，并且按照合同的约定进行包装、标记和装箱。
同时，出口商还需要与运输公司或货代公司协商好货物的运输方式和运输路线。
一切准备就绪后，货物开始装运。
3. 单证制作。
在货物装运后，出口商需要开始准备单证。
单证是国际贸易中非常重要的文件，包括了多种类型，比如发票、装箱单、提单、保险单、商业发票、质检证书等。
这些单证是货物运抵目的港口后清关和结汇的必备文件。
出口商需要根据合同的约定和目的国家的要求，准备好相应的单证。
4. 交单结汇。
货物运抵目的港口后，出口商需要将单证交给进口商或银行。
进口商或银行会根据单证的内容进行核查，确认无误后，才能进行结汇和清关。
结汇是指出口商将货款兑换成本国货币的行为，清关是指货物在目的港口进行报关、缴税和放行的过程。
这两个环节都需要单证的支持。
总的来说，外贸单证工作流程是一个复杂的过程，涉及到合同签订、货物装运、单证制作和交单结汇等多个环节。
出口商需要严格按照流程操作，以确保交易顺利进行。
同时，出口商还需要了解目的国家的相关法律法规和进口要求，以便制作符合要求的单证。
只有做到这些，才能保证交易的顺利进行。
外贸出口单证操作流程详解
外贸跟单业务流程 跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。
一．接单接单也即合同的签定，订单的取得。
合同的书面形式并不限于某种特定的格式。
任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。
1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。
2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。
3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是： （1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。
前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。
对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。
它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。
这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。
而合同用的比较正规。
机器设备，大棕贸易的进出口。
还有协议书，意向书，订单和委托订单等。
4．接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。
（1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。
（2）发盘：（OFFER）又叫发价。
是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。
（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
二．审单：即审核合同 1．审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。
外贸单证流程
外贸单证流程一．客户询盘一般在客户下Purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry 给业务部，做一些细节上的了解, 这就是我们平常说的前期开发。
二. 报价开发结束，客人对样品进行考核评估，觉得样品OK，正常会开始询价，有些客户会在开发前就开始询价，以免超出自己的目标定位。
此时，业务部就要制作本公司固定格式的报价单给客人，报价单应包含货物品名，型号，起订量，报价有效期，报价条款，包装等，正式报价。
每一份报价，都要经过领导审批后，方可报出，以免错报或者少报。
三．确认订单经过洽谈，客人确认价格OK,会收到客户正式的订单（Purchase Order,简称PO,比较正规的公司，每个订单过来都有他们指定的PO Number）。
收到PO后，及时拟定形式发票（Performa Invoice,简称PI）给客人确认，PI正常包含货物名称、型号、规格、单价、订单数量、付款方式、报价条款、交货期、包装等。
通常，跟客人确认PI前，要先跟工厂确认好交货期等相关事宜，以免因无法准时交货而造成索赔。
四. 下生产订单得到客人的订单确认并收到定金后（针对T/T付款方式），给工厂下正式订单（购销合同和生产指令单等），安排生产计划。
备注：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应由业务员和单证员分别审查，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
T/T和L/C是外贸中比较常用的付款方式，还有一些贸易公司针对新客户会有30% T/T+70% L/C的付款方式。
五. 验货（以下针对鞋类）我们公司的订单正常都有QC全程跟踪，包括：大货材料核对、生产监督和出货等。
但是，在出货前要出中期验货报告和末期验货报告。
中期验货，在工厂备好大货材料后，上线成型生产时，就要进行一次系统验货，以规避大货生产中可能出现的各种工艺问题。
末期验货，工厂大货生产即将结束时，要提前通知QC安排好时间进行末期验货，末期验货通过后，方可出货。
外贸单证的工作流程
外贸单证的工作流程外贸单证是指在国际贸易中，为了证明货物的交易和运输过程而需要提供的各种文件。
这些文件包括商业发票、装箱单、提单、保险单等，它们是国际贸易中不可或缺的重要文件。
外贸单证的工作流程是指在国际贸易中，从货物订购到货物交付的全过程中，各种单证的申请、制作、审核、签发和交接等环节的整个流程。
1. 货物订购阶段。
在国际贸易中，首先是货物的订购阶段。
买方和卖方双方达成一致意见后，买方向卖方发出订单，卖方接到订单后，会开始准备相应的单证。
商业发票是最基本的单证，它包括了货物的名称、数量、价格、贸易条款、付款条件等信息。
除此之外，还需要准备其他单证，如装箱单、提单、保险单等。
2. 单证申请阶段。
一般来说，买方和卖方都会委托各自的货代公司或物流公司来办理单证。
在货物订购后，买方和卖方会向各自的货代公司提交相关的单证申请材料。
货代公司会根据客户提供的信息，向相应的相关部门提交申请，以便开始制作单证。
3. 单证制作阶段。
在收到单证申请后，货代公司会开始制作单证。
首先是商业发票的制作，根据客户提供的货物信息和价格，货代公司会制作商业发票。
同时，还需要制作其他单证，如装箱单、提单、保险单等。
这些单证都需要按照国际贸易的相关规定和标准来制作，以确保其合法有效。
4. 单证审核阶段。
在单证制作完成后，货代公司会对单证进行审核。
审核的目的是确保单证的准确性和完整性。
货代公司会仔细核对每份单证的内容，确保其中的信息与实际货物的情况一致。
如果发现有错误或不完整的地方，会及时通知客户进行修改。
5. 单证签发阶段。
经过审核后，单证就可以进行签发了。
货代公司会将单证提交给相关部门进行签发，签发的部门根据单证的性质不同而有所不同。
比如，装箱单需要由装箱公司签发，提单需要由船公司签发，保险单需要由保险公司签发等。
签发完成后，单证就可以正式使用了。
6. 单证交接阶段。
在货物运输过程中，单证的交接也是非常重要的环节。
买方和卖方双方都需要在货物装运前，将相应的单证交给货代公司或物流公司。
外贸单证操作流程
外贸单证操作流程
外贸单证操作流程通常包括以下几个步骤：
1. 合同签订：买卖双方达成交易意向后，签订合同，明确双方的权利和义务。
2. 信用证开立：买方按照合同约定向银行申请开立信用证，银行根据买方的要求开出信用证。
3. 备货：卖方根据合同约定和信用证的要求，组织生产或采购货物，并确保货物符合合同和信用证的规定。
4. 报关：卖方在货物备妥后，办理报关手续，向海关申报货物的品名、数量、价值等信息，并缴纳相应的税费。
5. 运输：卖方根据合同约定和信用证的要求，选择合适的运输方式，并安排货物的运输。
6. 提单：运输公司在货物装船后，签发提单，提单是货物所有权的凭证，也是卖方向买方交货的凭证。
7. 信用证议付：卖方在货物装船后，按照信用证的要求，向银行提交提单、商业发票、装箱单等单证，银行审核单证无误后，向卖方支付货款。
8. 结汇：卖方收到货款后，将外汇结汇成人民币。
9. 核销：卖方在货物出口后，办理核销手续，向外汇管理局申报外汇收入情况。
以上是外贸单证操作的基本流程，不同的国家和地区可能会有一些差异，具体操作流程还需要根据实际情况进行调整。
外贸单证进出口的单证工作流程
外贸单证进出口的单证工作流程1.采购商与外贸销售商达成交易协议后，首先需要签订销售合同。
After the purchaser and the foreign trade salesman reacha trade agreement, the first step is to sign a sales contract.2.销售合同签订后，外贸销售商开始安排生产或采购商品。
After the sales contract is signed, the foreign trade salesman begins to arrange the production or purchase of the goods.3.生产或采购完成后，外贸销售商向采购商提供发票和装箱单。
After the production or purchase is completed, theforeign trade salesman provides the purchaser with an invoice and packing list.4.采购商收到发票和装箱单后，支付货款给外贸销售商。
After the purchaser receives the invoice and packing list, they pay the purchase price to the foreign trade salesman.5.外贸销售商收到货款后，安排货物装船或装车。
After the foreign trade salesman receives the payment, they arrange for the goods to be shipped or loaded onto trucks.6.装船或装车后，外贸销售商向采购商提供装运通知单和提单。
After the goods are loaded onto the ship or truck, the foreign trade salesman provides the purchaser with a shipping notice and bill of lading.7.采购商收到装运通知单和提单后，开始向海关报关。
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四、下达海运委托书
• 根据合同的发货期或到货日以及船的航行 天数（船期）算出精确地开船日期，在开 船日前一周给货代下达海运委托书租船订 舱。
• 海运委托书的格式可以由货代提供， 然后填上相关信息，其中包括：“发 货人”一栏需填上卖方公司名称地址 联系方式；“收货人”和“通知人” 一栏需根据客户要求填上客户的公司 名称地址及联系方式或者“TO ORDER”;起运港、目的港、预配船期、 货物件数、重量等各栏信息根据实际 情况填写。
• 商业发票和箱单的制作和之前的其他资料 的做法一致，先复制一份，然后更改里面 的信息即可，注意交单资料里面的发票与 其他发票的不同之处在于发票末尾加上我 公司收款银行的信息，包括收款行的名称、 银行代码、收款人、收款人账号、收款人 地址。
• 产地证的制作根据客户不同的需求做法有差 别，如果客户没有特别要求提供由CIQ出具 的产地证，单证员需要做一份自己公司出具
的产地证，包括发票号、日期、出口商、收
货人、运输路线、重量、包装、和最后一句 货物产地承诺“We, ***** hereby declare that the above details and statements are
correct, that all the goods were produced in China”。
• 具体制作过程仅需复制一份之前的产 地证然后更改里面的具体信息即可。
• 然后打开货物信息，在原来内容的基础上 更改“报检重量、包装数量、HS标准量、 货物总值、和货币单位。”单证填写完成 检查无误后点击保存，此单证保存在“未 选择单证”文件夹下。然后点击“未选择 单证”，选中所做的单证，点击页面上方 的“选择单证”，此时单证到了“待发送 单证”文件夹下，打开“待发送单证” 然
外贸单证业务操作流程
接新合同 编合同号
外贸单证流程图
翻译合同
制定发货 计划
通知备货
准备报检 材料
联系货代 确认船期 及费用
向货代索 要入货通 知
给货代传递 报关资料
凭条已出
下达海运 委托书
开船前后 开船后 确认提单
投保出口 信保
寄交单资 料
银行收汇
外贸单证工作流程
• 一、翻译新合同，建立客户资料； • 二、通知备货； • 三、报检材料准备； • 四、下达海运委托书； • 五、寄出正本提单； • 六、寄送交单资料；
海运委托书填写完毕，检查无误后传真给货
代，并且和货代确认海运费。租下舱位后 向货代索要入货通知，将入货通知交给外 贸主管，外贸主管通知储运部，根据实际 情况要求货代来背箱或者我公司安排送货 港口。
• 开船前给货代准备一整套报关资料，卖方 公司是委托报关行进行报关，所以需要提 前给报关行寄报关委托书、报检委托书、 核销单（此三份资料都由核销员提前寄给 报关行），单证员需要在开船前向货代传 凭条，箱单和发票。
后点击页面上方的“发送业务单证”，此 时单证被保存到了“无回执单证”文件夹 下。
• 打开无回执单证后，点击页面上方的“接 收回执信息”，信息在系统内部需要被审 核所以可能需要几分钟时间才会有回执信 息，如果接收一次失败后，可以隔段时间 点击一次直到收到回执信息为止。收到回 执后，将单证打印出来。再次检查报检单 信息，准确无误，报检单完成。
• 2.准备英文报检材料：合同复印件、出境货 物报检单、发票、装箱单、厂检单、包装 性能结果单、及其它文件。
• 发票和箱单的制作首先要复印一份之前的， 然后更改里面的信息，发票要更改的信息 包括发票号（一整套资料里的发票号要保 持一致）、日期、目的港、重量、单价、 总金额，以及总金额的大写、包装数量。 箱单更改的内容包括发票号、日期、数量、 净重、毛重、尺寸、包装数量及装箱形式。 制作完成后打印，盖上长条章和法人章。
• 提单如有问题需更改后回传给货代要求其 更改信息，对方更改后再次传过来，需要 再次检查核对，直到确认提单准确无误时， 在提单上方空白处注明“OK,请出正本”， 需要电放的注明“OK，请等通知电放”。 出正本提单的话，要及时提醒货代在开船 后一周内将正本提单寄回卖方公司。
六、交单资料
• 开船一周内，做好一套完整英文交单资料 寄给收货人：商业发票、箱单、提单、原 产地证（FORM-A）、分析证、非转基因证 明、非木质包装证明、等等依据进口国家 单证的要求及合同，所递交的交单资料不 完全一样。
• 凭条给货代之前要跟外贸主管确认凭条号， 箱单和发票的制做要求：复制一份箱单， 发票，更改里面相应的信息即可，注意报 关发票和其他发票不一样，报关发票多一 项海运费（海运费由我方支付）。然后加 盖电子印章，传给货代。
五、寄出正本提单
• 货物离港前后，货代要传给单证员草本提 单，单证员要对其进行更改确认，提单确 认要求做到准确无误一字不差，包括收货 人，通知人的地址是否有字母错误，起运 港、到货港、货物重量、体积等是否准确。
一、编制合同号，建立客户资料
• 签订一个新的合同后，熟悉合同内容，将 文合同条款翻译成汉语版本，需要特别 注明发货数量、单价、指标要求、发货日 期、支付方式。在收到下达的英文版发货 计划后，需要将其翻译成汉语版，交给储 运部安排备货。
二、安排备货
• 将发货计划（包括目的港，柜数、每柜的 桶数、发货日期）交给销售人员以便其按 照客户合同中的指标要求，安排报检批次 和通知储运部，储运部做货物的出运安排 （出口货物要在开船前5天到达出运口岸）
三、报检材料准备
• 1.接到下达的报检计划，先在九城电子报检 系统做电子报检，电子报检单据内容填写 要求准确无误，待商检局审核通过，发出 商检编号后打印出来。
• 步骤如下：
• 出境货物报检单的制定需要在九成系统内 完成，首先登入九城电子系统，点击质检 业务，出现“出境货物报检”选项，点击， 页面内显示出之前报检过的所有单证，双 击任意一个单证，点击 “复制”,然后开 始填写报检单的内容，先打开“基本信息” 页面，此页面的大部分内容是固定不变的， 需要更改的包括“合同号、到货口岸、发 往国家、发货日期”,其他内容的更改根据 具体情况而定。