关于档案管理系统用户操作手册.doc
档案软件操作手册
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用户手册
登录系统：
在浏览器地址栏输入，打开本系统登录页面。
在用户名和密码处输入用户名和密码后点击“登录”按钮登录到本系统。
用户分为管理员和操作员两种类型，下图为操作员的系统界面。
下图为管理员的系统界面。
部门管理：
点击“添加”按钮。
下图为部门维护界面。
用户维护界面。
用户添加界面。
机构维护界面
档案类型维护界面。
档案大类维护界面。
修改档案类型。
任意点击一种类型的档案，会出现如下图的界面。
在档案列表中会出现该类型档案的信息。
点击文件上传，打开批量上传界面。
注意红圈中的“会计凭证”和“其他档案”，点击这两项的文字可以下载该类型的模板。
按照模板中的例子添加完数据后在这里可以导入到系统中。
如果是其他档案则选择红圈处的其他档案项，然后上传文件。
如果是会计档案，则需要先按照“其他档案”和“会计档案”的模板分别填写数据，然后先行上传“其他档案”，在上传“会计档案”，否则会提示上传失败。
1页。
档案管理操作指导手册
档案管理操作指导手册1. 介绍档案管理是组织或个人对重要文件和记录进行系统地组织、保管和利用的活动，是保证信息传递和知识积累的重要手段。
本指导手册将介绍档案管理的基本概念和操作指南，以帮助您更好地管理和利用您的档案信息。
2. 档案分类2.1 基本分类•机密档案•重要档案•一般档案2.2 分级分类•A级档案•B级档案•C级档案3. 档案存储3.1 存储设备•纸质档案存储•电子档案存储3.2 存储原则•分类存放•定期清理•安全保护4. 档案检索4.1 检索方式•根据文件名•根据文件编号•根据文件内容4.2 检索工具•检索软件•检索索引5. 档案借阅5.1 借阅流程•申请借阅•档案审批•借阅归还5.2 借阅注意事项•保护档案完整性•谨慎处理重要档案•定期归还档案6. 档案销毁6.1 销毁程序•判定销毁档案•规范销毁流程•记录销毁情况6.2 销毁原则•保护隐私信息•合法销毁•确保安全处理7. 档案备份7.1 备份频率•定期备份•事件备份7.2 备份存储•云存储•外部硬盘8. 档案保密8.1 保密措施•访问权限限制•加密存储•定期安全审查8.2 保密责任•所有人员责任•隐私信息保护•安全防范措施9. 总结本文档概述了档案管理的基本操作指导，涵盖了档案分类、存储、检索、借阅、销毁、备份和保密等方面的内容。
仔细遵循本指导手册的操作步骤，可以帮助您建立高效的档案管理系统，保护和有效利用您的档案信息。
愿本手册为您在档案管理方面提供有价值的参考。
档案管理操作手册
档案管理操作手册 Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】目录档案管理PowerOn图纸文档管理系统提供了从文件的产生，修改，批准到修订的系统管理，而本章节的档案管理则是文件的最终归档管理。
为项目管理团队和项目各主要执行中心进行所有项目文件归档的系统管理，收集归档文档的相关信息，可以支持将来企业的运作及组织维护部门的需要。
同时，档案管理中的文件及其原始数据有利于建立未来的项目生命周期和知识管理系统。
在实际项目中，许多信息是由档案管理系统给出。
档案管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集，加工，分解，编目，存档，并作为项目各参与方提供专用和常用的信息过程。
前章图纸文档管理是本章档案管理的基础，是项目图纸文档被有效率使用的前提条件。
在【工程中心】中单击【档案管理】，或者在【工程中心】选择菜单【模块】=>【档案管理】，即可进入档案管理模块。
首先跳出的是档案库的选择窗口。
图17-1 档案库选择窗口档案管理初始化17.1.1 档案馆信息维护用户选择【定义】=>【档案馆】菜单，系统弹出档案馆定义和维护窗口。
用户可在当前窗口增加、删除和修改档案馆信息，默认档案馆不可删除。
用户可指定一个档案馆，点击设置默认档案馆。
系统将当前档案馆设置为默认档案馆。
图17-1-1 档案馆信息17.1.2 定义ABS码标准档案分类码在系统中简称ABS码。
不同行业均有自己的行业标准档案分类码。
所以，系统支持不同的档案库选择不同的标准档案分类码。
选择【定义】=>【标准档案类目（ABS）】菜单，进入ABS编辑的窗口。
图17-1-2 ABS编辑窗口系统预建了一个默认的ABS库。
用户可自建本行业的标准档案分类码库。
点击库维护，系统弹出标准档案分类码库维护窗口。
用户可在此窗口维护标准档案分类码库。
默认的档案分类码库不可删除。
用户可选择一个ABS库，点击设置默认库将当前库设为默认档案库。
紫光档案管理系统使用手册
紫光档案管理系统标准版使用手册（普通用户）修订历史记录（A-添加，M-修改，D-删除）目录1. 文档介绍 0.文档目的 0.文档范围 0.读者对象 0.术语与缩写解释 02. 系统角色 (1)3. 系统功能概述 (3).系统功能划分 (3).模块汇总表 (5)4. 业务定制流程 (11)5. 信息服务 (14).信息服务主界面 (14).普通检索 (15).全文检索 (24)6. 个人信息 (27).个人预约 (27).个人借阅 (30).个人赋权申请 (31).推送查阅 (32)7. 个人待办事项 (35).功能说明 (35).界面说明 (36).约束说明 (37).操作说明 (39)1.文档介绍1.1.文档目的指导各单位的普通用户对系统进行操作使用的文档。
1.2.文档范围本文档为针对紫光档案管理系统标准版进行操作使用的说明文档，未包含其相关软件。
1.3.读者对象本文档主要提供给各单位普通用户，以指导其能正确理解、操作、使用系统。
1.4.术语与缩写解释2.系统角色3.系统功能概述3.1.系统功能划分紫光档案管理系统标准版功能主要分为以下四部分：根据上面的总体功能分类，系统的功能模块如下图所示：上图中通过颜色区分了模块的使用角色，其中：颜色的模块为提供所有用户使用的功能模块；颜色的模块为主要档案业务管理部份，提供全宗档案管理员和兼职档案管理员使用的功能模块；颜色模块为提供全宗档案管理员使用的业务定制功能模块；颜色模块为提供高级档案管理员使用的标准业务定制功能模块；3.2.模块汇总表根据上述的系统功能模块划分得到的模块汇总表如下：4.业务定制流程系统为了保证系统内所有全宗单位在遵循统一的业务规则完成档案管理业务的同时，还能适应各全宗单位具体的管理需求，将业务设置部份分为了多个层次，不同层次由相应的角色完成定制工作，上层对下层进行约束和限制，下层在上层的框架下可以实现最大的灵活配置。
具体定制层次如下表所示：上表中的设置是从上向下进行设置的顺序关系，但在每项设置内也同样存在设置的顺序关系。
江苏省城建档案信息管理系统操作手册
江苏省城建档案信息管理系统操作手册江苏省城建档案信息管理系统——操作手册江苏省建设信息中心一.目录一、系统登录 (1)1.1.系统登录11.2.系统必要的设置21.2.1.可信站点和Activex控件设置31.2.2.兼容性视图设置7二.村镇档案 (8)2.1.档案管理82.1.1.新增档案82.1.2.导入档案92.1.3.档案管理10江苏省城建档案信息管理系统2.1.4.档案卷内目录电子文件批量上传 (11)2.2.档案查询统计142.2.1.档案查询142.2.2.类型统计142.2.3.文件查询15三.个人助理 (16)3.1.在线交流163.2.讨论区163.3.个人资料16四.公务邮件 (18)一、系统登录1.1.系统登录为保证系统安全，用户在使用系统时首先需要在系统登录页面输入帐号和密码，经系统验证通过后才能进入系统进行操作。
各村镇在登录老系统时，会提示要在新系统登录，初始为密码：11111。
系统的登录入口为：首先登录建设厅网站（）在首页的上方找到城建档案的专题链接，如图1-1所示：图1-1在点开的页面上就有登录的入口，输入用户名、密码和验证码就可以登录，如图1-2所示：图1-2或者直接在浏览器里输入网址（/DaManager/Login.aspx）上，进入业务系统的登录入口,如图1-3所示：图1-3输入用户名和密码后，点“登录”进入系统的界面，如图1-4所示：图1-41.2.系统必要的设置推荐使用windows自带的IE6-IE9浏览器，在正式使用系统之前，请先设置可信站点和Activex控件。
IE10的用户需再设置下兼容性视图。
1.2.1.可信站点和Activex控件设置方法一：知识园地里“首次运行IE设置”下载设置文件，直接设置，如图1-5所示：图1-5点开之后在页面的最上方下载“设置IE浏览器.rar”，如图1-6所示：图1-6双击打开“IE浏览器设置下载.rar”，运行“设置IE浏览器.wsf”，按如图提示“IE浏览器设置完毕”即可。
学生档案管理系统用户操作手册
六、用户操作手册1．引言..............................................................1.1编写目的.........................................................1.2项目背景.........................................................1.3定义.............................................................1.4参考资料......................................................... 2．软件概述..........................................................2.1目标.............................................................2.2功能.............................................................2.3性能............................................................. 3．运行环境..........................................................3.1硬件.............................................................3.2支持软件......................................................... 4．使用说明..........................................................4.1安装和初始化.....................................................4.2输入.............................................................4.2.1数据背景.......................................................4.2.2数据格式.......................................................4.2.3输入举例.......................................................4.3输出.............................................................4.3.1数据背景.......................................................4.3.2数据格式.......................................................4.3.1输出举例.......................................................4.4出错和恢复.......................................................4.5求助查询 (5)5．运行说明..........................................................5.1运行表...........................................................5.2运行步骤.........................................................5.2.1运行控制.......................................................5.2.2操作信息.......................................................5.2.3输入/输出文件.................................................. 6．操作命令一览表 (8)7．程序文件（或命令文件）和数据文件一览表............................ 8．用户操作举例......................................................1．引言1.1编写目的为了帮助用户更好地了解和使用软件，提高用户与软件的亲和度。
档案管理系统用户操作手册doc
档案管理系统用户操作手册doc一、概述本操作手册旨在为档案管理系统的用户提供使用说明和指导，以确保用户能够正确地使用系统进行档案管理工作。
本手册将涵盖系统的基本功能、使用方法、常见问题及解决方案，以及安全和隐私方面的注意事项。
二、系统简介档案管理系统是一款专门设计的软件，用于帮助用户高效地管理、存储、检索和共享档案信息。
系统支持多种档案类型，包括文档、图片、视频等，并提供了强大的搜索功能，方便用户快速查找所需档案。
系统还具备安全和隐私保护功能，确保用户数据的安全性。
三、安装与登录1、下载与安装：请从官方网站或授权渠道下载本系统的安装包，按照提示进行安装。
请确保您的计算机满足系统要求。
2、登录：打开系统后，输入您在注册时所使用的用户名和密码，点击“登录”按钮即可。
如果您忘记了密码，可以通过找回密码的方式找回。
四、功能介绍1、添加档案：点击左侧的“添加档案”按钮，选择档案类型，填写档案标题、描述等信息，上传所需文件，点击“保存”按钮即可。
2、搜索档案：在搜索框中输入关键词或短语，点击“搜索”按钮，系统将显示匹配的档案列表。
您还可以通过筛选条件对结果进行进一步筛选。
3、编辑档案：在档案列表中选中所需编辑的档案，点击“编辑”按钮，对档案信息进行修改。
修改完成后，点击“保存”按钮即可。
4、删除档案：在档案列表中选中所需删除的档案，点击“删除”按钮，系统将提示您是否确认删除操作。
确认后，档案将被永久删除。
5、导出档案：点击左侧的“导出”按钮，选择导出的文件类型和格式，系统将生成包含所选档案的导出文件。
您可以将导出文件保存到本地或共享给其他用户。
五、常见问题及解决方案1、问题：无法登录系统怎么办？解决方案：请检查您的用户名和密码是否正确。
如果密码忘记或被锁定，可以通过找回密码或管理员的方式解决。
2、问题：无法添加或编辑档案怎么办？解决方案：请确认您是否具有足够的权限执行该操作。
如果您是管理员，可以检查系统设置中的权限设置；如果您是普通用户，请管理员赋予您相应的权限。
信源档案管理系统用户操作手册
目录.引言 .................................................................................. 错误!未指定书签。
读者对象........................................................................ 错误!未指定书签。
.软件运行环境 .................................................................. 错误!未指定书签。
运行环境........................................................................ 错误!未指定书签。
.软件安装 .......................................................................... 错误!未指定书签。
安装界面 ...................................................................... 错误!未指定书签。
.系统简介 .......................................................................... 错误!未指定书签。
.操作说明 .......................................................................... 错误!未指定书签。
进入档案管理系统........................................................ 错误!未指定书签。
档案管理........................................................................ 错误!未指定书签。
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汾西矿业集团公司档案（信息化）管理系统用户操作手册1、系统应用价值2、产品的特点3、系统档案库结构4、系统基本操作1、系统应用价值购买档案管理系统主要用来解决以下问题：1.档案没有管理，档案散落在每个职工手里，没有档案管理部门，并且每年有200 份以上的文件产生。
2.有档案管理部门，但没有计算机管理，查询利用还是手工操作。
3.原始纸质档案占用大量的空间。
在现在大城市空间紧张，房价越来越高的今天，，如何节省档案占用的空间？4.档案的保管成为问题，南方太潮湿、北方干燥都成为档案管理的难题，如何能保证档案信息不随着时间的流逝而消失。
5.有计算机管理档案，但没有实现联网，档案信息被困在“信息孤岛”中，无法得到有效利用。
6.有了计算机管理档案了，但系统维护非常困难，出现问题找开发厂商，几个月也没有回音。
7.上了计算机系统，但查询起来还是比较慢，不能达到预期的目的。
8.实现计算机联网了，但其它系统的数据无法与档案管理互通。
造成数据的重复录入和查询利用困难。
9.档案管理系统也联网了，与其它系统的数据也可以互通了，但档案的全面信息的保存没有实现。
如档案的产生过程（例如审批过程），并没有记录到档案中，而这些对于档案信息保持完整也是必须的。
10. 上面的问题都解决了，是不是就没有问题了？也不一定！联网了、数据互通了，只是解决了档案的一般性管理。
它并没有解决档案全部问题。
如档案的保密特性，每个重要的单位都有非常保密的档案，和无法用价值衡量的珍贵档案，这些是在当前市场竞争中非常重要的“软实力” 了。
怎样绝对的防止丢失和不能扩散，如果只是实现的一般意义上的权限管理及加密，显然是不够的。
我们需要一个更加严密的监控系统监控整个单位的档案发生及保管过程。
举一个例子：战场上侦查敌情，过去有飞机已经不错了，现在使用上了卫星，敌人的一举一动就一目了然，胜利就有了每个职工手头的档案并没有随着一般的档案管理系统结合档案管理，可靠的保证！的使用得到严密的控制，丢失、泄密时有发生，而且不被人察觉，造成的损失是巨大的，有时是不可弥补的。
让客户明明我们都有对应的软件部件给予解决，对于以上问题的解决，并且量体裁衣，白白的上系统，实实在在的解决问题。
2、产品特点:1. 数据库树形结构技术数据库树形结构技术是我们系统的独有优势，针对某一具体档案管理类型，树形扩展深度没有限制，提供了复杂文、档资料的管理平台。
理支持档案管类型深度扩充档案管理中可能出现个性的地方均可灵活定制平台化的档案管理软件： 2. 档案类型、库类型结构、录入显示字段、录入界面、报表、网页输出字段、档号生成规则、字段值设置、档案库关联都可以根据用户实际情况自定义，以上所列最大程度上涵盖了单位档案管理中的个性化要求，都是无需二次开发。
这在相当程度上体现了用户档案管理的灵活性。
独有的强大的报表输出功能3. 报表输出是用户使用最为频繁的操作，所以需要对这个部分给予最充分的重视，对每个功能考虑周全。
需要提供的功能如下：竖排：在打印档案的脊背条中，汉字需要竖着排列。
插入图像：可以把档案文件通过扫描或直接保存的图像电子文件与条目信息打印在一起。
这样图文并茂的打印很受用户的欢迎。
上下脚标：在科技档案中，需要打印出上下脚标的形式。
行距列距调整：可以改变信息打印的行距和列距参数。
超长处理：打印题名字段时，如果长度超出表格的范围，系统自动判断，然后把余下的内容打印在下面的表格，同时序号和其它字段内容作相应的调整。
对齐方式：可以实现打印的上下对齐、左右对齐等。
关联打印：可以打印关联的数据，这样在同一个打印中可以打印多个档案库内容。
分组排序打印：可以对档案的记录进行分组及排序操作，最后打印出符合的编目。
插入表格、文字、线段：可以插入表格、文字、及线段，包括斜线，其中表格可以插入行列，并且不影响其它的行列内容。
自动产生编目：可以根据用户的选择自动产生编目信息，并且产生的形式非常贴近档案的格式，这样以后只要稍微修改一下就可以使用，避免从头做起。
UNDO：功能当操作失误时可以恢复之前的状态。
拷贝粘贴：可以把做好的编目格式“拷贝粘贴”到其它编目中避免重复劳动。
格式的转出和引进：可以把做好的编目格式另存为一个文件，并且在需要的时候引进到系统中来。
行高可变：每一行的数据可以根据需要自动改变高度，以适应数据的多寡。
多页格式定义：可以定义多页打印格式，即使是再复杂的报表也可以轻松输出。
4.独有的多种查询功能全文检索：可以在百万条数据中几秒中快速查找出需要的数据。
直接查询：直接输入检索词进行查询，快速方便。
条码查询：可以根据档案实体上的条码，经过条码扫描扫描直接查询。
组合查询：包含复杂的逻辑关系查询，例如并且、或者、不，这些组合的逻辑关系可以通过我们特殊排列的树形结构，形象地表现出来，避免了由于复杂的逻辑关系造成的混乱，化繁为简为用户提供了方便。
模糊查询：这种查询方式其实包含在所有查询中，模糊查询在我们的系统作为一个必备项，包含在所有查询中。
关键词查询：这个在我们的系统中对应的是全文检索，只有输入一个、或者几个关键词就可以查询到所要的信息，如同互联网查询一样。
并且速度非常快，同时对电子文件中数据一样可以查询到。
多线程查询，用户在查询的时候还可以做其他的事情，如浏览已经查询到的信息等。
对于网络版本支持多用户同时查询，支持的数量只与硬件的配置有关，也就是硬件配置高，每个用户访问的速度就快。
对于查询要求苛刻的用户，我们还以提供群集技术，对档案数据采取多服务器共同服务的办法，分担每个服务器的任务，保证用户的查询要求。
网格查询，可以实现跨地区分布查询，也就是档案不需要集中管理，各自保存在各自的地点，包括数字化的后的档案信息。
系统可以在整个档案“网格”中查询，保证了档案信息的查全率。
这项技术在国内首创，达到国际的先进水平。
总之，我们在档案管理查询领域具有丰富的经验，具有多项领先的技术，可以做到超出您的想象!数据都可以引进到系统中来。
包括旧的数据，如DBF文件数据。
：任何外部数据接口多 5.接口程序主要解决两个问题：确保办公自动化系统中的数据无缝转入到档案系统中来；系统中的原件在档案系统中能够正常浏览显示。
6.OCR智能识别系统纸质文件可以通过扫描仪直接进入计算机中，系统把扫描的数据经过OCR处理变成可查询的文字信息。
然后再采用全文检索技术，对档案信息进行全方位的查询，我们采用双层 PFD技术，扫描的档案原件和识别后的文字分别存放在PDF文件中的不同数据块中，这样既可以使用户可以看到档案原件的原貌，又可以查询其中的文字，做到两全其美，彻底解决了纸质档案原件的管理问题。
7、独有的全文水印：采取多种文件浏览控件，可以随时对电子文件增加水印，包括各种印章。
屏幕水印防止非法拷屏和相机拍摄。
可任意设置打印水印，表明文件来源。
可自由定制图章，限制文件使用范围，杜绝档案利用风险。
8.借阅审批流程化管理：系统实现在线的档案借阅、传阅、归还、预归档、领导审批、打印等功能，使企事业单位或管理部门通过申请批准就能方便快捷查档或获取所需的各种档案资料。
9.多格式浏览器（博阳独有）：能浏览市面上通用的多种文件格式，不需要安装特殊浏览程序，尤其适合贵公司工程图纸文件的管理。
10、强大的工程图纸管理：支持大幅面图纸的还原浏览利用，还原速度快；支持工程图纸档案标准中案卷号和顺序号上下角标的打印方式；支持图纸局部放大、缩小、切割打印，支持工程图纸资料的快速检索。
11、数字化加工：数字化加工包括图像扫描、支持任意类型的扫描仪，同时支持多页扫描和高速扫描；扫描件整理；数据压缩，支持JBIG 和 G4两种压缩算法；OCR识别，从扫描的文件中识别出相应的著录信息；批量挂接，使文件名与条目的字段相关联，自动挂接到当前条目下。
不用另外购置图纸扫描软件，就可使用本系统把历史的库存档案扫描成电子文件，存储到数据库，实现统一管理，查询利用。
12、多媒体文件在线播放：集成的多媒体播放环境；支持流媒体在线播放；音频、视频数据快速查找。
13、高效多样的录入方式：系统提供了强大丰富的辅助录入方式，以提高数据录入效率，如主题词自动提取、复制修改录入、编码录入、多点录入、自动录入等。
同时系统还提供了数据约束机制，防止误操作，保证数据录入的完整性和安全性。
14、安全可靠：网络系统、数据库系统和应用软件系统均有安全机制保障，系统提供电子认证机制和水印功能。
通过认证可拒绝非法用户进入系统和合法用户的非授权操作，防止数据被窃取和篡改；基于角色的权限管理模式和使用权限高强度的加密算法处理，能有效防止误删除、误修改、泄密，确保了档案数据信息的安全性。
单位之间或单位之中档案服务器之间通通过中间件解决信息孤岛问题。
分布式管理：15. 过中间件连接在一起，组成网格档案，网格中的档案可以作为一个整体提供档案的查询。
16、权限设置：提供了完备的用户组织结构管理方式，对于小型单位可以按照用户组的方式进行简单权限设置，而对于大型单位可以按照组织机构方式进行复杂的权限设置，包括按实现档案库中数据记录、字段权限控制，实现一份档照单位、职务、角色等进行设置。
案具有多篇档案原文、电子文件的被使用权限细化工作。
以使档案在管理与利用的安全性得到较好保障。
界面权限可以对系统的每个菜单项设置使用权限。
档案库权限对每个档案库设置是否可以进行增、删、改、查等操作。
记录权限对每个记录设置是否可以进行增、删、改、查等操作。
字段权限对每个字段设置在增、删、改、查操作时是否可见。
页权限对每一页扫描原文或一个电子文件设置是否可以进行增、删、改、查，烤屏等操作。
综上所述，我们产品的功能比较丰富，充分考虑到用户使用的具体情况，尽可能将利用端的程序零安装化（B/S ），目前已经将网上借阅管理，档案上传、收集、归档管理，预归档、借阅审批流程，权限管理，全文检索，多格式浏览器，档案录入、增删改，OCR识别，扫描、打印、在线视频等功能B/S 化；充分减少用户的日常工作量。
此外，系统提供了数据备份、恢复、操作日志、网络查询日志、用户权限按角色赋权、等严密的安全控制功能，确保用户在访问、操作、灾难控制等方面有很好的保障。
实现企业集中档案知识管理、创新管理。
3、系统档案库结构系统中预制了四个档案库，包括：文书档案、科技档案、会计档案、特殊载体，如下图：我们根据不同档案管理员分配了不同的权限，如分管会计档案的只能操作“会计档案”，但区域公司分管人员可以查看下属矿井档案资料。
如“瑞泰煤业”科技档案管理员操作界面：4、系统基本操作系统登陆：打开IE 流览器，输入登陆地址：http://60.223.245.139/five_dagl74.1 增加档案增加数据功能主要完成对档案数据的添加工作，实现档案信息的远程录入。
操作方法：1、进入系统主界面后，首先选择要编辑的档案分类库，如下图选择“分类档案－正和档案－科技档案－底图档案” 。