文件资料标准化管理
文件标准化管理制度
文件标准化管理制度一、前言。
文件标准化管理制度是企业管理工作的重要组成部分，它对于规范企业文件管理、提高工作效率、保障信息安全具有重要意义。
因此，建立和完善文件标准化管理制度，对于企业的日常管理工作至关重要。
二、文件管理的重要性。
1. 提高工作效率。
文件标准化管理制度可以规范文件的起草、审批、归档等流程，使得文件管理更加规范化和高效化，有助于提高工作效率。
2. 保障信息安全。
通过文件标准化管理制度，可以对文件的保密性、完整性和可用性进行有效管理，保障企业重要信息的安全。
3. 规范文件管理。
建立文件标准化管理制度可以规范文件的命名、存储、归档等方面的管理，使得文件管理更加规范化和标准化。
三、文件标准化管理制度的内容。
1. 文件管理的范围。
文件标准化管理制度应明确规定哪些文件属于管理范围，包括各类文件的管理要求和流程。
2. 文件的起草和审批。
文件标准化管理制度应规定文件的起草和审批流程，包括起草人、审批人、审批程序等内容。
3. 文件的归档和保管。
文件标准化管理制度应规定文件的归档和保管要求，包括文件的存储位置、保管期限、销毁程序等内容。
4. 文件的查询和利用。
文件标准化管理制度应规定文件的查询和利用程序，包括文件的查询权限、利用范围、利用方式等内容。
四、文件标准化管理制度的执行。
1. 文件管理责任。
文件标准化管理制度应明确文件管理的责任部门和责任人，确保文件管理工作的落实。
2. 文件管理培训。
文件标准化管理制度应规定文件管理培训的内容和方式，提高文件管理人员的管理水平和能力。
3. 文件管理的监督和检查。
文件标准化管理制度应规定文件管理的监督和检查程序，确保文件管理工作的规范执行。
五、文件标准化管理制度的完善。
文件标准化管理制度应根据实际情况进行不断完善，及时调整和修订，以适应企业管理工作的需要。
六、总结。
文件标准化管理制度对于企业管理工作具有重要意义，建立和完善文件标准化管理制度，是企业管理工作的重要内容。
文件规范化管理
文件规范化管理在现代社会中，文件管理已成为每个组织的必要要务，一般来说，文件管理的目的在于保证组织内部资料的完整性、真实性、可靠性和安全性。
为此，许多组织努力推进文件规范化管理，从而实现高效便捷的管理。
下面，本文将为大家探讨如何实现文件规范化管理，以及这种管理方法的优点。
一、文件规范化管理的实现文件规范化管理，首先需要建立一套规范的流程，包括文件的创建、修改、存储和销毁等各个环节。
这套流程需要严格遵循标准化的规范和要求，确保文件的真实性、可追溯性和安全性。
在实际操作中，文件管理员需要采用科学的方法，确保每个文件都经过精心审核和分类处理，同时还需建立专门的备份机制和归档策略，防止误操作或数据灾害造成的文件丢失。
二、文件规范化管理的优点文件规范化管理具有许多优点，如下：1、提高管理效率文件规范化管理能够帮助组织建立一个高效、精确的文件管理体系，从而加快工作流程，提高管理效率。
2、增强数据安全规范化管理能够减少文件遗失或丢失的风险，增强数据安全性。
同时，在规范化管理的体系下，文件的使用人员被授权访问相应的文件，从而防止恶意内部人员的恶意使用。
3、提升组织形象规范化管理应作为组织的一个重要标志，展现组织的专业和高效形象。
这样，对于组织来说，具有极大的价值，能够在行业中脱颖而出。
4、便于工作审查经过规范化管理后，每个文件都有相应的编号和条码，便于工作验收和审查。
从而，组织之间的良好协作能力得到加强，并提高管理制度的透明度和公正性。
5、符合法律法规对于某些组织来说，合规性要求可能是最重要的。
这就要求文件管理必须符合相关的法律法规和标准。
规范化管理可以使组织符合相关法规，避免违反法律规定的问题。
综上所述，文件规范化管理是每个组织必不可少的一部分。
规范化管理是建立在标准化流程和技术上的，保证了文件的真实性、可追溯性和安全性，并能够有效提高组织管理的效率和合规性，使组织形象和声誉得到提升。
因此，每个组织都应该积极引入规范化管理，从而建立更高效、更安全、更可靠的文件管理体系。
办公室标准化管理
办公室标准化管理办公室标准化管理是指通过制定一系列规范和标准，对办公室的各项工作进行统一管理和规范化操作。
标准化管理可以提高办公室的工作效率、保障工作质量、提升员工的工作积极性和满意度，从而推动整个组织的发展。
下面将从办公环境、文件管理、办公用品管理、会议管理和信息安全管理等方面详细介绍办公室标准化管理的内容和要求。
1. 办公环境管理办公环境是员工日常工作的基础，良好的办公环境可以提高员工的工作效率和工作质量。
办公室标准化管理要求：- 办公室布局合理，符合人体工程学原理，确保员工的工作空间舒适、通风良好。
- 办公室内部设施齐全，包括桌椅、灯具、空调等设备的配置和维护。
- 办公室卫生清洁，每天定期进行清扫和消毒，保持办公室整洁干净。
2. 文件管理文件是办公室工作的重要组成部分，合理的文件管理可以提高办公效率和工作质量。
办公室标准化管理要求：- 建立完善的文件分类和编号制度，确保文件的归档和检索方便快捷。
- 制定文件保密制度，对涉密文件进行严格管理，确保信息的安全性。
- 定期清理和归档文件，保持办公室的档案整洁有序。
3. 办公用品管理办公用品是办公室工作的必备物品，合理的办公用品管理可以提高办公效率和节约成本。
办公室标准化管理要求：- 制定办公用品采购计划，根据实际需求进行采购，避免过多或过少的存货。
- 对办公用品进行分类和标识，确保使用和归还的便捷性。
- 建立办公用品的领用和归还制度，对办公用品进行统一管理和监控。
4. 会议管理会议是办公室内部沟通和决策的重要方式，合理的会议管理可以提高会议的效率和决策的质量。
办公室标准化管理要求：- 制定会议管理制度，明确会议的召开目的、议程和参会人员等信息。
- 提前通知参会人员，确保会议的准时开始和顺利进行。
- 记录会议内容和决策结果，及时向相关人员进行沟通和反馈。
5. 信息安全管理信息安全是办公室工作的重要保障，合理的信息安全管理可以防止信息泄露和数据丢失。
【文件编写】文件标准化管理制度(WORD2页)
文件标准化管理制度1 目的通过对公司文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，并形成统一规范的编写格式及处理程序。
2 适用范围本制度适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理。
3 术语和定义3.1 公文：指公司在处理各种公务时使用的应用文书，包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函（电报）、会议纪要。
3.2 制度（程序）：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件。
3.3 办法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。
3.4 标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。
3.5 规章制度：公司各种制度、规定、办法的泛称。
3.6 记录：指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录，可供事后追溯该项活动完成质量的证据性文件，主要为表格形式。
4 职责权限4.1 经理负责公司制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发的公文的批准。
4.2 管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。
4.3 各单位负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。
4.4 总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对各单位文件资料管理情况进行监督检查。
4.5 各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档。
5 工作程序5.1 文件资料的编写格式5.1.1 文件资料的用纸标准：公司各类文件资料的正式编印一般用A4(210mm×297mm)型纸张。
图纸表格等不宜减小时，该页应按以上纸型尺寸折叠装订。
张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
5.1.2 文件和资料章、条、款的编排规则：5.1.2.1根据文件内容的编排划分，“章”就是一个章节，包括条和款，“条”是章的一个部分，“款”是章或条的一个层次。
章、条均用阿拉伯数字编号。
5.1.2.2“章”应左起空两格书写，如第1章用“1”标注，右侧空一格写该章的标题，标题一行书写不够时，可另起一行，这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。
文件标准化管理规定
文件标准化管理规定Ting Bao was revised on January 6, 20021文件资料标准化管理制度1 目的为进一步加强文件管理，规范文件流程，提高工作效率和办文效率，充分发挥文件上传下达的作用，确保公司政令畅通，特制定本制度。
2 适用范围本制度适用于公司文件资料的管理.本制度指的文件资料包括公文、管理制度、计划、外来文件和资料等。
3 职责权限行政办负责以公司名义上报、下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、归档和销毁。
其它各部门负责以部门名义上报、下发的各类文件资料的管理，行政办负责文件资料审查、打印、校对工作。
各部门的对外文件，经行政部文字格式的审核，上报主管副总经理审批。
4 术语定义公文——指总公司在处理各种公务时使用的应用型文书，包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
管理制度——指要求公司成员共同遵守，按一定程序工作、达到一定标准，并进行考核的文件。
计划——指总公司为完成一定时期内的工作任务，而事先做出安排的文件。
5 工作内容及程序文件资料的编写格式5.1.1 文件资料的用纸标准型纸张。
图样表格等不宜减小时，该页必须按以上尺寸折叠装订。
一般用型A45.1.2 文件和资料章、条、款的编排规则5.1.2.1 根据文件内容的编排划分，章就是一个章节，包括条和款，条是章的一个部分，款就是章或条的一个层次。
5.1.2.2 章用阿拉伯数字表示，第一章就用“1”表示，以下按顺序依次类推。
“章”应左起空两格书写，右侧空一格写该章的标题，该标题一行书写不够，可另起一行，但这一行的第一个字与该标题的第一个字平排书写。
章与章之间应空一行编排。
5.1.2.3 “条”用阿拉伯数字表示，分开章的标题另起一行，先左起空两格，书写该条所处章的编号，后加一个小圆点再写该条在该章所处的顺序，如第“4”章第一条，就用“4.1”表示，右侧空一格书写该条的标题内容。
一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条，其编号表示方法同上，如第4章第2条，再分3小条，则分另表示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”，如果“4.2.1”再分为2个小条，则分别表示为“、.1.2”;条一般只划到第三层次，即只以4位数字表示为限，下一层次的内容用“款”的形式进行叙述。
文件标准化管理制度
文件标准化管理制度1. 引言文件标准化管理制度是指为了提高文件管理的效率和规范化，制定的一系列文件管理规定和标准。
这些规定和标准适用于各个部门和岗位，在文件的创建、保存、归档、检索等方面进行统一管理，以确保文件的安全、可靠和便捷的使用。
2. 目的本制度的主要目的是：•确保文件管理的高效性和规范性；•提高文件的可靠性和安全性；•保证文件的合规性和完整性；•提升文件的检索和利用效率。
3. 适用范围本制度适用于公司内部所有部门和岗位，包括但不限于行政部门、人力资源部门、财务部门等。
4. 文件的分类和编号规范4.1 文件分类根据文件的性质和用途，文件可以分为以下几类：•行政文件：包括会议纪要、通知公告等；•人事文件：包括招聘文件、员工档案等；•财务文件：包括财务报表、费用报销单等；•项目文件：包括项目计划、进度报告等；•合同文件：包括合同文本、变更申请等。
4.2 文件编号规范为了方便文件的管理和检索，每个文件都应该有唯一的编号，编号规范如下：•行政文件编号规范：ADM/年份-月份/序号；•人事文件编号规范：HR/年份-月份/序号；•财务文件编号规范：FIN/年份-月份/序号；•项目文件编号规范：PRO/年份-月份/序号；•合同文件编号规范：CON/年份-月份/序号。
5. 文件的创建和修改规范5.1 文件的创建在创建文件时，应该按照公司规定的模板进行，确保文件的格式一致性。
同时，应该填写文件名称、编号、日期，以及编制人和审核人的姓名等信息。
5.2 文件的修改对于需要修改的文件，应该采取版本管理的方式进行。
每次修改都应该记录修改的内容、修改人和修改日期，并保存为新版本，并及时归档原版本。
6. 文件的保存和归档规范6.1 文件的保存文件应该保存在公司指定的网络硬盘或服务器上，保证文件的存储安全和可靠性。
同时，不同部门的文件应该分别保存，避免混淆和丢失。
6.2 文件的归档根据文件的重要性和保密级别，文件可以分为不同的归档等级，如：一级归档、二级归档等。
标准化管理体系文件
标准化管理体系文件一、引言。
标准化管理体系是组织为了提高管理效率和质量，实现持续改进和符合法规要求而建立的一套文件体系。
标准化管理体系文件的编写对于组织的规范化运作和持续发展具有重要意义。
本文将从标准化管理体系文件的重要性、编写原则和步骤以及实施过程中的注意事项等方面进行介绍。
二、标准化管理体系文件的重要性。
1. 提高管理效率，标准化管理体系文件规范了组织的各项管理工作流程和方法，有助于提高管理效率，减少重复劳动，避免资源浪费。
2. 保证产品质量，标准化管理体系文件明确了产品质量标准和检验程序，有助于确保产品质量，提升客户满意度。
3. 符合法规要求，标准化管理体系文件涵盖了组织在生产、质量、环境、安全等方面的法规要求，有助于组织合规经营，避免法律风险。
4. 促进持续改进，标准化管理体系文件规定了持续改进的方法和程序，有助于组织不断优化管理体系，提高绩效。
三、标准化管理体系文件的编写原则和步骤。
1. 原则，标准化管理体系文件的编写应遵循科学性、规范性、可操作性和持续改进的原则，确保文件内容准确、清晰、易于理解和执行。
2. 步骤，标准化管理体系文件的编写步骤包括确定文件范围、收集相关资料、制定文件结构、明确文件编写责任人、编写文件内容、内部审查和修订、最终发布和实施等环节。
四、标准化管理体系文件的实施过程中的注意事项。
1. 充分沟通，在实施标准化管理体系文件前，组织应充分沟通，确保所有员工理解文件内容和要求，并能够有效执行。
2. 培训和考核，组织应对员工进行相关培训，提高他们对标准化管理体系文件的认识和理解，同时建立考核机制，确保文件的执行和落实。
3. 持续改进，实施标准化管理体系文件后，组织应不断进行内部审查和评估，发现问题并及时改进，确保文件的有效性和适用性。
五、结语。
标准化管理体系文件的编写和实施对于组织的规范化运作和持续发展至关重要。
只有通过科学规范的文件编写和有效的实施，才能为组织的管理工作提供有力支持，实现持续改进和提高绩效的目标。
公司标准化管理文件要求
公司标准化管理文件要求概述公司标准化管理文件是规范公司行为、提高管理水平的必要手段。
制定公司标准化管理文件可以建立公司在各项业务活动的标准、规范和流程，使其在业界取得良好的声誉和地位。
本文将就公司标准化管理文件的要求进行介绍。
公司标准化管理文件的种类公司标准化管理文件包括但不限于以下几种：- 内部管理规定：制定公司内部基本行为准则，与公司管理的商业需求一致，涵盖公司的所有管理对象。
- 工作程序：包括各种工作书面程序及操作规程，以规范员工工作流程和部门间的管理机制。
- 工艺规范：属于技术性文件，为确保产品的质量和安全性制定。
- 产品标准：对公司所生产的产品制定质量规格和标准。
- 安全管理文件：规定了公司在各项业务活动中的安全管理业务内容、要求及注意事项。
- 环境保护文件：规定了公司环保措施、限制和要求等的文件。
公司标准化管理文件的制定要求公司制定标准化管理文件应满足以下要求：1. 制定文件应当明确文件的颁布机构，并明确文件的适用范围和实行时间。
2. 制定文件应当做到规范、简明、清晰易懂、方便实施和检查并无歧义。
3. 制定文件应当经相关部门审批，确保符合法律、法规和公司制度的要求。
4. 制定文件应当制定责任制，明确相关责任人和责任范围。
5. 制定文件应当关注完整性、准确性和可操作性。
公司标准化管理文件的实施及监控制定标准化管理文件是为了提高企业管理水平和质量，使公司按照统一标准运作，实施和监控非常重要。
1. 实施阶段应当建立完善的宣传教育计划，全体员工应当接受必要的培训与条件支持，明确各种文件的意义和规定。
2. 监控环节应当定期对文件是否符合实际情况和标准进行检查，及时对不符合的问题进行处罚和整改，以确保文件的有效性和完整性。
总结公司标准化管理文件是提高公司管理水平，保障产品和服务质量的必要手段和保证。
在文件的制定、实施和监管过程中，应当关注制度的完善性、准确性和可操作性。
通过制定标准化管理文件，公司可以提高市场竞争力和生产效率。
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文件和资料标准化管理制度1．目的通过对公司文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，并形成统一规范的编写格式及处理程序。
2．适用范围本制度适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理。
3．术语和定义3．1 公文：指公司在处理各种公务时使用的应用文书，包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函（电报）、会议纪要。
3．2 制度（程序）：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件。
3．3 办法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。
3．4 标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。
3．5 规章制度：公司各种制度、规定、办法的泛称。
3．6 记录：指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录，可供事后追溯该项活动完成质量的证据性文件，主要为表格形式。
4．职责权限4．1 经理负责公司制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发的公文的批准。
4．2 管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。
4．3 各单位负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。
4．4 总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对各单位文件资料管理情况进行监督检查。
4．5 各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档。
5．工作程序5．1 文件资料的编写格式5．1．1 文件资料的用纸标准：公司各类文件资料的正式编印一般用a4（210mm×297mm）型纸张。
图纸表格等不宜减小时，该页应按以上纸型尺寸折叠装订。
张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
5．1．2 文件和资料章、条、款的编排规则：5．1．2．1 根据文件内容的编排划分，“章”就是一个章节，包括条和款，“条”是章的一个部分，“款”是章或条的一个层次。
章、条均用阿拉伯数字编号。
5．1．2．2 “章”应左起空两格书写，如第1章用“1”标注，右侧空一格写该章的标题，标题一行书写不够时，可另起一行，这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。
章与章之间应空一行编排。
5．1．2．3 “条”在“章”的编号右下加一个小圆点，再写该条在该章所处的顺序，如第4章第1条，用“4．1”表示，后空一格书写该条的标题。
如果一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条，其编号表示方法同上，如第4章第2条，再分3小条，则分另表示为“4．2．1”、“4．2．2”、“4．2．3”，如果“4．2．1”再分为2个小条，则分别表示为“4．2．1．1、4．2．1．2”；条一般只划分到第三层次，即只以4位数字表示为限，下一层次的内容用“款”的形式进行叙述，可用英文字母编号。
5．1．2．4 “章条”编号最未阿拉伯数字右下角不加小圆点，编号顶格书写，“章条”具体内容的第一行应从左起空两格书写，第二行起均应顶格书写。
5．1．3 文件资料的字体、排版、装订标准。
5．1．3．1 公文类文件资料的字体、排版、装订标准:a标题应采用二号宋体加黑，正文采用三号仿宋字；b纵向行文排版时，a4型纸页边距分别为:上边距为37mm、下边距为35mm、左边距为28mm、右边距为26mm,上下行跨为1．5倍行跨；c横向行文排版时，a4型纸页边距分别为:上边距为28mm、下边距为20mm、左边距为26mm、右边距为26mm,上下行跨为1．5倍行跨；d非国际红头公文排版按印刷的标准纸张使用，字体、行距应符合以上要求。
文件资料标题一般采用小二号黑体、正文采用小四号宋体字。
章的标题采用小四号黑体字；记录编号应在右上角，用四号黑体字。
5．1．3．2 一般文件资料（包括制度/程序、办法、标准、规程）的字体、排版、装订标准:a封面:公司名称用二号黑体加黑书写,标题采用小初宋体加黑书写,文件编号采用三号宋体加黑书写；b修改号:标题采用小二宋体加黑书写,表格采用小四宋体1．5倍行距；c正文标题应采用小二宋体加黑,正文应采用小四号宋体字,页眉页脚采用五号黑体加黑书写；d纵向行文排版时,a4型纸页边距分别为上页边距为30mm、下页边距为24mm、左页边距为28mm、右页边距为26mm,上下行距为单倍行距,页眉为1．7mm,页脚为1．5mm；e横向行文排版时,a4型纸页边距分别为上页边距为20mm、下页边距为15mm、左页边距为26mm、右页边距为26mm,上下行距为单倍行距；f章的标题采用小四号宋体加黑；g页码从修改页算起；h记录编号应在右上角,用五号黑体加黑。
5．1．3．3 文件资料一般左侧死页装订，一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订，但应确保文件资料的完整。
5．2 文件资料的撰写格式及内容5．2．1 格式及内容：由前言、质量方针目标、组织机构、质量管理体系、管理职责、资源管理、产品实现、测量分析和改进、质量管理手册的管理等内容构成。
5．2．2 公文格式及内容：5．2．2．1 国际红头公文格式及内容：a国际红头公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关，印发机关和印发日期等部分组成。
b发文机关应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办机关应当排列在前。
c公司的国际红头文件一律统一式样，文件头与正文用红线隔开，红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整,排列对称，间距恰当：正文采用3号仿宋字体。
d发文字号，包括机关代字年号发文序号。
年号一律用全称，并用方括号<>。
联合行文，须标明主办机关。
e上报的公文，汉文应当在首页红线上方发文字号右侧注明签发人姓名。
f国际红头文件标题应当准确扼要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关（红头文件标题中，发文机关可省去），并准确标明公文种类，标题中除引用法规、规章名称时需加书名号外，一般不用标点符号。
g主送机关，一般写在公文标题下、正文之前，顶格书写，后加冒号。
主送机关的全称、特称、简称，均应使用统一的表达形式。
公文不得多头主送。
h国际红头公文如有附件，应当在正文之后、印发机关和时间之前注明附件顺序和名称。
i成文日期，以领导签发日期为准。
联合行文，其成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。
j公文除会议纪要外，应当加盖印章，加盖印章的位置应与印发机关和成文时间相叠。
联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关均应加盖公章，主办机关的印章应排列在前。
5．2．2．2 一般公文格式及内容：a一般公文一般由标题、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、印发机关和印发日期等部分组成。
b发文机关应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办机关应当排列在前。
c一般公文如有附件，应当在正文之后、印发机关和时间之前注明附件顺序和名称。
d成文日期，以领导签发日期为准，联合行文，其成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。
e应当加盖印章，加盖印章的位置应与印发机关和成文时间相叠。
5．2．3 规章制度格式及内容：规章制度根据具体需要一般应包括标题、目的、适用范围、职责权限、程序条款、执行标准、颁布者（机构）和生效时间等组成内容。
5．2．4 记录格式5．2．4．1 公司各单位负责与本单位相关的记录（表格）的设计、编制，要注明版本号并以适用性为原则。
5．2．4．2 记录（表格）一经确定，应具有一定稳定性，并能形成公司表格管理标准。
由总经办负责记录（表格）样本的备案。
5．3 文件资料的办理程序5．3．1 公文办理程序公文办理分为收文和发文。
收文办理一般包括签收、登记、拟办、传递、批办、承办、催办、分发、立卷、归档、销毁等；发文办理一般包括拟稿、打字、校对、审核、签发、印刷、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等。
5．3．2 公文行文规则5．3．2．1 公司需要向上级机关请求解决的问题，凡属上级职能部门职权范围以内的事，应直接向上级职能部门行文；各单位需请同级部门解决的问题，应当直接向同级职能部门行文。
5．3．2．2 明确发文权限：属于全局性的、重要的、方针政策性的文件，以公司名义行文；属于在既定方针、政策范围内，各单位主管职权范围内的日常业务性文件，可以本单位名义直接行文。
5．3．2．3 向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。
5．3．2．4 必要时两个以上单位可以联合行文，但单位不宜过多，联合行文单位应是同级单位。
5．4 文件和资料的拟写要求：5．4．1 符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定。
若提出新的政策规定，要切实可行、并加以说明。
5．4．2 情况确实、观点明确、条理清晰，文字精炼、书写工整、标点准确，篇幅力求简短。
5．4．3 用词用字准确，人名、地名、数字、引文规范。
文内若使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
引用公文应当先引用标题，后引用发文字号，日期应当写具体的年月日。
5．4．4 须使用国家法定计量单位。
5．4．5 文件资料中的数字，除成文日期、词、词组、惯用词，以及具有修辞色彩的句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
5．4．6 文件资料送领导批准之前，应当由有关领导或职能部门进行审核，审核的重点是：是否需要行文；是否符合国家的法律法规、方针政策及有关规定；是否要与有关部门、地区协商、会签；文字表述、文种使用、行文格式等是否符合本制度的有关规定。
5．5 文件资料的审批程序5．5．1 公文审批要求。
5．5．1．1 公司各单位根据职责权限起草的国际红头公文，应填写《发文单》，经部门领导审核，主管领导批准后，由总经办加盖公司印章并印发。
5．5．1．2 上行公文必须由总经理签发。
5．5．2 公司各单位根据职责权限起草的与公司各部门相关的公文，应填写《发文单》，经部门领导审核，主管领导批准后，由本单位按要求印刷，由总经办盖公司印章下发。
5．5．3 公司各单位根据职责权限起草本单位相关公文，经部门领导审核，主管领导批准后，由本单位加盖本部门印章并印发。
5．5．4 规章制度审批要求。
5．5．4．1 公司管理体系文件由相关部门组织起草，应填写《发文单》或文件资料修改通知单，经部门领导、技术中心、主管领导审核，管理者代表批准后，由总经办按《发文单》或文件资料修改通知单要求的印发数量和发文流向盖公司受控印章印制下发。
5．5．4．2 临时性管理文件由相关部门组织起草，经部门领导审核，主管领导批准实施。
5．5．5 记录审批要求公司各单位根据工作需要设计的具有稳定性的记录，由设计部门向技术中心申请记录编号，并报管理者代表审批，技术中心负责记录（表格）样本的备案（含电子版）。
5．5．6 外来文件资料处理5．5．6．1 对国家、地区、政府部门、集团公司及其它外单位来文，由总经办在收文登记表中做好收文登记，在文件资料首页贴附并填写文书处理单，由总经办主任批示拟办意见后，报相关领导阅批。