学校合同管理和审计的认识

学校合同管理和审计的认识
高校签订并履行的合同有很多种。

其中涉及学校管理方面的有联合办学合同、建设工程合同、买卖合同（物资设备采购合同）、技术咨询合同等。

从审计的职能出发，开展合同审计，参与合同管理。

主要是通过规范合同签订程序，推动合同认真履行，开展合同履行情况的检查，起到对经济活动的监督作用。

目前主要开展的是对建设工程合同、买卖合同（物资设备采购合同）和技术咨询合同等合同从立项，市场调查，招投标，确定合同当事人、合同条款及合同价款的审核直至合同履行情况检查全过程的参与和监督。

合同管理涉及到经济活动的全过程，是一项系统工程，抓好了合同管理，就抓住了经济活动的牛鼻子，规范了合同管理，就能有效地规范经济秩序，提高资金的使用效益。

本文拟结合我校合同管理和审计工作的实践谈一些体会。

一、我校合同管理的制度建设与发展过程
1.立合同管理领导小组和合同管理办法
1999年由校长授权，学校组建合同管理领导小组，该小组由主管
财务的校领导任组长，主管审计、后勤的校领导任副组长。

计财处、资产处、监察处及有关业务部门的负责人作为成员参加领导小组，分口把关，共同负责经济合同管理工作，形成管理、执行、监督三者相结合的管理机制，严格经济合同的事前、事中、事后管理。

1999年制定了《湖南大学经济合同管理办法》，同年9月下发了《湖南大学经济合同管理办法补充规定》。

2000年两校合并，为了适应合并后的管理，规范学校经济行为，维护学校合法权益，提高办学效益，促进廉政建设，修订了合同管理办法，并下发了《湖南大学合同管理办法》、《关于成立湖南大学合同管理领导小组和专业组的通知》。

2004年12月下发了《湖南大学合同管理办法（修订稿）》。

为促进学校合同管理进一步规范化，提高工作效率，更好地适用学校发展，2007年对《湖南大学合同管理办法（修订稿）》作了补充规定，强调了由国家财政性资金支付的合同及标的额在政策规定限额以上的合同，原则上进行政府采购，实行招标签订。

2.合同管理制度的实施
合同管理办法规定，学校合同管理领导小组办公室设在审计处，明确要求：经济合同由校务会批准立项，立项后由执行单位组织招投
标并与中标方洽谈商拟合同初稿，经计财处、审计处对资金立项、对方资信、合同规范性进行全面核查，审计后报领导小组批准，方可正式签订合同。

审计处根据学校文件要求制定了《湖南大学建设、修缮工程合同审计通知单》，对送审的合同进行认真的审计。

2006至2007年，校合同管理领导小组的重点工作是抓好合同管理的制度修订，推进学校合同管理及相应各项工作的规范化管理。

实施各合同管理专业组和相关处室分口把关，相关处室的职责更加明确细化，严格合同的事前、事中、事后管理，形成管理、执行、监督三者相结合的管理机制。

审计处主要负责审查合同标的的合法性、合理性与有效性促进了学校合同管理规范化的进程。

在此期间，学校出台了《湖南大学设备仪器采购实施细则》、《湖南大学大宗物资采购实施细则》、《湖南大学文献资源采购实施细则》、《湖南大学基本建设项目招标投标管理实施细则》、《湖南大学修缮管理实施细则》、《湖南大学合同管理办法》等文件。

至此形成了比较完整的合同管理制度，规范了学校合同管理、仪器设备及大宗物资采购、修缮项目管理、基本建设项目招标投标管理及文献资源采购程序。

二、合同管理和合同审计工作的实践学校审计处认真执行学校合同管理办法进行的审计。

通过审计发现问题，规范管理，堵塞漏洞，提高效益，达到自我教育、自我完善的目的，形成有效的经济监督管理机制。

为了做好合同审计工作，审计人员充分发挥自己业务能力，从实际出发，制定了《湖南大学内部审计工作规定》，对合同审计做出了明确的规定。

如各单位严格执行学校合同管理系列制度，送审合同必须提供合同签订前期工作文字记录、材料、招投标会议情况记录、招标答疑记录、招标文件、投标文件、中标通知书、设计图纸、合同文本等资料；对不能按正常程序组织招标投标的特殊项目，必须提供有主管校领导签字的《特殊项目请示报告》，报告中须说明原因、项目概况、造价、资金来源、结算方式等；采取总价包干的项目需提供经审计处确认的预算书；采取按实结算的项目需提供经基建、后勤等部门审核的预算书；送审合同资料存在下列情况的，不予受理审计：资料和资料内容不全；未按学校规定程序进行招投标；不按招投标决议签订合同；改变中标队伍或中标金额；其他未按相关法规和学校制度操作的合同文本及资料；受理的合同，合同审计应根据《合同法》、《招标投标法》及学校合同管理办法等法规、制度进行审计，并在7个工作日内出具合同审计通知单或者签署审计意见，报审计处处长审批后，将送审合同、资料及合同审计通知单或者签署的审计意见返还给送审单位；建设工程项目、修缮工程项目、仪器设备采购、大宗物资采购等合同履行情况的审计检查应根据学校合同管理领导小组的安排组织实施。

近年来，通过合同管理领导小组、各合同专业组和审计处的共同
努力工作，按照制定的《湖南大学建设工程施工合同》、《湖南大学小型建设与修缮工程施工合同》等文件执行，做到了合同审计的规范管理，并取得了一定的成效。

第一，通过学校合同管理和审计的规范工作，我校的合同管理效果明显，发挥了较好的作用,维护了学校权益。

用合同管理的方式去规范、约束经济行为，避免了经济活动中由于缺乏法制观念给学校造成的不必要损失，减少了由于认识上、说法上的差异所造成的不必要的纠纷，从根本上维护了学校的合法权益，开展合同管理工作以来杜绝了对外经济纠纷事件的发生。

第二，创造了效益。

在实行合同管理的过程中，采用的是集中、公开的方式，施工单位和供货商的选择实行了公开招标投标的形式，提倡的是公平竞争、择优选用的原则，因此，能有效地控制工程质量（产品质量），实现优质服务，降低工程造价（产品价格）。

就2009年，据建设修缮工程、仪器设备和大宗物资采购三个合同管理专业组上报的合同签订情况和招标投标情况并经统计，2009年3个合同管理专业组共办理609份合同，合同金额达16411多万元；经过招标投标工作程序的把关节约经费1233多万元，平均节约率为7.5%。