第三方维修管理规定培训课件

第三方维修管理规定
一、目的
为规范公司第三方维修工作，确保高效、及时解决质保期内工程质量问题，提升客户满意度，根据公司管理经验，特制定本规定。

二、定义
第三方维修是指工程质保期内或虽已过质保期，但业主购房时间在质保期满后的，由原有工程施工责任单位以外的维修队伍来处理承建责任方不履行职责的事项、业主紧急事项、无法分清责任的事项。

三、适用范围
适用于保利（武汉）房地产开发有限公司（以下简称公司）所属项目第三方维修管理工作。

四、职责
4.1 客户服务部负责第三方维修流程的发起、派单、结算请款。

4.2 工程部负责第三方维修流程的审核。

4.3 技术部负责需要通过设计变更处理的第三方维修工作的配合。

4.4 预算部负责第三方维修单位的招标、维修费用的审核。

4.5 投管部负责第三方维修流程的审核。

五、第三方维修工作流程
5.1 第三方维修流程的发起
出现下列情形之一的，客户服务部有权发起第三方维修流程，启动第三方维修工作：
5.1.1 原责任施工单位未履行施工合同约定的保修义务的，包括：
（1）接到甲方维修通知（口头或书面）拒不到现场处理问题；
（2）超过约定的到场时间后仍未赶到现场；
（3）超过规定的时间仍未完成有关工程维修任务，且不主动向我司报告；
（4）对同一位置经过一次维修仍未解决问题的；
（5）因维修人员服务行为造成客户强烈投诉；
（6）在工程质量缺陷处理过程中有不负责任的做法、使用不合格的维修材料、偷工减料行为；
（7）维修实施中，乙方工作标准达不到规范及甲方要求。

5.1.2 与原责任施工单位无关，需要发起第三方维修的，包括：
（1）因施工单位质保期已过，但是因业主购房的为现房，尚在质保期内的；
（2）因销售需要对未售房源进行设计变更或工程改造的；
（3）因物业需求需对公共区域进行设计变更或工程改造的。

5.2 第三方维修流程的审核
5.2.1 原责任施工单位未履行合同保修义务的
（1）由客户服务部联系第三方施工单位在现场共同确定维修方案、工程量及报价，并在48小时内填写《第三方维修申请单》，附《维修工作单》、及其留证、取证凭据、现场照片给项目负责人、保修负责人审核；（具体请详见附件）；
（2）由客户服务部在OA系统线上发起第三方维修申请流程，并上传相关附件（《第三方维修申请单》、《维修工作单》、及其留证、取证凭据、现场照片等），经客服部负责人、公司分管领导审批，原则上应在48小时内完成；
（3）待OA系统第三方维修申请流程审批通过后,由客户服务部通知第三方施工单位进场维修；
5.2.2 与原责任施工单位无关的
（1）业主现房需要维修，由客户服务部联系第三方施工单位在现场确定维修方案、工程量及报价，并在48小时内填写《第三方维修申请单》，《维修工作
单》；
因营销、物业需求需要变更、改造的，由需求部门发起内部工作联系单至客户服务部、工程部、预算部并抄送领导审批，在内部联系单审批完成后由客户服务部项目负责人填写《第三方维修申请单》，《维修工作单》；
（2）由客服部在OA系统线上发起第三方维修申请流程，并上传相关附件（《第三方维修申请单》、《维修工作单》、《内部联系单》、现场照片等），经客服部负责人、工程部负责人、预算部负责人、投管部负责人、公司领导审批；
（3）待OA系统第三方维修申请流程审批通过后,由客户服务部通知第三方施工单位进场维修；
5.2.3 第三方维修审核标准
（1）维修费用在3万元以内的，OA发起第三方维修申请单需由客服部负责人、工程部负责人、投管部负责人审批后方可实施；
（2）维修费用在3万元以上5万元以内的，OA发起第三方维修申请单需由客服部分管领导、工程部分管领导审批后方可实施；
（3）维修费用在5万元以上的，OA发起第三方维修申请单需由总经理审批后方可实施；
（4）对于设计缺陷问题，OA发起第三方维修申请单需由技术部出具维修方案并审批至总经理；
5.3 第三方维修的结算
5.3.1第三方单位维修费用结算、付款流程
（1）第三方维修单位通过公司年度招投标产生，公司与第三方单位签订《零星维修工程施工协议书》（具体请详见附件）；
（2）由预算部根据公司年度招标产生的第三方单位，编制武汉公司已交付项目委托维修工程量清单计价表（具体请详见附件）；
（3）客户服务部向预算部提供第三方单位完工后的结算资料及相关文件，包括《第三方维修申请单》、《维修工作通知单》、《现场签证单》、《结算资料审查表》（具体请详见附件）及其留证、取证凭据、现场照片等，由客服部、预算部及分管领导负责审核费用；
（4）待费用审核完成后，因原施工单位责任造成的第三方维修，客户服务部需对原责任施工单位下发《扣款通知书》（具体请详见附件），同时以第三方单位完工后的结算资料为依据发起明源系统线上结算、付款流程审批；
5.3.2. 第三方单位维修费用结算、付款要求
（1）支付工程款，乙方需提供请款报告、《结算资料审查表》、相应金额的建安增值税发票及甲方要求的其它资料，遵从甲方的有关规定；
（2）因零星工程和维修工程规模较小，施工方报请甲方签证完成后，累计金额达到10万元以上、或工作完成后超过半年，可以申请办理结算，项目按照结算金额的95％支付，支付工程款时乙方需提供正式甲方要求的发票;
（3）采取委托维修模式和自行维修模式时，委托维修单位和留守工人的费用均全部来源于对原施工责任单位的扣款，我公司不承担任何费用；
（4）在每份维修签证单上，保修工程师需注明各责任单位费用承担方案，对维修金额大于1000元的签证单，保修工程师需注明“建议该单据费用控制在****元以内。

（5）维修事项原则上按工作内容与工作量签证，对于难以计量的维修事项，可以以人工工日数签量，但须描述准确的工作量供预算部审核。

5.4 第三方维修费用的承担
5.4.1 从原责任施工单位扣款
属于原责任单位原因发起第三方维修流程的，需按下列流程从原责任施工单位质保金进行扣款
（1）在公司内部结算、付款流程审批完成后，对不履行保修条款的原责任施工单位，客服部在48小时内，采取电话、短信或特快专递的方式，将此前1月内办理完成的扣款或罚款明细单知会原责任施工单位，并保存相关记录，以规避日后的法律风险；
（2）客服部对原责任施工单位下发《扣款通知书》后，由投管部、预算部核算，财务部即可强制从原责任施工单位的进度款或质保金（优先从即将结算的进度款中扣除，本项目未结算的从保利其他项目的进度款或质保金）中直接双倍扣除；
（3）每月1号客服部编制上一月度的《月度第三方维修台帐》（具体详见附件），汇总上月所发生的《维修签证单》和《维修扣款单》，与品质组、投管部核对第三方维修数据及付款、扣款情况；
（4）《扣款通知书》一式四份，预算部一份、投管部一份、原施工责任单位一份（寄）、客服部留存一份（含快递回执的复印件）；
（5）《现场签证单》一式四份，预算部一份、投管部一份、第三方维修单位一份、客服部留存一份。

5.4.1 公司承担
不属于原施工责任单位原因发起的第三方维修流程，由公司承担第三位维修费用。

六、本管理规定自下发之日起执行
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