燕京啤酒 管理信息系统成功案例分析

燕京啤酒 管理信息系统成功案例分析（张瑞君 谢广军等） 燕京啤酒管理系统主要由财务系统、销售管理系统、采购管理系统和 存货管理系统等构成，目前采购管理系统为预留系统。通用管理软件 与专项开发相结合，实现管理增值 ——北京燕京啤酒股份有限公司管理信息系统成功案例分析
1. 企业简介 北京燕京啤酒集团公司是1993年以原北京市燕京啤酒厂为核心发展 组建的国家二级企业，燕京啤酒集团现已成为中国啤酒行业吨位最大 的“航空母舰”。 北京燕京啤酒股份有限公司（下文简称为燕京啤酒）是燕京啤酒集 团的上市公司，2000年燕京完成啤酒销售量141万吨；实现销售收入25 亿元；实现利税总额9.2亿元。北京燕京啤酒股份有限公司的组织结构 图如下所示。
3．6加强应收账款管理，加速资金周转
燕京啤酒已有近千家客户，手工条件下如果对客户的应收账款进行 管理，则需要为每一个赊销客户建立一本明细账。否则，无法对每个客 户进行应收账款分析，及时催收应收款项。在客户数量众多的情况下， 为每个客户都建立一本账，不仅可能违背成本效益原则，而且信息不准 确、不及时。因此，即便企业已有很先进的应收款管理方法，手工处理 方式也制约了这些方法的使用，造成应收账款管理上出现失误。
3.1满足财务和业务协同，实现企业信息共享
财务系统、存货管理系统和销售管理系统之间实现了数据的自动传 递功能，其数据传递关系如图一所示。
销售发票一次录入，销售业务信息全公司使用，即在销售管理系统 中输入销售发票，由计算机自动编制会计凭证、自动登记各相关账簿， 实现一张发票一次录入，仓库、全公司各业务部门会计、统计的总账、 明细账、业务台账由计算机一次完成。这就从根本上解决了长期以来一 直困扰财务的账务串户、错账问题，解决了部门与财务、仓库与财务等 账账不符、账证不符的问题；实现了数据共享和信息的有机集成，全公 司各部门可以根据管理需要和相应的权限及时、准确地获取财务、业务 以及管理信息；销售部门和仓库部门数据的共享，为杜绝假票现象创造 了条件，手工条件下，会出现利用假票骗取企业利益的情况，使用计算 机后，只要录入票据的保密信息系统就会自动显示该票据的全部真实信 息，票据的真伪当即就可以识别。
北京燕京啤酒股份有限公司根据其组织机构设置和管理需要，采用如 下站点分布方案：
软件 财务系统 销售管理 包装物周转管理 扎、鲜啤酒桶周转管 理 库房管理 领导查询
站点数 15 20 7
3
15 20
使用部门 财务科 销售大厅 包装物结算处
销售大厅
仓库 管理者办公室
3．燕京啤酒企业管理系统应用效果评析
燕京啤酒企业管理系统在实现企业信息共享、加强业务控制和利用 信息加强企业管理等方面取得了显著的成效。
燕京啤酒是目前沪深股市啤酒类上市公司的龙头股，就其优良的质地 而言，称之为食品酿酒业的蓝筹股也是毫不过分的。燕京啤酒拥有雄厚 的技术力量，精良的生产装备、先进的生产工艺和国内最先进的产品检
测仪器，全面实现生产控制自动化，产品全部按国际标准组织生产，综 合实力处于世界先进水平。
一个企业的成功固然与其生产技术息息相关，然而管理的科学与否直 接影响到这些先进的生产技术能否真正给企业带来效益，良好的技术只 有与优秀的管理思想相结合才能产生预期的效果。作为一个大规模的企 业，企业管理水平的高低依赖于其信息化建设情况和信息管理水平，企 业管理系统是企业管理思想的体现。
考虑到客户可能因经营策略的变化或别的原因，需要将已经购进的 产品退回企业的情况，该系统专门提供了退货管理模块，对客户因故退 货进行管理。
3．3．2退变质酒管理
考虑到啤酒的保质期短，为了不使客户因产品变质而遭受损失，该 系统提供了退残酒、变质酒模块，对客户用变质酒换好酒进行管理。
3．3．3票据挂失管理
3．5业绩考核有据可依，部门、职员评价科学合理
怎样使业绩考核更科学，更有说服力，一直是理论界和实务界研究的 重要课题。在该管理系统中为部门业绩考核、员工业绩考核提供了定量 分析方法，使业绩考核更科学合理。
3．5．1科学考核部门业绩
就部门业绩的考核来说，考核依据和方法有多种。但对销售部门而言， 最令人信服的考核依据应该是销售统计分析资料。在燕京啤酒销售管理 系统中，可以按部门对各产品各时期的销售情况进行统计分析，如图五 所示。
了依据。此外，销售数量的变化会影响对销售业务员的需求，人力资源 部门可以通过这项统计分析来安排不同时期的销售人员
3．4．3产品质量分析
啤酒的保鲜期很短，产品变质的原因绝大多数情况下是由于过期导 致的，但也不能排除另外一个原因：产品本身质量问题，因此有必要对 啤酒的变质情况进行分析。在燕京啤酒销售管理系统中可以对产品的变 质情况进行分析，了解是否有产品的变质情况超出常规，可以有针对性 的查找异常产品变质率过高的原因，相应采取不同的解决措施。
这种解决方案为实现企业内部信息共享、传递提供了硬件设施，为 燕京啤酒管理系统的运转提供了硬件平台。
2．3软件应用方案
用友公司综合分析燕京啤酒的业务特点以及管理需求后，给出了该 公司管理系统的软件应用方案。软件构架设计以专项应用为主（表现在 界面设计与应用操作），以标准模块为核心（中心数据流选用标准软
3．4．2产品销售期间分析
啤酒作为一种大众饮料，其生产和销售具有很大的季节性，旺季的 销售量甚至已经达到销售淡季的4-5倍。在该系统中，可以进行产品销 售期间分析，分析表的表样如图四所示：
产品销售期间分析表
销售期 产品编
销售数 销售金
产品名称 规格 单位
间
号
量
额
图四 产品销售期间分析表
通过产品销售期间分析，掌握各种产品不同时期的销售情况，有计 划的安排不同时期的生产数量，从而也决定了不同时期的生产能力需 求，管理生产设备的部门可以据此安排设备的检修计划。销售淡季和旺 季适合不同的营销策略，各期间的销售情况分析为营销策略的制定提供
2．2硬件方案
由于燕京啤酒公司财务、销售、仓库等部门位于不同的办公楼，办 公楼之间相距上千米，为了便于各部门实时传递信息，加强对各部门的 管理和监控，需要在公司厂区内建立一个内部网。整个网络分为二十多 段：计算机中心、财务部、销售一部和包装物科、销售二部、销售三 部、销售五部、供应部以及15个库房。服务器存放于计算机中心和财务 部，型号是PDC PLH3000。各段内的计算机通过双绞线连接到HUB上，不 同办公楼之间用光纤连接。
件）。这样可保证升级的余地大，与财务软件衔接容易，同时核心业务 更加规范。
燕京啤酒管理系统主要由财务系统、销售管理系统、采购管理系统 和存货管理系统等构成，目前采购管理系统为预留系统。销售管理系统 包括销售开票、送货管理、运输费管理、结算管理、退货管理、退变质 酒管理等模块，存货管理系统主要包括包装物周转管理、扎鲜啤酒桶周 转管理和产成品库房管理等模块，财务系统主要包括总账、固定资产管 理、工资管理、应收应付管理、UFO报表、现金流量表、财务分析等子 系统。各模块之间实时传递信息，完全实现了销售、财务信息共享。其 功能结构图如下所示：
产品销售统计表（按部门）
2001-01-01 至 2001-01-31
部门代码：
售合计金额：
部门名称：
合计金额：
产品编 产品名
号
称
规格
销
已收款
销售数 销售金 发货数 已收款合
单位
量
额
量 计金额
图五 部门销售统计表
将不同时期的部门销售统计表进行纵向比较，分析部门业绩变化情 况，查找引起这些变化的原因；将不同部门的销售统计表进行横向比 较，考核不同部门的销售业绩，为部门评价及实施奖惩制度提供依据。
手工条件下，客户票据丢失后可以在销售大厅挂失，但是可能会因 销售部门和仓库部门信息传递不及时，或者由于挂失时间太长使得挂失 信息对业务员而言变得模糊，导致挂失后的票据仍然被拾到者用于提走 货物。在燕京啤酒管理系统中提供了票据挂失功能，票据一经挂失，销 售部门和仓库部门能立即共享挂失信息，客户不再会因为票据丢失而需 要承受损失。
图二 录入销售发票界面 3．3强化客户满意与忠诚度管理 客户是企业存在和发展的支柱，维护客户的权益、在客户心目中树 立良好的公司形象至关重要。燕京啤酒在企业运作过程中强调以客户为 中心的管理，因此用友公司在燕京啤酒管理系统的规划中，从大模块的 设计到每个功能的实现处处体现着这一理念。 3．3．1退货管理
3．5．2科学考核员工业绩
手工条件下，由于每天销售业务量很大，而且销售业务员众多，对 业务员业绩的管理和考核全凭部门领导平时的印象。在燕京啤酒管理系 统中，对公司职员尤其是销售业务员，系统能进行跟单管理，管理者可 以通过该系统了解哪笔业务由哪个业务员负责，在某个时间该业务处于 什么状态等等详尽信息；职员期末业绩考核的进行能以其统计信息作为 依据，考核结果更能为员工所接受。
在燕京啤酒管理系统中，录入销售发票的界面如图二所示。 系统对于产品和客户信息都提供了参照，可以直接从系统中选取而不需 人工录入，而且在系统中选定某产品后，其对应成套包装物会自动进入 销售发票。这种便捷的录入方式不仅减轻了操作员的劳动强度，而且最
大程度地消除了发票原始数据错误的可能性，为企业对外保送报表和提 取内部管理报表等提供了准确的数据源。
3．2降低原始数据错误率，减低企业经济损失，保证统计信息 真实性
销售发票的管理是销售业务处理中的关键问题，销售发票的信息含 量非常大，包括客户信息，产品信息、包装物信息等等，手工开票过程 中出错频率很高。尤其是在业务量大的销售旺季，人工所开具的票据很 容易出现产品有误、包装物有误和价格有误等问题。这些问题的出现很 可能造成公司经济损失，而且企业统计信息、内部管理信息都来自于这 些原始数据，数据入口的错误会引发后续信息的失真。
3．3．4以淡定旺的营销管理
啤酒销售的季节性很强，在淡季企业会出现供不应求的现象，在旺 季企业往往会出现脱销的情况，怎样在维护企业形象的情况下为客户提 供一个公平竞争环境是燕京啤酒在销售过程中所需要考虑的一个重要问