办公文秘--商务秘书概述-商务秘书及商务秘书工作

4、人力资源的新要求
4、社会化
5、企业文化的变迁
5、女性化
案例讨论与分析
分 析 与 评 述
第二节 商务秘书的工作环境
商务秘书的外部工作环境 商务秘书的内部工作环境 环境适应与环境改变
商务秘书的外部工作环境
（一）商务秘书工作的社会大环境 1、政治环境 2、经济环境 3、科技环境 4、文化环境
商务秘书的外部工作环境（二）
商务秘书工作（二）
（二）商务秘书工作的主要内容 1、日常事务性工作
环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、电话工作、 接待工作、文书信函工作、信息工作、保密工作、档案工作、 信访工作等。
2、上司指派性工作
辅助决策工作、协调沟通工作、督促检查工作、会议工作、 差旅准备工作、操办事务、应对突发事件等。
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每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11.1820.11.1810:0110:01:4010:01:40Nov-20
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务实，奋斗，成就，成功。2020年11月18日 星期三10时1分 40秒 Wednesday, November 18, 2020
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抓住每一次机会不能轻易流失，这样 我们才 能真正 强大。20.11.182020年 11月18日星期 三10时 1分40秒20.11.18
（二）商务秘书工作具体的外部环境
General Manager 总经理
Logistics Production Export Purchase GM Office Finance
HR
Sale
物流部 生产部 出口部 采购部 总经办 财务部 人力资源部 销售部
商务秘书的内部工作环境
（一）商务秘书的办公室自然环境 1、办公室环境的基本要求 （1）布局力求方便合理 （2）布置舒适Baidu Nhomakorabea洁、协调统一 （3）环境安全 2、办公室的空间布局 （1）开放式办公室 （2）封闭式办公室 （二）商务秘书工作的软环境
——英国哲学家约翰•洛克
商务秘书的职业形象设计（二）
（一）仪容
头发 口腔
体味
面部 指甲 袜子
头发
不遮掩面孔，发型好；头发清洁，无头
形
屑；修剪鼻毛和耳毛；
象 耳朵
修
眼镜 牙齿
饰 口气
清洁； 合适，镜片干净；胸前不要挂眼镜； 光亮、洁白整齐； 清新（无异味）；
自 指甲
干净；
测 体味
香水、须后水等用量适当
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严格把控质量关，让生产更加有保障 。2020年11月 上午10时1分20.11.1810:01November 18, 2020
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重规矩，严要求，少危险。2020年11月18日 星期三10时1分 40秒10:01:4018 November 2020
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好的事情马上就会到来，一切都是最 好的安 排。上 午10时1分40秒 上午10时1分10:01:4020.11.18
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弄虚作假要不得，踏实肯干第一名。10:01:4010:01:4010:0111/18/2020 10:01:40 AM
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安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20.11.1810:01:4010:01Nov-2018-Nov-20
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重于泰山，轻于鸿毛。10:01:4010:01:4010:01Wednesday, November 18, 2020
表
男士
面部清洁
女士 口红不要沾到牙齿上
不留胡须
化妆恰到好处，不浓妆艳抹
裤子拉链拉好
指甲油光洁不剥落，色泽大方
商务秘书的职业形象设计（三）
（二）仪表 1、女士着装
2、男士着装
标准职业装 应酬着装
职业便装 标准职业装 应酬着装 职业便装
商务秘书的职业形象设计（四）
（三）举止谈吐 1、规范的姿态 （1）站立有精神、挺拔 （2）坐相稳重、端正 （3）行走步伐轻松敏捷 2、规范的表情 （1）微笑 （2）目光 3、规范的手势
谢谢大家！
环境适应与环境改变
（一）要尽快学会适应环境 1、善于观察，虚心求教 2、善于总结经验教训 3、切忌说三道四 （二）要学会在适应环境中逐步改变环境
第三节 商务秘书的职业形象与综合素质
职业形象设计 综合素质要求
商务秘书的职业形象设计（一）
“礼仪是加在他的一切别中美德之上的一层藻饰， 使它们对他具有效用，为他去获得一切和他接近的 人的尊重和好感；没有良好的礼仪，其余一切就会 被人看成骄傲、自负、无用和愚蠢。”
案例讨论与分析
分 析 与 评 述
本章要点框架
商务秘书概述
秘书工作
秘书工作环境
秘 秘书 秘书 书 部门 工作
外部 环境
特点 职责 要求
内部 环境
秘书形象与素质
职业 形象
综合 素质
职业 道德
职业 能力
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踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就 未来。20.11.1820.11.18Wednesday, November 18, 2020
2、素质、能力、职责
初级商务秘书 中级商务秘书
高级商务秘书 公关型 参谋型 秀才型 技能型 办事型
商务秘书部门
（一）商务秘书部门职能 1、处理文书 2、管理信息 3、监督检查 4、综合协调 5、办理事务
商务秘书工作（一）
（一）商务秘书工作的特性 辅助性——辅助地位、从属地位 政策性——以身作则、不可监守自盗 综合性——全面性、多样性、系统性 事务性——细致周密、认真负责
第一章 商务秘书概述
第一节 商务秘书及商务秘书工作
商务秘书 商务秘书部门 商务秘书工作 商务秘书职业状况
商务秘书（一）
（一）概念 商务秘书是在工商企
业中从事文字处理、行政 事务，为管理者提供商务 性质辅助工作的人员，其 承担着为领导和管理层决 策服务的重要职责。
商务秘书（二）
（二）商务秘书的类别 1、影响力和辅助作用
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不可麻痹大意，要防微杜渐。20.11.1820.11.1810:01:4010:01:40November 18, 2020
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加强自身建设，增强个人的休养。2020年11月18日 上午10时1分20.11.1820.11.18
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追求卓越，让自己更好，向上而生。2020年11月18日星期 三上午10时1分 40秒10:01:4020.11.18
站姿：精神、挺拔
坐姿：稳重、端正
走姿：轻松、敏捷
商务秘书的综合素质要求（一）
（一）商务秘书的职业道德 1、爱岗敬业，忠于职守 2、埋头苦干，任劳任怨 3、谦虚谨慎，办事公道 4、遵纪守法，廉洁奉公 5、守时守信，严守机密 6、实事求是，勇于创新
商务秘书的综合素质要求（二）
（二）商务秘书的职业能力 1、表达能力 2、办事能力 3、交际公关能力 4、操作能力
3、主动创造性工作
信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、辅助决策的调查 研究工作等。
商务秘书工作（三）
（三）商务秘书工作要求 1、高效 2、务实 3、保密
商务秘书的职业状况
（一）商务秘书面临的新挑战 （二）商务秘书发展趋势
1、全球化的视角
1、智能化
2、科技的飞速发展
2、专业化
3、管理理念的变化
3、复合化