管理沟通-第五章会议沟通

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如何解决隐密议程问题（3）

离题对策:



给予肯定再切断话题 将离题的议题留置最后再做讨论 请他做归纳或替他做归纳 事先请将规则讲清楚 发言限定时间
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如何解决隐密议程问题（4）

争议不下对策:



暂停会议休会20分钟以上 参考第三者的意見 将双方意见列表比较 进行不记名投票 重整双方意見提出新的方案 重申共同利益

3. 会议的总目标是什么？

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2、确定会议议程

“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”， 一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务” □ 会议时间(开始时间、结束时间)和地点 □ 会议目的 □ 会议议题的顺序
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2、确定会议议程

由重要到不重要——会议开始时即讨论重要议题，以

如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何 解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销 的重点”问题作总结?
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CASE（Continue)

情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一世 纪的管理教学发展趋向”的研讨会。

会议进行期间，就MBA教育的发展方向问题，不同 的与会者提出了不同的看法，有的认为MBA教学应 该以“案例教学”为主；有的则认为应以理论修养 的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采 用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解 的形式；……这些不同观点在讨论过程中，争论得 比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为 了充分表达自己的主张，很难“刹车”。
注视对方 不中途打断 询问不明之处 适当归纳 不任意表露情绪
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主席应避免事项

独占发言——避免冗长的发言,占用大家交流 意见的时间。 火爆浪子——要能容纳他人的发言,不可情绪 化与他人发生冲突。 优柔寡断——要思路清晰,对决议事项要果断、明确。 加入冲突——应站在中立的立场来化解冲突。 操纵议程——应依照流程引导会议的进行,不可一人 操控整个会议的议程。
交流信息:政策和指示传达给下属,反馈信息 给与指导:培训 解决问题:澄清误会，解决问题 作出决策:参与讨论、决策
会议的种类
• • •
• •
谈判 目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一 致的意见。 通知 目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有讨论。 解决问题 目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，要将待解决的问题摆在 桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们夺回未探求 解决的方法而努力，不会停留在过去的状态中。 决策 目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和 决策，而且还要遵守会议的决议。 交流 目的是在于集思广益，常采用“头脑风爆法”讨论，即安排5-7人，每 一位与会者都可以将自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启 发，激发灵感，产生创意。这类会议鼓励讨论。
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7、有效控制会议进程

CASE: 会议主席角色

情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总 经理担任会议的主席。 在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公 司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向 “以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上 得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营 销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认 为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其 全面开花，还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市场 取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。
处理不同意见

作出决定
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表 7.2 主席自我评估问题单 准备 1．目的 1234567 我知道这次会议要实现的目的。 2．会议议程： 我至少在会前两天发出会议议程。 3．与会者： 我选定或影响对与会者的选择。 4．会议地点和布置： 我检查会议室及其布置情况。 主持会议 1．总结： 讨论中我概括总结相关要点。 2．打断 我不打断会议进程。 3．提问： 我提清楚的问题。 我问公开的问题。 4．感受： 我感到轻松且精力集中。 1234567 我让他们自己做出总结。 我经常打断会议进程。 我问无关的问题。 我提保密的问题。 我感到紧张难以放松。 我不知为什么举行会议。 我在会上发放会议议程。 我让与会者的各部门代表决定。 开会时我才去看看。

独占发言对策:

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如何解决隐密议程问题（7）

对待消极发言的对策:

对发言者的情绪表示理解 提振士气,确定共同目标。 呼喊精神口号。
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8、结束会议——总结性发言

宣布决议


激励动机 评估目标达成 过程回顾 悬念事项
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9.会后三项追踪

行动项目是确定的（5W1H）

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如何解决隐密议程问题（5）

抱怨对策:

同情其不满的情绪 归纳其不满的原因 寻求解决的方法
适时的制止发言 概括其具体的想法

短话长说对策:

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如何解决隐密议程问题（6）

时间不足对策:

选择重要的议题进行讨论 限制发言人数(可事先登记) 限制发言时间
主席制止其行为 说明规则并强制执行
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群体沟通的优点与缺点

优点： ——产生更多的承诺 ——产生更好的决策 缺点： ——时间和效率 ——群体压力：从众心理 ——专家和领导压力 ——推卸责任：说而不做

第一节 会议的定义与类型

一、会议的定义

是群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是 一种常见的群体活动。
会议的目的


形成会议简报
必要时开放议题
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二. 参加会议

1.应该做的准备工作




阅读上次会议的备忘录并注明重点 在会前阅读与你想讨论的问题有关的材料 研究会议议程 完成在会议期间所指定的任何任务 提前提供自己的材料 安排好时间 随身带上所有相关材料
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2.关于积极参与的指导

3、邀请与会者
表 参考会议规模 会议目的 参考与会 人数 决策制定和关键问 5 题解决 10 问题识别或头脑风 15 暴 30 研讨会和培训班 不限 信息研讨会 正式报告会
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3、邀请与会者

参加会议的人应该做到：

对于所讨论的问题掌握了足够的信息与专业知识
都能够坦诚地发表自己的见解 有权利做出决定 能够准时参加会议
免延误时间影响到后面重要议题

由不尖锐到尖锐——将尖锐议题挪后，让与会人员建
立默契和信任感，再接触尖锐议题，使气氛不尴尬

由容易到困难——让大家渐融入会议进行的节奏，不 要开始就接触到未熟悉的议题造成挫折感
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确定议程时的考虑

主要的内容应该是什么？


用什么样的形式进行？
如何更好地利用时间？

如何有效地安排日程？

如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主张分立 的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问题作总 结?
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（1）会议主席的职责

会议控制

决定讨论主题； 明确讨论范围； 确保人们围绕主题依次发言； 尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论； 确保其他成员了解会议进展情况。 识别主题/问题； 交换和开发建议； 评价不同方案； 选择行动计划（5W1H）。
保证屋内的温度令人感觉舒适

如果是非常正式的会议，要考虑到座位的安排
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思考


最近小李有点烦，由于单位与美国一家公司可能 合作，美国公司将派人来与公司主要负责人会谈。 会议的内容非常多，该如何安排一个科学、合理 的会议议程呢？面对会议室，小李有点发怵，要 如何来安排我方和外方的位置呢？ 我方人员：董事长、公关部经理、秘书、翻译 外方人员：副总、外联部经理、驻华工作人员、 翻译
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会议室的布局
大 门
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回到案例，你的答案？
大 门
我方人员：董事长、公关部经理、秘书、翻译 外方人员：副总、外联部经理、驻华工作人员、翻译
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最佳答案
秘书 翻译 董事长 公关部经理
大 门
驻华工作人员
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外联部经理 副总
翻译
5.布置会场
A 为上座，其次 B、C、D。
门 A座 B座 D座 C座 B座 A座 门 C座 D座
得分为27分或27以下，您的会议主持得很好 得分在36以上，可能预示您在主席角色方面存在某些问题
如何让大家愿意发言

塑造会议欢乐、和谐的气氛。


建立包容、安全的讨论环境。
保持客观,对事不对人。

主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定
与鼓励。

有效倾听与良好沟通。
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倾听技巧


会议引导

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会议主席的职责

促进讨论

讨论，提问 对争论双方或各方的观点加以澄清； 分析造成分歧的因素； 研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性； 将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的 讨论，以便把会议引向深入； 若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进 入下一项。
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4、发出会议通知

会议名称:明确点出主旨，使人一目了然 目的:应详尽说明，方便成员们做相关的资料搜集时间 地点 议程 准备资料 与会人员 主办人员
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5、布置会场