关于秘书电话礼仪

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秘书电话礼仪原则

秘书电话礼仪原则

秘书电话礼仪原则秘书的工作中是少不了要接打电话的,那么秘书的电话礼仪原则是什么呢?下面是干货资源社小编为大家整理的秘书电话礼仪原则,希望能够帮到大家哦!一、拨打电话时须注意的问题第一,择时通话。

通话时机的选择看似平常,实际上很重要。

有的人只以自己的情况为判断标准,选择自己方便的时候拨打电话,这实际上是对通话对象重视、尊重不够的表现。

设身处地地考虑对方的情况,是选择通话时机的基本原则。

拨打电话要选择通话效率高的时间,换句话来讲,就是人家不会厌烦的时间。

比如休息时间尽量不要给他人打电话,除非万不得已。

严格地讲,晚上10点之后,早上7点之前,没有什么特别的急事不要打电话。

万一有急事打电话,要先说一句“抱歉,事关紧急,打搅了!”否则的话对方很可能会厌烦。

再者,就餐时别打电话。

现代人工作繁忙,通常中午只有一个小时的吃饭时间,如遇电话,岂不影响食欲?另外,倘若不是重大事情,节假日不要打电话。

在现代社会里,尽量不打扰他人的节假日休息应该成为常识。

如果是拨打国际长途电话,尤其是美国、欧洲这样距离较远的国家,还要考虑到时差的问题。

当然,秘书在工作中遇到紧急情况,可随时与有关部门和人员电话联络,但是也要注意把握分寸。

拨打电话除了要注意时间的选择,还要注意空间的选择。

一般来讲,私人电话是在家里打的,公务电话是在办公室打的,在工作场合,拨打私人电话应该尽量用自己的手机。

此外,在公众场所拨打电话实际上是制造噪音污染,除非工作之需,有教养的人一般是不在公众场所拨打电话的,秘书人员更应该注意这一问题,切不可不管有无必要,总是旁若无人地大声吆喝,令他人厌烦。

第二,简短通话。

电话打多长好呢?在日常生活中拨打电话,有多少事就说多长时间,说清楚为止。

但是,在秘书工作中,通话时间是宜短不宜长,要遵守电话礼仪中的“3分钟原则”,即每次通话的时间应该有效地控制在3分钟之内。

当然,这里的“3分钟”并非是绝对的只能通话3分钟,而是指要长话短说,废话少说,没话不说。

秘书打电话的礼仪

秘书打电话的礼仪

秘书打电话的礼仪。

记准电话,以免打错如果拨错号码,应礼貌地向对方道歉,不可随手挂机,然后向对方说:对不起。

选择恰当的拨打时间如无紧急情况,一般白天应在8点以后(假日在9点以后),夜间则在22点之前,以免打扰他人休息。

有午睡的季节,不应在中午打电话,一般通话时间以3~5分钟为宜,伎俩提高通话效率,减少占用时间。

拨打电话前应做好充分的准备通话以前,应对谈话内容与目的做到胸有成竹,有的放矢,避免词不达意,结结巴巴的通话。

发传真时的礼节如发传真,而对方使用的又是电话/传真两用机,也就是两种机器使用同一个电话号码,你可先拨通对方号码,通知对方:您好,请打开传真机,我有传真件发给您,谢谢。

待耳机中听见尖利独特的传真记号时,便可发送传真件。

代拨电话的礼节如果是为上司或同事代拨电话,接通电话后先确认对方身份,然后客气地请对方稍后,告诉对方谁要和其通话,然后把电话转给有关人员或用手捂住话筒请委托者来接电话。

在办公室内避免打私人电话不可占用公司电话谈个人私事,更不允许在工作时间通过电话与亲朋好友聊天。

秘书手机礼仪手机作为日益普遍的通讯工具,其使用礼仪的不完善已经成为礼仪的最大威胁之一,秘书在社交场所或工作场合放肆地使用手机,严重影响他人,也影响到其本身的形象。

关于手机礼仪,秘书们应该注意一下几点。

公共场合不要旁若无人的使用手机。

尤其是在电梯,楼梯,路口,人行道这样的地方,在会议中或是与人洽谈时,最好把手机关掉,特殊情况下可以调成静音或震动状态。

在与人一起用餐的时候,也有必要把手机关掉或是调成震动状态,不要出现当人们正吃到兴头上时被烦人的铃声打断。

在所有公共场合,都要在手机没有使用时,把它放在合乎礼仪的常规位置,放手机最正规的位置是随身携带的公文包里,无论如何都不要拿在手里,安全其间不要放在桌子上,公共场合使用手机,应尽量压低自己的音量,而绝不能大声说话。

手机短信因其快捷又类似书面信函的优势,被大众尤其是年轻人广泛地使用,因此我们很有必要关注一下手机短信的使用礼仪,在公共场合和社交承和不时响起的手机短信声音,和这些场合响起的手机铃声一样失礼。

秘书的电话礼仪

秘书的电话礼仪

秘书的电话礼仪篇一:秘书电话礼仪指导:电话礼仪知多少为了做某项市场调查及电话礼仪指数调查,我一一打通台北及高雄同一类型公司之电话。

当电话铃声响起,接线生快速接起电话并回以非常亲切悦耳对话的公司,相对地当接线生为我转给负责此项业务人员时,该承办人员的回答也一定亲切、诚恳。

当我问他“我们有一份×××资料想提供贵公司或您参考,不晓得方不方便?该寄给谁呢?”这种开放式的问话往往换来的是他极乐意,并很快速地将FAX、姓名、住址一一告知。

当然,有时也会碰到隐姓埋名的对方回应,“你就寄给×小姐(先生)就可以了”,我便更耐心地说:“可不可以麻烦您告诉我,他的全名呢?我想这样比较有礼貌??”。

在这一问一答加上我锲而不舍,恭敬诚恳的求教之下,往往对方会愿意告知。

电话礼仪是公司的门面,来话者也许不知道咱们公司的规模大小,但却很容易从电话中窥究竟。

谨就平时实际在打电话中所感举几个实例与各位分享:一般错误的电话用语及应对正确电话应对状況一:指定人在公司例如:555公司吗? ◎喂!(找谁?你找谁?)◎555公司您早(好) (语气应婉转,避免有拷打口供的口吻) 请问您找谁?例如:请问5总经理在吗?◎按怎(台语)◎请问您哪里找他呢?◎按怎?什么歹势(台语) 什么歹势,快说(台语) ◎什么事◎你有什么事吗? ◎你找他有事吗?等一下(宜说,请稍等,我为您转接) 状况二:指定人不在公司◎他不在!你那位◎对不起,他不在要不要我为您留话呢?◎你哪位◎对不起,他外出我能为您效劳吗?(我能帮您什么忙吗?)◎他不在!你待会再打来◎对不起,他不在 (倘我们的人员经常不在,我们更应需要我请他跟您连络吗?主动表示想回电的意愿,而不是请对方待会再打来,可能客人在几次无法找到当事人的情况下,就转向別人购买了,或产生抱怨种种) ◎我叫他给你回电◎我请他回来跟您联络,好吗? (“叫”是命令的语气,应改为”请”) ◎好的,我请他给您回电。

办公室秘书的电话礼仪

办公室秘书的电话礼仪
■在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。
■要转告正在接待客人的人有电话时,最好不要口头转达,可利用纸条传递口信,这样不仅可以避免泄露秘密,也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。
■听不清楚对方说话的内容时,最好不要犹豫,应立即将状况明确告知对方,请对方给予改善。
■如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:对不起,请问您是哪位?
■接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。
■接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。
■当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。
■当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。
办公室秘书的电话礼仪
OFFICE小姐的对外形象代表了公司的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您公司有极佳的印象。以下是我为大家整理的关于办公室秘书的电话礼仪,供大家参考!
办公室秘书的电话礼仪
■通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。
■如果电话突然发生故障导致通话中断,此时务必换另外的电话再拨给对方,向对方解释清楚。
■挂断电话前的礼貌不可忽视,要确定对方言
发自:谁想要留言
日期:最好也包括具体时间
记录者签名:有助于寻找线索,或弄清不明白的地方
内容:简单技巧
如果接到的电话是找你的上级时,不要直接回答在还是不在,要询问清楚对方的姓名和大概意图,然后说帮您找一下。将所了解的情况告诉你的上级,由他判断是否接电话。

秘书工作中的电话礼仪

秘书工作中的电话礼仪

都会给对方 留下素质太差的印象 ,这不仅会损 害秘书人员的个人形象和单位形象,工作效果
也会 因此而 受到 影响 。为 了提高通话 质 量 ,秘
书人员在通话前应做充分的准备 。如在电话机 旁准备好记录通话 内容的记录本 ,以免电话接
通 后 才到处 去找 纸和笔 ,这 样不仅 浪费 对方 的
我”的心态接打电话 ,做到专心致志 、心无旁 骛,切不可心不在焉 ,一边打电话一边与旁人
说话 ,或 者边说边 吃 东西 。通 话 中 ,秘 书人员 应态 度谦 逊 、诚 恳 ,彬 彬有 礼 ;语 言 和蔼 、亲
时间 ,也是 一种 不礼 貌的行 为 。 秘 书人 员拨 打工作 电话 应 注意 以下 两点 :
听 ,或表示 理解 和赞 同 ,这 样就会 形 成 良好 的
理清思路,打好腹稿。秘书人员事先最好把要
谈 的 内容记 录在 纸上 ,以免 提起话 筒后说 话 没
有头绪 、丢 兰落 四 ,让 对 方 听 了 半 天不 知所 云。 当领 导 正在开 会或 陪 同来 宾商谈 工作 时 ,

定不要打电话向领导请示问题 、汇报情况 ,
时机 、场合 ,采取容易被领导接受的方式 、方
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断电话 。当来电人索要领导的电话号码时 ,经 时间场合 、不注意 方 式 方 法 ,不仅会贻误工 分析判断认为确有必要的可以热情告知 ;若工 ’作 ,也会给对方留下不好的印象。 作纪 律不允 许把 领导 的 电话 号码 告诉对 方 ,可 =.叠话过程 中应t∞的曩删和注意●
巧不在场或者对方拨错号码时 ,应礼貌相告 , 或请对方核 对 电话 号 码,不能简单地说一声
“ 不在 ”或大 声怒斥 “ 打错 了” 就用力 挂 他 你

办公室秘书基本礼仪_办公室基本礼仪

办公室秘书基本礼仪_办公室基本礼仪

办公室秘书基本礼仪_办公室基本礼仪电话礼仪在接听电话时,你所代表的是单位而不是个人,所以不仅要言语文明、音调适中,还要让对方能感受到你的微笑。

同时,更不要忘记每一个重要的电话都要做详细的电话记录,包括来电的时间、来电的单位及联系人、通话内容等。

迎送礼仪当客人来访时,应该主动从座位上站起来,引领客人进入会客厅或接待区,并为其送上饮品,如果是在自己的座位上交谈,应该注意声音不要过大,以免影响周围同事。

另外,接待客人要切记面带微笑。

击掌礼仪开心的击掌就是始终如一有力的,这能够彰显你的信心和热情,但无法太用力且时间过长。

如果你的手上存有污垢或者存有水、汗,就不必和别人击掌了,但必须主动向对方表明不击掌的原因。

名片礼仪递送名片时,应用双手拇指和食指执名片两角,让文字正面朝向对方,接名片时要用双手,并认真看一遍上面的内容,使对方感觉你很重视他。

参加会议时,应该在会前或会后交换名片,不要在会中擅自与别人交换名片。

在办公室工作,服饰必须与之协同,以彰显权威、声望和精明强干为宜。

男士最适宜穿着白、灰、蓝三色的西服套装领带。

女士则最出色穿西装套裙、连衣裙或长裙。

男士特别注意不要穿印花或大方格的衬衫;女士则不必把露、皱、长的衣服穿至办公室里回去,否则并使内衣若隐若现很不雅观。

在办公室里工作不能穿背心、短裤、凉鞋或拖鞋,也不适合赤脚穿鞋。

戴的首饰也不宜过多,走起路来摇来摇去的耳环会分散他人注意力,叮当作响的手镯也不宜戴。

在办公室里对上司和同事们都必须讲究礼貌,无法由于大家天天见面就将问候省略掉下来了。

"您好"、"早安"、"再可以"之类的问候语必须经常采用,不厌其烦。

同事之间无法表示兄弟道弟或发疯外号,而需以姓名为重。

对上司和前辈则可以用"先生"或其职务去称谓,最出色相同他们在大庭广众之前打趣。

对在一起工作的女同事要尊重,不能同她们拉拉扯扯、打打闹闹。

办公室秘书电话礼仪有哪些禁忌办公室接电话礼仪

办公室秘书电话礼仪有哪些禁忌办公室接电话礼仪

办公室秘书电话礼仪有哪些禁忌办公室接电话礼仪1、忌争辩时刻保持高度警惕,不要忘记你的职业和你的身份。

卖家在与买家沟通时,我们主要是推销产品的,而不是来参加辩论会的,要知道与买家争辩解决不了任何问题,就算你能争赢了又如何只会招致顾客的反感。

卖家首先要理解买家对商品有哪些不同的认识和见解,容许顾客发表意见,发表不同的意见;如果你刻意去与买家发生激烈的争论,即使占了上风,赢得了胜利,把顾客驳得哑口无言,你能得到的是什么呢是失去了买家,丢掉了生意。

2、忌质问如果您要想赢得买家的青睐与赞赏,就不要出现质问买家的情况。

卖家与买家沟通时,要理解并尊重买家的所需与观点,要知道人各有所需,他买商品,说明他需要此商品。

他不买,说明他有原因,切不可采取质问的方式与买家谈话。

3、忌命令人贵有自知自明,要清楚您在买家心中的地位。

你不是顾客的领导和上级,你无权对买家指手画脚,下命令或下指示;你只是一个卖家,他的一个购物向导。

卖家在与买家交谈时,微笑再展露一点,态度再和蔼一点,说话要轻声一点,语气要柔和一点,要采取征询、协商或者请教的口气与买家交流,切不可采取命令和批示的口吻与人交谈。

4、忌炫耀每个人的品味及审美观都不一样,你认为好的买家他未必认为也好。

与买家沟通谈到自己的商品及店铺时,要实事求是地介绍,稍加赞美即可,万万不可忘乎所以、得意忘形。

5、忌直白俗语道:打人不打脸,揭人不揭短。

我们一定要做到言之有物,因人施语,要把握谈话的技巧、沟通的艺术,要委婉忠告。

卖家要掌握与买家沟通的艺术,买家成千上万、千差万别,有各个阶层、各个方面的群体,他们的知识和见解都不尽相同。

我们在与其沟通时,如果发现他在认识上有不妥的地方,也不要直截了当地指出,说他这也不是那也不对。

一般的人最忌讳在他人面前丢脸、难堪,换作是你的话,能容得下别人对你如此无礼6、忌批评与买家交谈要多言赞美,少说批评,要掌握赞美的尺度和批评的分寸。

如果发现他身上有些缺点,我们也不要批评和教育他,更不要指责他。

秘书的电话礼仪(5篇)

秘书的电话礼仪(5篇)

秘书的电话礼仪(5篇)1、秘书电话礼仪因此秘书必需具有“我代表公司”的意识,这样,不但树立了自己的良好的形象,同时也把自己公司的良好形象留给了对方。

接听电话第一声应说:“您好”,然后再报上本公司的名称、自己所在的部门或姓名。

作为秘书,应把握接电话的规范:随时保持笑容打电话是从语言和声调开头的。

在接电话的过程中,你的眼睛、手势以及各种形态的动作,对方都看不到,因此这时打电话的语气和声调就显得非常重要。

人在微笑时说话的声音,会使人感到柔软、舒适。

所以,在接听电话时,应随时保持笑容。

姿势正确,声音清朗在接听电话中,虽然通话双方相互看不到对方,但你的心理状态、当时的心情和心境,都会特别微妙而又特别真实地反映到语调、语气上来,所以,在接听电话时,不行以有一副慵懒的姿势或者懒散的样子。

这样,会使对方明显地感觉到你对他的不敬重。

不要让电话铃响的太久电话铃声响两下时,要快速拿起电话,这时一种避开让对方久等的礼貌做法。

假如在特别状况下,铃声响几声后才接电话,应向对方致歉,这样才会使对方对你产生良好印象,认为你很有礼貌、很有修养,同时也会对你的单位产生良好的印象。

用左手我电话,右手执笔接听公务电话时,肯定要用左手持话筒,右手执笔,一边交谈,一边记录电话内容。

正确记录所要传达的事企业电话讲究效率第一,电话的记录传达宜求简洁明白,最忌讳拖泥带水,不得要领。

在做电话记录时,要登记何时、何人、何地、何事、如何处理等等。

理智地回答一般性的询问对打错的电话表示谅解;对个人私事的来电简要回答;对电话骚扰不予理睬;对员工家庭急事予以紧急处理;对看法粗暴语言粗鲁的来电,仍应保持你的礼貌和职业性语言,不和他争论和顶撞。

记准电话,以免打错假如拨错号码,应礼貌地向对方抱歉,不行顺手挂机,然后向对方说:“对不起”。

选择恰当的拨打时间如无紧急状况,一般白天应在8点以后〔假日在9点以后〕,夜间则在22点之前,以免打搅他人休息。

有午睡的季节,不应在中午打电话,一般通话时间以3~5分钟为宜,伎俩提高通话效率,削减占用时间。

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关于秘书电话礼仪
秘书的电话礼仪中表示,电话作为现代通讯联络的手段,在企业运作中起着十分重要的作用,当客户第一次打电话到某公司时,秘书明朗的声音。

清晰的吐字、礼貌的语言和适度的措词会给对方留下深刻而又美好的印象,同时也会使对方对该公司产生深刻而美好的印象。

下面是为大家整理的关于秘书电话礼仪,希望能够帮到大家哦!
接听电话第一声应说:您好,然后再报上本公司的名称、自己所在的部门或姓名。

作为秘书,应掌握接电话的规范:
随时保持笑容
打电话是从语言和声调开始的。

在接电话的过程中,你的眼睛、手势以及各种形态的动作,对方都看不到,因此这时打电话的语气和声调就显得格外重要。

人在微笑时说话的声音,会使人感到柔和、舒服。

所以,在接听电话时,应随时保持笑容。

姿态正确,声音清朗
在接听电话中,虽然通话双方互相看不到对方,但你的心理状态、当时的心情和心境,都会非常微妙而又非常真实地反映到语调、语气上来,所以,在接听电话时,不可以有一副慵懒的姿态或者懒散的样子。

这样,会使对方明显地感觉到你对他的不尊重。

不要让电话铃响的太久
电话铃声响两下时,要迅速拿起电话,这时一种避免让对方久等
的礼貌做法。

如果在特殊情况下,铃声响几声后才接电话,应向对方致歉,这样才会使对方对你产生良好印象,认为你很有礼貌、很有修养,同时也会对你的单位产生良好的印象。

用左手我电话,右手执笔
接听公务电话时,一定要用左手持话筒,右手执笔,一边交谈,一边记录电话内容。

正确记录所要传达的事
企业电话讲究效率第一,电话的记录传达宜求简洁明了,最忌讳拖泥带水,不得要领。

在做电话记录时,要记下何时、何人、何地、何事、如何处理等等。

理智地回答一般性的询问
对打错的电话表示谅解;对个人私事的来电简要回答;对电话骚扰不予理睬;对员工家庭急事予以紧急处理;对态度粗暴语言粗鲁的来电,仍应保持你的礼貌和职业性语言,不和他争辩和顶撞。

记准电话,以免打错
如果拨错号码,应礼貌地向对方道歉,不可随手挂机,然后向对方说:对不起。

选择恰当的拨打时间
如无紧急情况,一般白天应在8点以后(假日在9点以后),夜间则在22点之前,以免打扰他人休息。

有午睡的季节,不应在中午打电话,一般通话时间以3~5分钟为宜,伎俩提高通话效率,减少占
用时间。

拨打电话前应做好充分的准备
通话以前,应对谈话内容与目的做到胸有成竹,有的放矢,避免词不达意,结结巴巴的通话。

发传真时的礼节
如发传真,而对方使用的又是电话/传真两用机,也就是两种机器使用同一个电话号码,你可先拨通对方号码,通知对方:您好,请打开传真机,我有传真件发给您,谢谢。

待耳机中听见尖利独特的传真记号时,便可发送传真件。

代拨电话的礼节
如果是为上司或同事代拨电话,接通电话后先确认对方身份,然后客气地请对方稍后,告诉对方谁要和其通话,然后把电话转给有关人员或用手捂住话筒请委托者来接电话。

在办公室内避免打私人电话
不可占用公司电话谈个人私事,更不允许在工作时间通过电话与亲朋好友聊天
秘书手机礼仪
手机作为日益普遍的通讯工具,其使用礼仪的不完善已经成为礼仪的最大威胁之一,秘书在社交场所或工作场合放肆地使用手机,严重影响他人,也影响到其本身的形象。

关于手机礼仪,秘书们应该注意一下几点。

公共场合不要旁若无人的使用手机。

尤其是在电梯,楼梯,路口,
人行道这样的地方,在会议中或是与人洽谈时,最好把手机关掉,特殊情况下可以调成静音或震动状态。

在与人一起用餐的时候,也有必要把手机关掉或是调成震动状态,不要出现当人们正吃到兴头上时被烦人的铃声打断。

在所有公共场合,都要在手机没有使用时,把它放在合乎礼仪的常规位置,放手机最正规的位置是随身携带的公文包里,无论如何都不要拿在手里,安全其间不要放在桌子上,公共场合使用手机,应尽量压低自己的音量,而绝不能大声说话。

手机短信因其快捷又类似书面信函的优势,被大众尤其是年轻人广泛地使用,因此我们很有必要关注一下手机短信的使用礼仪,在公共场合和社交承和不时响起的手机短信声音,和这些场合响起的手机铃声一样失礼。

秘书们应杜绝一边和别人交谈,一边低头查看短信的举止,这是对对方的极大不尊重。

同时在短信的内容选择和编辑上,应该和同行文明一样重视。

秘书的电话礼仪,从秘书接听电话,拨打电话,使用手机通话等礼仪方面进行详细的介绍。

希望在公共场合或是上班场合或是社交场合,都不会因为电话的礼仪问题而有损公司的形象。

秘书手机使用注意事项第一,要安全使用。

和平与发展是当今时代的主题,但不安全因素仍然大量存在,所以一个有经验的秘书人员是不会用移动电话来传送重要信息的。

尤其在国际交往中,有些非法组织和个人使用窃密的工具,窃取移动电话
中的信息资料。

所以,从保密的要求来讲,移动电话是不适合传递重要信息的。

秘书人员还要注意遵守安全规范,比如开车的时候不打手机,乘坐飞机时手机要关机,在加油站附近和病房之内不使用手机等。

第二,要文明使用。

这一要求是指秘书人员在使用手机时要有尊重人、爱护人、关心人、体谅人的意识。

在公众场合,秘书人员要养成手机改成振动或者静音、甚至关机的习惯。

不要让手机在大庭广众中频频响起,更不要在人多之处接听电话。

另外,手机有一些特殊的附带功能,比如发短信、拍照等。

在使用这些功能时就要注意,给别人拍照要先征得对方同意。

发手机短信应该发有效、有益的信息,不可动辄给他人发黄色段子,开庸俗玩笑。

第三,要规范使用。

首先,使用手机通话,跟使用座机是一样的,礼貌用语要有,电话该谁挂就是谁挂,该道别就要道别。

这些要按照一般座机的使用规则去遵守。

其次,手机也同样不宜相互借用,手机里储存的电话号码、短信以及通话记录等,从某种意义上讲都是个人隐私。

最后手机还要注意携带的位置。

秘书的手机不可别挂在腰带上,因为这样会导致西装七扭八歪,上衣鼓鼓囊囊,有损秘书人员的形象。

同时,秘书人员的手机也不可挂在脖子上,因为这样既不符合身份,也影响身体健康。

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