档案管理全宗介绍和大事记编制规范-PPT精品文档

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机关档案管理规定PPT幻灯片课件

档案库房面积应当满足机关档案法定存放年限需要，使用面积按（档案存量年增长量×存放年限）×60m²/万卷（或10万件）测算。档案数量少于2500卷（或25000件）的，档案库房面积按15m²测算。
整理用房、展览用房、档案数字化用房、服务器机房等用房面积应当满足业务开展需要。
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求的部门或个人，向机关提出处理建议。
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第二章机构和人员
▪ 第十一条机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。
▪ 机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》（DA/T68）规定。
文件材料形成时，应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式。
归档文件材料应当真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内容完整。
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第四章管理要求
▪ 第二十七条机关文书或业务部门应当及时收集形成的归档文件材料，交本部门指定人员保管。下列文件材料应当纳入收集范围。
2024/3/12ຫໍສະໝຸດ 19第三章基础设施
求的基础设施设备。智能库房管理基础设施设备应当满足温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控等系统集成管理以及其他智能管理需要。档案数字化、电子文件及电子档案管理基础设施设备应当符合本规定第五章要求。
县级或形成档案数量较少的机关按照本规定第十九条至第二十二条配备基础设施设备的，应当满足温湿度调控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

第十章档案编研ppt课件

三、专题概要
专题概要是简明扼要的记述说明某一方面的工作、生产或其他社会现象和自然现象产生、发展、变化情况的一种档案参考资料。
专题概要的种类：会议简介产品、工程设备、科技项目简介地区（机关）综合情况简介专门问题简介
四、全宗指南
全宗指南是以文章叙述的形式，介绍和揭示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料。通常由全宗构成者沿革简介、全宗档案的内容与成份及有关辅助材料三部分组成。
现行文件汇编主要包括以下几种：
法规文件汇编：分为综合性和专题性汇编，一般应由有权制定法规的机关进行编辑出版，具有权威性、准确性和资料性等特点。
重要文件汇编：指方针政策性和领导指导性的文件汇编。发文汇编：将本单位或机关在职能活动中形成的原始文件，或
者是将原始文件复制件汇集装订起来，按发文字号排列汇编成册的一种一次加工档案编研成果。专题汇编：将集中反映同一问题的文件汇编成册的一种一次加工档案编研成果。形式多样，可以根据不同的专题、不同的表达方式编制成形式多样的专题汇编。会议文件汇编：一般是由召开会议的机关编制。公报、政报：主要是有关方针政策的规定性、领导指导性文件（正式文件）。
四、数字汇集的编写要求
首先，在材料选择上要充分利用档案中的原始统计报表或财务报表，以确保所选的材料准确性。其次，在统计数据上要有统一性，准确。再次，选题要典型。涉及的年限、数据体系要具有代表性。最后，要根据实际工作的变化和统计内容的变化，及时调整所选用的有关统计的数据，以确保数据汇编的实用性，全面、准确的放映单位的情况。
二、大事记的选材
2.大事的选择范围
（1）组织的各种重要会议、重大活动情况。（2）组织领导人的各种重要活动情况；本组织主要领导成员的任

档案管理基础知识概述(PPT 43张)

销毁档案必须有严格的审批手续和监销制度。销毁档案程序: 1、编制销毁清册。鉴定小组（在机关分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成）经过鉴定，对无保存价值的档案编制销毁清册，它是日后查找档案销毁情况的凭据。销毁清册的封面需设置全宗号、销毁档案的数量、鉴定小组负责人的签字及时间、批准人的签字及时间、两个监销人的签字及销毁时间等项目。清册中档案销毁登记表要设置序号、文件题名、所属年度、档号、应保管期限、已保管期限、文件页数、备注等栏目，准确揭示每一份销毁文件的内容和成分，供领导人审查。
（四）鉴定
档案鉴定工作有广义和狭义两种理解。前者包括鉴定档案的价值和真伪。后者单指鉴定档案的价值。今天主要讲述的是后者，工作内容有三项：一是文书部门和业务部门在归档时将不必要归档保存的文件剔除；二是确定文件的保管期限；三是档案室对保管期满的档案进行复查审核，认定无需保存的，即可销毁。

⑤防潮档案库房的相对湿度应控制在45%-60%之间，日变化幅度不超±5% ，保存底片的胶片库的相对湿度应控制在35%-45%；库房内外要安设温湿度记录仪表，定时测记库房内温湿度，并随时予以调控；库房内应配备除湿机和空调设备；空调、除湿机定期检修保养，温湿度表定期校验；新库房竣工应经6-12个月的干燥后档案方可入库。
六环节之说档案业务工作内容可分为：收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用。随着档案工作的不断发展，检索和编研逐渐成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节。
（一）收集
档案室作为集中管理本单位档案的内部机构，收集工作是基础，是关键，收集时一定要按照《归档制度》的要求，做到收集文件材料的齐全完整。收集的齐全完整是整个档案工作的前提和基础，做不到这一点，以下几个环节的工作做得再好，都是徒劳无功的，档案工作都是不合格的。

档案管理知识培训ppt课件

16.备注：用于填写归档文件需要说明的各种情况，包括缺损、销毁等。
17.密级：为文件上所标示的密级，如无标示，为内部。
精选课件
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文书档案管理
八、归档文件装盒
盒内材料的排列顺序（自上至下）：
归档文件目录
归档文件
备考表
精选课件
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1.装盒：按文件顺序进行装盒。为节省空间，不建议一个问题
（或类别）仅有几份文件也装为一盒；禁止跨年度装盒。
1.全宗号：各单位代号。
2.年度：指归档文件文件的形成年度（如 2002，2003），要求写全。
3.保管期限：归档文件保管期限，可以是其代号或是年限。
4.件号：文件的流水号，为三位数，不足三位，前用0补齐，如001、089。
精选课件
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5.文件编号：文件编号即文件发文字号，填写时应照实抄录，不能有任何省略或改动。
精选课件
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四、文书档案管理
一、整理依据
《归档文件整理
规则》（DA/T22-
2000），2000年12月6
日国家档案局发布，
自2001年1月1日起施
行。
精选课件
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文书档案管理
2.归档范围与不归档范围
按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行，该《规定》于2006年 12月18日公布，自公布之日起施行。
精选课件
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文书档案管理
（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
精选课件
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文书档案管理
二、保管期限

全宗卷——整理规范模板.ppt

管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，(前面八类中）涉及多个全宗的文件材料。
全宗卷整理规范
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• 四、全宗卷的整理
• （一）整理前的准备工作：
全宗卷的文件资料，是随全宗卷管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累。整理前，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及保存价值，对于有重要遗缺的应予以补齐，对于无保存价值的应予以剔除。
5）与全宗构成者基本职能和活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做简要交代。
全宗卷整理规范
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6）人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情况介绍，内容包括：
．个人手稿、著作、作品、题词、日记、回忆录的名称和特点。．履历、自传、证书、来往信件以及公务活动与社会活动中形成的文件名称和特点。．财产状况与经济活动材料的名称和特点。．家庭亲属与主要社会关系材料的名称和特点。．图片、照片、录音、录像材料的名称和特点。
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全宗卷整理规范
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2. 大事记
a. 即按照时间顺序，用简明的文字记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。一般有机关大事记（反映一个机关的重大事件）、区域大事记（反映一个地区的重大事件）、专题大事记（如党建大事记等）
b. 一般要求每年进行拟写。
c.大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录五部分组成。
全宗卷整理规范
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5. 编制文件材料目录
全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。
“目录”内容包括为：件号、责任者、题名、日期、备注。
新增文件材料在相关类目中接续编制目录。当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。

大事记编写规范.ppt

*二次文献的概念：二次文献不是档案文献的原文， ห้องสมุดไป่ตู้对分散的、原始的档案信息进行浓缩或提炼后形成的文献。
*二次文献编研成果的概念：是根据一定题目的需要，采撷、浓缩或提炼档案所载的内容，用新的体例、编者自己的语言编写而成的编研成果。
大事记的主要作用：
1 、它是工作查考的重要依据性资料，从某种意义上说，它也是一种具有检索功能的工具书，能给参阅者以一定的启示和引导，为查找有关档案资料提供线索。在机关中它主要是为领导和有关部门研究工作时提供参考依据。通过大事记可以比较完整、清晰地反映机关工作的发展轨迹，便于总结经验，研究问题。
2 、补充档案史料的不足，机关大事记本身就是一种记实档案，是机关工作的备忘录。它具有重要的史料价值，并且可弥补档案材料的不足，是日后查考的依据和凭证。在机关工作中，经常有些大事并没有形成独立的文字材料，也就没有存档的材料，大事记可以补上这一不足。
3 、机关大事记可为地方编史、修志提供可靠材料依据，有了它，在编史、修志时既可克服凭记忆去回顾的麻烦，又可保证历史事件的连续性和准确性。
三、大事记的编写方法和要求
1、大事记的体例按照体例来分，大事记可以分为：编年记事体、分类编年体和本
末记事体三种。编写大事记一般使用的体例是编年记事体。编年记事体是一事一记，逐年、逐月、逐日以时间发生的时间先后为序记述，一日数事，则分条记述。
编年记事体的格式编年记事体的格式有两种，一种为两段式：时间——大事内容。另一种为三段式：时间——大事内容——备注。备注起到注明材料出处的作用。 2、大事记的编写要求 ①大事记述范围掌握要准确，做到：大事突出、要事不漏、小事不收，突出大事、要事、新事。 ②大事发生时间要保持唯一性，不能模糊。大事内容包括事故、起因、发展过程、结果等要素，必须完整、概括和确切。

档案管理《全宗介绍与大事记编制规范》-文档资料

3．2全宗内档案内容与成分简介
• 全宗内档案内容与成分简介是全宗指南的
• 主体，原则上要求重点突出，叙述准确， • 完整系统，不加观点,不加评议，引证材料 • 客观，便于查阅利用。
3．2．1全宗内档案内容与成分简介具体编写方法
• 3．2．1．1按立档单位组织机构分设题目介 • 绍，把文件所属组织机构作为划分段落题 • 目的基础，指出组织机构的名称、存在时 • 间、组织机构的职能任务和案卷数量。
4、9 本机关外事活动情况； 4、10 本机关发生的重大事件、事故； 4、11 本机关重大成果、发明情况；
4、12 本机关制订、颁发的条例、规定、
办法、细则等规章和规范性文件情况；
4、13 本机关重要建筑工程开工、竣工及产权变更情况； 4、14 本机关重要设备、仪器购置及产权变更情况; 4、15 反映本机关主要职能活动的基础数字统计情况； 4、16 其它具有重大意义或查考价值的大事、要事；
大事记编写规范
1、主题内容与适用范围
1、1 主题内容
本规定规定了大事记结构、记述范围、编写方法及选材、编写的基本要求。
1、2 适用范围、
本规定适用于各个单位。
2、名词术语
2、1 大事记：是按照时间顺序简要地记载各机关在一定时期内发生的大事、要事的书面材料； 2、2 大事：即事件涉及的范围较广，影响较大，不仅在当时属重大事件，而且在事后影响较大，较深的事件。 2、3 要事：即在一定范围，一定时间有较大影响，事后仍有一定的参考意义的事情或事件。
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3．2．1．2介绍该组织机构内档案的内容和成分及其利用价值，如组织机构内档案数量较多，可以再分小题目分别叙述该组织机构内档案的情况。

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3．2．1．2介绍该组织机构内档案的内容和成分及其利用价值，如组织机构内档案数量较多，可以再分小题目分别叙述该组织机构内档案的情况。
• 这种编写方法适合组织机构分工明确，档 • 案也按组织机构分类整理的全宗。
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3．2．1．3按职能介绍，以档案内容反映的立档单位的主要职能为主线，分设若干题目，组成章节体系，指明题目的准确名称、题目范围内档案的内容，成分和利用价值。适用于立档单位机构变化较大，或内部不设机构或档案问题分类整理的全宗。
全宗介绍和大事记编制规范
2019.3
全宗介绍编制规范
• 1 主题内容与适用范围 • 1．1 全宗指南是以文章叙述的形式介绍某一全宗档案内容和成份及其意义的一种参考材料，又称全宗介绍。 • 1．2 本规定适用各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构(以下统称档案馆(室))；
2 全宗指南的主要内容
• 立档单位的组建情况，成立时间、地点、机关名称(包括更改名称)、性质、任务与职能、隶属关系、所辖区域、内部组织机构设置、权限及演变情况，历任主要领导干部姓名情况，立档单位经历的重大事件，执行的特殊任务，以及撤销与合并的时间和原因，继行或代行职能机关的名称。
3．1．3全宗的简要历史：
• 档案来源、数量、起止时间，进馆室时间。整理、鉴定、利用、编研情况，完整程度，检索工具种类及其它需要说明的问题。 • 立档单位与全宗的简要历史作为全宗指南的重要组成部分之一，置于全宗内档案内容与成分简介之前。
• 3．2．1．4 按时期分若干类目介绍，适用于在不同时期、机构、职能有重要变化的立档单位所形成的全宗。在进行介绍时，必须反映出立档单位活动的阶段性。
3．3 全宗指南的辅助材料：
• 利用全宗材料的说明，有关立档单位历史
和全宗历史的参考材料，以及人名、地名索引、目录、注释等。
拜城县ⅹⅹⅹ(立档单位)全宗指南
二、ⅹⅹⅹ(立档单位) 全宗概况：
• ⅹⅹⅹ档案全宗号为～，该全宗从ⅹ年自身形成并归档保存的档案材料及使用完毕归档保存的有关单位的档案材料形成的档案共ⅹ卷ⅹ件，其中永久ⅹ卷，长期ⅹ卷，短期ⅹ卷，永久ⅹ件，长期ⅹ件，销毁清册ⅹ卷。 • 该全宗档案于ⅹ年接收进馆。采用年度(年度结合问题等)分类法，档案的排列按时间先后顺序、分别对保管期限进行排列，并编有案卷目录~本，全引目录~本，归档文件目录~本。
三、~~(立档单位)全宗档案的来源与主要内容：
• l 、自治区党委、政府、地区行署及其上级业务部门等关于业务工作的实施意见、方案、措施、制度、暂行办法等；
• 2、中共xx县委、人大、政协、人民政府、组织部、人事局等关于干部任免、干部配备、人员编制、机构成立更名、启用印章、职能配制、表彰先进等的通知、决定、报告、批复等 • 3、本单位历年工作计划、总结、信息、简报、花名册、会议记录、统计报表等。
4、2上级机关主要领导人视察、检查本机关工作情况；
4、3上级机关给予本机关的奖励和处罚的情况； 4、4本机关召开的重要会议，作出的重大决定，举办或参与的重大活动情况；
4、5 本机关领导人任免及其重要活动情况； 4、6 本机关机构成立、合并、撤销、变动、地址迁移、内部职能部门和临时机构及人员编制增减情况； 4、7 本机关更改名称，启用印章情况； 4、8 本机关所属单位增减及隶属关系变更情况；
• 包括：立档单位与全宗的简要历史，全宗
内档案内容与成分简介及全宗指南的辅助材料。
3．全宗指南的编写办法
பைடு நூலகம்3．1 立档单位与全宗的简要历史
3．1．1全宗名称：即立档单位全称，而把
通用的简称写在后边的括号内，例如：县保持共产党员先进性教育活动领导小
组办公室(县先教办) 。
3．1．2立档单位的简要历史：
4、9 本机关外事活动情况； 4、10 本机关发生的重大事件、事故； 4、11 本机关重大成果、发明情况；
4、12 本机关制订、颁发的条例、规定、
办法、细则等规章和规范性文件情况；
4、13 本机关重要建筑工程开工、竣工及产权变更情况； 4、14 本机关重要设备、仪器购置及产权变更情况; 4、15 反映本机关主要职能活动的基础数字统计情况； 4、16 其它具有重大意义或查考价值的大事、要事；
大事记编写规范
1、主题内容与适用范围
1、1 主题内容
本规定规定了大事记结构、记述范围、编写方法及选材、编写的基本要求。
1、2 适用范围、
本规定适用于各个单位。
2、名词术语
2、1 大事记：是按照时间顺序简要地记载各机关在一定时期内发生的大事、要事的书面材料； 2、2 大事：即事件涉及的范围较广，影响较大，不仅在当时属重大事件，而且在事后影响较大，较深的事件。 2、3 要事：即在一定范围，一定时间有较大影响，事后仍有一定的参考意义的事情或事件。
• 全宗名称：拜城县保持共产党员先进性教
育活动领导小组办公室(拜城县先教办)
• 全宗号：114
一、ⅹⅹⅹ(立档单位)简介
• 立档单位的组建情况，成立时间、地点、机关名
称(包括更改名称)、性质、主要职能、隶属关系、所辖区域、内部组织机构设置、权限及演变情况，历任主要领导干部姓名情况，立档单位经历的重大事件以及撤销与合并的时间和原因，继行或代行职能机关的名称。
3．2全宗内档案内容与成分简介
• 全宗内档案内容与成分简介是全宗指南的
• 主体，原则上要求重点突出，叙述准确， • 完整系统，不加观点,不加评议，引证材料 • 客观，便于查阅利用。
3．2．1全宗内档案内容与成分简介具体编写方法
• 3．2．1．1按立档单位组织机构分设题目介 • 绍，把文件所属组织机构作为划分段落题 • 目的基础，指出组织机构的名称、存在时 • 间、组织机构的职能任务和案卷数量。
3、结构
• 大事记的基本结构由时间、内容（大事记述）和注释三部分组成。其中时间和内容是大事记的主干，注释可根据需要注明重要材料出处，解释特定或易产生歧义的名词及需说明的情况。编写或出版大事记汇集，可视编写目的、年限和利用范围等实际情况，设置前言、目录。
4、记述范围
4、1党和国家以及上级机关颁发的重大方针、政策、法律、法规、规章制度的执行情况；