办公文秘--商务秘书概述-商务秘书及商务秘书工作
商务秘书概论最终版
商务秘书概论1．商务秘书的涵义商务秘书是在公司企业的经营活动中，专门辅助领导处理各类商业性事物的秘书人员，是秘书队伍中的一个重要类型。
2．商务秘书工作的特征：商务化特征；从属性特征；机要性特征；被动性特征；事务性特征；女性化特征。
3．商务秘书工作内容：撰拟于办理商务文书；办理会务；调查研究；协调工作；商务接洽。
4．商务秘书工作的基本原则：准确周密的原则；迅速及时原则；安全保密原则；精简务实原则。
5.商务秘书的政治素质（1）道德素质：秘书的道德素质主要是指在思想意识和道德品质方面的自我教育，教育的过程是在心灵深处反省、检查，不断吐故纳新的过程。
1)道德修养素质：最根本的是要树立正确的人生观和价值观，树立全心全意为人民服务的观念，要有集体主义团队精神，克服利己主义和拜金主义意识；2)道德情感素质：培养高尚而强烈的道德情感，对于和谐与领导、同事、客户的关系，创造良好的工作气氛，具有重要意义。
（2）职业修养：职业修养是人们在一定的职业活动中的行为规范。
商务秘书的职业修养是规定商务秘书在职业活动中的行为规范。
①忠于职守，热爱本职；②服从领导，当好参谋；③谦和待人，热情服务；④遵纪守法，廉洁奉公；⑤埋头苦干，敬业奉献；⑥谦虚谨慎，办事公道；⑦恪守信用，严守机密；⑧实事求是，勇于创新6．情商，智商，工作能力的关系（1）情商简称EQ，是美国哈佛大学心理学系教授丹尼尔〃戈尔曼在1995年出版的《情感智力》一书中提到的。
指的是良好的道德情操，是乐观幽默的品性，是面对并克服困难的勇气，是自我激励、自信、持之以恒的韧性，是同情、理解和关心他人的善良，是善于与他人相处并能把握自己和他人情感的能力等。
情商是通往成功的必备素质，丹尼尔〃戈尔曼认为个人的成功智商优劣占20%，情商优劣占80%。
（2）智商，简称IQ，是科学测定智力所获得的数据，用以表示智力水平的高低。
计算方式如下：IQ（智商）=MA（智力年龄）/MA（实际年龄）*1007.处理好与领导的关系应遵守的原则：服从而不盲从的原则；尊重而不庸俗的原则；主动工作而不“越位”的原则。
商务文秘的工作内容秘书基础.doc
商务文秘的工作内容秘书基础1.负责安排部门内部会议，并且负责会议记录以及会后的文字整理工作;2.负责日常商务往来的文件翻译工作及其他商务工作，代表公司与购销双方联络。
3.维护与客户的良好关系以及建立持久联系，不断拓宽现有客户的产品渠道，丰富业务内容。
4.承办具体合同谈判以及合同签定后的后续跟踪事宜。
5.一人跟单到底，把合同执行到最后。
企业文秘的主要工作内容1、协助直接领导处理日常事务，完成领导交派的任务;2、做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作;3、策划组织公司各种活动，负责站管理和维护，做好公司的宣传工作;4、负责公司办公用品的领用和分发工作;5、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作;6、接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作;7、协助领导做好公司各部门之间的协调工作。
8、在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工，例如负责订机(车)票，联系各种培训事宜。
9、联系和管理公司交通班车服务，食堂餐饮服务馆管理，联系和协调各种集体活动例如集体外出旅游。
负责公司年、晚会的筹备等工作。
行政文秘的主要工作内容1、领导勤务。
承担校行政的服务工作，包括校内外公务活动的联络、布置、行程、用车、票务、食宿、费用等安排，受委托时管理校长、副校长印章、签名章，负责用印及校长、副校长签字的程序性常规审核;承担校行政领导接待、晤谈的预约、安排、记录等和文书档案的定期整理、分类、归档，提供校行政领导公务活动信息;2、内部事务。
承担校领导和办公室设备、家具、办公用品的采购、保管、分发、领用、登记、维护维修、处置和消耗性材料领用、固定资产管理等工作，以及名片印制、报刊杂志订阅、收发和公务信函、传真收发工作;3、负责公务活动场所(办公楼、会议室及奠基厅)的日常管理、调度、维护保养，做好会议服务工作，负责党委会、校长办公会议以外的校级会议的人员通知;4、负责办理校行政领导、协管的离退休人员、校办工作人员的医疗保险、失业保险、养老保险、住房公积金等社会保障项目和津贴、工会福利、等待遇的登记造册、报批、领取、分发等手续，负责上述人员中在编人员及临时工的考勤;5、负责完成行政协理交办的有关工作，参与大型活动会务工作。
商务秘书工作基础内容
新时期的秘书工作
四个转变 四项工作 四项技能 六个强调 工作特征 工作职能
四个转变
1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋 划策；
2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息； 3.从被动服务转变为主动服务； 4.从凭老经验办事转变为科学化管理。
这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书 工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发 展。
3.处理信息
（1）处理信息的含义 信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、
消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内 容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 （2）处理信息的原则
及时性、保真性、适用性、预测性原则 （3）处理信息的内容
历史、上级、内部、公众、社会信息 （4）处理信息的过程
秘书的工作特征
根本性质：辅助性
辅助性是秘书部门天生的属性 辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求 辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位 所决定的
1.中介性 “纽带”和“桥梁”，也决定了秘书工 作辅助性工作。
2.直接性 在行政组织上，在岗位设置上，在工作 程序上。
3.全面性 体现在职能辅助的全面性上 体现在过程辅助的全面性上
1.辅助决策
（1）辅助决策：在决策过程中，在知识（包括理 论）、 能 力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体 全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
商务秘书工作内容
商务秘书工作内容商务秘书工作内容商务秘书负责起草合同，联络客户，收发函电，参与商务考察、商务洽谈、商业谈判、商业决策，以自己的专业知识和实际经验为上同理清头绪、分析利弊、提供意见、落实计划、办理具体业务，下面是店铺为大家整理的商务秘书工作内容，欢迎参考~商务秘书政务性工作1参谋辅助。
参谋辅助是商务秘书在为领导提供近身综合辅助和公务服务中为领导决策出谋献策，提供参考方案及有关依据，或在与领导主辅配合的工作实践中，发现领导行为的不足、疏漏、失误，及时提出拾遗补缺、纠正错误的建议和规劝。
2协调工作。
协调工作是商务秘书在其职权范围内或在领导的授权下调整和改善人与人之间、部门之间、工作之间的关系，促使各种矛盾缩小或消除，提高工作效率，并使各项活动能趋向同步化、和谐化、有序化，以实现共同目标。
3调查研究。
调查研究是商务秘书围绕单位的中心工作，根据领导工作的需要，针对职工关心的问题，通过深入细致的考查、了解和分析研究，了解情况，查明原因总结经验教训，探求解决问题的方法，为领导的决策提供科学的依据。
4信息工作。
信息工作是商务秘书围绕领导活动和组织管理需要开展的对各种相关信息的收集、整理、传递、存储、反馈和利用等一系列目的明确、真实可靠、及时全面的信息服务。
5督察工作。
督察工作是商务秘书对决策实施、中心工作和领导交办事项所进行的督促检查，是实现决策目标的重要措施与手段。
商务秘书的应聘1、准备相关的应聘材料(1)学历证明：毕业证书、学位证书(2)求职申请：即自荐书(3)推荐信：这要视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定，一般涉外企业机构比较重视推荐信，或许还有印好固定格式的推荐信表，需要一至两份。
(4)履历材料：可以视表格，也可以是文章材料(5)求职申请表：有的招聘单位印制了此表，要求应聘者事先填写，以简捷明确地了解欲知情况。
(6)身份证、工作证、求职证等必要证件(7)相关证明：如技术等级证书、英语和计算机等级证书、其他职业准入书、驾驶执照等。
商务秘书资料
商务秘书商务秘书在现代商业环境中扮演着至关重要的角色。
他们不仅需要具备出色的组织和协调能力，还需要具备一定的领导才能和沟通技巧。
本文将介绍商务秘书的工作职责、必备技能以及如何成为一名成功的商务秘书。
商务秘书的工作职责商务秘书通常是高级管理人员的右手，在日常工作中承担着诸多重要的职责。
他们需要负责管理日程安排、协助组织会议、处理来访人员的安排等工作。
商务秘书还需要负责处理文档和文件，编制报告并跟进各种事务的进展。
另外，商务秘书还可能负责安排商务旅行和管理商务活动的细节。
商务秘书的必备技能成为一名优秀的商务秘书需要具备多项必备技能。
首先，良好的组织和计划能力至关重要，商务秘书需要能够高效地安排日程，并确保一切工作有条不紊地进行。
其次，沟通能力也是商务秘书必备的技能之一。
商务秘书需要与各种不同层次和背景的人员进行有效沟通，包括高级管理人员、客户和同事。
此外，商务秘书还需要具备卓越的处理压力和解决问题能力，以应对工作中可能出现的各种挑战和突发情况。
如何成为一名成功的商务秘书要成为一名成功的商务秘书，除了具备上述必备技能外，还需要不断学习和提升自己。
商务秘书可以参加相关的专业培训课程，学习项目管理、沟通技巧、领导能力等方面的知识。
此外，商务秘书还可以通过参与行业活动和与其他商务秘书交流经验，拓展自己的人脉圈和知识面。
最重要的是，商务秘书需要保持谦虚和勤奋的态度，虚心接受他人的建议和批评，不断提升自己的专业水平。
在竞争激烈的商务环境中，一名优秀的商务秘书可以为企业带来巨大的帮助和价值。
通过不懈努力和持续学习，每个人都有可能成为一名成功的商务秘书，为自己的职业生涯开创美好的前景。
商务文秘的工作内容
商务文秘的工作内容
商务文秘的工作内容主要包括以下几个方面：
1. 文件处理和管理：负责处理和管理商务相关文件，如信函、合同、报告等，包括文件的起草、编辑、归档和传递。
需要保证文件的准确性、完整性和机密性。
2. 会议协调和组织：负责商务会议的协调和组织工作，包括会议的日程安排、会议室预订、会议材料的准备和分发等。
需要保证会议的顺利进行和记录。
3. 出差安排和管理：负责商务出差的安排和管理工作，包括行程安排、交通和住宿预订、费用报销等。
需要解决出差期间可能出现的问题和紧急情况。
4. 文件翻译和口译：如果公司有国际业务，商务文秘可能还需要进行文件的翻译和口译工作，确保跨语言交流的畅通和准确。
5. 办公设备和供应品的采购和管理：负责办公设备和供应品的采购和管理工作，保证办公环境的正常运转，如打印机、复印机、纸张、墨水等。
6. 行政支持和协助：为公司高层管理人员提供行政支持和协助工作，如安排日程、筹备会议、处理来访和电话等。
7. 数据统计和分析：负责商务数据的统计和分析工作，包括销售数据、客户数据等，为公司决策提供可靠的依据。
8. 学习和培训：根据需要持续学习和培训，提高专业知识和工作技能，以适应公司发展和需求的变化。
商务文秘的工作内容可以根据公司的具体需求和要求有所差异，以上是一般商务文秘的典型工作内容。
《秘书基础》第一章秘书职业概述
第一节
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ秘书概述
3 高级秘书
高级秘书是指秘书部门的负责人或高 层领导的助手。高级秘书通常是高层领导 身边的高级参谋和助手，其工作通常包括 分析研究信息、提供决策方案、拟定重要 文件、参与对外谈判等。
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2 秘书的素质要求 • 秘书必备的知识和能力要求 • 秘书必备的品质 • 秘书的职业道德
秘书是从事办公室程序性工作、协助领导处理政 务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
第一节
秘书概述
（一）按照秘书服务的对象划分
— 6—
二、秘书的分类
公务秘书 01
私务秘书 02
第一节
秘书概述
— 7—
1 公务秘书
公务秘书是指为党政军、国家机关、社会团体、事业单位、公有制企业或股份制 企业服务的秘书。公务秘书由组织人事部门考察选用，由国家或单位支付薪酬。
秘书基础
第一章 秘书职业概述
— 2—
目录页 CONTENTS PAGE
秘书概述 秘书的素质要求
— 3—
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1
秘书概述
• 秘书的定义
• 秘书的分类
— 4—
第一节
秘书概述
— 5—
一、秘书的定义
我国人力资源和社会保障部《秘书国家职业标准》对“秘书”给出了如下定义：
一、秘书必备的知识和能力要求
（一）秘书工作必备的知识 作为现代秘书，不仅要具备较高的知识水平，而且还要有合理的知识结构。
基础知识 01
社会交往 03
知识
管理学 知识
05
专业知识 02
心理学 知识
第一章商务秘书概论
(一) (二) (三)秘书信息沟通方法 (四) (五)秘书工作进程调度方法 (六)秘书工作时间调度方法
第一章商务秘书概论
秘书工作时间调度方法
1. 2.弹性管理工作时间方法 3.反馈控制工作时间方法 4.合理使用零碎时间方法
第一章商务秘书概论
二、商务秘书工作现代化
第一ห้องสมุดไป่ตู้商务秘书概论
三、商务秘书工作的性质、作用和原则
1.
2.政策性
3.
4.事务性
5.
第一章商务秘书概论
(二)商务秘书工作的作用 1.参谋助手作用 2. 3.综合协调作用
第一章商务秘书概论
(三)
1. 2. 3.迅速
第一章商务秘书概论
第二节 商务秘书的职能环境
一、商务秘书职能环境
职能环境是职能活动的基础。正确认识商务秘书职能 环境要素，增强环境意识，有效地调适和改善环境， 排除环境障碍，对提高秘书工作效率和效益是必不可
1. 2.科学决策的程序以及商务秘书在决策活动中的工作 科学的决策是一个完整的过程，它有一定的程序和步 骤：
确定决 拟定 策目标 方案
评估选 择方案
第一章商务秘书概论
典型 试验
普遍 实施
第三节 商务秘书工作方法
商务秘书工作的综合职能和专项业务，二者之间是相 互融合、有机联系的。如秘书的参谋作用，既可以体 现在办事、办文、办会等专项业务中，而在办文、办 会等专项业务中，也需要发挥参谋、协调、信息及督 促检查等综合职能作用。在实践中，必须根据实际需
第一章商务秘书概论
(二)商务秘书为领导班子服务应把握的关系
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.筛选信息，避免说是道非
第一章商务秘书概论
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严格把控质量关，让生产更加有保障 。2020年11月 上午10时1分20.11.1810:01November 18, 2020
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重规矩，严要求，少危险。2020年11月18日 星期三10时1分 40秒10:01:4018 November 2020
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好的事情马上就会到来，一切都是最 好的安 排。上 午10时1分40秒 上午10时1分10:01:4020.11.18
环境适应与环境改变
（一）要尽快学会适应环境 1、善于观察，虚心求教 2、善于总结经验教训 3、切忌说三道四 （二）要综合素质
职业形象设计 综合素质要求
商务秘书的职业形象设计（一）
“礼仪是加在他的一切别中美德之上的一层藻饰， 使它们对他具有效用，为他去获得一切和他接近的 人的尊重和好感；没有良好的礼仪，其余一切就会 被人看成骄傲、自负、无用和愚蠢。”
案例讨论与分析
分 析 与 评 述
本章要点框架
商务秘书概述
秘书工作
秘书工作环境
秘 秘书 秘书 书 部门 工作
外部 环境
特点 职责 要求
内部 环境
秘书形象与素质
职业 形象
综合 素质
职业 道德
职业 能力
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踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就 未来。20.11.1820.11.18Wednesday, November 18, 2020
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每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11.1820.11.1810:0110:01:4010:01:40Nov-20
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务实，奋斗，成就，成功。2020年11月18日 星期三10时1分 40秒 Wednesday, November 18, 2020
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抓住每一次机会不能轻易流失，这样 我们才 能真正 强大。20.11.182020年 11月18日星期 三10时 1分40秒20.11.18
表
男士
面部清洁
女士 口红不要沾到牙齿上
不留胡须
化妆恰到好处，不浓妆艳抹
裤子拉链拉好
指甲油光洁不剥落，色泽大方
商务秘书的职业形象设计（三）
（二）仪表 1、女士着装
2、男士着装
标准职业装 应酬着装
职业便装 标准职业装 应酬着装 职业便装
商务秘书的职业形象设计（四）
（三）举止谈吐 1、规范的姿态 （1）站立有精神、挺拔 （2）坐相稳重、端正 （3）行走步伐轻松敏捷 2、规范的表情 （1）微笑 （2）目光 3、规范的手势
4、人力资源的新要求
4、社会化
5、企业文化的变迁
5、女性化
案例讨论与分析
分 析 与 评 述
第二节 商务秘书的工作环境
商务秘书的外部工作环境 商务秘书的内部工作环境 环境适应与环境改变
商务秘书的外部工作环境
（一）商务秘书工作的社会大环境 1、政治环境 2、经济环境 3、科技环境 4、文化环境
商务秘书的外部工作环境（二）
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弄虚作假要不得，踏实肯干第一名。10:01:4010:01:4010:0111/18/2020 10:01:40 AM
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安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20.11.1810:01:4010:01Nov-2018-Nov-20
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重于泰山，轻于鸿毛。10:01:4010:01:4010:01Wednesday, November 18, 2020
第一章 商务秘书概述
第一节 商务秘书及商务秘书工作
商务秘书 商务秘书部门 商务秘书工作 商务秘书职业状况
商务秘书（一）
（一）概念 商务秘书是在工商企
业中从事文字处理、行政 事务，为管理者提供商务 性质辅助工作的人员，其 承担着为领导和管理层决 策服务的重要职责。
商务秘书（二）
（二）商务秘书的类别 1、影响力和辅助作用
3、主动创造性工作
信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、辅助决策的调查 研究工作等。
商务秘书工作（三）
（三）商务秘书工作要求 1、高效 2、务实 3、保密
商务秘书的职业状况
（一）商务秘书面临的新挑战 （二）商务秘书发展趋势
1、全球化的视角
1、智能化
2、科技的飞速发展
2、专业化
3、管理理念的变化
3、复合化
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不可麻痹大意，要防微杜渐。20.11.1820.11.1810:01:4010:01:40November 18, 2020
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加强自身建设，增强个人的休养。2020年11月18日 上午10时1分20.11.1820.11.18
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追求卓越，让自己更好，向上而生。2020年11月18日星期 三上午10时1分 40秒10:01:4020.11.18
站姿：精神、挺拔
坐姿：稳重、端正
走姿：轻松、敏捷
商务秘书的综合素质要求（一）
（一）商务秘书的职业道德 1、爱岗敬业，忠于职守 2、埋头苦干，任劳任怨 3、谦虚谨慎，办事公道 4、遵纪守法，廉洁奉公 5、守时守信，严守机密 6、实事求是，勇于创新
商务秘书的综合素质要求（二）
（二）商务秘书的职业能力 1、表达能力 2、办事能力 3、交际公关能力 4、操作能力
（二）商务秘书工作具体的外部环境
General Manager 总经理
Logistics Production Export Purchase GM Office Finance
HR
Sale
物流部 生产部 出口部 采购部 总经办 财务部 人力资源部 销售部
商务秘书的内部工作环境
（一）商务秘书的办公室自然环境 1、办公室环境的基本要求 （1）布局力求方便合理 （2）布置舒适整洁、协调统一 （3）环境安全 2、办公室的空间布局 （1）开放式办公室 （2）封闭式办公室 （二）商务秘书工作的软环境
——英国哲学家约翰•洛克
商务秘书的职业形象设计（二）
（一）仪容
头发 口腔
体味
面部 指甲 袜子
头发
不遮掩面孔，发型好；头发清洁，无头
形
屑；修剪鼻毛和耳毛；
象 耳朵
修
眼镜 牙齿
饰 口气
清洁； 合适，镜片干净；胸前不要挂眼镜； 光亮、洁白整齐； 清新（无异味）；
自 指甲
干净；
测 体味
香水、须后水等用量适当
谢谢大家！
商务秘书工作（二）
（二）商务秘书工作的主要内容 1、日常事务性工作
环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、电话工作、 接待工作、文书信函工作、信息工作、保密工作、档案工作、 信访工作等。
2、上司指派性工作
辅助决策工作、协调沟通工作、督促检查工作、会议工作、 差旅准备工作、操办事务、应对突发事件等。
2、素质、能力、职责
初级商务秘书 中级商务秘书
高级商务秘书 公关型 参谋型 秀才型 技能型 办事型
商务秘书部门
（一）商务秘书部门职能 1、处理文书 2、管理信息 3、监督检查 4、综合协调 5、办理事务
商务秘书工作（一）
（一）商务秘书工作的特性 辅助性——辅助地位、从属地位 政策性——以身作则、不可监守自盗 综合性——全面性、多样性、系统性 事务性——细致周密、认真负责