时间技巧管理从拖延走向高效的基石.pptx
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高效的时间管理培训课件PPT43页
大的计划； 尽量将每件事情一次性做对。
原则四：制订计划
对工作做出计划，并按计划去执行 必须留出处理不可预计事务的时间 列出日、周、月的工作清单
原则五：养成习惯
Watch your thoughts they become words
注意你的思想
它会成为你的话
Watch your words 注意你的话
原则一：80/20原则
20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做好20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作
如何坚持这一原则？
列出全部工作项目 对工作按价值进行分类 分配自己的时间和精力
常见误区： •面面俱到——都想做好 •完全主义——都想做完 •平均分配时间和精力
A表 六项工作 每项工作开始及结束时间 每项工作完成情况
B表 未完成事项 未完成原因 是否需要移到明天继续做？ 明天能否完成？
标准化操作
电梯测试：
由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会， 为此你精心准备了约40分钟的方案介绍演讲。 会议开始前，客户决策人对你说：“实在对 不起，我必须马上去参加一个重要会议，无 法听你的介绍了。你看能否这样，利用乘电 梯的时间，你把要点大概和我说一下，如 何？”
分析六：每周时间分析
目标：分析一周时间使用状况 方法：运用附件《每周时间分析表》 内容：
各项工作每周总计用多少时间 用时排序，找出前三项 各项工作实际用时顺序，找出前三项 误差最大的前三项工作？分析原因 一周里，误差的总小时数
分析七：工作分析
目标
分析自身职位在组织中的地位和作用，观察和分析工 作内容、责任、特征、必要条件等
见附件
《测试一：您了解您的节奏吗？》 《测试二：您能支配您自己的时间吗？》
原则四：制订计划
对工作做出计划，并按计划去执行 必须留出处理不可预计事务的时间 列出日、周、月的工作清单
原则五：养成习惯
Watch your thoughts they become words
注意你的思想
它会成为你的话
Watch your words 注意你的话
原则一：80/20原则
20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做好20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作
如何坚持这一原则？
列出全部工作项目 对工作按价值进行分类 分配自己的时间和精力
常见误区： •面面俱到——都想做好 •完全主义——都想做完 •平均分配时间和精力
A表 六项工作 每项工作开始及结束时间 每项工作完成情况
B表 未完成事项 未完成原因 是否需要移到明天继续做？ 明天能否完成？
标准化操作
电梯测试：
由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会， 为此你精心准备了约40分钟的方案介绍演讲。 会议开始前，客户决策人对你说：“实在对 不起，我必须马上去参加一个重要会议，无 法听你的介绍了。你看能否这样，利用乘电 梯的时间，你把要点大概和我说一下，如 何？”
分析六：每周时间分析
目标：分析一周时间使用状况 方法：运用附件《每周时间分析表》 内容：
各项工作每周总计用多少时间 用时排序，找出前三项 各项工作实际用时顺序，找出前三项 误差最大的前三项工作？分析原因 一周里，误差的总小时数
分析七：工作分析
目标
分析自身职位在组织中的地位和作用，观察和分析工 作内容、责任、特征、必要条件等
见附件
《测试一：您了解您的节奏吗？》 《测试二：您能支配您自己的时间吗？》
高效时间管理教材(PPT 43页)
– 每天要做完所有 的事
按80/20原则
– 过滤/只接重要电话 – 出席80%作用的20%会议 – 听取20%下属80%的建议 – 阅读占80%信息量的20%文件
会见占销量80%的20%客户
– 先做完20%重要性是80%的事
–结果：忙碌
结果：充裕
时间管理的原则（3）
避免‘事事都想做完’, 学会取舍
打/回复电话清理议程 准备问题/ 聚焦讨论
事后想想紧急的原因, 找到避免的方法 有计划的主动授权
首先懂得尊重他人的时间
– 提醒自己 – 自己订计划时是否想到他人的计划（衔接）？ – 自己是否给他人发放太多的备忘录？ – 自己是否准时赴会/约？ – 自己是否经常干扰他人？ – 找他人谈话/汇报/开会时自己是否已做好准备？ – 自己说话是否切中主题/简明扼要？ – 自己每次占用了他人多少时间?
要的事
– 帮助你 拒绝干扰 ，有效控制时间
– 帮助你知道哪里是关键环节, 哪里可以在执 行适当灵活
如何做计划？
日常月计划的制定
是周计划的依据
本月内的重要事项 （某些活动） - 与之相关的准备工作
部门阶段目标 - 为完成目标的必要工作
确定优先顺序/ 里程碑 落实到各周
月计划 (销售经理)
S
M
T
W
价值80%的工作
事项1：2小时集中精力 事项2：1小时不受干扰 事项3：2小时高状态时间
事项4 事项5 事项6 …
价值20%的工作
事项4：授权下属做 事项5：选择时间做 事项6：没时间就不做 …
一般做法 vs 80/20
– 一般做法 – 接听所有电话 – 出席所有会议 – 听取所有建议 – 阅读所有文件 – 会见所有客户
按80/20原则
– 过滤/只接重要电话 – 出席80%作用的20%会议 – 听取20%下属80%的建议 – 阅读占80%信息量的20%文件
会见占销量80%的20%客户
– 先做完20%重要性是80%的事
–结果：忙碌
结果：充裕
时间管理的原则（3）
避免‘事事都想做完’, 学会取舍
打/回复电话清理议程 准备问题/ 聚焦讨论
事后想想紧急的原因, 找到避免的方法 有计划的主动授权
首先懂得尊重他人的时间
– 提醒自己 – 自己订计划时是否想到他人的计划（衔接）？ – 自己是否给他人发放太多的备忘录？ – 自己是否准时赴会/约？ – 自己是否经常干扰他人？ – 找他人谈话/汇报/开会时自己是否已做好准备？ – 自己说话是否切中主题/简明扼要？ – 自己每次占用了他人多少时间?
要的事
– 帮助你 拒绝干扰 ，有效控制时间
– 帮助你知道哪里是关键环节, 哪里可以在执 行适当灵活
如何做计划？
日常月计划的制定
是周计划的依据
本月内的重要事项 （某些活动） - 与之相关的准备工作
部门阶段目标 - 为完成目标的必要工作
确定优先顺序/ 里程碑 落实到各周
月计划 (销售经理)
S
M
T
W
价值80%的工作
事项1：2小时集中精力 事项2：1小时不受干扰 事项3：2小时高状态时间
事项4 事项5 事项6 …
价值20%的工作
事项4：授权下属做 事项5：选择时间做 事项6：没时间就不做 …
一般做法 vs 80/20
– 一般做法 – 接听所有电话 – 出席所有会议 – 听取所有建议 – 阅读所有文件 – 会见所有客户
时间管理与工作效率提升(PPT33页)
杜绝猴子现象在工作
中出现！！！
当有同事或下属来请求 你的帮助，他们的问题就好 象是一只无形而又调皮的猴 子，跳到你的肩膀上。如果 你将所有的猴子都留在了你 的肩上，在你下班的时候， 你可能会突然发现，工作了 一天只是在抓那些猴子，将 它们放进笼子里，而忘记了 你今天应完成的重要工作。 那结果会是怎么呢？
•
8、业余生活要有意义，不要越轨。20 20年10 月23日 星期五 3时31 分50秒0 3:31:50 23 October 2020
•
9、一个人即使已登上顶峰，也仍要自 强不息 。上午 3时31 分50秒 上午3时 31分03 :31:502 0.10.23
• 10、你要做多大的事情，就该承受多大的压力。10/23/
谁说不是，可晚上还要加班， 白天只顾着给**解决问题去了， 这月的工作总结还没写，明天 可是上交的最后一天了，哎！
今天可真忙呀，
累 死了！！！
问题？他们去解决 了，18：00了，我 要下班了，拜拜！
建立有效的时 间管理系统
时间管理 的黄金法则
时间的利用
什么 是时间管理
时间管理的黄金法则
以终为始 20/80定律 优先管理
王 经 理 的 一 天
8：30 部门例会
9：00 看资料、文件
9：15 接听和打了几个电话
9：30 下属来请示工作
9：45 与财务部经理讨论费用问题
10：20 替上司销售总监开会
10：55 给外地办事处打电话 11：10 与行政部经理闲聊
王经理很好地利用了时间
11：30 替下属修改销售报告
吗？时间跑到哪去了？
划的目的是帮助自己获得清楚的想法，
以便获得清晰的行动。
精选有如何提升工作效率高效的时间管理PPT45页
25
简化工作是所有优秀管理者的共同特质 ，工作愈简化，愈高效，也愈不会出问题 。所以要善于将复杂的问题简单化。
26
法国一家报社进行了一个有奖智力竞赛，其中有这 样一道题目：如果法国最大的博物馆卢浮宫失火了，在 只能抢救一幅画的情况下，你会救哪一幅画？在该报收 到的成千上万的答案中，答案最多的是《蒙娜丽莎》， 而法国名作家贝尔纳以最佳答案获得了该题的奖金。
——摘自《别让猴子跳回背上》
21
猴子的照料与喂养规则：
规则１．猴子要麽被喂养，要麽被处决。否则，他们会饿 死，而管理者则要将大量宝贵时间浪费在尸体解剖或试图使 他们复活上。
规则２．要控制猴子的数量在整个团队力所能及的范围内 。对来自下属的猴子，管理者要把处理时间控制在每次5-15 分钟。
规则３．猴子只能在约定的时间喂养。经理无须四处寻找 饥饿的猴子，抓到一只喂一只。
！重要
√ 完成任务
○ 工作往后推移 × 放弃的工作
ABCD分类法： A：必须要当天完成的工作 B：可稍后处理的工作 C：可以请别人代劳的工作 D：做与不做都无所谓的工作
13
80/20法则
▪ 一个企业80%的利润来自其20%的核心业务或重要客户。 ▪ 80%的销售额来自20%的销售人员。 ▪ 每个企业优秀的人（骨干）都只有20%左右，中等的和
做好时间管理可以有效和提高工作效率 及如何管理好自己的时间
1
一大堆便条，张张都贴着“紧急”；电话铃响个 不停，差不多个个都要马上处理；报告、表单和各种 资料，堆满了桌子；再过三分钟就要开会了，可还是 一点准备都没有；越忙越添乱，好多事情手下帮不上 忙，早该给他们培训了，可一直找不到时间……
2
高效的时间管理
向上司或公司提建议
简化工作是所有优秀管理者的共同特质 ，工作愈简化，愈高效，也愈不会出问题 。所以要善于将复杂的问题简单化。
26
法国一家报社进行了一个有奖智力竞赛，其中有这 样一道题目：如果法国最大的博物馆卢浮宫失火了，在 只能抢救一幅画的情况下，你会救哪一幅画？在该报收 到的成千上万的答案中，答案最多的是《蒙娜丽莎》， 而法国名作家贝尔纳以最佳答案获得了该题的奖金。
——摘自《别让猴子跳回背上》
21
猴子的照料与喂养规则：
规则１．猴子要麽被喂养，要麽被处决。否则，他们会饿 死，而管理者则要将大量宝贵时间浪费在尸体解剖或试图使 他们复活上。
规则２．要控制猴子的数量在整个团队力所能及的范围内 。对来自下属的猴子，管理者要把处理时间控制在每次5-15 分钟。
规则３．猴子只能在约定的时间喂养。经理无须四处寻找 饥饿的猴子，抓到一只喂一只。
！重要
√ 完成任务
○ 工作往后推移 × 放弃的工作
ABCD分类法： A：必须要当天完成的工作 B：可稍后处理的工作 C：可以请别人代劳的工作 D：做与不做都无所谓的工作
13
80/20法则
▪ 一个企业80%的利润来自其20%的核心业务或重要客户。 ▪ 80%的销售额来自20%的销售人员。 ▪ 每个企业优秀的人（骨干）都只有20%左右，中等的和
做好时间管理可以有效和提高工作效率 及如何管理好自己的时间
1
一大堆便条，张张都贴着“紧急”；电话铃响个 不停，差不多个个都要马上处理；报告、表单和各种 资料，堆满了桌子；再过三分钟就要开会了，可还是 一点准备都没有；越忙越添乱，好多事情手下帮不上 忙，早该给他们培训了，可一直找不到时间……
2
高效的时间管理
向上司或公司提建议
时间技巧管理----从拖延走向高效的基石
病因
对策
• 该扔则扔 • 不要移师暗处 • 不放无关物品，将物品放在固定地方。 • 让秘书协助建立良好的文件管理系统 • 让文件在面前只流通一次 • 下班最后一件事 --- 收拾办公桌
为什么拖延？
喜欢做的事情 熟悉的事情 容易做的事情
花费时间少的事情 已排定时间的事情 资料齐全的事情 经过筹划的事情 别人的事情 有趣的事情 紧急的事情
钢铁公司管理顾问李爱菲
优先矩阵
重要
M2
重要， 非紧急
事关重大者不可受制于细枝末节 ---哥德
M1
重要， 紧急
M4 M3
非重要， 非重要，
非紧急
紧急
紧急
优先矩阵分类表：
紧急
不紧急
Ⅰ
Ⅱ
重 ➢ 危机
➢ 防患于未然
➢ 急迫的问题
➢ 改进产能
➢ 有期限压力的计划 ➢ 建立人际关系
要
➢ 发掘新机会 ➢ 规划、休闲
使命宣言
角色
目标
—— 规划每周目标
角色
目标
计划
行事历 授权
为什么不做计划？
过分强调“知难行易” 认为不做计划也能获得实效 不了解做计划的好处 认为计划赶不上变化 不止如何做计划
四代时间管理理论
• 第一代时间管理 ----备忘录型 • 第二代时间管理----事先规划安排行程 • 第三代时间管理----规划、定优先顺序、操
信息的紧迫性
高效时间管理的前提
积极的心态 使命与目标
7）不断更新
持
互赖（我们）
5）知彼
6）统合
续
解己 公众成功 综效
成
4）双赢思维
独 立 （我）
熟
时间管理培训拒绝拖延症PPT课件(带内容)
拖延症小测试
拖延症，取意“将之前的事情放置明天”。是一种明 知道会影响自己做事效果，却仍然自愿推迟既定事项
的行为。
小测试：你有拖延症吗？
01 不到最后期限不交活。
02 该做作业在闲逛，时间快过才开始
做
03 没计划又不懂时间管理
04 白天可以做完的事，总拖到很晚做。 05 总是认为时间还有不用着急。
小测试：你有拖延症吗？
06 懒散，日复一日总想着明天再做。 07 每当同学老师问到作业时，回答“还差一点”。 08 寝室零食一大堆，边做作业边吃零食
09 要做事时会想：
“这个先等一下，我把那个先做了”
10 自我麻痹：
时间还来得及，不行就通宵赶工
小测试：你有拖延症吗？ 11 因为时间紧迫，效果出来不尽人意被责怪。 12 不管别人怎么催，习以为常，定力十足。 13 团队合作时都不愿意和你合作。 14 从不主动交作业
开始做事。
克服拖延症的工具
美食便利贴
番茄工具，严格限制你 25 分钟工作，5 分钟休息， 完全提高你的工作效率。
说到底，战胜拖延症还是要靠强大的你自 己。
今-日-事-今-日-毕
DON'T PUT OFF TILL TOMORROW WHAT SHOULD BE DONE TODAY
PART-05
拖延症，取意“将之前的事情放置明天”。是一种明知道会 影响自己做事效果，却仍然自愿推迟既定事项的行为。 拖延症是一种不必要的自愿推迟。它是一种我们没有真正思 考过却去实践的行为。
《拖延心理学》：
既非恶性，也非品行，而是由恐惧引起的一种心理综合症。
拖延症的表现
很多人做事都有拖延症，不到最后一刻，就不会去完成要做的事
01 生理01原因
拖延症，取意“将之前的事情放置明天”。是一种明 知道会影响自己做事效果，却仍然自愿推迟既定事项
的行为。
小测试：你有拖延症吗？
01 不到最后期限不交活。
02 该做作业在闲逛，时间快过才开始
做
03 没计划又不懂时间管理
04 白天可以做完的事，总拖到很晚做。 05 总是认为时间还有不用着急。
小测试：你有拖延症吗？
06 懒散，日复一日总想着明天再做。 07 每当同学老师问到作业时，回答“还差一点”。 08 寝室零食一大堆，边做作业边吃零食
09 要做事时会想：
“这个先等一下，我把那个先做了”
10 自我麻痹：
时间还来得及，不行就通宵赶工
小测试：你有拖延症吗？ 11 因为时间紧迫，效果出来不尽人意被责怪。 12 不管别人怎么催，习以为常，定力十足。 13 团队合作时都不愿意和你合作。 14 从不主动交作业
开始做事。
克服拖延症的工具
美食便利贴
番茄工具，严格限制你 25 分钟工作，5 分钟休息， 完全提高你的工作效率。
说到底，战胜拖延症还是要靠强大的你自 己。
今-日-事-今-日-毕
DON'T PUT OFF TILL TOMORROW WHAT SHOULD BE DONE TODAY
PART-05
拖延症，取意“将之前的事情放置明天”。是一种明知道会 影响自己做事效果，却仍然自愿推迟既定事项的行为。 拖延症是一种不必要的自愿推迟。它是一种我们没有真正思 考过却去实践的行为。
《拖延心理学》：
既非恶性，也非品行，而是由恐惧引起的一种心理综合症。
拖延症的表现
很多人做事都有拖延症，不到最后一刻，就不会去完成要做的事
01 生理01原因
时间管理-从拖延走向高效的基石
详细描述
设定番茄钟或使用时间分块技术，如Pomodoro技巧，将工作时间划分为25分钟的工 作时间和5分钟的休息时间，有助于集中精力完成任务，提高工作效率。
利用碎片时间进行学习和工作
总结词
利用碎片时间进行学习和工作是一种高 效的时间管理方法，可以充分利用零散 时间，提高时间利用效率。
VS
详细描述
在日常生活中，我们经常会有一些碎片时 间，如等车、排队、休息等，利用这些时 间进行学习或工作，可以有效地提高时间 的利用效率，增加学习和工作的产出。
详细描述
在开始工作之前，先确定明确的目标和计划，将任务分解为可执行的小目标， 并按照优先级进行排序。制定计划时，要充分考虑时间、资源和人员等因素， 确保计划的可行性和可操作性。
优先处理重要和紧急的任务
总结词
优先处理重要和紧急的任务是提高工作效率的关键，有助于合理安排时间和资源 ，避免工作积压和拖延。
详细描述
拖延是一种常见的心理现象，很多人都有拖延的习惯。但是，拖延不仅会浪费时间，还会增加工作压力和焦虑情 绪。因此，要学会克服拖延心理，养成立即行动的习惯。可以通过制定计划、分解任务、设置时间限制等方式来 避免拖延。
合理分配时间，避免过度劳累
总结词
合理分配时间是时间管理的核心，避免过度劳累是保持高效 工作的关键。通过合理安排时间，可以减轻工作压力和疲劳 感。
总结词
日程表和时间管理应用程序是有效的 时间管理工具，可以帮助规划任务、 安排时间、设置提醒等。
详细描述
使用日程表或时间管理应用程序，如 Todoist、Google日历等，可以帮助 你记录待办事项、设置提醒、规划时 间，从而更好地管理时间，提高工作 效率。
设定番茄钟或使用时间分块技术
设定番茄钟或使用时间分块技术，如Pomodoro技巧，将工作时间划分为25分钟的工 作时间和5分钟的休息时间，有助于集中精力完成任务，提高工作效率。
利用碎片时间进行学习和工作
总结词
利用碎片时间进行学习和工作是一种高 效的时间管理方法，可以充分利用零散 时间，提高时间利用效率。
VS
详细描述
在日常生活中，我们经常会有一些碎片时 间，如等车、排队、休息等，利用这些时 间进行学习或工作，可以有效地提高时间 的利用效率，增加学习和工作的产出。
详细描述
在开始工作之前，先确定明确的目标和计划，将任务分解为可执行的小目标， 并按照优先级进行排序。制定计划时，要充分考虑时间、资源和人员等因素， 确保计划的可行性和可操作性。
优先处理重要和紧急的任务
总结词
优先处理重要和紧急的任务是提高工作效率的关键，有助于合理安排时间和资源 ，避免工作积压和拖延。
详细描述
拖延是一种常见的心理现象，很多人都有拖延的习惯。但是，拖延不仅会浪费时间，还会增加工作压力和焦虑情 绪。因此，要学会克服拖延心理，养成立即行动的习惯。可以通过制定计划、分解任务、设置时间限制等方式来 避免拖延。
合理分配时间，避免过度劳累
总结词
合理分配时间是时间管理的核心，避免过度劳累是保持高效 工作的关键。通过合理安排时间，可以减轻工作压力和疲劳 感。
总结词
日程表和时间管理应用程序是有效的 时间管理工具，可以帮助规划任务、 安排时间、设置提醒等。
详细描述
使用日程表或时间管理应用程序，如 Todoist、Google日历等，可以帮助 你记录待办事项、设置提醒、规划时 间，从而更好地管理时间，提高工作 效率。
设定番茄钟或使用时间分块技术
高效的时间管理(PPT页)
总结你的时间掌控
12—16 “yes” 8—12 “yes”
4—8 “yes”
0—4 “yes”
救命！你在时间管理上需改进
当心！你需要重新审视你的时间 行动指南
可以！方向正确，但需要提高冲劲
恭喜！坚持并保留你的方法
9、要学生做的事，教职员躬亲共做； 要学生 学的知 识，教 职员躬 亲共学 ；要学 生守的 规则， 教职员 躬亲共 守。21 .7.221 .7.2Fr iday, July 02, 2021
课堂练习：王老师的一天
1. 批改学生作业 2. 下个月要组织学生春游，打电话询问下个月的天气情况 3. 编写教案 4. 联系朋友，商量共进晚餐事宜 5. 浏览桌上堆积如山的教育杂志 6. 为下个月的教师研讨业务会议准备口头报告 7. 参加下午2点举行的会议，但议题不明 8. 与同事交流如何提高自己孩子学习成绩的方法 9. 据传自己任教的班级里某一学生有不良品行问题
4、All that you do, do with your might; things done by halves are never done right. ----R.H. Stoddard, American poet做一切事都应尽力而为，半途而废永远不行
5.26.20215.26.202108:3008:3008:30:5708:30:57
10、阅读一切好书如同和过去最杰出 的人谈 话。09: 27:010 9:27:0 109:27 7/2/20 21 9:27:01 AM
11、一个好的教师，是一个懂得心理 学和教 育学的 人。21. 7.209: 27:010 9:27Ju l-212- Jul-21
12、要记住，你不仅是教课的教师， 也是学 生的教 育者， 生活的 导师和 道德的 引路人 。09:27 :0109: 27:010 9:27Fr iday, July 02, 2021
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不喜欢做的事情 不熟悉的事情 难做的是事情 花费时间多的事情 未排定时间的事情 资料不齐全的事情
未经筹划的事情 自己的事情 枯燥的事情 不紧急的事情
对策
• 切香肠法，各个击破，逐步解决 • 用平衡表分析，对比拖延的理由
和不拖延的好处。 • 改变自己爱拖延的思维方式 • 避免过分的追求完美
授权有道
病因
对策
• 该扔则扔 • 不要移师暗处 • 不放无关物品，将物品放在固定地方。 • 让秘书协助建立良好的文件管理系统 • 让文件在面前只流通一次 • 下班最后一件事 --- 收拾办公桌
为什么拖延？
喜欢做的事情 熟悉的事情 容易做的事情
花费时间少的事情 已排定时间的事情 资料齐全的事情 经过筹划的事情 别人的事情 有趣的事情 紧急的事情
工作狂的害处
工作效率降低 养成拖延的习惯（珀金森定律） 可能导致工作的失败
“工作狂”的原因
➢ 勤勉等于成就？勤能补拙？ ➢ 天黑就吹口哨？ ➢ 欠缺时间管理的技能 ➢ 显示重要性 ➢ 满足烈士感 ➢ 不知休闲的乐趣 ➢ 逃避不愉快的家庭生活
时间管理的关键
优先计划管理
时间管理通则
把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事情做起 每天都这么做 ——世界最大的钢铁制造公司伯利恒
之在我 • 第四代时间管理----以原则为中心，以良知
为导向，创造高品质生活
什么是时间管理？
科学的选择 艺术的平衡
有障时间管理的四种观念
视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间 是最好的试金石）
视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑） 视时间为神物：忘记时间 视时间为奴隶：工作狂
尽量避免 扩大M1
尽量避免 M4事情
M4 M3
非重要， 非重要，
非紧急
紧急
尽量减少 M3事情
紧急
高效能组织
紧急 I
2重0-25%
要
不紧急 II
65-80%
III
不
重
15%
要
IV
>1%
4代时间管理的着眼点
第一代：易有成就感，但没有“优先”观念 第二代：能未雨绸缪，但也不分轻重缓急 第三代：有目标追求，但一、三类事务耗时较
时间管理
——从拖延走向高效的基石
➢ 现状
➢ 障碍
➢ 前提
➢ 观念 ➢ 关键
+
➢ 技巧
➢ 行动
常见的浪费时间的行为示例
1、自我因素： 混乱 拖延 授权不足 个人需求（社会交往、社会接受度、完美度、风险规避） 2、环境因素： 访客 电话 邮件 等候 会议 危机 上司决策失误
✓ 授权不足 ✓ 犹豫不决 ✓ 半途而废 ✓ 故意纵容 ✓ 担心遗忘
钢铁公司管理顾问李爱菲
优先矩阵
重要
M2
重要， 非紧急
事关重大者不可受制于细枝末节 ---哥德
M1
重要， 紧急
M4 M3
非重要， 非重要，
非紧急
紧急
紧急
优先矩阵分类表：
紧急
不紧急
Ⅰ
Ⅱ
重 ➢ 危机
➢ 防患于未然
➢ 急迫的问题
➢ 改进产能
➢ 有期限压力的计划 ➢ 建立人际关系
要
➢ 发掘新机会 ➢ 规划、休闲
忙 o 管理者可以履行，但部属若有机会也可
代行 o 必须由部属履行，但在紧急关头可获管
理者协助 o 必须由部属履行
授权为什么困难？
担心部属做错事 担心部属表现太好 担心丧失对部属的控制 不愿意放弃得心应手的工作 找不到适当的部属授权
如何授权？
瓶颈多半位于瓶的上端
沟通技巧不佳 令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控） 干扰部属的工作 过分挑剔细节 纵容或无视传达信息的人员，任意提高
多 第四代：承认人比事重要，我比别人重要，针
对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中 的不同角色，并且全盘规划日常生活，着重第 二类事务的完成。
如何处理高价值活动
• 让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于 做琐碎的小事。
• 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终 的结果。
• 设定最后期限，合理安排事情的进展。 • 将大项目分解，逐步完成。 • 高效运用自己的黄金时段 • 奖励自己，始终保持积极进取的态度。
➢ 自制 ➢ 少有危机
Ⅲ
Ⅳ
不 ➢ 短视近利
➢ 全无责任感
➢ 危机处理 重 ➢ 被视为巧言令色
➢ 工作不保 ➢ 依赖他人或社会
➢ 轻视目标与计划 要 ➢ 缺乏自制力，抱怨
机构维生
➢ 人际关系浮泛，破
裂
优先矩阵
重要
多投资时 间在M2
M2
重要， 非紧急
事关重大者不可受制于细枝末节
角色
目标
—— 规划每周目标
角色
目标
计划
行事历 授权
为什么不做计划？
过分强调“知难行易” 认为不做计划也能获得实效 不了解做计划的好处 认为计划赶不上变化 不止如何做计划
四代时间管理理论
• 第一代时间管理 ----备忘录型 • 第二代时间管理----事先规划安排行程 • 第三代时间管理----规划、定优先顺序、操
管理是通过他人将事情办妥。 授权就是将分内的若干工作委托部属履
行。 主管所授予的权力应以刚好能够完成指
派的工作为限度。 授权不卸责。
给谁授权？
下属、同事、上级 外部资源 其他：设备、标准、流程、培训等
哪些事情可以授权？
o 管理者亲自履行的工作 o 管理者必须亲自履行，但可借助部属帮
Ⅲ
Ⅳ
不 ➢ 不速之客
➢ 繁琐的工作
➢ 某些电话 重 ➢ 某些信件和报告
➢ 某些信件 ➢ 某些电话
➢ 某些会议
➢ 浪费时间之事
要 ➢ 必要而不是重要的 ➢ 有趣的活动
问题
➢ 受欢迎的活动
偏重各类事务的结果：
紧急
不紧急
Ⅰ
Ⅱ
重 ➢ 压力
➢ 有远见
➢ 筋疲力尽
➢ 平衡
➢ 危机处理
➢ 纪律
要 ➢ 忙于收拾残局
信息的紧迫性
高效时间管理的前提
积极的心态 使命与目标
7）不断更新
持
互赖（我们）
5）知彼
6）统合
续
解己 公众成功 综效
成
4）双赢思维
独 立 （我）
熟
3）要事第一
模
1）主动个人成功 2）以终
式
积极
为始
依赖（你）
图
主动积极的理解
受
制 于
刺激刺 激
人
反应
主
刺激
动
积
极
自觉
选择的自由
反应 独立意志
想象力
良知
目标能唤起 你最高尚的 才能
自己的 切合实际的 书面的 可衡量的 有时限的 平衡和谐的
目标金字塔
人生目标 20年目标 10年目标 3-5年目标 下年目标
使命宣言 角色 目标
目标金字塔
年度目标 季度目标 月度目标 每周目标 每日目标
每周目标 角色 目标 计划
行事历 授权
—— 规划长期目标