企业数字档案馆建设指南
数字化档案馆建设指南
数字档案馆建设指南（国家档案局发布2010年6月）1．总体要求1.1概述数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。
建没数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。
建没数字档案馆．有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服务能力，有利于促进社会主义文化的发展繁荣，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。
数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期的工作任务。
1.2建设原则与要求数字档案馆建设应当遵照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，积极推进，务求实效。
统筹规划、循序渐进。
应当根据各级政府电子政务建设整体框架和基本要求，及时将数字档案馆建设与区域电子政务和信息化建设相衔接，综合考虑自身信息化发展水平、技术力量、资源规模、基础工作水平、资金投入等因素，确定总体布局和实施步骤。
项目带动、重点突破。
实施项目带动战略，支撑和带动数字档案馆整体建设和发展将数字档案馆建设分成若干子项目，以项目带动数字档案馆建设及推进各项工作的开展，有利于获得党委政府和有关部门的重视和投入，有利于集中人力物力有针对性地重点解决数字档案馆建设中的核心问题。
需求导向、保证安全。
数字档案馆建设应以需求为导向，着眼于党政机关、社会公众在线利用数字档案信息资源的需求，推动档案信息资源的共享。
应当按照信息安全等级保护的要求，采取相应的安全保障技术方法，配备必要的软硬件没施，建立健全安全管理制度，完善灾难恢复服务机制，确保数字档案馆建设和运行的安全。
数字档案室建设指南与企业数字档案馆室建设指南
数字档案室建设指南与企业数字档案馆室建设指南下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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数字档案馆建设指南
数字档案馆建设指南1数字档案馆建设指南国家档案局二O—O年六月说明本指南山国家档案局提出并归口。
本指南起草单位:国家档案局技术部、福建省档案局、山东省档案局、青岛市档案局。
本指南主要起草人:王良城、蔡学美、潘积仁、黄建峰、王宪东、郭玉东、冯剑波。
本指南主要审查人:李和平、姜之茂、方旳、韩李敬、黃玉明、何伍爱、赵国俊。
目录总体要求概述建设原则与要求建设日标建设内容建设步骤.管理系统功能要求收集功能要求管理功能要求保存功能要求2.3.1长久保存策略2.3.2存储架构选择利用功能要求.应用系统开发和服务平台构建运用系统开发服务平台建设软硬件设备配置3.3.1系统软件选择3.3.2硬件设备配置.数字档案资源建设电子文件接收档案数字化资源整理建立数字档案资源库•保障体系建设安金保障体系建设标准规范体系建设数字档案馆建设指南•总体要求概述数字档案馆是指各级各类档案馆为造应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共事利用的档案信息集成管理系统。
建设数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。
建没数字档案馆，有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服务能力，有利于促进社会主义文化的发展繁荣，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。
数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项口验收、运行维护等诸多环节;需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期的工作任务。
建设原则与要求数字档案馆建设应当遵照“统筹规划、循序渐进，项LI带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，积极推进，务求实效。
数字档案室建设指南
数字档案室建设指南数字档案室建设指南本指南由XXX提出并归口，起草单位为XXX（室）业务指导司。
主要起草人包括XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX和XXX。
本指南旨在提供数字档案室建设的概念、基本特征、建设原则与内容、基础设施建设和应用系统建设等方面的指导。
1.概念与基本特征1.1 概念数字档案室是指基于数字化技术，以数字化形式组织、存储、管理、利用各类档案资源的一种档案管理机构。
数字档案室不仅具备传统档案室的基本功能，还具有数字化特点，如数字化存储、数字化检索、数字化传输和数字化展示等。
1.2 基本特征数字档案室具有以下基本特征：数字化：数字档案室采用数字化技术对档案资源进行数字化处理，实现数字化存储、数字化检索、数字化传输和数字化展示等功能。
共享性：数字档案室实现了档案资源的共享，不同机构和个人可以共同使用数字档案室中的档案资源。
安全性：数字档案室采用安全保障系统，确保档案资源的安全性和完整性。
开放性：数字档案室具有开放性，可以与其他系统进行数据交换和共享，实现信息互通。
2.建设原则与内容2.1 建设原则数字档案室的建设应遵循以下原则：以用户需求为导向：数字档案室的建设应以用户需求为导向，满足用户对档案资源获取、利用和共享的需求。
统一规划、分步实施：数字档案室的建设应统一规划，分步实施，逐步完善。
系统集成、资源共享：数字档案室的建设应实现系统集成，资源共享，提高档案资源的利用效率。
安全可靠、保密合规：数字档案室的建设应确保系统的安全可靠，符合保密合规要求。
2.2 建设内容数字档案室的建设内容包括以下方面：档案资源数字化：对档案资源进行数字化处理，包括数字化采集、数字化编目、数字化修复、数字化存储等。
档案资源管理系统建设：建立档案资源管理系统，包括档案资源元数据管理、档案资源检索、档案资源浏览、档案资源下载等功能。
档案资源共享平台建设：建立档案资源共享平台，实现档案资源的共享和交流。
数字档案室建设指南
数字档案室建设指南1概念与基本特征1.1概念本指南所称的数字档案室，是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。
1.2基本特征与传统档案室相比较，数字档案室具有独有的特点和功能：1）档案资源“数字”化。
数字档案室以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图像、声音、视频等，压缩了存储空间，改进了组织形式。
信息记录形式的“数字”化，是数字档案室的基本特征。
2）档案实体“虚拟化”。
通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进行数字化加工，实现档案实体“虚拟化”，使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规范。
3）档案管理系统化。
将档案业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中，实现数字档案资源系统、规范管理。
<SPA, style="PADDING-BOTTOM: 0px; PADDING-TOP: 0px; PADDING-LEFT: 0px; MARGIN: 0px; PADDING-RIGHT: 0px" n="">4）信息传递网络化。
数字档案室依附于网络而存在，通过不同类型的网络实现档案收集、管理和移交，用户不必亲自“登门造访”，就可以利用所需的信息，从而加快信息交流与反馈的速度。
5）档案利用知识化。
数字档案室将文书、照片、录音、录像等各类信息载体与信息来源在知识单元的基础上有机组织并链接起来，以动态分布的方式为用户提供服务，实现由档案的提供向知识的提供转变。
2建设原则与内容2.1建设原则数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。
1）资源为先。
资源建设是数字档案室建设的根本。
数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。
企业数字档案馆建设指南
企业数字档案馆建设指南为加强对企业数字档案馆（室）建设工作的指导，规范企业数字档案馆（室）建设工作，国家档案局组织编制了本指南。
本指南适用于各企业开展数字档案馆（室）建设工作。
除非特别说明，本指南所用术语均引自《电子档案管理基本术语》（DA/T 58-2014）。
本指南由国家档案局提出并归口。
本指南起草单位：国家档案局经济科技档案业务指导司本指南主要起草人：付华、王雁宾、姜延溪、蔡盈芳、张晶晶、熊伟、孙晓光、周喜、皮楠、环红目录1 概念与基本特征 (4)1.1 概念 (4)1.2 基本特征 (4)2 建设目标与原则 (5)2.1 建设目标 (5)2.2 建设原则 (5)3 基础设施建设 (6)3.1 机房建设 (7)3.2 网络设施 (7)3.3 硬件设备 (7)3.4 基础软件 (7)3.5 其他设施 (8)4 电子档案管理系统建设 (8)4.1 收集功能 (8)4.2 整理功能 (9)4.3 保存功能 (11)4.4 统计功能 (12)4.5 利用功能 (13)4.6 系统管理功能 (14)4.7 传统载体档案辅助管理功能 (16)4.8 其他可选功能 (17)5 数字档案资源建设 (17)5.1 传统载体档案数字化 (17)5.2 电子文件归档 (18)5.3 专题数据库建设 (19)6 制度规范建设 (19)6.1 制度建设 (19)6.2 标准规范建设 (19)8 经费与人才保障 (22)9 建设步骤 (22)企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。
企业档案工作是企业基础性工作，在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企业历史等方面具有重要地位和作用。
随着信息技术的深入发展和广泛应用，建设数字档案馆（室）已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。
建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆（室），有利于整合企业信息资源，增强档案信息管理与服务能力，提高企业管理水平。
数字档案馆建设指南---资源建设部分详解
数字档案馆宣贯提纲一、资源建设的意义数字档案资源建设是数字档案馆建设的重要组成部分，没有一定规模的数字档案资源，就不能说是真正建成了数字档案馆。
数字档案馆建设的目的是为社会查阅利用档案信息提供更加方便快捷的服务，如果说系统平台建设为服务社会创造了条件的话，如果说系统平台建设为服务社会创造了条件的话，那么数字档案资源那么数字档案资源建设就是数字档案馆服务社会的内在要求。
没有资源数字档案馆建设就失去意义。
资源建设也是衡量数字档案馆建设水平的重要指标指标之一，也是衡量数字档案馆建设水平的重要指标指标之一，资源规模越大、资源规模越大、资源规模越大、质量越高，质量越高，数字档案馆的地位、服务能力和社会影响力就越高。
二、电子文件接收1、接收机制：电子文件接收数字档案馆资源建设的主要任务之一。
为了保证各单位所形成电子文件能依法按照规定的时间和标准移交到数字档案馆，并保证电子文件的真实性、完整性、可用性，首先需要建立起科学、通畅的接收机制。
档案行政管理部门应与电子文件形成单位建立法定或者固定的移交、接收关系，从有利于国家、有利于形成单位、有利于社会大众的目标出发，为形成单位的电子文件确定归属与流向。
如同传统档案需经过形成单位档案人员整理归档后才能接收进馆一样，电子文件也应经过形成单位档案人员整理、鉴定、归档，然后系统地向数字档案馆移交，这样一种接收机制是我国档案工作的优势，也是我国数字档案馆建设的特殊环境。
2、接收范围数字档案馆接收电子文件的范围与传统档案应基本一致。
从单位范围看，凡是党政机关、人民团体、国有企事业单位及其他组织机构形成和保存的对国家和社会有价值的档案，国有企事业单位及其他组织机构形成和保存的对国家和社会有价值的档案，都可都可列入接收范围。
由于数字档案所占用空间狭小，所以接收范围可以更大一些。
从档案范围看，接收电子文件也不仅仅限于电子公文。
数字档案馆建设要充分考虑电子文件的多样性，将各种形式、各种类型的有保存价值的电子文件尽量依法接收进馆，包括文本文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据库文件和网页文件等，今后还可能出现新的文件类型。
企业数字档案馆(室)建设指南 解读
企业数字档案馆(室)建设指南解读企业数字档案馆（室）建设指南是指在数字化时代，企业建设数字档案馆或数字档案室的具体指导和建议。
随着信息化和数字化的发展，传统的纸质档案已经不能满足企业管理和运营的需求，数字档案的建设和管理已经成为企业发展的趋势和需要。
本文将从数字档案馆的定义、建设过程、管理模式和技术应用等方面进行详细解读。
1.数字档案馆的定义数字档案馆是指利用数字化技术对企业档案进行数字化处理和管理的机构或空间。
数字档案馆可以存储、管理和检索企业的电子文档和数据，提高档案的利用率和安全性，为企业的决策和运营提供重要支持。
2.建设过程（1）确定建设目标：企业需明确建设数字档案馆的目标和需求，包括提高档案利用率、保障档案安全等方面。
（2）规划建设方案：制定数字档案馆的建设方案，包括建设预算、人员配备、技术设备等。
（3）选址设计建筑：选择适合建设数字档案馆的场地，进行设计和装修工作，确保满足数字化档案管理的需求。
（4）采购技术设备：购买数字化档案管理软件、服务器和存储设备等技术设备，确保数字档案的高效管理和安全保存。
（5）建设和测试系统：进行数字档案馆系统的建设和测试工作，确保系统稳定运行。
（6）培训和推广：对相关人员进行培训，推广数字档案管理的理念和方法，提高档案管理效率和质量。
3.管理模式（1）组织架构：建立数字档案馆的组织架构，明确相关部门和人员的职责和权限，确保档案管理工作有序进行。
（2）档案分类和编目：对企业档案进行分类和编目，建立标准的档案信息体系，便于检索和利用。
（3）数字化处理：将纸质档案转化为电子档案，采用扫描和数字化技术，确保档案的整体性和完整性。
（4）安全管理：加强数字档案的安全管理，包括备份、加密、权限控制等措施，避免档案泄漏和损坏。
（5）定期审查和更新：定期对数字档案进行审查和更新，确保档案信息的及时性和准确性，防止信息陈旧和错误。
4.技术应用（1）数字化处理技术：采用先进的扫描和数字化技术，将纸质档案转化为电子档案，提高档案的管理和利用效率。
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企业数字档案馆建设指南为加强对企业数字档案馆（室）建设工作的指导，规范企业数字档案馆（室）建设工作，国家档案局组织编制了本指南。
本指南适用于各企业开展数字档案馆（室）建设工作。
除非特别说明，本指南所用术语均引自《电子档案管理基本术语》（DA/T 58-2014）。
本指南由国家档案局提出并归口。
本指南起草单位：国家档案局经济科技档案业务指导司本指南主要起草人：付华、王雁宾、姜延溪、蔡盈芳、张晶晶、熊伟、孙晓光、周喜、皮楠、环红目录1 概念与基本特征 (3)1.1 概念 (3)1.2 基本特征 (3)2 建设目标与原则 (4)2.1 建设目标 (4)2.2 建设原则 (4)3 基础设施建设 (4)3.1 机房建设 (4)3.2 网络设施 (5)3.3 硬件设备 (5)3.4 基础软件 (5)3.5 其他设施 (5)4 电子档案管理系统建设 (5)4.1 收集功能 (5)4.2 整理功能 (6)4.3 保存功能 (7)4.4 统计功能 (8)4.5 利用功能 (8)4.6 系统管理功能 (9)4.7 传统载体档案辅助管理功能 (10)4.8 其他可选功能 (11)5 数字档案资源建设 (11)5.1 传统载体档案数字化 (11)5.2 电子文件归档 (12)5.3 专题数据库建设 (12)6 制度规范建设 (12)6.1 制度建设 (12)6.2 标准规范建设 (12)8 经费与人才保障 (14)9 建设步骤 (14)企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。
企业档案工作是企业基础性工作，在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企业历史等方面具有重要地位和作用。
随着信息技术的深入发展和广泛应用，建设数字档案馆（室）已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。
建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆（室），有利于整合企业信息资源，增强档案信息管理与服务能力，提高企业管理水平。
1 概念与基本特征1.1 概念本指南所称的企业数字档案馆（室），是指企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。
1.2 基本特征与企业传统档案馆（室）相比，企业数字档案馆（室）具有以下特征：1）档案资源数字化通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。
2）档案管理信息化企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。
3）档案服务知识化企业数字档案馆（室）利用知识管理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，以档案利用需求为导向，有针对性地主动为企业提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务。
2 建设目标与原则2.1 建设目标通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。
2.2 建设原则企业数字档案馆（室）建设应坚持以下原则：1）统筹规划，分步实施企业应将数字档案馆（室）建设纳入企业信息化建设规划，做到同步规划；建设企业数字档案馆（室）应做好总体架构、技术方案的规划，系统建设应考虑可扩展性和兼容性；应根据现有条件有计划、有步骤地建设企业数字档案馆（室），充分保证每一阶段工作目标的实现。
建设过程中档案部门要与企业信息化部门、业务部门、保密部门等协同工作。
2）需求导向，利用优先企业数字档案馆（室）建设应围绕企业研发、生产、经营、管理等企业中心工作，优先建设重要档案资源。
档案资源数字化应以需求为导向，对利用频繁、形成年代相对较早、价值珍贵的档案应优先进行数字化。
网络架构应有利于档案信息资源的共享利用，电子档案、档案数字化复制件存储格式的选取应符合长期保存需要，便于利用，电子档案管理系统功能实现、界面等应尽可能符合用户操作习惯。
3）安全保密，合法合规企业数字档案馆（室）建设应遵守国家法律法规和标准规范，建立健全安全保密管理制度，确保档案信息安全。
应按照安全保密要求开展电子档案管理系统设计、实施、运行和维护。
3 基础设施建设企业数字档案馆（室）基础设施建设应充分考虑档案信息安全、保密的需要，尽量选择技术上自主可控的设施设备。
3.1 机房建设机房建设应根据数字档案馆（室）运行需求和机房建设基本要求，充分利用企业现有信息化基础条件，通过改造、添置设备等方式，建设满足数字档案馆（室）运行要求的机房；涉密机房建设应符合国家有关保密规定。
3.2 网络设施企业数字档案馆（室）的网络应接入企业网，并与互联网隔离，管理涉密档案的数字档案馆（室）网络应与互联网物理隔离。
也可以建立企业档案部门局域网。
网络建设应考虑电子文件收集、归档和电子档案管理、利用需要，网络带宽等性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输要求。
3.3 硬件设备根据电子档案管理系统及基础软件系统部署和高效稳定运行需求配备服务器。
根据科学、可行的存储备份策略，配备稳定与适当冗余的数据存储备份设备。
配备满足工作需要的计算机、扫描仪、数码照相机、打印机以及刻录机、移动存储介质等设备。
3.4 基础软件应结合企业信息化的现状，在统筹利用企业业已运行的基础软件系统的基础上，结合企业数字档案馆（室）开发和运行的需要，配备正版或经过规范测试、登记的自主开发的基础软件，如操作系统、数据库管理系统、中间件、全文检索工具、光学字符识别软件等。
3.5 其他设施应根据需要配备相对独立、符合安全保密要求的档案数字化加工场所和电子档案阅览场所。
4 电子档案管理系统建设4.1 收集功能1）电子文件登记具备电子文件手工登记功能，元数据项在满足国家有关标准要求的前提下，可根据需要增减，具有元数据手工登记校验功能；可对电子文件元数据根据权限进行更改、删除、检索、全文挂接等操作。
2）电子文件和电子档案在线接收应具有符合《企业电子文件归档和电子档案管理指南》有关要求，从业务系统接收电子文件及其元数据的接口。
具有从其他电子档案管理系统接收电子档案的功能，功能符合《电子档案移交与接收办法》有关要求。
3）电子文件和电子档案离线接收应具备电子文件、电子档案和其他数字资源离线批量导入功能，支持常见的XLS、DBF、MDB、XML、TXT等文件格式元数据文件及符合长期保存要求的文件格式全文文件的导入接收，并实现元数据、目录数据与对应电子文件、电子档案的自动关联。
数据导入过程中应支持数据的校验，如是否唯一、是否可以为空、日期格式是否正确等。
当出现部分数据导入失败，应提供报告，指明哪些数据导入失败。
如出现中断（如：断电、断网、死机等），应支持断点续传，再次导入时从中断记录处接续导入。
电子档案的离线接收功能符合《电子档案移交与接收办法》有关要求。
4）电子文件和电子档案接收检测应具备电子文件和电子档案接收的检测功能，能根据电子文件归档和电子档案接收的检测要求对接收的电子文件的“四性”和电子档案的有关属性进行检测，对检测不符合要求的电子文件或电子档案进行标记。
5）传统载体档案全文信息上传挂接具备传统载体档案全文信息上传挂接功能，支持单个、批量文件上传等方式，能建立目录与其对应全文间的关联关系，并保持关联关系稳定。
4.2 整理功能4.2.1 分类按照企业确定的分类方案，将归档文件进行分类，给定分类代号，并支持按年度、保管期限、机构（问题）等多种分类方案分类。
4.2.2 划定保管期限按照档案保管期限表对归档文件划定保管期限。
4.2.3 组件对来自不同系统的归档电子文件按照组件规则组成“件”，并对件内文档按一定的规则进行排序。
4.2.4 组成保管单位能对归档文件按照设定规则自动或在人工干预下组成保管单位，并能按规则将保管单位内文件排序定位。
能在人工干预下调整归档文件所属保管单位并重新排序定位。
4.2.5 编号依据档号编制规则形成档号，所形成档号唯一、简明、合理、稳定、可扩充。
4.2.6 编目根据需要能够编制各种目录。
提供规范的档案目录模板，方便套打出案卷封面、案卷目录、卷内目录、归档文件目录、全引目录、备考表、卷（盒）封面和脊背等。
应支持进行目录模板制作，用户可以对模板中的字体、打印内容、排序方式等进行调整。
应提供打印预览功能，并支持多模板批量生成和打印功能。
4.2.7 关联关系建立具有建立同一件归档文件不同载体间或是文件间关联关系功能。
4.2.8 表格导出支持案卷封面、卷内目录、归档文件目录或全引目录、案卷目录、备考表等信息的通用格式文件导出功能。
4.3 保存功能4.3.1 电子档案存储格式转换与信息组织支持电子档案存储格式的转换，将存入系统的电子档案转换为符合长期保存要求的存储格式。
系统可按《电子档案移交与接收办法》和离线存储载体容量进行信息组织，将组织好的档案存至相应的离线存储载体上。
4.3.2 电子档案长期保存应支持采用迁移、仿真、封装、检测等方式保障数字档案信息的长期保管；能对非通用格式电子档案阅读所需要的原始软硬件在系统中进行标识。
4.3.3 档案整理系统应依据电子档案保管和利用的业务要求分别建立相应数据库。
能根据全宗归属、分类号、保管单位序号及其整理规则、件号、件内文档排列规则等将电子档案排列定位和呈现。
4.3.4 备份应支持备份，包括软件系统备份、数据库备份和电子档案备份，能根据数据重要程度选择在线、离线等不同的备份方式。
4.3.5 定期鉴定支持辅助人工完成档案的定期鉴定工作，根据保管期限、归档日期、密级等属性自动列出到期档案，提醒系统管理员或档案管理员等进行销毁前鉴定和保管期限调整、利用开放、密级调整等相关操作。
4.3.6 销毁管理支持对需销毁档案进行销毁申请、审批、建立销毁标记、监销、删除等操作。
4.3.7 移交具备根据进馆要求或其他有关要求生成移交电子档案信息包等功能，对已移交的电子档案或其他数字资源进行移交时间及去向标识。
4.3.8 介质管理支持对存放电子档案存储介质的统一管理，系统管理员可根据介质保管的实际需求为相应电子档案设置相应的存储介质。
具有介质预警功能，当剩余容量达到设定阈值时，通知系统管理员。
4.4 统计功能应支持按照全宗、分类、时间、文件格式、利用情况等设定规则进行统计、结果显示和打印，并以电子文件形式输出统计数据，支持自定义报表功能。
统计结果能按《全国档案事业统计年报制度》给定格式输出统计数据。
4.5 利用功能4.5.1 检索支持按属性检索档案，具备精确检索、模糊检索、高级组合检索、筛选检索、关联检索、深入二次检索等多种检索方式；有条件的企业可开发全文检索功能。