浅谈政府采购制度下高校采购业务的内部控制

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浅 谈 政 府 采 购 制 度 下 高 校 采 购 业 务 的 内 部 控 制
卞 凡
４ ３０ ） ４ ００ （ 北三 峡职 业技 术 学院 医学 院 ，湖 北 宜 昌 湖
【 摘 要 】采购业务是 高校各项经济业务的重点 ，政府采购作为 当前高校采购业务 的主要手段 ，其内部控制的重要性不言而喻。本文就政府采购制度下高校采 购业务内部控制的关键控制点和控制措施进行探讨。 【 关键词 】高校；政府采购 ；内部控制
政府 采购 是 指各 级 国家机 关 、事业 单 位和 团体 组织 ，使 用财政性 资金采购 依法制定 的集 中采 购 目录 以内的或者采购限 额标准 以上 的货物 、工程和服 务的行 为 。随着各级 高校办学层 次 不 断 提 升 ， 办学 规 模 不 断 扩 大 ， 与 之 相 应 的对 教 学 、 科 研 、 行 政 等 仪 器 设 备 采 购 投 入 也 大 幅 增 加 ， 政 府 采 购 在 高校 采 购 业 务中所 占的比重也越 来越大 ，特别 是对于大宗 、大额 、进 口、 和财政专项资金等 设备的采购 ，按相 关规定应全部纳入 政府采 购 。 因 此 ， 高 校 应 当 加 强 政 府 采 购 制 度 下 采 购 业 务 的 内部 控 制，撑控好采购活动 中存在 的各类风 险，确保仪器设备 的采 购 满足 学校各项教学、科研活动的需要。 高校政府采购业务 中内部控制存在的主要 问题 １ ．对政府采购重要性的认 识不足 ，管理制度不建全 长期 以来 ，高校采 购业务都是 由学校 内部采购部 门 自行组 织购买， 自主采购在采购 时间、价格 、数 量、品牌上有更 多的 灵活性。实行政府采购 制度 后，采购程序 更加严谨 ，供货 商和 所购 设备品牌 的选择完全 由采购方式按采购 程序决定 。由于政 府采购 制度实施的 时间不长 ，宣传力度不够 大 ，不少高校领 导 对 采 购 预 算 编 制 的 严 肃 性 和 重 要 性 认 识 不 足 ， 部 分 高 校 相 关 部 门和 领 导 存 在 误 解 ，认 为 使 用 高 校 自己 的 资 金 购 买 自 己使 用 的 设 备还 要 经 过 如 此 繁 琐 的手 续 ， 而 且 还 不 一 定 能 购 买 到 自己 希 望 的 品 牌 ， 从 而 不 愿 意 实行 政 府 采 购 。许 多 高 校 虽 然 成 立 了 学 校 内部采购 的专职机构 ，建 立了相应 的集 中采 购制度 ，但学校 组织 的统一招标采购并不 是政府 采购 ，采购制度 也不符合政府 采购 的要求 ，不利于采购 资金 的监督 。 ２ ．政府 采购预算安排不合理 保障政府采购项 目确立批准的前提和依据是采购预算，但这往 往也是高校采购需求部 门容易忽略和难于把握的地方。高校在编制 下 一财政 年度 部 门预算 时 ，要将 政府 采购 的项 目及 资金 预算 列 出， 且在具体的预算执行中，必须按照预算确定的用途进行采购活动， 未 经批 准，不 得改 变资 金用 途 。但是 ，高 校又 是根据 当年 的招 生 情 况 、基建 的规 模 、重点 学科 的更 新建 设等 来决 定采购 需 求 ，新学 期 以每年九月为开始，而预算年度则与会计年度相同，要求高校提前 半年制定准确而详尽的年度财务预算，并根据预算编制完整、详细 的年度采购计划，对高校来说确实有较大难度。 ３ ．采购计划报送 中设备性能及技术指标不详，招标设备不 能 满 足 实 际 需要 按照政府采 购制度 的规定 ，高校 采购需求报送 政府 采购 中 心后 ，由采购 中心根据财政部 门的批 示，按既定 的程序 采用公 开招标 、邀请招 标、竞争性谈判等方 式进行采购 。但 是，部分 高校设备需求部 门在报送采购计划前 ，没有做好详细 的设备性 能及技术指标 的市场调研工作 ，仅 笼统的将采购需求报 送到政 府采购 中心 ，由于不同采购方式本 身的局 限性 ，简单 的技术参 数指标常会造成 招标或谈判后确 定的设备并不能完全满 足高校 的采购 需求 ，最终导致流标 。 ４ ．采购环节缺乏与供货商、政府采购和财政部 门的交流与
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中，引入 竞争性 的招投标 机制 ，通过政府采 购部 门作 为第三方 对采购供 货、验收 、付款 程序 的参与 ，起 到 了对财政资金运行 的管 理和 监督作用 。政府 采购制度在一 定范围 内防范腐败在采 购业 务中的滋生 ，维护 了高校利益 ，促进 了廉政建设 。高校应 加火政府 采购 制度 的宣传 力度 ，特别是对 高校主管领导 、部 门 负责人 、财务管理 、采购 管理等相关人 员要 有计划 、有步骤 的 组织学 习政府 采购的规章 制度 ，针对本校采购 业务的特点 ，展 开调查研 究活动 ，积极介入采 购业务过程 ，进 一步增强高校在 政 府 采 购 中 的 主动 性 。 ２ ．完 善 内部 政府采购 制度 ，健全 高校政府 采购 管理组织 良好 的政府 采购管理制度 是保 证政府采购在高校 内部顺利 实施 的基础 ，鉴于国家对政府采购 推行力度 的不断加大 ，高校 各项 火型 采购 业务 最终 将全 部 实现政 府采 购 ，高校 应 以 《 政 府采购法 》为指导，根据本校 的实际情况健全采 购管理组织机 构 。 高 校 可 以考 虑 在 高 校 内部 组 织 成 立 采 购 工 作 领 导 小 组 ， 由 高校党委直接领 导，领导小组 下设政府采购业务 管理机构 ，纳 入整个财务监 管体系，实行财务 部 门负责预算和 资金、采购部 门负责采购执行 、审计监察部 门负责监督 的组织 结构，形成责 权 明晰、相互制衡 的制度约束机制。 ３ ．科学编制预算、严格高校政府采 购预算执行 加强预算管理 首先要从思想上 提高高校各采购 需求部 门的 预算 编报意识 ，不 能再像 自主采购 一样 ，随时想 到购 买什 么设 备就 去购买 ，在编 制年度采购预算前 各部 门要深入调研 ， 以高 校整 体发展战略 为基础 ，结合教学科研 、学工管理 的实际需求 编制 部门采购预算 ，并上报预算最 高决策部 门，最 高决策部 门 综合 全校经费预算 总额 ，按照 《 预算法 》和 《 政府采购法 》及 政府 有关部 门规定要求 进行审批 。由于高校招生规模 、专业 设 置等 方面的不确定性 ，在编制集 中采购 目录时 ，应该考虑 采购 目录 设置的科学性 、合 理性、 同时给 予采购预算弹性 空间。对 于 经 过 审 批 的 采 购 预 算 ， 在 进 行 采 购 活 动 中 要 严 格 按 预 算 金额 执行 ，特 别控制好追加 预算。只有不 断完善预算编制方法 ，建 立 高效、严格 的预算执 行机构 ，才 能强化预 算约束 ，确保政府 采 购 工 作 在 高 校 的 全 面 开展 。 ４ ．认真做好调研 工作，明确 高校政府采购设备技术标准 高校 采购需求部 门还要认真做好采购 前的市场调研工 作， 对请购 设备的市场份额 、价格 比例 、技术 参数等具体情况 要做 到心 中有 数，在编制招 标或谈判文件 时，只有综合各方面 的指 标 因素 ，分配 好各项指标所 占的权数 比重 ，特 别是对于技术参 数指标 ，要编 制的详细 而合 规，才能在进行 招标和谈判 时，严 格把撑采购设备的准入标准 ，最终采购到 自己所需要的设备。 ５ ．加强与相 关部门的沟通 ，提高高校政府采购效率 政府采购 相对于 高校 自主采购来 说， 由于制度更 加严格 、 程序更加复杂、牵涉 的部 门众 多，采购周期要更长一些。这就需 要高校采购部 门加强与相关部门的交流和沟通 ，在保证政府采购 公开、公平和竞争性原则的前提下 ，取得政府采购部门的理解和 支持，针对不同类型采购项 目选择不 同的采购方式，简化、优化 采购环节 ，提高政府采购效率 。对采购数量大 、时间要求不高， 且通用性强，技术指标简单的教学仪器设备 以及工程、服务类项 目，采取公开招标 、竞争性谈判 的方式进行政府采购，充分发
政资 金 ，政府 采购 从采 购预 算 到设备验收 、付款须 经过一系列严格 的程 序 ，高校 向政府采 购 中心报送采购计划 ，政府采购部 门直接撑 握着采购过程 、供 应 商则对 中标设 备的质 量作 出保 障 ，财政 部 门对其 资金 的使 用 情况 有监 管的职 能 ，各方 面 的相互 配合 必不 可少 。作 为采 购 需求 方的 高校 ，如果 不 能加强 与供 货商 、政 府采 购和 财政 部 门的交流与沟通 ，各 方都只从 自身角度来对 待采购行为 ，就 会 在 采购 过程 中 出现许 多直 接影 响到 采购 结果 的不确 定 因素 。 二 、高校政府采购业务的内部控制 的关键点和控制措施 １ ．加强相关制度学习，增 强高校政府采购主动性 高校政府采购制度 的本质是政府在购 买商品和劳务 的过程