办公室事务管理——日常工作时间安排
办公室日常工作管理制度
办公室日常工作管理制度一、制度目的二、工作时间1.办公时间为每天上午8点到12点，下午1点30分到5点30分。
2.员工需要按时到岗，不得擅自迟到、早退或无故缺勤，如有特殊情况需要请假，需提前向主管汇报和请假申请。
三、工作任务分配1.主管根据工作需求和员工的能力分配相应的工作任务。
2.各员工应根据主管的要求及时完成任务，并保证工作质量。
四、工作流程1.每天上班前，员工应查看电子邮件和工作群组，了解最新工作安排。
2.工作过程中，实行任务记录，即每个员工都应在工作完成后及时汇报工作进展情况和问题。
3.涉及他人协作的工作，必须提前与相关人员进行沟通，并取得对方的同意。
五、会议管理1.会议的召开需要提前3天通知相关人员，并确定会议的主题和议程。
2.会议期间，员工应尊重主持人并遵守会议纪律，不得私自发言打断他人发言或离开会议现场。
3.会议纪要应由工作人员撰写，包括会议主要内容、决议和行动计划。
六、文件管理1.对于重要文件和资料，需要建立电子和实体档案并进行分类存储，以便于查找和使用。
2.涉及机密或重要信息的文件，需要进行密码保护或加密，保证信息安全。
3.涉及他人利益或重要决策的文件，需要征得相关人员的同意并签字确认。
七、工作效率提升1.参加培训和学习，提高相关技能和知识水平。
2.使用办公软件和工具，利用科技手段提高工作效率。
3.提倡团队合作，相互协作，共同完成工作任务。
八、违纪处理1.对于迟到、早退、无故缺勤等违反工作时间规定的行为，将会进行警告或扣除绩效奖金等处罚。
2.对于擅自泄露机密信息或对他人造成负面影响的行为，将会进行严肃处理，包括开除或向公安机关报案。
九、其他规定1.协助主管完成其他临时任务，保证办公室各项工作的正常进行。
2.具体工作细节和操作流程可根据实际情况进行调整和完善，但需主管或团队成员共同商量和决定。
3.对于工作中出现的重要问题或困难，应及时向主管汇报并寻求支持和解决方案。
十、制度遵守所有员工必须遵守上述制度和规定，如有违反将会受到相应的惩罚或纪律处分，并由主管进行调整。
办公室日常工作管理制度
办公室日常工作管理制度一、工作时间管理：1.办公室的工作时间为每周一至周五，上午9:00至12:00，下午1:00至6:00。
员工必须按时上下班，不得迟到早退，每日工作时间不得少于8个小时。
2.针对特殊情况需要加班的情况，员工必须提前向上级领导申请，并获得批准后方可进行加班工作。
3.员工在加班期间，必须保证工作场所的安全与秩序，注意个人和他人的安全，必要时可以要求安排值班人员。
二、任务分配与执行：1.上级领导将任务分配给各部门负责人，并由负责人根据需要将任务分配给具体员工。
2.员工接到任务后，应立即了解任务的具体要求，明确完成任务的时间节点和标准，确保任务能够按时高质量完成。
3.如果员工在任务执行过程中遇到困难或问题，应及时向上级领导或负责人进行汇报，并积极寻求解决方案。
4.办公室负责人应对任务进度进行监督和控制，确保任务按时完成，并定期评估员工的工作表现。
三、会议管理：1.办公室会议应提前预定时间和地点，并及时通知与会人员。
会议内容应明确，目标明确，确保会议效率。
2.会议开始前，主持人应确认与会人员的到场情况，并简要介绍会议目的和议程。
3.会议期间，与会人员应专心听取并参与讨论，不得打扰他人发言，应尊重他人意见并进行有效沟通。
4.会议纪要应在会后及时撰写，并发送给与会人员，以确保每个人都对会议结果有清晰的了解。
四、文档管理：1.办公室的各种文档应按照规定的分类和编号进行管理，确保易查易用。
2.文档的存储应采用电子化方式，并建立备份系统，以防止文件丢失或损坏。
3.敏感和机密的文档应进行加密处理，并设置权限来限制访问。
4.不再需要保留的文档应及时销毁或归档，以免占用存储空间。
五、工作纪律：1.员工必须遵守公司的规章制度，不得违反公司的纪律性要求。
2.严禁在工作场所进行与工作无关的个人活动，如打牌、看视频等。
4.工作期间不得在社交媒体上发布与公司工作相关的信息，保护公司的商业机密。
六、绩效考核：1.办公室绩效考核应根据员工的工作职责及完成情况进行评估，包括任务完成质量和效率、工作贡献以及个人素质等方面。
办公室日常管理制度
办公室日常管理制度是企业为了规范办公室工作秩序、提高工作效率而制定的一系列规定和制度。
它可以帮助企业统一管理办公室工作，确保各个部门之间的协调与合作，提高工作质量和效率。
以下是一个办公室日常管理制度的范例，供参考：一、办公室工作时间与考勤制度1.办公室工作时间为每周一至周五上午8:30-12:00，下午13:30-17:30，中午休息1个小时。
2.所有员工每天必须按照规定的工作时间准时上班，不得提前离开或迟到。
3.员工在每天上班前需要刷卡打卡，下班前需要刷卡打卡，系统记录考勤信息。
4.应按公司规定的请假制度请假，否则将按旷工处理。
二、文件管理制度1.所有办公文件必须按照公司规定的命名规范进行命名，并存储在公司指定的文件夹中。
2.所有文件都要注明文件编号、日期和版本号，以方便查询和追踪。
3.办公文件的修改须经过负责人或领导的批准，并有相应的修改记录。
4.办公文件的借阅需要填写借阅登记表，并在文件借阅后及时归还。
三、信息安全管理制度1.所有员工必须保守公司机密信息，不得私自泄露或传播。
2.员工在使用电脑时必须定期更换密码，并保证密码的安全性。
3.办公室电脑和网络设备必须经过定期维护和检修，确保信息安全。
4.禁止在办公场所使用未经授权的软件和设备。
四、会议管理制度1.指定会议组织者，负责制定会议议程、通知与安排，并确保会议的高效进行。
2.会议室按时开放，并保持整洁，会议结束后要及时清理。
3.会议参与人员需提前准备好会议所需资料，并按时参加会议。
4.会议记录应当及时整理，包括会议日期、参与人员、会议内容和决议等。
五、资产管理制度1.办公设备和用品应当进行统一管理，定期盘点并做好记录。
2.使用公司资产时必须注意保管，因人为失误造成的损坏需承担相应责任。
3.员工离职时需将所使用的公司资产交回，并进行清点确认。
六、员工行为规范1.员工需保持良好的工作态度，遵守办公室纪律，不得干扰他人工作。
2.员工在办公室内不得喧哗、吸烟、聚众娱乐等违规行为。
办公室日常管理规定
办公室日常管理规定一、引言办公室是一个组织中重要的工作场所，对于保证工作的顺利进行和员工的舒适工作环境至关重要。
为了规范办公室日常管理，提高工作效率和员工满意度，制定本办公室日常管理规定。
二、办公室工作时间1. 工作时间为每周一至周五的上午9点至下午6点，中午休息1小时。
2. 员工应准时上班，不得迟到早退，如有特殊情况需请假，应提前向上级主管请假并注明请假事由。
三、办公室设备和用品管理1. 办公设备的使用应遵循正确操作规范，保持设备的完好和安全。
2. 办公用品的申领和使用应符合实际需要，避免浪费和滥用。
3. 办公用品的采购由专门负责的部门负责，员工需提前提交采购申请并获得批准。
四、办公室文件管理1. 办公室文件应按照统一的分类和编号规则进行管理，确保文件的整齐和易查找。
2. 文件的存档应按照规定的时间和方式进行，确保文件的安全和可追溯性。
3. 机密文件应采取特殊的保密措施，仅限授权人员查阅和处理。
五、办公室卫生管理1. 办公室内应保持整洁和清洁，每天工作结束后应清理工作区域和个人物品。
2. 垃圾桶应定期清空，保持办公环境的卫生和舒适。
3. 办公室定期进行彻底的清洁和消毒，确保员工的健康和安全。
六、办公室会议管理1. 会议的召开应提前通知参会人员，并明确会议的议程和目的。
2. 会议室应保持整洁和准备充足，会议开始前应检查设备和材料是否齐全。
3. 会议纪要应及时记录和分发，确保会议内容的准确和全面。
七、办公室员工行为规范1. 员工应保持良好的工作态度和职业道德，尊重他人和团队合作。
2. 员工应保护公司的机密信息和知识产权，禁止泄露和盗用。
3. 员工应遵守公司的规章制度和政策，不得从事违法和违规行为。
八、办公室安全管理1. 办公室应配备必要的安全设施和消防设备，确保员工的人身安全。
2. 员工应遵守公司的安全规定，定期参加安全培训和演练。
3. 发生安全事故或紧急情况时，员工应立即向上级报告，并按照应急预案进行处理。
办公室日常管理规定范本(3篇)
办公室日常管理规定范本一、工作时间与考勤1.办公室上班时间为每天早上9点至下午6点，中午12点至下午1点为午休时间，正常工作时间为7小时。
2.员工需要严格按照上下班时间打卡签到，每天早上9点前和下午6点后，以及中午1点后打卡将被视为迟到或早退。
3.请假制度：员工如需请假，必须提前向上级主管提出申请，并填写请假单，并在请假单上注明请假的事由和请假天数。
长假请假需提前一个月申请。
4.迟到早退扣减：每次迟到或早退超过15分钟，将扣减1小时薪资，扣减金额将从员工下月薪资中自动扣除。
二、办公室设备与资源的使用1.办公室内设备的使用应符合公司规定，任何人在未经允许的情况下，禁止私自使用办公室设备。
2.办公室设备使用后应妥善保管并归还，严禁私自带离公司或转借给他人。
3.使用办公室设备时应注意节约能源，不得长时间占用或浪费资源。
4.对于需要使用共享资源的员工，请提前预约，并在使用后及时归还，以便其他员工使用。
三、办公室行为规范1.言行举止：员工在办公室应保持良好的工作态度和礼貌的言行举止，不得大声喧哗、恶意中伤他人或进行不正当言论。
2.私人事务：员工不得在工作时间处理个人事务，如约会、打电话等，除非有紧急情况需提前向上级通报。
3.上班期间的饮食：不允许在工作区域进食，严禁在办公桌上摆放食物或吃零食，以保持办公环境整洁。
4.禁止烟草和酒精：严禁在办公室内吸烟或饮酒，以确保员工的健康和工作环境的舒适性。
五、机密与安全1.保密条款：员工在工作期间应严格遵守机密协议，不得泄露公司机密信息，一旦发现泄露行为，将追究相应责任。
2.文件处理：文件和文件夹应妥善保管，不得随意乱丢或外借他人，重要文件请及时归档。
3.办公室访客：来访者需登记并经过许可方可进入办公区域，未经许可禁止让外人在无人陪同的情况下进入办公室。
4.网络与电脑使用安全：员工不得访问或下载任何非法或病毒感染的网站或软件，以确保公司网络和电脑安全。
六、办公室卫生和整洁1.个人卫生：员工应自觉维护个人卫生，保持整洁的仪表和干净的工作服装。
办公室日常管理规定
办公室日常管理规定一、引言办公室日常管理规定是为了规范办公室的工作流程和行为规范，提高办公效率，确保办公室的正常运转。
本规定适用于所有办公室员工，包括正式员工、临时员工和实习生。
二、办公室工作时间1. 办公室的工作时间为每周一至周五，上午9点至下午6点，中午12点至1点为午休时间。
2. 员工应按时到岗，并在下班前完成当天的工作任务。
3. 如有特殊情况需要请假或加班，员工应提前向主管汇报并获得批准。
三、办公室设备和资产管理1. 办公室设备和资产的使用应符合公司规定，不得私自携出或私自使用。
2. 使用办公室设备和资产时，应保持设备的整洁和完好，并及时报告任何故障或损坏。
3. 离开办公室时，员工应关闭电脑、打印机等设备，并保管好个人物品，确保办公室的安全。
四、文件和资料管理1. 所有文件和资料应按照公司规定的分类和存档方式进行管理，确保易于查找和保密性。
2. 禁止私自销毁或泄露公司机密文件和资料，如有需要销毁文件，应按照公司规定的程序进行处理。
3. 离职员工应交接好手头的文件和资料，并注明交接人和日期，确保工作的连续性。
五、办公室卫生和环境管理1. 办公室的卫生应保持整洁，员工应定期清理个人工作区域，并保持公共区域的卫生。
2. 禁止在办公室吸烟、饮食或乱扔垃圾，保持良好的工作环境。
3. 使用共享设施时，应保持设施的整洁，并及时报告任何故障或损坏。
六、办公室行为规范1. 员工应尊重他人，遵守办公室的行为规范，不得进行辱骂、恶意揶揄或其他不当行为。
2. 禁止在办公室进行个人活动、娱乐或与工作无关的交谈，以免影响他人工作。
3. 会议期间应保持安静，不得随意打断他人发言，并应积极参与讨论和提供意见。
七、办公室安全管理1. 员工应遵守公司的安全管理制度，不得私自带入危险物品或进行危险行为。
2. 发现安全隐患或异常情况时，应及时向主管或安全负责人报告，并采取相应的措施进行处理。
3. 灭火器、急救箱等安全设备的使用应熟悉并定期检查，确保在紧急情况下能够正确使用。
办公室日常事务管理制度
办公室日常事务管理制度1. 引言为了提高办公室工作效率，规范日常事务管理，制定本办公室日常事务管理制度。
本制度适用于整个办公室的各个部门和员工，在日常工作中必须遵守。
2. 办公时间2.1 办公室的工作时间为每周一至周五，上午9:00至下午6:00，中午12:00至1:00为午休时间。
2.2 周末及法定节假日为休息时间，如果有特殊情况需要加班，必须经过部门负责人的批准。
3. 办公室卫生3.1 每日上班前，各部门的责任人需要检查办公区域的卫生情况，包括办公桌面、地板、垃圾桶等，确保整洁。
3.2 每周五下午，办公室卫生专员将对办公区域进行整体清洁，包括地面、玻璃、门窗等，确保办公环境的整洁与卫生。
4. 办公用品管理4.1 公共办公用品（如打印机、复印机、传真机等）的使用，必须提前预约，并遵守使用规范，确保用品的完好。
4.2 各部门负责人需要定期检查和盘点办公用品，及时上报需要补充或更换的物品，确保供应充足。
4.3 各员工在领取办公用品时，需填写领用登记表，对领用的物品进行登记，以便统计和管理。
5. 文件管理5.1 办公文件必须按照规定的文件夹结构进行整理和存档，确保文件的分类、整洁和易于查找。
5.2 文件命名规范应遵循项目编号、文件名称、版本号等要求，使得文件更易辨识和追溯。
5.3 重要文件应备份至云端或服务器，并确保权限受控，避免信息泄露和数据丢失。
6. 会议管理6.1 会议的召开必须提前通过电子邮件或内部通讯工具通知参会人员，并说明会议目的、时间和地点。
6.2 会议必须按时开始，准时结束，会议纪要应及时编写完毕，并发送给与会人员，以备参考。
6.3 会议期间，参会人员应保持秩序和礼貌，遵守会议规则，并提前准备好所需的资料和报告。
7. 工作安全管理7.1 办公室设有安全出口指示牌，每月定期检查安全设施及消防设备是否完好，有无异常情况。
7.2 各员工需经过岗前培训，了解办公室紧急情况下的应急处理方法，包括火灾、地震等。
办公室日常管理制度(全)
千里之行，始于足下。
办公室日常管理制度(全)办公室日常管理制度一、概述办公室是企事业单位日常工作的中心，对于保障工作的顺利进行和提高效率起到关键作用。
为了规范办公室日常工作，保证工作的有序进行，制定本办公室日常管理制度。
二、工作时间1. 办公时间为每天上午9点至下午6点，中午12点至1点为午休时间。
2. 加班情况需要提前向主管领导申请，并经批准后方可加班。
三、考勤管理1. 整点制考勤，每天上班前15分钟进行签到，下班后15分钟进行签退。
迟到、早退、旷工等考勤情况将按照规定进行扣除工资或扣除年终奖等处理。
2. 请假需提前向主管领导提出申请，经批准后方可请假。
请假期间需及时向主管领导或同事汇报工作进展情况。
四、会议管理1. 会议的召集需提前通知参会人员，并明确会议的目的和议题。
2. 会议开始前需准时到场，并按照会议议程进行讨论和决策。
3. 会议记录需由指定的人员进行，确保会议内容的全面记录和归档。
五、文件管理1. 文件需按照文件分类和编号规则进行管理，确保文件的整理和归档的规范。
2. 重要文件需进行备份和存档，以备后续查阅和使用。
第1页/共2页锲而不舍，金石可镂。
六、办公物品管理1. 办公用品的采购需提前计划，并向相关部门进行申请。
2. 办公用品的使用和领用需记录，确保办公用品的合理使用和减少浪费。
七、信息安全1. 办公室的电脑和服务器需进行定期的安全检查和维护，确保信息的安全和保密。
2. 不得将机密信息外泄，对于机密文件和邮件的处理需要牢记保密责任。
八、办公纪律1. 工作期间需保持良好的工作状态，不得进行无关的个人活动或使用社交媒体。
2. 与同事之间需保持良好的沟通和合作关系，不得进行恶意诽谤或造谣等行为。
3. 不得私自泄露公司业务或同事的个人信息，维护公司和同事的合法权益。
九、工作总结和汇报1. 每周需要进行工作总结和汇报，向主管领导汇报工作进展和遇到的问题。
2. 工作汇报需及时、准确和具体，以利于领导对工作进行指导和决策。
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案（课时数：4 ）章节标题：日常工作时间安排教学目的：使学生理解、掌握日常工作时间安排的相关知识、技能。
教学重点：日常工作时间安排的相关知识、技能。
教课难课：相关技能的掌握与运用。
授课方法：讲授法教案类别：□新授课□实验课□习题课复习提问作业及预习要求工作日程安排需要注意哪些方面？预习管理日志。
日常工作时间安排教学目的：使学生理解、掌握日常工作时间安排的相关知识、技能。
教学重点：日常工作时间安排的相关知识、技能。
教学难点：相关技能的掌握与运用。
教学时数：4 教学内容与过程：在美国有一项调查指出，大部分成功的公司老板每天要不停的工作12 小时左右，有少部分甚至达到15 小时之多。
他们没有太多个人时间，即使有，也会被许许多多的工作分割的支离破碎，很难有连续的空闲时间；然而这种忙碌的情况，会随着公司的扩展而越来越严重。
比如星期日对一般人而言是一个休息的日子，大家都可以放下工作暂时轻松一下，可是这些上司们却没有这个福气，他们仍得为下周的工作安排绞尽脑汁。
因此，如何利用时间成了公司上司要上的最重要一课。
上司专心在办公室工作的时候，最不愿意受到外人打扰，秘书的责任之一，就是保护上司不受外界琐碎事务的干扰，可以安心工作；而且在日常的工作中，上司可能要出席会议、会见客人、接洽生意、考察或者发表演讲、参加聚餐等活动，公务十分繁忙。
作为上司的得力助手，秘书的作用在这个时候得到了最大限度的发挥。
秘书应该很好地为上司安排工作日程，有效地为他管理时间，见这些活动安排妥当。
比如说能合理地安排会议会谈的日程，能妥善地为上司安排旅程，能有效地安排一天的工作日程，使上司提高工作效率，在有限的时间内井井有条、有序的工作。
一、日程安排须知请看表5—1 所示的日程安排。
表5--1从表5---1可以看出，对如此繁杂的活动进行日程安排不是一件简单的事情，其中也有许多技巧。
时间要安排的紧凑、严密，同时又要有一定的弹性。
在安排日程的时候，必须注意以下几点。
（一）顺序先后与时间的分配掌握上司的工作脉络及其与公司内、外各组织的关联，经常考虑应该先做哪项工作并向上司请示报告。
请示时要认真，不要只报告聚会或会见的开始时间而漏了所需时间。
（二）进行预约的方法预约是以书面或口头（电话）方式来进行的。
如果是通过对方秘书得到的预约，要请对方秘书向其上司报告和请示，且不要忘记确认是否接受。
有的预约不是通过秘书而是通过上司直接决定的。
这时，秘书也要马上与上司取得联系，以便进行必要的主准备工作（三）合理安排日程，时间上留有充分余地安排上司的工作日程，在时间上一定要留有余地。
有许多秘书都犯过这样的错误：为了争分夺秒，上司刚开完董事会，就安排与A 先生会谈等。
其实，这样看似时间排得很紧，似乎人的潜力得到了最大的发挥，然而事实证明，这并不能提高工作效率。
因为如果上司刚刚开完董事会，思想还不能一下子转过弯来，加之没有休息，比较疲劳，以这样的状态与A 先生会谈，是不会取得最佳的效果的。
而且如果董事会要延长的话，就会白白浪费A 先生的时间。
所以，在制定日程表的过程中，最大的困难就是时间的测算。
董事会要开多久，与A先生的会谈需要几个小时等，这两项活动之间要留多少时间，以应付突然事件的发生都要计算好。
如果是公司内部的会议及其他活动，时间的测算也要容易一点，与公司外部客人的会谈则不好说了。
比如说签合同，如果事先知道对方会提出什么条件和要求，事情也许好办一点，如果事先不知道的话，还需要讨价还价，合同签下来到底需要多少时间，就更加难以预测了。
因此秘书在安排日程表的时候，最好在每项工作原定时间后，再加上10---15 分钟的机动时间。
（四）内外兼顾随着公司的发展和业务的壮大，上司会给越来越多地与外界打交道，但作为一个上司，他必须内外兼顾。
因此，在给上司安排工作日程表的时候，一定要留出专门的时间让领导来了解公司的生产经营状况，及时处理内部事务中的各种矛盾和问题等公司内部业务，从而把握本公司的发展。
如果从上午8 点就开始开始开董事会，10点与A商社的B董事长会谈，下午一点半去拜访C公司D经理，如此等等，上司一天到晚忙于这些活动，没有时间了解各科室的情况，对请示报告也不能及时批阅，对必须由他解决的矛盾也不能及时解决，则会影响本公司的发展。
因此在给上司安排日程表的时候，一定要留出适当的时间，让上司来了解公司的基本情况。
这样才能使上司的外部活动与处理内部事务共同服务于公司的发展。
（五）提高效率上司要到几家公司拜访，是先到A公司还是B公司？是由A公司到C公司还是由B公司到C 公司？对于这些问题，秘书要事先统筹考虑，找出最佳行车路线，减少路上耽误时间。
当然，如果C 公司提前邀请，那么在时间安排上要尽可能优先。
上司要经常乘车外出，因此秘书对乘车时间和交通状况要比较清楚，比如上下班时交通拥挤的情况，顺行和逆行的情况，周末和平时的情况等，对于这些情况要心中有数，才能比较准确地算出上司外出办事在路上所需要的时间。
类似这样的要根据具体的情况来安排具体事务的例子在实际生活中有许多，如果要做到成功运用，就需要平时多加留意一些生活细节。
（六）适当保密上司的工作日程安排，一般都是制成一览表的形式，因为它简单明了。
日程表给上司本人一份，给秘书科长和其他综合负责人一份，再就是给有关科室和汽车司机复印几分。
不过，给业务科和司机的日程表，内容不能太详细--- 比如上司某月某日出差，在前一天的上午与A 商社的 B 常务理事会谈只有秘书自己和上司本人手中的日程表才允许这么详细，因为日程表送的越多，泄密的可能性越大。
比如业务科室的人在与客人洽谈业务时，无意中让对方看到了上司的详细日程表，后果就难以设想了，所以，给这部分人的日程表，只要与他们业务有关的部分详细一点就行了。
因此，在制定日程表时要使用一些表示特定工作内容的符号，但是，这些符号所代表内容在公司内部要统一，不仅负责指定日程表的秘书要明白，而且要让其他秘书都能看懂。
另外，日程表旁边最好还要留一定的空白，以便随时能用铅笔添加和删除。
（七）事先同意在安排上司的日程时，无论是一般的工作还是重要工作，都要事先征得上司本人的同意。
因为上司在审核日程表的过程中，往往会根据自己的经验来考虑采取什么方法处理，是否要安排专门的时间，而这些也正是秘书所要掌握的。
但是，也不能完全听任上司的主观意思去做，把计划丢一边，如果是这样，秘书就有可能不知道下一步该干什么，使日程表变成了一张废纸。
几乎所有的秘书都是这样：在本月末安排下个月的工作；周末安排下一周的工作；在前一天下午或者当天早晨的第一件事就是安排当天各项工作的时间与具体步骤，并与有关各部门打好招呼，保证各项工作按计划顺利进行。
二、日程安排的形式上司的日程安排可以分为年度计划、当月计划以及每天计划等形式。
计划是安排越细越好还是越粗越好？这主要根据上司的实际需要而定。
一般来说，由于客观的变化和许多不可预料因素的影响，中长期计划是宜粗不宜细。
现在大多是这样，年前制定年度计划，年度计划主要是将来年的工作大致描个轮廓，比如为了实现某项重要目标而抓哪几项工作，或是按规定要开哪几个例行大会，根据年度计划的设想，安排当月计划。
而本周的计划就是实施，比如星期一上午与某某商社董事长会谈，星期二下午召集哪些人开研究会等。
不仅如此，还要根据实际情况的变化随时调整、充实计划，使之更具体、更详细。
下面的内容是对上面所列的几种工作计划表的简略说明，可以和秘书的工作实践相对照。
（一）年计划表公司在一年的例行活动，上司所属企业在一年中的例行活动，商界在一年中的例行活动，以及根据公司年度工作计划，可以确认的必须参加的活动，就事先列入表中。
（二）月计划表从全年计划表抄下日程安排，填写出差和聚会等预定事项，要抓住当月的重大活动（三）周计划表正确地填写会议、约会等预定活动，包括时间安排。
在周末要向领导报告下周计划表，并得到确认。
周计划表的安排要考虑到领导的忙碌程度以及其他因素，如果上司本周身体不好，或临时事项太多，则可以将一个月内必须完成的已知事项，安排在其他周完成。
（四）日程表上司在一天中要做许多工作，为使其事先掌握自己所要从事的重要活动，必须提供给上司日程表。
在前一天下午或者当天清晨，根据周计划表，抄制当日日程表，并得到上司确认（如果不制作日程表，根据周计划安排工作时，也必须于前一日或当日清晨得到确认）。
此外按照不同的分类标准，还有出差计划表、旅行计划表等。
无论采取哪一种计划表，或哪几种计划表相配合使用，均应该根据上司的身体状况、忙碌程度、公司经营情况、业务进展情况等做出选择和统筹安排。
一般来说，刚刚参加工作的秘书不可能把上司的工作日程表安排得那么周到，至少得2—3 年才行。
所以如果你是一位新入行的秘书，应该很虚心地向资深前辈学习和请教，同时自己也应该多加留意，掌握计划表安排得技巧和方法，与有关科室密切配合，才能将这项工作做好。
三、日程计划表的编制（一）编制步骤重大商务活动，一般都在一年计划表或一季计划表中及时地做妥善安排，由高级管理人员商讨研究后，定下重大活动项目，交秘书制作成文。
所以说秘书在日程安排方面的经常性工作就是日志、一周计划和一月计划表。
一周计划表编制步骤如下：（1）与本周的前几天，将工作预定表分发给每个高级管理人员，请他们将自己下一周内预定事项写清楚。
（2）周末，要将每位高级管理人员的预定表收集上来加以整理。
如果有的高级管理人员无暇填表，则秘书就要以直接口头询问的方式，得到回答后，帮他填表。
（3）仔细阅读每位高级管理人员的预定表，并与月计划、备忘录进行核查，若发现有矛盾，立即向本人询问，以便及时调整（4）将预定表编制成下周计划表，复印成副本，将正本送给每位高级管理人员本人。
月计划表和周计划表制作步骤相同。
下一个月的计划表一定要在本月内制作完成。
一天的安排，按时间先后记载，秘书要有敏锐的分清主次的判断力，将重要工作安排在一天中最佳时间内。
（二）注意事项编制日程计划表的注意事项如下：（1）不论年、月和周哪一种计划表，都必须归纳为一页，以便于查阅。
画出表示时间的线段，一看便可以掌握开始时间、所需时间等。
这种线段考虑了上司的工作时间带，标明了某项活动的必要时间。
（2）计划表设有日期、时间、地点、预定事项、备注等几项内容。
（3）不要把全部按上司所交代的预定事项列入计划，而要以上司能否按计划行事为基础编制计划表。
（4）对于处理完毕的工作，从计划表上删除，这样可以清楚计划落实完成的情况。
（5）秘书应该谦虚豁达，谨慎处理计划表中的变更事项，避免引起有关人员的误解。
（6）周计划表和日志卡片用毕后归档。
秘书要编制相当精确的计划并不容易，但必须尽心尽力编好。
为上司安排好各项工作，关键一点是，秘书要熟悉和了解自己的企业情况，在平时要多多注意与计划有关的事项，不断积累工作经验，这有助于编制精确实用的计划。