某工程建设项目文件管理办法

某工程建设项目文件管理办法

第一章总则

第一条为了规范某工程技术资料管理，畅通技术信息流程，确保某工程建设有关各方意见及时有效沟通；设计图纸及其他技术资料有效及时传递，以便某工程建设各有关各方、各个场所都能及时使用有效文件，防止误用失效、作废文件；及时、完整、准确、系统的整理、归档文件，特制定本办法。

第二条本办法适用于广东省水利电力职业技术学院某工程建设项目办公室所有有关文件、技术资料管理。

第三条本办法所称信息，是指有意义的数据。

本办法所称文件是指信息及其承载媒体，包括如下几类：

⑴．有关的国家、地方法令、法规；

⑵．上级政府、主管部门、工程所在地方的与某工程建设有关批文；

⑶．国家、行业、地方的规范和技术标准；

⑷．合同文件。含图纸及合同履行中发包人承包人有关工程的洽商、变更等书面协议或文件；与监理、施工单位等往来函件、会议纪要；

⑸．学院下发建设办公室文件、建设办公室内部文件、管理制

度等。

⑹．工地现场检查记录、会审记录、会议纪要、建设办公室阶段

工作总结、监理周报、月报等。

第二章职责划分

第四条某工程建设项目办公室所有有关文件、技术资料管理归总工程师负责，建设办公室任何部门收到的文件、技术资料均要在指定时间内送

达总工程师。总工程师在指定时间内审阅签署处理意见后交办。

第五条总工程师办公室（或某工程建设项目办公室）设信息资料管理员岗位，对某工程建设项目办公室所有有关文件、技术资料统一编码、收转、跟踪催办、保管归档工作。

第六条设计图纸由建设办技术部按工程进度与合同要求向设计院催要，在指定时间内审核并由技术部部长签署意见转建设办资料管理员。

第七条监理机构和施工单位的往来函件、工地建设有关工程质量、进度、材料检验信息，设计错误、施工环境变化、以及监理机构和施工单位提出的其他问题由工程部负责收集，在指定时间内审核并签署意见后交建设办资料管理员。

第八条某工程建设项目办公室各部门对外沟通文件由部门负责起草，部门负责人签字后报建设办公室资料员，经总工程师审核,经建设办公室主管审批后发放。

第九条建设办公室所有成员有义务将从其他渠道获得的本办法第三条规定的文件，与自己承办的事务文件性成果及时交建设办公室资料员归档。

第三章文件控制

第十条工作程序

⑴．自编文件程序步骤

⑵．外来文件处置程序

第十一条需控制的文件和资料形式包括：

①以文件、图纸形式构成的文件；

②以实物、照片、胶卷、软件、拷贝构成的文件和资料。

第十二条需归档管理的外来文件包括：

a)适用的法律法规、国家标准、行业标准、地方标准和国际标准、国外标准以及需执行的上级组织或业务主管部门的有关文件；

b) 政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的文件和中介机构信息。

c) 政府、行业主管部门、建设行政管理部门、工程所在地方的与某工程建设有关批文。

d) 勘察设计资料，含图纸、设计修改通知单，设计变更通知单及签证、图纸会审记录；

e)监理单位（施工单位）交来的函件、会议纪要、各种计划报表、监理周报、月报、签证等；

f)工程专题报告，包括开工报告、停工、复工报告；工程预验收申请报告、工程验收申请报告、工程竣工报告

g)经确认的质量检查验收记录、供货单位提交的产品合格证书、使用维护说明书和图样资料;

h)作为工作依据的其它外来文件和资料;

第十三条须管理的对外发文和内部文件包括：

a）向政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的其他单位发出的申请、请示、报告、联系函件；

b）对重要问题提出见解和处理办法。

c) 招标投标有关资料及合同文件，包括可行性研究、勘察、设计、监理、施工等发包合同和补充合同、及合同履行中发包人与承包人对有关工程的洽商、变更等书面协议或文件。

d)设计任务联系单、监理工作联系单及对外联系函件；

e)专家组活动记录；

f)学院下发建设办公室文件、建设办公室内部文件、管理制度等。

g)工地现场检查记录、施工日志和大事记、建设办公室阶段工作总结。

第十四条文件实行统一编号。设计图纸用原设计院编号，其他文件编号办法及含义可按档案统一编码，也可以自编。

自编号码应包括：工程项目代号、单项工程代号、单位工程代号、文件类型、编写部门单位代号、编制日期。

第十五条文件的编写与审批。

建设办公室对外行文除特殊情况经主任批准外，须以建设办公室的名义。

向政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的其他单位发出的申请、请示、报告、联系函件,由建设办主任（或分管副主任）安排编制，由建设办主任（或分管副主任）负责审批；

建设办公室向承担建设任务设计院、监理单位、施工单位发出的非技术问题联系函，由建设办主任（或分管副主任）安排编制，由建设办主任（或分管副主任）负责审批；

技术问题联系函，由总工程师安排人员编制，总工程师审批，必要时由总工程师审核，建设办主任（或分管副主任）负责审批；

建设办公室向承担设计任务设计院设计项目组、现场监理机构、施工项目部发出的联系函件，由总工程师安排人员编制，总工程师审批；由建设办公室某部门提出的须协调问题，由部门领导安排编制文件，部门领导审核，总工程师审批。

建设办公室内部文件、管理制度等，只涉及部门内部的按职责分工由部门编写，部门领导审核，建设办主任（或分管副主任）负责审批；涉及建设办公室全局的，由建设办主任（或分管副主任）安排编写，建设办主任（或分管副主任）负责审批。

文件审批表格式见附表1。

第十六条须发放的文件包括以下内容：

a) 须转发、传阅的政府、上级主管部门、建设行政管理部门和学院下发的文件;

b) 需审阅的设计文件（图纸）;

c) 需传阅审批的设计、监理、施工等单位交来的报告、函件;

d) 需下发的建设办公室内部文件、管理制度等

e) 需发出的建设办公室自编文件；

第十七条文件的收发。所有收文、发文均造册登记，归信息资料管理员统一管理。收、发文登记表格式见附表2、附表3。

信息资料管理员在收到文件并登记后，附收文表头（见附件4），技术文件交总工程师、其他文件交建设办分管副主任签署处理意见。按处理意见信息资料管理员负责复制、分发、传阅、跟踪催办、并将处理结果汇报原签署领导，文件回收归档；

建设办内部文件发放应按批准范围进行，并做好签收记录。下发文件、图纸由领用人签字，并在文件上注明密级（或在领用时由信息资料管理员明确）、受控状态、保存方式、允许扩散范围、失效文件回收及销毁方式。

需发出文件由信息资料管理员登记后发出，用邮寄方式者须保留邮局挂号存根；托人带出者需由受托人签字确认并在事后补充对方收文记录（有收文单位文件接受人签字）；由信息资料管理员本人发出的文件要求收文人在发文登记表（附表3）相应栏目中签字。

第十八条由监理机构（施工项目部）交来的设计修改申请书、现场签证、造价及支付文件，由工程管理部附处理意见表（附表5）并按要求签署意见；建设办公室向监理机构（施工项目部）发文采用“业主工作联系单”的形式，向委托设计院发文采用“设计任务联系单”的形式。“业主工作联系单”与“设计任务通知单”格式见附表6、附表7。

第十九条文件的更改。对发出的文件需要更改时，原起草部门或提出修改意见的部门提交“文件更改申请表”，报建设办主任批准后进行。文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时，则由接替其岗位的人员审批。

文件更改批准后，归口部门资料员向有关部门和单位发出“文件更改通知单”，并做好记录。

第二十条文件的换版及作废。文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，换发新版本。换版、换页后的作废文件应

按档案管理规定的要求进行处理。需作资料保留时应在其醒目位置作“保留资料”标识。

第二十一条文件的管理。各单位、部门的文件按其内容与类别进行分类管理。各部门应建立本部门文件清单或文件目录（见附表5），掌握文件分布和更改记录。

资料员应保管好文件，防止发霉、虫蛀、残缺少页，保持清洁完整。

按规定不属文件的持有者，确因工作需要时，可向该文件管理部门借阅，各部门必须建立收、发文和借阅登记制度。任何人不得擅自复印，和/或向外部提供有关文件。

第四章设计文件管理

第二十二条设计单位应按合同和供图协议规定的份数及时提交施工设计图纸、文件。规划总平面、主体工程、施工总布置、以及设计专题报告等8份。以上图纸和文件的修改文件应与原件提供相同的份数。当设计院提供份数不足时，应复制到要求份数。

供应图纸的时间根据招投标需要和现场施工进度需要确定，由技术部负责与设计院联系。

第二十三条设计文件审查。为保证提供设计文件质量，减少施工过程中设计文件修改，降低工程造价和提高投资效益，须对设计单位提供的设计图纸、文件和设计变更进行审查。

施工设计图纸和设计文件的审查范围：由委托设计单位为某工程工程建设提供的施工设计图纸和文件，包括工程建筑物的布置图、结构图、体型图、配筋图、方案、技术要求和设计变更等。

施工设计图纸和文件的审查内容：

1．审查施工设计图纸和文件与招标图纸和文件的差异（工程项目、建筑物体型、工程量、方案和技术要求等）；

2．审查施工设计图纸和文件中的错误和表达不清之处；

3．审查提交施工设计图纸和文件的份数和时间。

第二十四条施工设计图纸和文件的审查、发放程序见框图。

说明：“”为设计图纸、文件审查、发放线路；

“”为设计图纸、文件审查意见反馈线路。

图23.1 施工设计图纸、文件审查、发放程序框图

每一级审签不得超过3天，审签人员应在规定的时间内审签完毕，并按“工程施工图纸（文件）签审意见单”（见附表6）的要求及时签署意见。

工程监理审签通过的设计文件须盖章确认。

工程部负责将审查意见汇总后交总工程师；总工程师在审核汇总意见后处理，需要设计院澄清和修改的项目由总工程师负责联系沟通。

“工程施工图纸（文件）签审意见单”及处理记录交建设办公室资料员与相关设计文件一起保存。

第二十五条设计文件的发放。设计文件应该按照预先确定的对象、份数发放（见图23.1）。经审核通过的设计文件由建设办公室资料员发放，其中应该发给施工单位的设计文件由建设办公室资料员发至监理机构，再由监理机构转发。文件领用者须在设计文件领用单（附表6）上签字确认。