酒店物资采购管理制度及工作流程

酒店物资采购管理制度及工作流程

为了进一步加强酒店制度管理，健全酒店采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证优质廉价的供应，确保经济指标的完成，以及防止一些不良倾向的发生，特制定本制度。

1、财务部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门有参与监督、支持配合权，未经同意不得擅自采购。

2、相关人员在采购、收货的过程中，必须遵守商业道德，努力提高业务水平，适应市场经济的发展要求；讲究文明礼貌，遵纪守法。

3、所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。

4、以酒店利益为主，相互监督，相互配合，共同把关。

一、采购项目的申请

1.部门根据营业情况需要在部门、库房没有该项目或该项目不足的情况下可以申购；库房在库存定额不足的情况下要根据物资定额提出申购。申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。

2.库房储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。

二、采购项目的审批、择商、确认、报价与购买

1.经确认实属必要购买项目，必须由库房或使用部门填写申购单，经部门负责人、库管员、分管领导签字，经总经理审批后交采购统一办理。

2.酒店所需商品由财务部负责安排采购；

3.采购员应按照申购项目进行采购，如有疑问可直接与申购部门进行沟通。在确认无误后，应按照要求尽快安排采购。如该项物资由长期供应商供应，可直接联系供应商供应。如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈，经过对比、筛选，并报有关人员同意后进行采购。对于零星项目的采购可安排采购员在市场上直接采购，但要做好采购监督工作。

4.供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有，任何部门或人员不得占为私有。

5.对有特殊要求的或需要加工定做的采购项目，申购部门需要作详细的说明或提供样品，供应商报价时必须提供样品或有关资料，经部门负责人及有关人员同意后方可办理采购。

6.财务部对内要主动与部门保持密切联系，树立服务意识，熟知酒店物品的标准和使用情况；对外经常做好市场调查研究，掌握市场信息；积极主动向使用部门推荐适路产品及质优价廉的替代品；积极主动向酒店提供市场情况及购买策略。

7.所有采购项目择商、报价必须由财务部在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定；使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。财务部在择商报价中必须认真研究对待；使用部门必须在工作中要主

动与财务部沟通配合，对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报财务部，由其选定质优价廉服务好的供应商。

8.确属疑难采购项目，财务部应及时与使用部门进行沟通，研究对策，必要时可由使用部门派人一同采购。无力解决的必须及时上报，不得拖延误事。

9.所有采购项目依据有效申购单由财务部安排采购员统一购买，其他部门一般不得自行购买。

10.在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、期限、等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入酒店。

三、采购项目的验收

1.无论是供应商还是采购购回的物品必须首先于库房联系，由库房根据申购表验收货物。不允许直接将货物交与使用部门。

2.对于不符合采购申请表的采购，库房人员有权拒收。供应商或采购人员办理入库验收手续后，库管员应开立入库单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。

3.库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。

4.在验收过程中库房或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。

5.购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。四、采购项目的结算

1.采购人员零星的采购可以直接支付现金。但不得超过1000元，超过1000元的必须办理转账结算；必须办理现金结算的须经总经理同意。

2.供应商结算的2000元以下可以办理现金结算，超过2000元的必须办理转账结算。

3.办理结算时，必须按照报账程序填好报销单，经财务部审核、分管领导签字、总经理审批后方可交出纳办理结算

酒店采购程序

1、目的

制定采购工作规范，确保酒店采购的物资或服务符合要求。

2、适用范围

适用于本酒店提供产品的供方和本酒店服务及服务过程中所需物资的全部采购活动。

3、职责

3．1财务物资部及服务采购部门负责供方评定的组织工作。

3．2由物资采购领导小组负责对供方的评定工作。

3．3财务物资部负责物资采购工作的管理和实施，相关部门负责服务采购工作的管理和实施。

3．4财务物资部和餐饮部共同负责对食品原材料的验证及验收，其它采购的物资由相关使用部门和仓管员联合验证及验收。

3．5服务使用部门负责相关服务产品的验证及验收。

4、评定供方的程序要点

4．1采购的分类

（1）常备物资采购

（2）鲜活食品采购

（3）临时性采购（包括服务采购）

（4）专项物资采购

4．2供应商评定

4．2．1评定内容

（1）是否具备满足本酒店所需产品和服务质量要求的能力。

（2）是否满足本酒店所需产品的生产能力和合同约定的交货能力。（3）是否具备本酒店所需产品的质量保证体系。

（4）供方的资信、资质、历史业绩等情况。

4．2．2评定方法

（1）由财务部负责组织收集供方提供的关于生产设施、组织、人员、资金等方面的资信、资质文件和就所要求的质量水平提供有关生产产品的质量数据、实物及相关资料。

（2）由财务部对供方进行考察，即对其工作场所、设施结构和质量保证体系进行现场实际评价，并对供方的评定做《供方的评定记录》。

①质量要求：应保持与其他同类产品的质量相比，质量较优。

②价格要求：应保持与其他同类同等质量的产品相比，价格较低。

③交期要求：应保持及时供货。

④配合要求：有良好的服务态度并能配合酒店作相应改进。

由财务部对现行供应商（除集贸市场外）的送货质量、价格及其及时性、合作态度的不合格项进行评估。每3个月从质量、价格、送货期和合作态度四方面进行一次业绩评估。前三个月中任何一项累计5 次以内（含5次）不合格视为轻度不合格;累计5次以上或连续3次不合格，视为严重不合格。

（3）由物资采购领导小组进行会议评审，填写《供方评定会议记录表》，确定合格供方。

4．4评定结果分类

4．4．1对具有合格的质量保证体系，具备酒店所需产品要求能力的供方记入合格名单。

4．4．2对有少部分供货数量品种缺空，经限期纠正后能满足产品要求能力的供方列入后备名单。就以上评定结果，报总经理批准并发送相关部门。