EXCEL的操作说明

EXCEL的操作《第一讲知识点》1、负数：符号+数字、（数字）2、分数：0+空格+分子/分母3、年份：2011-02-03或者2011/02/034、当前日期：ctrl+分号5、当前时间：ctrl+shift+分号6、设置序列：“工具”下的“选项”，选“自定义序列”，然后就可以在右边的空白处自行设置新的序列。

设置时，输入一项之后，就要敲回车键，接着输入下一个，然后再回车。

7、输入一大串数字时，如身份证号码时，先输入一个英文状态下的“’”，然后再输入数字，最后敲回车即可。

8、填充：选定一块区域，在第一单元格内输入内容，然后按ctrl+回车键，整个区域就均被刚才第一个单元格中输入的内容所填充。

《第二讲数据的有效性》1、作用：限定单元格中数据的取值范围，超出范围就自动给出提示。

2、选定单元格数据的有效性（1）“设置”选项卡：设置有效范围（A序列；B整数）（2）“输入信息”选项卡：在输入前给输入者以提示，告诉输入者输入的大致内容，如标题为“性别”，输入信息为男或女。

（3）“出错警告”选项卡：输入无效数据后显示错误信息（4） 删除数据有效性：选定单元格→“数据”→“有效性”→单击左下角的“全部删除”《第三讲表格编辑》1、自动套用格式（1）作用：将计算机中已有的格式应用到当前表格（2） 方法：选定当前的表格→格式→自动套用格式→选择要应用的表格样式→单击“选项”选择应用的范围（包括数字、边框、行列宽等）→确定。

2、美化表格选定单元格/格式/单元格/选择不同的选项卡（1）“数字”选项卡：设置数字，例如常规、数字、货币、会计专用、日期、百分比、文本等。

（2）“对齐”选项卡：设置水平对齐、垂直对齐、方向、竖排文字、合并单元格、自动换行（把单元格内所有内容显示出来）等。

（3）“字体”选项卡：设置字体、字号、颜色、特殊效果等。

（4）“边框”选项卡：选择线条颜色、线型等。

（5）“图案”选项卡：选择颜色、图案等。

三、行、列的调整1、插入行、列选中要插入的行（列）数→“插入”/行（列）→确定注意：插入的新行在选中的行的上边，插入的新列在选中的列的左边。

2、删除行、列选中要删除的行或列→“编辑”→“删除”3、设置行高、列宽方法一：选定行或列，格式，行或列，设置数值方法二：光标置于行号或列号分界处，拖动即可3、最合适的行高、列宽方法一：选定行（列）→格式行（列）→最合适的行高（列宽）。

方法二：光标置于行号（列号）分界处4、隐藏行、列（1）选择要隐藏的行（列）格式行（列）隐藏（2）工具/保护/保护工作表/设置密码/确定四、条件格式1、作用：设立不同的条件范围，符合条件的数据以不同格式进行显示2、方法：选定单元格→格式→条件格式→选择条件→输入范围→单击格式→进行格式设置→确定→单击“添加”→重复前面相同的操作/确定注：最多只能设置三种条件格式，将数据以四种格式显示。

《第四讲公式》一、公式1、公式的定义：以等号开头，由数据、运算符号构成的用于计算结果的等式。

2、输入：选定一个单元格作为结果单元格，以等式开头，依次输入数据、运算符，敲回车键即可。

注意：（1）输入公式时，一般在英文状态下输入（2）数据可以是具体数值，也可以是单元格地址（3）结果单元格：用于存放公示显示结果的单元格（4）引用单元格：公式中出现的被引用的单元格二、运算符号（1）算术运算符：%，+，—，*，/，^（2）比较运算符：=，< >，<=，>=，>，<（3）文本运算符：&例如，在一个表格中，分别有颜色、材质、衣服种类这三个描述性征时，如何把这三者放在一起？输入:=“白色”&“的”& “棉布”&“裤子”，然后回车就可以在该单元格中看到：“白色的棉布裤子”（4）引用运算符①联合运算符：使用逗号“,”,将多个（非连续的）单元格联合为一个整体。

②区域运算符：使用冒号“：”，将连续性的矩形区域中所用的单元格进行引用三、单元格的引用1、相对引用（1）相对地址：如A1，B2（2）特点：当复制公式时，单元格的地址会随结果单元格的位置的改变而发生相应的改变2、绝对引用（1）绝对地址：如$A$1,$C$4（2）特点：当复制公式时，单元格的地址不会随着结果单元格位置的改变而发生相应的变化。

《第五讲函数》一、函数的定义——由excel提供的可供直接调用的一种特征公式。

1、函数的组成：函数名（参数）（1）函数名：可以使用小数输入，确定后自动成为大写（2）小括号：必不可少的（3）参数：计算和处理的必要条件、类型或内容。

因函数不同，有时有参数，有时没有参数，如today（）。

2、使用方法方法一：选定单元格，直接在编辑栏中输入方法二：选定结果单元格/插入/函数方法三：选定结果单元格/单击fx二、常规函数sum(求和)，average（平均值），max(最大值)，min（最小值）,count（计数）3、条件运算函数1、countif (条件计算)使用格式为：=countif(引用的数据范围，“条件”)如=countif(A1:A2:A3:A4:A5,”>=60”)2、sumif (条件求和)使用格式为：=sumif(条件区域，“条件”，“运算范围”)如=sumif(性别，“男”，“语文科目”)4、日期函数1、today ：显示当前日期2、datedif：计算指定起始日和结束日之间的天数间隔使用格式：=datedif（起始日期，结束日期，“指定日期的计算方式）（1）y: 计算日期内的整年数（2）m：计算日期内的整月数（3）d：计算日期内的整天数5、排名次函数1、rank：返回一个数值在一组数值中的排位2、使用格式：=rank(单元格地址，数据范围，升序/降序)其中，0表示按降序排列，1表示按升序排列，降序排列时0可以省略。

6、条件函数1、if：根据条件判断，显示不同结果2、使用格式：=if（条件表达式，条件成立，条件不成立）3、例题：（1）总分大于300时显示合格，总分小于或等于300时显示差。

格式为：=if（引用的总分单元格地址>300,”优秀”，”差”）（2）总分大于350，显示优，总分小于300，显示差，其他显示良。

格式为：=if（引用的总分单元格地址>350,”优秀”，if（引用的总分单元格地址<300,”差“，“良”））《第六讲数据处理（一）》一、数据库简介1、数据库定义：按一定的组织方式结合在一起的数据集合。

2、术语（1）记录：数据库除第一行外的每一行称之为记录。

（2）字段：数据库中的每一列（3）字段名：数据库中的每一行3、建立数据库：编辑单元格，建立工作表的过程。

注意：（1）一张工作表中应避免建立多个数据库。

如果一定要建立多个，数据库之间至少保留一个空行或空列。

（2）一个数据库的数据之间不要存在空行或空列。

4、记录单的操作选定数据库中任一单元格数据记录单（1）添加记录：单击“新建”按钮，输入数据（2）查找记录：单击“条件” 输入查找条件/单击“表单”单击下一条或上一条按钮产看符合条件的记录。

（3）修改记录（4）删除记录二、筛选1、定义：设定一定条件，显示符合条件的记录，隐藏不符合条件的记录。

2、分类（1）自动筛选：只能一次对一个条件进行筛选（2）高级筛选：可以同时对多个条件进行筛选3、使用方法（1）方法：选中数据库中任意单元格/数据/筛选/自动筛选/单击字段名后的下拉按钮设置①特定值的筛选②前十个③自定义：可以自定义筛选条件④全部（2）取消自动筛选选中数据清单内的任意单元格/ 数据/ 筛选/ 自动筛选4、高级筛选（1）方法：第一步就是要建立一个条件区域（条件区域与元数据区域之间至少有一个空行或空列），如下表所示，然后菜单栏中“数据”中的“筛选”中的下拉菜单“高级筛选”选项，再分别选择“列表区域”，“条件区域”，确定（2）取消高级筛选：数据/筛选/单击筛选例题源数据姓名性别语文数字英语张三女887576李四男856886王五女867080赵六男948975条件区域语文性别>86男三、排序1、作用：使记录按照某种条件进行排列显示2、分类：单行排列、多行排列3、单行排列：使用工具栏上的“升序“或”降序“4、多行排列：数据/排列/选择关键字（最多使用三个关键字作为依据）《第七讲数据处理（二）》一、合并运算1、作用：将其他数据合并到当前工作表中2、合并引用设置：源数据具有相同的排列顺序和位置时，才可使用合并运算（1）选择结果单元格的位置（2）单击合并计算目标区域左上角的单元格（3）数据/合并计算①函数——选合并计算方式②引用位置——分别选定合并数据（不含标题即表名称）/添加3、 建立至数据库的链接如果源数据被修改时，自动更新合并计算，就选取，否则就不选取。

注意：若源数据不按顺序排列，但使用相同的标志，则选中：“标题位置“中的”首行“和”最左列“。

二、分类汇总1、作用：按某个字段对所有记录进行分类，相同记录的某些字段进行汇总的计算2、使用（1）分类：选中一列（分类字段）升序或降序排列（2）汇总：单击任一单元格/数据/分类汇总/选择分类字段 选择汇总方式/选择汇总项/确定3、删除：单击任一单元格/数据/分类汇总/全部取消三、数据透视表1、定义：能够将数据库以多层表格的形式进行表达，便于从各个方面多角度对数据进行观察2、组成：页字段、行字段、列字段、数据字段、数据项3、创建（1）选定“数据库”/”数据”/”数据透视表和数据透视图”（不包括标题栏）(2)将”所需创建的报表类型”修改写“数据透视图（数据透视表）”/单击“下一步”（3）选择源数据的区域/完成（4）根据需要设置：页字段、行字段、列字段、数据字段（使用“数据透视表字段列表工具栏”，方法是用鼠标拖动到Excel图中X\Y\Z轴。

）4、 使用数据透视表（1） 筛选：分别根据页字段、行字段、列字段（2） 排列：右单击“排列字段”，选择“字段设置”，单击“高级”，设置自动排序选项（递增或递减），确定。

（3） 刷新：数据透视表的数据来源于数据表格，不能直接修改。

当源数据被修改后，数据透视表光标定位在要刷新的数据透视表内数据/更新数据或右单击任一单元格/更新数据或工具栏中“！”5、 删除数据透视选定整个数据透视表/编辑/清除/全部四、图表1、创建图表插入/图表/选择图表类型/选择数据区域和系列产生的位置 选择图表选项/ 选择图表位置/确定2、修改图表（1）更改图表类型选定图表/图表/图表类型/选择/新类型/确定（2）更改系列位置①选定图表/ 单击图表工具栏上的“按行”或“按列”按钮②选定图表/图表/数据源/ 选择（3）更改图表选项选定图表/图表/图表选项/重新设置选项/确定（4）更改图表位置选取图表/拖动或选定/图表/位置3、添加、删除数列（1）添加：选定要添加的单元格编辑复制选定图表编辑粘贴（ctrl+C，ctrl+V）（2）删除①只删除图表中的数据：单击图表中的数据/delete②数据和图表一起删除：选定工作表中的数据区域/ delete五、打印1、控制面板/打印机/添加打印机2、页面设置：文件/ 页面设置（1） 页边距选项卡（2） 页边选项卡（3） 页眉/页脚选项卡。