监理工程资料保存、归档范围及保管期限规定
建设工程文件归档整理规范、归档范围及保管期限表
建设工程文件归档整理规范1、总则1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。
1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。
专业工程按有关规定执行。
1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。
2、术语2.0.1建设工程项目(construction project)经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。
它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。
2.0.2单位工程(single project)具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。
2.0.3分部工程(subproject)单位工程中可以独立组织施工的工程。
2.0.4建设工程文件(construction project document)在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。
2.0.5工程准备阶段文件(seedtime document of a cons-truction project)工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
2.0.6监理文件(project management document)监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。
2.0.7施工文件(constructing document)施工单位在工程施工过程中形成的文件。
2.0.8竣工图(as—build drawing)工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。
2.0.9竣工验收文件(handing over document)建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
2.0.10建设工程档案(project archive)在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。
工程监理资料归档规定
工程监理资料归档规定1、编制目的建设项目档案管理是工程管理的重要内容。
将工程监理过程中所形成的文件（含电子文件）按照有关规定及要求，进行规范化、标准化管理，并实现计算机存储检索、网络运行之功能，更好地为电力工程监理和各项工作服务，特制定本规定.2、编制依据2.1 GB/T11822 《科学技术档案案卷构成的一般要求》2。
2 GB50319 《建设工程监理规范》2.3 GB/T50328 《建设工程文件归档整理规范》2。
4 DA/T28 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》2。
5 GB/T18894 《电子文件归档与管理规范》3、适用范围及说明本规定适用于公司所承揽的火力发电厂工程、110kV以上输变电工程、房屋建筑及市政建设工程所形成的监理资料的整理及归档。
本规定只对公司工程监理档案（第6大类）资料的整理和归档进行了规定,不适用于其他类别资料的整理和归档。
4、职责4。
1经营部负责将合同文件及时交档案室整理、立卷和归档。
4。
2各工程项目监理部负责工程监理归档资料的整理立卷、编目、归档移交.4.3质量安全部负责工程监理档案的验收、保管、借阅等管理。
5、工程监理资料整理、归档要求5.1总体要求5。
1。
1部门负责人（总监）应指定专人负责组织工程监理档案的整理立卷、编目、归档移交工作，工程监理档案应在工程达标验收后1个月内向公司质量安全部全部移交。
5。
1。
2档案移交时同步移交纸质的《监理归档文件总目录》（20806—N01）一份、卷内目录（附录B)2份（一份在卷内、一份在总目录后）放在总目录后的卷内目录右下角应编写页码，并将页码标注在总目录的备注栏内.5.1。
3所有纸质归档文件在档案移交时同步归档电子文件或扫描件，具体移交范围按《工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》（附录A)执行。
5.2纸制文字性归档文件的质量要求5.2.1归档的工程监理文件应为原件。
5.2。
2监理文件的内容及其深度必须符合《建设工程监理规范》的要求.5.2.3工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
整理监理工程资料保存、归档范围和保管期限规定
2
勘察设计承包合同
长期
长期
√
3
施工招投标文件
长期
4
施工承包合同
长期
长期
√
续附录A表
序号
归档文件
保 存 单 位 和 保 管 期 限
建设
单位
施工
单位
设计
单位
监理
单位
城建档
案馆
5
工程监理招投标文件
长期
6
监理委托合同
长期
长期
√
五
开工审批文件
1
建设项目列入年度计划的申报文件
永久
√
2
建设项目列入年度计划的批复文件或年度计
8
审定设计方案通知书及审查意见
长期
长期
√
9
有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通
园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育
、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关
协议
永久
√
10
施工图及其说明
长期
长期
11
设计计算书
长期
长期
12
政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
永久
长期
√
四
招投标文件
1
勘察设计招投标文件
建设、施工、监理机构负责人
1
工程项目管理机构（项目经理部）及负责人
名单
长期
√
2
工程项目监机构（项目监理部）及负责
人名单
长期
长期
√
3
工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及
负责人名单
长期
长期
√
监 理 文 件
1
监理工程资料保留归档范围及保管期限规定
工程监理档案资料治理方法1目的为使建设项目（工程）监理档案完整、准确、平安保管并有效利用，依照《科学技术档案案卷组成的一样要求》（GB/T11822-2000）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理标准》（DA/T28-2002），结合公司工程监理档案资料的实际情形，制定本方法。
2适用范围监理档案是指从工程中标后开始至监理工作终止全进程中形成的按规定应当归档保留的文件资料。
包括各类具有查证、参考和保留价值的各类形式的原始记录、文函、会议记要、签证资料、材料和设备证明、图纸、声像材料等。
电网工程依照《国家电网公司三个标准化项目部》手册执行。
3职责公司的监理档案工作实行公司技术负责人负责制；运营治理处负责对档案资料形成进程进行指导；事业部负责对所属监理部档案资料搜集整理情形进行监督检查。
各项目监理部的监理档案工作由总监负责，总监办公室具体治理，设专人专岗开展此项工作，各专业应踊跃配归并明确责任人；工程完工后监理部负责资料的归档工作，并在完工1个月内向公司档案室移交归档资料。
向建设单位移交归档资料的工作，具体要求按建设单位的规定执行。
4资料保留、归档范围及保管期限规定《监理工程资料保留、归档范围及保管期限规定》的说明本规定是以华联监表（A、B、C）为例进行编写的，因各事业部和各工程的建设单位要求不同，执行的资料治理标准不一，但资料的大体内容相同，因此如不执行华联监表的工程，参照本规定要求执行。
本规定题目栏归档保留单位栏目中：监理部保留资料为施工进程中监理部保留的进程资料，公司档案室保留资料为工程完工后移交公司档案室的工程档案。
建设单位保留资料为工程完工后移交建设单位的档案，此栏目仅为参考，具体移交内容以建设单位要求为准。
需要移交电子文件的资料，资料的编审批页和盖章页需扫描成JPG格式图片文件。
电子文件夹名称以附件1中资料名称为准。
一个文件夹内含两类或多类文件时，文件夹内再别离按文件类别成立子文件夹。
监理工程技术档案制度
监理工程技术档案制度一、总则为规范监理工程技术档案管理工作，健全监理工程技术档案制度，加强监理工程施工质量管理，提高监理效果，保障工程质量，现制定本档案制度。
二、档案管理的基本原则1. 依法管理。
严格按照相关法律法规，合理规范档案管理工作。
2. 划定责任。
明确监理工程技术档案管理的各项职责，做到责任明确。
3. 审查把关。
对监理工程技术档案进行审查、把关，确保档案的真实性和完整性。
4. 保密性。
对监理工程技术档案进行严格保密，做好信息安全保护。
5. 及时更新。
对监理工程技术档案进行及时更新，保持档案信息的质量。
6. 知识共享。
鼓励监理工程技术档案的知识共享，促进监理工程技术水平的提高。
7. 历史沿革性。
对监理工程技术档案进行历史沿革性建档，保留历史性文件资料。
三、监理工程技术档案的建立1. 监理工程技术档案的建立应当包括以下内容：《监理工程技术档案管理制度》、《监理工程技术档案管理办法》、《监理工程技术资料目录》等相关规章制度文件。
2. 按照工程项目特点和施工现场情况，制定监理工程技术档案的建立计划，确定档案管理责任单位和责任人员。
3. 各级监理工程技术档案管理机构应当指定专人，负责监理工程技术档案的建立和管理工作，并确保档案的真实、可靠。
四、监理工程技术档案的归档与保管1. 对监理工程技术档案的归档应当按照《档案法》和《档案管理办法》的规定进行，确保档案的完整性和准确性。
2. 严格执行档案保管制度，定期对监理工程技术档案进行保管检查，确保档案信息的安全和完整。
3. 对重要监理工程技术档案进行备份，确保档案信息的永久保存。
4. 对于已经完成的工程项目，应当及时进行监理工程技术档案的整理和归档，保证档案信息的完整性。
五、监理工程技术档案的利用与传承1. 监理工程技术档案应当按照国家有关法律法规和规章制度的要求，进行合理有效的利用和传承。
2. 鼓励监理工程技术档案的利用，促进监理工程技术水平的提高。
3. 对于监理工程技术档案中的有价值的技术资料和经验教训，应当及时整理和传承，为后续工程项目提供参考。
工程监理归档资料管理制度
工程监理归档资料管理制度第一章总则第一条为规范工程监理归档资料管理工作，提高工程监理工作效率，依据国家有关法律法规，结合实际情况，制定本管理制度。
第二条本制度适用于公司所有工程监理项目，各部门、各人员必须严格遵守。
第三条工程监理归档资料包括监理合同、监理计划、监理日志、监理报告、监理备忘录、监理会议纪要、监理资料清单、相关图纸资料等一切与工程监理有关的文件及资料。
第四条工程监理归档资料应当真实、完整、准确、有序地记录和保存。
第二章归档资料管理责任第五条公司设立专门的归档资料管理部门，负责监督和指导全公司各项目的归档资料管理工作。
公司领导班子成员亲自抓好工程监理资料归档工作，确保工程监理归档资料数据的真实性和完整性。
第六条项目经理是工程监理归档资料管理的具体责任人，应当对项目监理归档资料的管理工作进行全面、细致的监督。
第七条各部门与人员应当按照本制度的要求，认真履行监理归档资料管理职责，确保工程监理归档资料管理工作的顺利进行。
第三章归档资料管理流程第八条工程监理归档资料应当及时整理、编目，建立完善的归档档案。
对于各项资料，应当按照项目编号、资料名称、日期等标准建立档案。
第九条工程监理归档资料应当定期进行备份和存档，确保数据的安全性和完整性。
第十条工程监理资料归档后，必须填写相关的备案登记表，并及时上报归档资料管理部门。
第十一条对于需要检索的工程监理资料，应当按照归档资料管理部门的要求进行申请，经批准后方可查阅使用。
第四章归档资料查阅与利用第十二条工程监理资料归档后，必须填写相关的归档登记表，并及时上报归档资料管理部门。
第十三条对于需要检索的工程监理资料，应当按照归档资料管理部门的要求进行申请，经批准后方可查阅使用。
第十四条工程监理归档资料的查阅利用应当按照工程监理归档资料管理部门的要求，做到有序、规范。
第五章归档资料保管与销毁第十五条工程监理归档资料的保管应当按照归档资料管理部门的要求进行，做到档案整齐、衔接、后期管理。
工程质量监督工程质量监督档案管理有关规定
工程质量监督档案保管期限分为长期和短期两种、长期为15年、短期为5年工程质量监督工程质量监督档案管理有关规定：对某些没有存档价值和存查必要的监督档案，经过鉴别和站领导批准，按有关规定可定期销毁，工程质量监督档案保管期限分为长期和短期两种，长期为15年，短期为5年。
交通建设工程质量监督档案管理：质监档案应按国家有关规定向同级国家综合档案馆移交，对过保管期并经鉴定确认无保存价值的档案进行登记造册，经站领导批准后可销毁。
建设工程档案管理规范：建设工程文件归档范围和保管期限表p17( 永久长期指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命短期含15年及以下)山东省（一）国家及山东省重大工程、重点工程、特殊工程和标志性工程、特大工程长期保存。
（二）大型工程保存十年。
（三）一般中小型工程保存五年。
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期阴规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。
局长：杨冬权2006年12月18日机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
监理文件资料归档范围和保管期限
监理文件资料归档范围和保管期限建设工程监理文件资料归档范围和保管期限、与建设工程监理有关的施工文件归档范围和保管期限是容易混淆的地方，特此归纳。
建设工程监理文件资料归档范围和保管期限序号文件资料名称保存单位和保管期限建设单位监理单位城建档案管理部门保存1项目监理机构及负责人名单长期长期√2建设工程监理合同长期长期√3监理规划监理规划长期短期√监理实施细则长期短期√项目监理机构总控制计划等长期短期—4监理月报中的有关质量问题长期长期√5监理会议纪要中的有关质量问题长期长期√6进度控制工程开工令/复工令长期长期√工程暂停令长期长期√7质量控制不合格项目通知长期长期√质量事故报告及处理意见长期长期√8造价控制预付款报审与支付短期——月付款报审与支付短期——设计变更、洽商费用报审与签认短期——工程竣工决算审核意见书长期—√9分包资质分包单位资质材料长期——供货单位资质材料长期——试验等单位资质材料长期——10监理通知有关进度控制的监理通知长期长期—有关质量控制的监理通知长期长期—有关造价控制的监理通知长期长期—11合同及其他事项管理工程延期报告及审批永久长期√费用索赔报告及审批长期长期—合同争议、违约报告及处理意见永久长期√合同变更材料长期长期√12监理工作总结专题总结长期短期—月报总结长期短期—工程竣工总结长期长期√质量评价意见报告长期长期√与建设工程监理有关的施工文件归档范围和保管期限序号名称建设单位施工单位监理单位城建档案管理部门1工程质量检验记录（土建工程）检验批质量验收记录长期长期长期—分项工程质量验收记录—基础、主体工程验收记录永久√幕墙工程验收记录√分部（子分部）工程质量验收记录√2工程质量检验记录（安装工程）检验批质量验收记录长期—分项工程质量验收记录—分部（子分部）工程质量验收记录永久√。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
工程监理档案资料管理办法
1目的
为使建设项目（工程）监理档案完整、准确、安全保管并有效利用，按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），结合公司工程监理档案资料的实际情况，制定本办法。
2适用范围
2.1监理档案是指从工程中标后开始至监理工作结束全过程中形成的按规定应当归档保存的文件资料。
包括各种具有查证、参考和保存价值的各种形式的原始记录、文函、会议纪要、签证资料、材料和设备证明、图纸、声像材料等。
2.2电网工程按照《国家电网公司三个标准化项目部》手册执行。
3职责
3.1公司的监理档案工作实行公司技术负责人负责制；
3.2运营管理处负责对档案资料形成过程进行指导；
3.3事业部负责对所属监理部档案资料收集整理情况进行监督检查。
3.4各项目监理部的监理档案工作由总监负责，总监办公室具体管理，设专人专岗开展此项工作，各专业应积极配合并明确责任人；
3.5工程竣工后监理部负责资料的归档工作，并在竣工1个月内向公司档案室移交归档资料。
3.6向建设单位移交归档资料的工作，具体要求按建设单位的规定执行。
4资料保存、归档范围及保管期限规定
4.1《监理工程资料保存、归档范围及保管期限规定》的说明
4.1.1本规定是以华联监表（A、B、C）为例进行编写的，因各事业部以及各工程的建设单位要求不同，执行的资料管理标准不一，但资料的大体内容相同，所以如不执行华联监表的工程，参照本规定要求执行。
4.1.2本规定标题栏归档保存单位栏目中：监理部保存资料为施工过程中监理部保存的过程资料，公司档案室保存资料为工程竣工后移交公司档案室的工程档案。
建设单位保存资料为工程竣工后移交建设单位的档案，此栏目仅为参考，具体移交内容以建设单位要求为准。
4.1.3需要移交电子文件的资料，资料的编审批页和盖章页需扫描成JPG格式图片文件。
电子文件夹名称以附件1中资料名称为准。
一个文件夹内含两类或多类文件时，文件夹内再分别按文件类别建立子文件夹。
要求监理部在工程建设过程中随工程资料形成及时进行扫描保存。
4.3.4移交书、移交目录、卷内目录、移交电子资料、工程照片等刻光盘移交。
卷内目录整理成一个文件，在表格右上角注明卷册号。
4.1.5案卷封面要求必须填写保管期限和档号一栏，保管期限按本规定（附件1）中的保管期限一栏要求填写。
档号从001开始按流水号填写。
脊背在保管期限一栏填写保管期限，档号一栏填写工程档号，如案卷比较薄，几卷可以合并装在一个档案盒内，在档号一栏标明，合并的案卷在脊背的案卷题名处要把各卷的案卷题名简明的全部列出。
例如：003的案卷题名为朝阳500kV变电站工程协调会纪要、专题会纪要004的案卷题名为朝阳500kV变电站工程监理工作联系单、监理通知单及回复单
005的案卷题名为朝阳500kV变电站工程监理月报
三卷合并在一个档案盒内，则档号一栏填写003-005，案卷题名一栏填写朝阳500kV变电站工程协调会、专题会纪要；工作联系单、通知单及回复单；月报。
（填写脊背案卷题名时一定要写出工程名称）。
4.1.6一个档案盒内的资料保管期限应相同。
4.1.7卷内备考表监理部填写，其中检查人一栏空出，移交资料时公司档案接收人填写。
4.1.8不需归档的资料，如达标投产及创优迎检等资料，由监理部自行保存，待迎检用。
5 监理档案资料的整理
5.1监理档案资料整理的要求
按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）及公司《监理工程资料保存、归档范围及保管期限规定》的要求进行收集、组卷、编目与装订。
5.1.1组卷的要求
(1)案卷内文件材料要齐全、完整。
(2)案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。
不能有热敏纸，不能有红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写的字迹。
(3)案卷及卷内文件不重份。
(4)凡为易褪色（如复写纸、热敏纸等）形成的材料并需要永久和长期保管的文件，应附一份复印件附在原件之后。
5.1.2组卷方法及卷内文件的排列
(1)资料组卷按照资料类别分别组卷，管理性文件可以组成一卷或多卷。
管理性案卷卷内文件按问题、时间或重要程度排列。
(2)施工报审资料应按照专业、系统划分，每一专业、系统再按照资料类别分别组卷。
卷内文件排列：工程报验资料按照单位工程、子单位工程、分部工程、子分部工程、分项工程、检验批排列。
其它施工资料按照时间顺序排列。
5.1.3卷内文件材料页号的编写
(1) 卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；
(2)页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角。
图样页号编写在标题栏外。
(3)成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
(4)卷内目录、卷内备考表不编写页号。
5.1.4卷内目录的编制
卷内目录包括的内容如下：
——序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；
——文件编号，应填写文件文号或文件编号；
——责任者，应填写签署意见的监理工程师姓名；
——文件题名，应填写文件标题全称；
——日期，应填写文件形成日期；
——页号，应填写每份文件尾页上标注的页号；
——备注（需要时填写）。
5.1.5 案卷封面和脊背的编制
公司归档案卷采用案卷内封面形式，主要内容如下：
——案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。
主要包括项目名称、及其结构、阶段的名称、文件材料的名称等。
案卷题名由立卷人填写。
——立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门；
——起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；
——保管期限，应按《监理工程资料保存、归档范围及保管期限规定》中规定的期限填写；
——档号，从001开始按三位流水号填写；
——案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词（保管期限、档号、案卷题名是黑体3号，填写内容是宋体4号加黑，档号填写是3号加黑，双横线是1.5磅，单横线0.75磅，竖线是0.25磅）。
5.1.6 卷内备考表
——卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数、不同载体文件的数量，说明组卷情况。
监理部填写立卷人和立卷时间。
——卷内备考表排列在卷内文件之后。
5.2 案卷装订要求
5.2.1 文字材料采用整卷装订形式。
5.2.2文字材料必须用软卷皮装订成册，做到右边和下边齐，无倒页，不漏订，装订后装入档案盒内存放。
边界小的文件，在装订前要贴边，防止遮挡字迹。
5.2.3图纸材料原则不装订，散装在档案卷盒内存放。
如有少量图纸材料同文字一起装订成册，图纸应该留出装订位置。
5.2.4装订时要剔出金属物、塑料夹，案卷左右薄厚不一时，应在装订线一侧夹垫纸质物支托。
5.2.5装订案卷用棉线在左侧三孔装订，棉线装订打结于正面。
5.2.6装订长度为18cm，上下两孔距中9cm，装订结实、整齐、美观。
5.2.7 外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。
5.3档案装具规格及制成材料
5.3.1案卷采用统一规格的卷盒装具。
其外表规格为310mm×220mm，厚度分别为20mm、30mm、40mm、50mm四种。
用牛皮纸板双裱压制。
5.3.2 案卷内封面、卷内目录、备考表的尺寸为A4纸（297mm×210mm）。
6 档案资料的保管和移交
6.1档案室在接收工程档案时要编制移交档案清册，与监理部办理交接手续，要进行详细的点验，做到签署完备，并及时分类、登记、编号，不得重复或遗漏。
6.1.1工程档案入库时应检查帐、物是否相符。
6.1.2 档案室必须建立各类档案案卷目录、案卷目录登记簿、案卷数统计簿等账册，定期进行清点核对，做好记录。
6.2工程项目结束后一个月内，监理部将工程档案资料移交公司档案室。
6.3外单位查阅和复制监理档案资料时，必须由公司技术负责人批准。
6.4工程档案的销毁必须依照有关规定，经公司技术负责人审查批准后方可进行，任何人员不得自行销毁。
6.5档案资料的存放
6.5.1档案管理人员应经常注意档案库房的安全，做到防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温，同时要经常检查档案的管理情况，发现破损或变质等现象要及时报告，并查明原因，采取措施进行补救。
6.5.2为了确保档案的安全，最大限度地延长档案的寿命，加强档案库房的科学管理，档案库房技术管理应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好温湿度控制和调节，作好防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和档案保管状况等方面的检查工作。
6.5.3纸张型的档案资料保存时不应受光线的照射，存放档案资料的房间应通风、防火。
存有档案资料的光盘应一式二份，应使用品质好的光盘，光盘、录像带、录音带的存放应注意防磁、防潮。