办公室文员培训资料
办公室文员要求和日常工作培训
细致的观察室文员需要具备敏锐 的观察力，能够注意到工 作中的细节问题，并及时 采取措施加以解决。
预见问题
通过观察和经验积累，办 公室文员应具备预见问题 的能力，提前采取预防措 施，避免问题发生。
反馈问题
当发现潜在问题时，办公 室文员应及时向上级领导 反馈，并提出合理化建议 。
反馈和建议。
03 办公室文员的培训
CHAPTER
办公软件操作培训
总结词
熟练掌握办公软件是办公室文员的基本技能，包括Word、Excel、 PowerPoint等。
详细描述
办公室文员需要能够熟练地使用办公软件进行文档编辑、表格制作和幻灯片演 示，以满足日常办公需求。培训内容包括文档排版、表格制作技巧、幻灯片设 计等。
注重细节，提高工作质量
细心核对
在处理文件和资料时，要细心核对，确保信息的准确性和完整性 。
规范操作
遵循工作规范和流程，避免因操作不当导致错误或延误。
及时反馈
对于工作中发现的问题或异常情况，要及时向领导或相关部门反馈 。
积极应对变化，增强适应能力
适应新环境
面对新的工作环境和任务，要积极适应，尽快熟悉并掌握新的工作 内容。
有效沟通方式
办公室文员应掌握多种沟通方式， 如面对面、电话、邮件等，以便根 据不同情境选择最合适的沟通方式 。
高效的工作能力
合理安排时间
保持工作场所整洁
办公室文员需要具备时间管理能力， 合理安排工作，确保按时完成各项任 务。
办公室文员需要保持工作场所整洁有 序，提高工作效率。
高效处理文件和资料
办公室文员需要熟练掌握各种办公软 件，如Word、Excel、PPT等，以便 高效处理文件和资料。
办公室文员要求与日常工作培训
办公室文员要求与日常工作培训随着社会的不断发展，办公室文员成为了现代企事业单位中不可或缺的一员。
然而，办公室文员的工作除了日常的文书处理和计算任务外，还要承担着一些重要的工作，如文件传递、信息收集、资料归档、沟通联络等，因此对于文员来说，除了了解各类办公软件和业务知识之外，还需要具备一些基础素质和技能。
本文主要介绍了办公室文员应具备的基础素质和技能，并对应进行相应的日常工作培训。
一、办公室文员基础素质1.责任心：办公室文员的工作往往是基层员工的基础工作，因此需要具备很强的责任心，特别是在数据处理、文档传递等方面需要格外注意把控，否则很容易引起企业失误甚至给公司带来不利影响。
2.沟通能力：在办公室里，跟不同的同事和上级沟通作为基础的技能，所以必须学会如何和他人沟通及理解不同的需求。
3.团队协作：企业文化重视团队协作的能力，文员在日常工作中常常要协助公司其他职员或部门，所以团队协作能力非常重要。
4.执行能力：文员常要处理一些日常工作，例如报告和计算，因此必须具备完美的执行能力，做出来的工作必须准确无误。
5.自我学习能力：在企业内部，各个部门都有自己不同方面的知识或技能。
文员需要具备不断学习的能力，将企业的需要与自己的技能提升相结合，这将有助于文员在工作中的成长和晋升。
二、办公室文员日常工作培训1.信息管理：办公室文员的工作离不开信息的管理和组织，因此训练基本的信息管理是必要的。
这里的信息管理包括对文件的分类、命名、存储和检索等操作方法，使文员可以快速有效的进行文档管理。
2. 操作办公软件：办公室文员所需掌握的办公软件包括办公文书处理软件、电子表格软件、计算机会计软件等。
对于使用这些软件来处理文件、表格等的文员，应该学会使用它们的基本操作方法和常见的功能特性，例如字体、图片等的处理，以及如何完成自己的工作。
3.商务公函写作：商务写作技能是办公室文员必备的职业技能，因为办公室文员通常需要处理企业外部邮件和文书。
办公室文员要求和日常工作培训
办公室文员要求和日常工作培训概述办公室文员是现代办公环境中不可或缺的角色之一。
他们承担着组织内部行政和文书工作的责任，有效地管理办公室流程对于整个组织的顺利运转至关重要。
本文将介绍成为一名优秀办公室文员的要求，并提供常见的日常工作培训内容。
办公室文员的要求办公室文员需要具备以下几个方面的能力和素质。
1. 细致入微的注意力办公室文员往往需要处理大量的文件和信息，因此对细节的关注和注意力十分重要。
文员应该能够准确无误地处理文件，识别可能的错误或遗漏，并有能力解决问题。
2. 准确和高效的书写能力作为办公室文员，书写能力是必不可少的。
文员需要以统一且易于理解的格式来书写文件、报告和备忘录等文档。
准确的语法和拼写也非常重要，以避免导致误解或误读。
3. 出色的组织和管理能力办公室文员经常要处理多个任务和项目，因此需要有出色的组织和管理能力。
他们需要能够合理安排时间和资源，高效地处理优先事项，并有效地与同事和上级沟通协调。
4. 熟练的电脑和办公软件使用能力现代办公室依赖于各种电脑和办公软件，因此办公室文员需要具备熟练的计算机操作技能和使用办公软件的能力。
熟悉常用办公软件如Microsoft Office套件（Word、Excel、PowerPoint等）以及邮件和日历管理工具是必要的。
5. 良好的沟通和团队合作能力办公室文员常与内外各类人员进行沟通和协调，因此需要具备良好的口头和书面沟通能力。
同时，他们应该能够与团队成员紧密合作，共同完成目标和项目。
日常工作培训内容1. 办公室规章制度和流程新招聘的办公室文员应该接受关于办公室规章制度和流程的培训。
这包括熟悉组织的管理政策和办公流程，如文件归档、会议安排、文件传递等。
2. 电脑和办公软件培训办公室文员需要参加基本的电脑和办公软件培训，以提高对计算机和办公软件的操作熟练度。
这可能包括键盘快捷键、文件管理、电子邮件和日历管理等内容。
3. 文件管理和归档文件管理是办公室文员的重要职责之一。
文员基础知识培训
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3、本部门任何物品的外借必须经部门负责人批准方可。借出物品必须履 行相应的借出程序，并在规定期限内收回。
4、部门的设施设备要定期进行清洁与保养，需要工程维修部配合的，要 主动沟通，以达到及时维护、防止损坏、延长使用寿命的目的。 5、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭
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18.办公室礼仪
办公室里同事日日相处，关系往往十分密切，能否处得和谐、融洽， 对工作是否轻松愉快有着很大的作用，同事交往的基本原则是平等与 相互尊重。 • 1、在工作中公平竞争 • 2、要讲求协作精神 • 3、要尊重他人 • 4、要平等、广泛的交往，不要结成小集体 • 5、要注意和同事交往中的语言技巧
20.个人仪容仪表
责,并起表率作用
24、上司分配的其他工作
25、各种人事表格的使用
附：
十二不忘
• 事前不忘请示，事后不忘汇报； • 行文不忘签名，材料不忘存档； • 办事不忘日志，忙碌不忘程序； • 随行不忘记录，知情不忘保密； • 工作不忘计划，过程不忘跟踪； • 管理不忘创新，服务不忘无限。
THANK YOU FOR LISTENING ! （感谢您的聆听！）
9.文字处理
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传递及接收文件
草拟文件（全面、准确的反映客观实际情况，观点明确， 条理清晰，内容充实，结构严谨，表达准确，文种，格 式使用正确） 整理文件及归档
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10.印章的使用
• • • 1、未经允许，不可以随便使用印章。 2、慎重地使用印章,不得在空白凭证上加盖印章。 3、未经允许，不可以将印章带出工作区域。
21.办公环境
• 办公环境不仅影响工作人员的情绪和工作效率，也是单位形象的一个 窗口。整洁、优雅的办公室体现了井然有序的工作情况和乐观进取的 精神风貌，文秘人员应将办公室收拾整齐，并爱护，保持办公室的公 共卫生。
办公室文员培训教材PPT(共 90张)
穿着:男性
ü 西装:上下身同一色系,与衬衣、领带匹配,整洁笔挺，不过分华丽;西装口 袋盖放在外面;与人谈话时及打招呼时,西装第一个钮扣要扣住;上口 袋不要插笔两侧口袋不要因放东西鼓起来.
ü 衬衣：领口与袖口保持洁净。扣上风纪扣，不要挽袖子。质地、款式与颜 色与其他服饰相匹配;以单色为主，白色和浅蓝色衬 衫显得比较正规.
ü 嘴： 牙齿整齐洁白，口中无异味，嘴角无泡沫，会客时不 嚼口香糖等食物。女性不用深色或艳丽口红。
ü 脖子：不戴项链或其他饰物。 ü 手：洁净。指甲整齐，不留长指甲。不涂指甲油， ü 帽子：整洁、端正，颜色与形状符合己的年龄与身份。
穿着:女性
ü 以庄重、大方、得体的职业套装为主,不宜穿大 衣、过分雍肿、紧身、暴露、过分华丽的服装.
脸部表情
Ø 做几种笑的演习：微笑、偷笑、嘲笑、苦笑、真诚 的笑、开怀大笑、生气的笑
Ø 应常常恰到好处地微笑，让人感到平易近人，和蔼 可亲。不可老板着面，对人不理不睬。
Ø 走出自信。避免做作。切忌八字步。
手势
Ø 指引：需要用手指引某样物品或接引顾客和客人时， 食指以下靠拢，拇指向内侧轻轻弯曲，指示方向。 （不可用手指或两个指头，手指向下表示向动物指引 或介绍，手指向上表示尊敬。）
Ø 招手：向远距离的人打招呼时，伸出右手，右胳膊伸 直高举，掌心朝着对方，轻轻摆动。不可向上级和长 辈招手.
ü 上衣应带袖，衬衫会更显庄重正规， 下配及膝西服裙或长西裤.
ü 如穿无袖连衣裙，应外套长袖或短袖 的上衣
穿着:女性
ü 穿西服裙必须穿连裤袜，颜色以浅灰色或浅黑色为宜; 穿西裤时袜子的长度使你不至于在坐下时，或是一条腿搭在 另一条腿上时露出腿部的皮肤为合适.
文员培训资料
文员培训资料一、客户接待及业务办理1、客户到达营业厅门口时（1）保持微笑，主动向客户问好（2）询问客户业务办理类型（提货、发货等）2、客户进入营业厅（1）为客户让座（2）为客户倒水，水温要适中，水倒八分满；双手递给客户（3）客户入座2分钟之内必须为其倒水（4）向客户介绍公司宣传资料3、业务办理（1）引导客户，正确录入货物信息（2）开单后，请客户仔细阅读单据信息，确认后签名（3）收取客户运费时相客户报出：收您***元，找你***元（4）将单据联双手递于客户4、送别客户（1）向客户赠送公司宣传资料（2）向客户道别二、制单、制作标签1、代单填开具体操作要求：A始发地：必须是部门所在地，例如：南海敦豪、广胜等；B目的地：必须填写当地一级城市名，后再到县城等；C提货方式：自提、送货、免费自提、免费送货；D托运人：必须填写托运公司货托运人，不能填写开单部门为托运人；E收货人：必须填写收货人姓名或收货公司全称及联系电话，不能填写如“张先生”或“马小姐”之类的泛称；F货物品名及包装：一定要填写货物真实品名及包装；H货物件数：一定要如实填写货物实际件数，不能填写拼合包得件数；I货物重量：必须如实填写货物实际重量；J付款方式：到付、现金、款中扣、回单付；K签收单：根据客户的实际要求返回签收单2、制作标签根据发货人的实际情况，打上收货人的名称、货物品名、件数、到站地点、联系电话等，制作标签完毕后，交给仓管去粘贴。
三、到达货物自提办理当货物到达目的站时候，提前通知客户信息点：1、告知客户货物的始发地，2、货物品名、件数3、货物运费总额、付款方式4、提货部门地址、联系电话5、提货携带证件（本人/带领/收货人是公司）提货注意事项，需带齐所需证件，办理提货时询问是本人还是带领，如果不是本人前来提货，就需要委托人携带本人身份证原件、收货人的身份证复印件和所需费用办理提货手续，如收货人是公司名字，则需要携带公司委托证明书及提货人身份证原件，公司方给予提货四、联系客户送货、请车送货的时候需通知客户信息：1、告知客户货物的始发地2、到达货物的品名、货物件数3、确认客户可收货时间段4、运费总额（到付）、代收货款金额（若有）5、是否需要上楼（需加钱）6、告知客户收货所需证件确定好以上信息及跟收货人联系好时间后，公司车辆在有空闲时间情况下，优先安排公司车辆送货，如公司车辆外出时，则对外联系外租货车。
学校办公室文员培训计划
学校办公室文员培训计划
一、培训目的
学校办公室文员是学校行政工作中非常重要的一环，他们负责办公室日常事务处理、文件整理、资料管理等工作。
为了提高办公室文员的工作效率和专业素养，制定本培训计划旨在帮助文员提升工作能力，提高专业技能水平。
二、培训内容
1.办公室文员的基本职责和工作流程介绍
2.文件处理和管理技巧培训
3.电脑办公软件的应用技能培训
4.公文写作和编辑规范培训
5.沟通技巧和团队合作培训
6.保密制度和信息安全意识培训
7.办公室常见问题处理技巧培训
三、培训方式
1.线下集中培训：通过专业培训机构或外部讲师组织开展培训课程，为
期2天。
2.线上网络培训：通过视频教学、在线学习平台等形式进行培训，灵活
安排学习时间。
四、培训流程
1.日程安排：
–第一天：介绍培训计划和基础知识培训
–第二天：实操训练和案例分析
2.培训考核：学员需参加考试，通过考核方可获得培训证书。
五、培训效果评估
1.通过考核成绩评定学员的培训效果。
2.组织学员填写培训反馈问卷，收集意见和建议，不断改进培训内容和
方式。
六、培训师资
培训讲师具有丰富的教学经验和实践经验，能够针对学员需求提供个性化培训服务。
七、总结
学校办公室文员培训计划旨在提高文员的办公能力、专业素养和团队合作意识，帮助他们更好地应对工作中的挑战和需求。
通过培训，学员将能够提升自身竞争力，更好地胜任工作任务，为学校行政工作的高效运作贡献力量。
文员培训资料
文员培训资料一、培训概述文员是企业中重要的办公室人员，他们负责处理日常的文件、资料和信息，并协助上级管理者完成各项工作任务。
为了提高文员的综合素质和办公能力，本次培训将针对文员的职责、技能和知识进行系统的讲解和培养，使其能够胜任各项文秘工作。
二、职责与要求1. 了解和熟悉企业的组织结构和各部门职能，能够准确理解和呈现领导的工作要求。
2. 能够独立完成日常文秘工作，包括文件的收发、复印和归档等，确保办公区域整洁有序。
3. 具备良好的沟通技巧，能够准确理解上级的需求并及时传达，与同事和客户保持良好的关系。
4. 具备高效的时间管理能力，能够合理安排工作计划和处理紧急任务，保证工作按时完成。
三、文员培训课程1. 组织架构与职能- 公司整体架构和各部门职能介绍- 熟悉不同部门之间的协作流程和规范- 掌握各类文件的命名规则和存档方式2. 技能与工具应用- 掌握Office办公软件的基本操作，包括Word、Excel和PowerPoint等。
- 学习使用电子邮件和即时通讯工具，提高沟通效率和准确性。
- 熟悉复印、传真、扫描等办公设备的使用方法和维护保养。
3. 专业文案撰写技巧- 学习撰写各类文档的基本规范和格式，如公文、报告、备忘录等。
- 提升文案的表达能力和文字处理能力，注重语言的准确和简明扼要。
4. 会议组织与记录- 学习会议组织和安排的基本规则和流程。
- 提高会议记录的准确性和效率，包括主题、参与人员和决议等要点。
5. 日程管理与安排- 学习使用日历和提醒工具，合理安排自己和上级的日程安排。
- 掌握时间管理的方法和技巧，提高工作效率和任务完成质量。
四、培训方法本次培训将采用多种教学方法，包括理论讲解、案例分析和实际操作等。
培训过程中将充分结合文员实际工作情况，通过模拟和角色扮演等方式，锻炼文员的应变能力和处理复杂事务的能力。
五、考核和评估为了检验培训成果，将设立考核和评估环节。
考核内容将覆盖培训课程的各个方面，包括理论知识掌握、实际操作能力和综合素质等。
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办公室文员培训资料
办公礼仪
办公室礼仪能够使得职业生活愉快同时富于效率。
在你刚刚开始在一个新环境上班，你可能对某些礼仪感到难以运用得体甚至觉得是繁文缛节，然而不要赶忙改变它。
留心观看该如何样做和什么缘故如此做：接、穿衣服、办公桌和办公区的布局及装饰，在办公室用餐、传阅文件等等。
你第一要对别人的行为留下印象然后再确定自己的行为规范。
在你对约定俗成的适应熟悉后再开始做一些改变会更加富有成效。
每个办公室关于称呼某人名字或者是称呼他/她的头衔都有固定的适应。
新雇员要遵循适应，注意别人是如何样称呼的。
即便别人帮了个小忙，也要说一声感谢。
职员的外表、仪容、仪态
一、外表仪容的差不多要求：
衣着是人们审美的重要方面，俗语说"三分模样、七分衣装"。
每个职员穿着公司提供的统一降服，它代表的企业形象本身确实是礼貌的表现。
各个部门的降服样式不同，它是标志职员所在不同工作岗位的服装，是我们工作的专门需要。
1、降服保持整齐清洁、纽扣要齐全扣好，不能将衣袖、裤子卷起，女工作人员穿裙子，不
可露出袜口，皮鞋要保持光亮。
2、注意个人卫生，包括躯体、面部、手部、头部、口腔的清洁。
3、女职员上班要化妆，但不得浓妆艳抹，幸免使用过浓的香水，指甲不能过长，涂指甲油
尽量使用淡色，不能戴过多饰物上班。
4、男职员不化妆，头发不盖耳及过衣领，每天剃须，不留长指甲板，在工作时刻不准吸
烟，男女均不戴有色眼镜，剪怪异发型、染发。
5、必须佩戴工号牌，工号牌应佩戴在左胸处，不得任其歪歪扭扭。
6、两脚脚跟着地，脚尖离开约45度，腰背挺拔，胸膛自然，颈脖伸直，头微向下，使人看清你的面孔。
两臂自然，不耸肩，躯体重心在两脚中间。
在上级面前，不得把手交叉抱在胸前。
7、坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方，要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地点，然后再坐。
8、行走应轻而稳。
注意仰头挺胸，肩要平、身要直。
女子走一字步（双脚走一条线，不迈大步），男子行走时双脚跟走两条线，但两线尽可能靠近，步履可稍大。
在地上的横向距离3厘米左右。
走路时男子不要扭腰，女士不要要臀部，行走时不可摇头晃脑、吹口哨、吃零食，不要左顾右盼、手
插口袋或打响指。
不与他人拉手、搂腰搭背，不奔驰、跳跃。
因为需要必须超越客人时，要礼貌致歉，说声对不起。
同时注意：
9、尽量靠右行，不走中间。
10、与上级、来宾相遇时，要点头示礼致意。
11、与上级、来宾同行至门前时，应主动开门让他们先行，不能自己抢先而行。
12、与上级、来宾上下电梯时应主动开门，让他们先上或先下。
13、引导客人时，让客人、上级在自己的右侧。
上楼梯时，客人在前，下楼梯时客人在后。
3人同行时，中间为上宾。
在人行道上让女士走在内侧，以便使她们有安全感。
14、客人迎面走来或上下楼梯时，要主动为客人让路。
15. 站立时，自然挺立，眼睛平视，面带微笑，双臂自然下垂或在体前交叉。
16、坐立时，上身挺拔，双肩放松，手自然放在双膝上，不得坐在椅子上前缩后仰，摇腿翘脚。
17、行走时，眼睛前视，肩平身直，双臂自然下垂摆动，男走平行步，女走一字步，不左顾右盼，不得与他人拉手、搂腰搭背。
18、在各种场合，见到上级领导或业户都要面带微笑，主动问好。
19、进入上司或业户办公室前，应先用手轻敲3下，得到同意后再进入。
进入后，不得随意翻动室内物品。
20、电梯要先走后进，禁止在电梯内大声喧哗。
21、文明礼貌。
做到语言规范，谈吐文雅，衣冠整洁，举止端庄。
22、主动热情。
以真诚的笑容，主动热情地为业户和顾客服务，主动了解业户和顾客需求，努力为其排忧解难。
23、耐心周到。
职员在对业户和顾客的服务中要耐心周到，问多不烦，事多不烦，虚心听取意见，耐心解答问题，服务体贴入微，有求必应，面面俱到，尽善尽美。
基本礼节
1．称呼礼节："您好"并带职称。
2．问候礼节：您好，欢迎到御苑酒店，见到您专门快乐。
有什么情况需要我帮忙。
3．应答礼节：引领客人：请跟我来，这边请，里边请
"对不起"请您再说一遍"
"对不起让您久等了"
接听：您好，"*部门。
6．社交礼节
介绍：把男子介绍给女子，把年轻的介绍给年长的，把地位低介绍地位高的。
起立：客人或上级进来要起立相迎
握手：
交换名片。
日常工作规范
1、行政部须监控好人员的出入情形，对来访客人应问清探访人及事由。
2、遇到进入办公室的人员要面带微笑，主动向其打招呼，并须站立服务，对重要客人要主动奉上热茶。
3、爱护办公室设备及用品，不得将办公用品挪为私有；如有办公室设备损坏应及时报行政部，让其下单工程部进行修理。
4、借用他人或公司的东西，使用后要及时送还或归放原处。
5、下班后将自己工作台物品摆放整齐，最后离开办公室的要关掉办公室所有电源。
（由于现时每月轮番安排文员进行值班监控用电设备，值班人员必须加强责任心，务必检查办公室所有用电设备关掉方可离开办公室，以免白费公司资源）
6、以职务或先生、小姐等称呼上司或客户，同事间相遇时应点头问好。
7、未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。
8、上班时刻不准吃零食，不得聚堆闲聊，高声喧哗，不准粗言烂语或看与工作无关的报刊杂志。
9、递交物品，如递交文件时，要把正面文字对着对方的方向递上去，如是笔，要把笔尖向自己，至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。