物业管理档案的建立与管理PPT41页
物业档案管理 PPT课件
--接待投诉时，通过日常接待和处理投诉，掌握动态、修正 原有记录；
--维修更新时，应将维修更新后的物业变动情况记录在案； --检查评优时，此时应将已经建立的物业档案资料进一步整
理完善，以备查考。 12
（二）检素利用： 1.常用检索工具：清册、目录 2.利用的方式：查阅、外借、制作副本、综合分析等；
8
二、物业档案资料管理： （一）物业档案资料管理：
包括物业管理机构在物业管理活动中，对管理 服务事项的原始记录进行收集整理、归档、检 素、保存、分析利用，在某一时点上，及时、 准确、全面地反映物业实物形态和使用状况的 有关资料与数据。
9
1、档案的收集与整理：
10
注意事项：物业档案资料收集工作要尽可能完善、及时、不错 不漏。
23
装修管控记录链条
记录链条1：
装修预控方案 装修手册、装修管理控制程序 装修备案表 装修平面图 装修许可证 装修人员出入证（A、B） 装修现场巡查表 违规整改通知书 挂号或快递存根联 执法部门的整改通知或照片
记录链条2： 装修备案表及相关表单 装修许可证 装修人员出入证 装修现场巡查表 违规整改通知书
2、保证档案资料的完整、准确、及时、安全（保管 上的安全，保密上的安全）。
3、做到“十清”，即来源清、数量清、质量清、价值 清、结构类型清、设备设施清、绿化苗木清、租 金费用清、使用情况清等
18
（四）项目经理要充分利用档案
1、投诉统计数据的分析与利用 周检\周会 月计划 主管面谈等
2、满意度调查的分析与改进
24
培训计划与实施存在的共性问题：
1、培训制度未健全或无建立； 2、未见年度计划或有建立年度计划但不健全； 3、未见各级员工培训记录； 4、相关培训实际操作性不强、目的性不明确 5、没有固化作业标准，提升实操技能的培训效果；
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理随着社会经济的发展，城市化进程不断加快，各类房产不断涌现，物业管理也随之成为了城市发展中一个十分重要且必要的繁琐工作。
而物业管理档案的建立与管理，是物业管理的重要基础之一。
一、物业管理档案的建立1.建立物业管理档案的必要性物业管理是一个涉及到多个方面的工作，包括基础设施管理、安全管理、公共设施维护等多个方面。
建立物业管理档案可以方便物业管理人员快速获取到相关信息，并且查看历史数据，从而更好地完成各项管理任务。
同时，物业管理涉及到多个部门的合作，而物业管理档案可以将各部门之间的协作变得更加高效和无缝，真正做到资源共享，节省沟通成本。
2.建立物业管理档案的内容建立一个完整的物业管理档案需要包含以下几个部分：（1）公共设施维护记录（2）物业安全监管和巡查记录（3）物业费用收支情况（4）业主投诉处理记录（5）物业管理人员工资和奖金发放记录（6）物业维修记录（7）物业装修审批记录（8）物业设施资料和图纸记录以上内容是物业管理档案必不可少的部分，其他针对不同类型物业的档案内容也有所不同。
3.建立物业管理档案的编制方法（1）选择适合自己的管理软件随着科技的不断发展，越来越多的管理软件涌现在市场上，可选择性也不断提高。
物业管理人员应该根据实际情况，选择适合自己物业的管理软件。
（2）严格按照标准格式建立档案物业档案建立必须按照标准格式，包括文件封面、文件号、文件名称、机密等级、起草日期、签发日期、文件的起草单位和负责人等。
如此一来，不仅方便物业管理的使用，更有利于日后的文件存档。
二、物业管理档案的管理1.物业管理档案的存储物业管理档案是需要存储的，因此生产一个物业管理档案后，需要将其妥善存放。
不仅要确保存储环境的良好，而且还要防止文件遗失、损坏等问题。
2.物业管理档案的定期检查管理者在定期检查时，不但可以看到文件之间的关系，还可以发现档案存储的问题、意见和建议，以便进一步完善管理。
3.物业管理档案的更新针对现有档案的不足和缺陷，会根据实际情况进行文件更新。
物业管理档案的建立与管理PPT41页
物业中的公共设施和房屋公共部位，是多个产权人共有 财产，其维修养护费用应由共有人按产权比例分担
产权备案和权属登记的区别？
✓ 权属登记：是政府行政部门（深圳市规划与国土资源局）的 行业管理，包括土地使用权的出让、房地产开发、房地产转 让、房地产租赁，以及房地产抵押等等，目的是为了保护产 权人的权益，促进房地产市场公开化，规范房地产市场行为， 加强房地产行业的管理
归档管理
❖ 对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存
❖ 档案管理人员应编制统一的档案分类说明书及档案 总目录，并按部门内容、部门、年度、保存期及保 密程度的分类顺序进行组卷，逐一编号、登记造册、 编制目录、分柜保存
❖ 为保证档案的安全与完善，档案室应随时保持干燥、 通风、清洁、注意防盗、防火、防虫、防鼠、防潮
❖ 分类存档——按照档案资料本身内在的规律进行科学的划 分
❖ 一个有序的资料库是一个完整的树形图 ❖ 归档要及时，分类要合理 ❖ 档案的分类方法有很多：年度分类法、组织机构分类法、
问题分类法、作者分类法、地区分类法、文件名称分类法 等；一般采用两种以上的分类方法结合使用
三、物业档案的管理
1、什么是物业档案的管理？
联系电话 其他 其他
业主档案的分类
组团按柜 每栋按位 每单元按盒 每户按册
用户档案的建立
✓ 是通过收集、分类存档和建立管理、使用制 度完成的
收集资料
分类存档
建立管理、使用制度
用户档案的建立
人名索引
◆人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其档案出处的检 索工具
◆人名索引一般由人名和档案两部分组成 ◆借助人名索引可以查到记载某一人物的材料 ◆人名索引一般按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序等方法排列
物业档案的建立与管理
物业档案的建立与管理一、物业管理档案的概念与分类（一）档案的定义档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
简单地说，档案是清晰、确定的原始记录性信息。
（二）物业管理档案的含义物业管理档案是指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。
此定义包括两层含义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。
如在工程竣工验收之前，施工图纸是正在使用的文件，既非原始记录，也非档案。
工程竣工验收后，经过归档保存后的施工图纸，以及其所记载的设计内容就是该项目的历史原始记录，即档案。
（三）物业管理档案的内容物业权属资料、技术资料和验收文件业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录物业服务企业行政管理物业管理相关合同资料等。
（四）物业管理档案的分类方法1．年度分类法年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。
特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅利用档案。
2．组织机构分类法组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。
特点：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。
3．事件分类法事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类法。
特点：能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起，既能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。
4．流程分类法流程分类法：依据立档单位设立的流程进行分类，把档案按阶段性进行归集整理。
特点：能够系统地反映立档单位的档案资料，保持立档单位档案资料全过程的连续性和全面性。
物业管理档案的建立与管理课件
物业的接管验收材料
在物业竣工时开发商与设计单位、施工单位积极合作， 力争全面、准确地收集到工程建设的产权及工程技术 资料等原始资料，这样才能保证物业管理验收接管时， 物业服务企业从开发商手中得到完整的资料：
房产资料。包括房屋、设备及其附着物清单、清册及 表格。
技术资料。包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算 书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平 面图、房屋及设备使用技术资料。
3.物业档案的保管 物业档案保管工作的基本原则：
（1）分类保管。（2）以保护为宗旨，以利用为目的。（3）以防 为主，防治结合。
4.档案的销毁 5.物业档案管理的要求 （1）档案的出入室应有严格规定。 （2）明确收集、整理、分类、归档、销毁等各项管理制度。 （3）按时存档，定期查档。 （4）采用多种形式的储存、保管文档。 （5）保存档案的环境应干燥、通风、清洁，做到防火、防盗、防 光、防尘、防潮、防鼠、防有害气体、防虫等“八防”。
委托管理招标文件；物业管理投标文件；物业服务合 同。
招商阶段 招租物业的平面图纸；招租许可证及委托书；租金及物业服务测 算书；租赁合同；广告策划资料。 用户入住信息 入住通知书、住户须知；用户资料（包括业主及使用人）；管理 规约；签定有关协议，如消防安全协议书、装修责任书等；用户 手册；用户进户验收表；用户进户交费单；用户进户的水、电、 燃气表初始读数登记单。 日常管理信息 业主、租户变动、更换情况；各部门工作（操作）规范、管理制 度；各部门工作记录；大、中、小修记录；维修承包合同及预决 算；保安、清洁、绿化等项目的承包合同资料；用户来往信件、 投诉及处理资料；年度工作计划、总结、报告；人事档案；保险 资料；法律法规及政府有关文件；财务报表、工资报表、管理费、 租金收缴凭证等资料。 按来源划分，从各有关渠道应收集的物业管理档案资料有：
物业档案管理培训ppt课件
27
第三章 怎样管好档案 3.4.1档案库房管理办法
原 则 以防为主，防治结合，严格日常管理
要求
防盗
放火
防潮
防虫
措施
门窗紧固 严禁明火安全 禁水冲地 库房严入 用电置灭火器 置除湿机
放置药品
要求
防尘 防高温 防强光 防辐射
文
档
件
整理归档
案
使用完毕或告一段落
现行文件
半现行文件
非现行文件
100%
文件生命周期
10—70%
3—10%
形成者
部门资料室
项目档案室
5
第一章 什么是档案
1.4、对档案定义的理解
依
包
附 载
形 式
档案
内 容
含 信
体
息
保管
保密
方
！电子时代面临的挑战—信息与实体分离
式 变
革
前端控制 过程管理
6
第一章 什么是档案
务 管
基
资金管理 于
核
经营综合 经 目标计划 营
管
信息管理 理
理
会计档案
心 业
务
工程
营销
物管
的 职
审计监察 理 立项 筹备
营销策划
能
综合管理
分 类
设计 施工 销售管理
服务管理
监理 竣工 销售合同
物业合同
25
第三章 怎样管好档案 3.3.2档案编号办法
档号构成：
全宗号+分类号（一级类目+二级类目+三级类目）+件号/卷号
物业档案管理PPT课件
>>
3
>>
4 >>
>>
0
>>
1
>>
2
>>
3
>>
4 >>
>>
0
>>
1
>>
2
>>
3
>>
4 >>
马上就要 上课了
>>
0
>>
1
>>
2
>>
3
>>
4 >>
上课时希望大家
• 讲手机调成静音或关机 • 听讲仔细，积极回答和配合 • 别人回答后，请不要吝啬你的掌声
>>
0
>>
1
>>
2
>>
3
>>
4 >>
档案管理的概念
>>
0
>>
1
>>
2
>>
3
>>
4 >>
（二）物业承接查验期物业管理档案收集的范围 权属资料档案 技术资料档案 验收文件档案
>>
0
>>
1
>>
2
>>
3
>>
4 >>
二、物业入住期档案的收集与整理
（一）物业入住期物业管理档案收集的特点
1. 本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对 象——业主、物业使用人；
物业管理制度档案建立管理
物业管理制度档案建立管理
物业管理制度与档案的建立与管理
（一）管理内容：
1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等；
2、业主档案：所有业主购、租房合同（复印件），业主基本情况登记表、装修申请表和住户健康状况登记表等；
3、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等；
4、管理资料：绿化资料、日常巡查（清洁、维修、保安）记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。
（二）管理措施：
1、制定档案制度，并严格执行；
2、专人管理（由负责内勤的管理员担任），专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密；
3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%；
4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。
感谢您的阅读！。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
2、建立业主档案
业主档案包括哪些内容？ 业主档案的分类
业主档案包括位 联系电话、联系地址 收缴管理费情况 物业的使用和维修养护情况
业主档案——基本资料部分示例
❖ 答：指物业公司在物业管理管理活动中，对 物业的原始记录进行收集、整理、鉴定、保 管、统计、利用，为物业管理提供客观依据 和参考资料
档案管理的注意事项
强调原始记录的重要性 数据准确、资料详实 不错不漏、帐实相符 妥善保管、查阅方便 保证档案资料的完整、准确、新鲜、安全
2、档案的建立的四个环节
房号 业主姓名 家庭电话 工作单位 联系地址 家庭成员 车辆资料 特殊要求
姓名 车牌号码 服务时间
户型 证件号码 移动电话
称谓 厂牌型号 民族习惯
性别 车身颜色
信仰
建筑面积 国籍/户籍 办公电话
职务 邮政编码
户籍 授权驾驶
忌讳
工作单位 出入证号 来访登记
管理费/月 民族
图文传真 电子信箱 入伙日期
职务 车位号 宠物登记
档——指在管理活动过程中形成的各种文字资料，由于其数量大、种 类多，因此成为物业档案的主要成分
卡——指根据管理工作需要而制作的目录卡、保养卡等，特点：内容 浓缩、检索方便
册——指为了提高管理效率而建立的房屋建筑设备手册、房屋使用手 册、业主手册等
表——指根据管理工作需要而设立的各类表格
进行科学的合理的分类存档
3、物业档案资料的两个作用
• 凭证作用 • 参考作用
4、资料的收集
档案室 资料收集的两种方式
档案室专人负责
物业管理企业应设立专门的档案室，由专人负责管理 在资料收集时应保证内容丰富及渠道广泛 收集来源按不同的标准有不同的分类 按时间顺序来收集 按物业管理参与者的各方面来收集
按时间顺序来收集
❖ 分类存档——按照档案资料本身内在的规律进行科学的划 分
❖ 一个有序的资料库是一个完整的树形图 ❖ 归档要及时，分类要合理 ❖ 档案的分类方法有很多：年度分类法、组织机构分类法、
问题分类法、作者分类法、地区分类法、文件名称分类法 等；一般采用两种以上的分类方法结合使用
三、物业档案的管理
1、什么是物业档案的管理？
物业管理档案的建立与管理
一、用户档案的建立
1、产权备案
什么是产权备案？ 为什么要进行产权备案？ 产权备案与权属登记的区别？
什么是产权备案？
❖ 答： ❖ 由物业管理公司对每个产权人拥有的房地产
产权范围及比例进行备案登记
为什么要进行产权备案？
为准确界定每个产权人拥有产权的范围和比例，维护其 合法权益，应建立产权备案制度
物业管理就是使产权人的权利得到保障，并承担应承担 的义务
物业中的公共设施和房屋公共部位，是多个产权人共有 财产，其维修养护费用应由共有人按产权比例分担
产权备案和权属登记的区别？
✓ 权属登记：是政府行政部门（深圳市规划与国土资源局）的 行业管理，包括土地使用权的出让、房地产开发、房地产转 让、房地产租赁，以及房地产抵押等等，目的是为了保护产 权人的权益，促进房地产市场公开化，规范房地产市场行为， 加强房地产行业的管理
二、物业档案的建立
1、什么是物业档案资料？
❖ 答：指人们在物业的开发和管理活动中形成 的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、 图象、声音以及其他各种方式和载体的文件
2、建立动态的物业档案资料管理机制
❖ 由于物业档案资料管理具有动态性，因此必须建立 动态管理机制
❖ 凡是管理程序的各个环节，有关人员都要进行及时 性、经常性、完备性的动态记录
联系电话 其他 其他
业主档案的分类
组团按柜 每栋按位 每单元按盒 每户按册
用户档案的建立
✓ 是通过收集、分类存档和建立管理、使用制 度完成的
收集资料
分类存档
建立管理、使用制度
用户档案的建立
人名索引
◆人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其档案出处的检 索工具
◆人名索引一般由人名和档案两部分组成 ◆借助人名索引可以查到记载某一人物的材料 ◆人名索引一般按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序等方法排列
物业档 案建立
收集
❖ 收集——是将分散在单位各内部工作机构的有保存 价值的文件资料向单位档案室或负责管理档案的人 员移交、集中的工作
根据工作的内容整理和分类
❖ 办公室——上级文件、内部发文、计划总结…… ❖ 工程部——工程图纸、设备档案、承包合同…… ❖ 服务部——租赁合同、顾客投诉、业主档案…… ❖ 财务部——各类帐册、发票存根、预算报告…… ❖ 保安部——巡查记录、紧急事件、车辆档案……
按文件、档案连贯性分类
❖ 实际工作中，文件资料、档案一般不作严格 区分，另外归档时可照顾到从文件到档案的 连贯性，进行分类（见表2-2-1）
表2-2-1
• 产权与工程技术资料 • 住（用）户档案 • 装修档案 • 维修资料 • 治安交通管理资料 • 设备设施管理资料
（包括消防）
• 绿化清洁资料 • 社会文化资料 • 员工管理资料 • 业主反馈 • 行政文件资料 • 业主管理委员会
资料
建立标准化的图、档、卡、册、表
图——指在实地查丈的基础上，对照1:500房地产分幅平面图，根据 管理需要绘制的各类房屋平面图
记录等以及其他相关资料，并将档案的收集形成制度化 通过政府主管部门获取的相关信息
5、资料的整理和分类
资料整理要求 根据工作的内容整理和分类 根据文件、档案连贯性整理和分类
资料整理要求：
❖ 收集到原始资料后，统一由档案 管理人员集中整理。剔除作废和 无效的记录，然后按类别进行装 订并整理成册，做到条理清晰、 分类合理、便于检索
1. 设计规划阶段信息 2. 施工及验收阶段信息 3. 委托管理阶段信息 4. 招商阶段信息 5. 用户入户信息 6. 日常管理信息
按物业管理参与者的各方面来收集
在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、 准确地收集到工程建设产权及工程技术资料等原始资料
在业主入伙，进行二次装修阶段收集业主、用户资料 在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访