关于分析报告、请示等几种公文的写作

关于报告、请示等几种公文的写作————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期：2关于报告、请示等几种公文的写作各位朋友，女士们、先生们：大家早上好！本人应邀前来深圳航空公司，给在座各位讲解公文写作，深感荣幸，非常高兴。

深航公司地处深圳机场，这里有宏伟的建筑、亮丽的景色。

每当我出差、旅游或探亲，出入深圳机场的时候，心里都十分高兴，情绪都十分亢奋，甚至欢欣喜悦、流连忘返。

今天到这里来讲课，更是机会难得、兴奋不已。

所以在讲课之前，我要对给了我这次机会的在座各位，特别是邀请我来讲课的你们总务部行政室王雪梅主任表示我的谢意和感激之情，感谢大家让我再次来到深圳机场，再次领略这里的美好景色和感受这里的人文风光。

王主任要我给大家讲讲报告、请示、通报、函和会议纪要等几个文种的写作问题。

这几种公文是党政机关、企事业单位特别是基层单位常用的主要公文。

掌握这几种公文的写作方式和方法，对于我们做基层工作的同志来说非常重要。

因为时间关系，今天在这里我只能重点地讲讲报告、请示的写作问题，其它几个文种只能捎带着说说，不能够展开谈，请大家见谅。

就这两个文种而言，我打算讲三个方面的内容：第一，报告、请示的角色定位；第二，报告、请示的书面格式；第三，报告、请示的写作要领。

首先，讲讲报告、请示的文种含义、特点及相互关系，也就是所谓的角色定位。

搞清楚这两个文种的角色定位问题，对于写好这两种公文很有必要。

实际写作中，人们对此不够重视，随意为之，常常闹出许多笑话。

大家知道，报告文是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问的文件，是下级机关将情况通报给上级机关的主要形式。

（上情下达主要靠“通知”、“通报”，下情上达主要靠“报告”，此外，上下级之间还可以打电话、派人传达。

）报告文的特点在于“重陈述”、“有主见”。

“重陈述”是说，报告文以叙述事实为主，有条理地把情况叙述清楚，以供上级了解；“有主见”是说：报告文在陈述清楚事实的前提下，还要表明对所陈述的情况的看法或意见，以供上级参考。

这两个特点，是从报告文的内容上看出来的。

报告文在内容上是既说事，又说理，说事为主，说理为辅。

当然，这里的“理”，只是几句话交代出来的观点、看法，不是长篇议论的大道理。

这在后面讲报告写作方法时还要详细介绍。

而请示文则是下级机关向上级机关请求指示、请求批准的文件。

下级机关不是什么问题都要向上级机关请示，在本机关职权范围内的工作都不要请示，照常规去做即可。

只是当某项工作出离了本机关职权范围（或超出自身权力范围、或超出自身能力范围、或超出自身智力范围，换言之：出于自身权限不够、或能力不足、或认识不清）时，才要用请示行文，且必须用请示行文，而不能自以为是、自行其事。

请示文有“超前性”和“说明性”两个特点。

“超前性”说的是办事之前行文，办事之前呈送，请求上级定夺，待上级作出决断以后按上级意图行动，或办或不办，换句话说“先奏后斩”。

“说明性”指的是请示文重在说明要办的理由、说明求助的内容即要求，通过说明，说服上级、打动上级，使上级作出决断，对请示的事项给予答复或批准。

从上面的介绍中，我们不难看出，报告和请示是两个定义不同的文种，有着各自的特点。

二者虽说都是上行文（都是顶脚的下级机关写给顶头的上级机关的），但它们的不同之处是十分明显的，归纳起来，至少有以下四点不同：请示——事前行文。

行文时机不同报告——事后行文。

请示——侧重说明理由、要求。

行文内容不同报告——侧重陈述情况、问题。

请示——主要用说明的表达方式。

行文方式不同报告——主要用叙述的表达方式。

请示——要上级给予答复。

行文目的不同报告——只诉情况，不求回复。

报告和请示文的这四点区别，界定了二者的角色地位，分清了二者的性质特征，也限制了二者的适用范围。

在写作方式和方法上给了人们以清晰的昭示。

但是，很遗憾，实际写作中，很多人对此并不十分清楚，甚至还十分模糊。

以至在行文中，造成了很多混乱，不是弄错行文时机，就是搞混行文内容，或者用错表达方式，甚至在报告中或文尾，写上要求上级答复和批示的话语，请示中大段大段的叙述事实等等。

造成这种混乱现象，固然与写作者的知识储备不足、写作水平不高、或者责任心不强有关，也是上行文的历史状况影响所致。

以前的上行文，笼统地叫“请示报告”，把对上级的行文确定为一个名称，只要是上行文，写作时，都一律写成“请示报告”，文中既汇报工作、反映情况，又提出请求。

后来（大概是上个世纪50年代末60年代初），为了提高办事效率，把上行文一分为二，报告归报告，请示归请示，报告中只汇报工作、反映情况、答复询问，不再提请求事项；请示中也只是请求上级指示批准，而不再汇报工作等等。

“请示报告”的混合名称从此不再使用。

报告、请示这样分开的时间已经很久了，现在仍然有人不知道这一点，还常用混合名称，进行混合写作。

有些领导至今如此，一提到给上级行文，就满嘴都是“请示报告”。

在座的朋友们，你们有没有这种情况？如果有，就要改过来，以后也不再这样做。

如果看到别人这样做，就大胆、善意、及时地指出来，帮他改正。

以使报告、请示文的角色地位更加确定、更加清晰，从而承担起各自应当承担的责任和职能。

这对公文写作的规范化无疑是十分有益的。

（13种行政公文的写作都存在需要进一步规范化的问题。

）明确了报告、请示文的角色地位，再来讲这两个文种的格式和写作，就比较容易了。

第二，讲讲报告、请示的文面格式。

报告、请示都是上行文，都是下级机关写给直接的上级机关的，它们文种体例一样，文面格式相同，都有：标题、主送机关、正文、结语；都要：落款、署时、盖章。

在写法上，除了正文、结语有区别，其它各项也都相似。

标题：既可以：发文机关+事由+文种（或报告、或请示），也可以采取省略式，通常省略发文机关，写成：事由+文种（报告或请示）。

但不能只用文种做标题，写成“报告”或“请示”。

主送机关（收文单位）：“一定有”（即不能省略），“有一定”（即写出发文机关的顶头上级机关）（叙述）情况正文：报告正文通常写两部分内容（表明）看法（讲）理由请示正文通常也写两部分内容（提）要求“特此报告”结语：报告结语常写（但不写要求性结语）“专此报告”请示结语常写：“以上要求当否，请批示（批复）”落款：“一定有”（即不能省略），“有一定”（即写出发文机关）署时：都要写出年、月、日。

行政公文落款处的年、月、日都要用汉字小写数字，不能用阿拉伯数字，报告、请示当然不例外。

盖章：报告、请示与其它行政公文一样，都必须加盖发文机关的公章，盖章才能生效，才有严肃性。

以上说的是报告、请示的文面格式和各个项目的写作方式、方法。

第三，讲讲报告、请示的写作要领。

全面掌握报告、请示的构成体例，严格按照报告、请示的文面格式和具体项目去写，这是写作报告、请示的基本要求。

但仅仅符合这些基本要求，还不一定能够写好报告、请示。

要真正写好这两种公文，还必须掌握这两种公文各自的类型及写作要领，注意吸取他人写作这两种公文的经验教训。

工作报告简单地说，报告从写作目的上分，有三种类型情况报告答复报告综合报告从写作容量上分，有两种类型专项报告请准类请示请示文的类型比较少，只有两个前者是请求上级机关批请帮类请示准办理某件事，后者是请求上级机关给予精神上、物质上的帮助，比如给权力、给精神、给政策，给人、财、物等等。

在写作报告、请示的时候，要根据这些类型的不同，采取一些不同的方式，要根据内容、目的的不同，有针对性地写，有重点地写。

总而言之，不同类型的报告、请示，承担的写作任务不同，因此在写法上有明显差异，写作时要具体对待。

但是，不管报告、请示这两个文种的类型有多么复杂，写作的任务有多么不同，具体的方法有多么纷繁，每个文种的写作总有些共性的要求值得注意。

就报告文而言，写作时必须注意以下几点：（一）陈述事实要完整清楚。

所谓“完整”，是事实要写得有头有尾，说清来龙去脉，交代出事实（工作、情况、问题）的起因、经过、结果、影响；所谓“清楚”是事实脉络清晰，一件事可按时间先后顺序来写，多件事可按性质分类叙述。

（二）分析要精炼，观点要鲜明。

分析情况，阐述意见，理性表达不能缺，但不必详尽，也就是不像写议论文那样在摆出论点以后加以详细缜密的论证，而是只讲观点、结论，免去论证过程。

这在前面已经提及，此处再作说明。

而为使报告的主见突出，观点、结论鲜明，采取“分点列举”办法，使用数字序码。

（三）语言要朴实，格式要正确。

格式要正确，前面已经讲过，这里不再重复。

关键是语言要朴实，要实话实说。

少用花哨的形容词，少作长篇大段的议论，不用含糊不清或过于灵活的概念。

因为报告是写给自己的上级机构和顶头上司的，只能实话实说，只能用尊敬、谦虚的态度和语气，不能夸夸其谈、虚张声势，当然也不必讨好卖乖、阿谀奉承。

就请示文而言，写作时必须注意三个方面：一是遵循请示规则，二是讲清理由要求，三是行文得体对路。

请示规则有六条：①一文一事，②单头请示（只写一个主送机关），③不同时抄送下级；④一般不直送领导者个人（除非是领导者个人关注、交办的事情），⑤一般不越级请示（除非时间紧迫，关系紧张）；⑥受双重领导的机关写请示文，要分清主送、抄报，由主送机关负责办理。

比如深圳大学是受深圳市政府的行政领导和广东省高教厅的业务领导，写请示文就要分清主送一个上级、抄报另一个上级。

请示文要讲清理由要求。

这是写作请示文的重点，也是写好请示文的关键。

向上级写请示文，无非是要求上级作出指示，或批准自己作某事，或为帮助自己做好某事而给人、给钱、给物、给精神、给权力、给政策。

目的既然如此明确，理由自然也就应当充分，要求自然也就应当合理。

换言之，为了实现请示目的，写作请示时，就要力求把理由讲得更加充分，把要求提得更加合理。

行文时，应当先陈述理由，后提出要求。

要写好请示文，尤其要注意行文的得体对路。

所谓得体，就是态度要得体，所谓对路，就是语气要对路。

（尊敬、谦虚；亲切、关怀；尊重、谦让——公文写作三种态度和语气）请示文的写作对象是上级，作为写作主体的下级当然要用尊敬的态度和语气，这跟写报告时所持的态度没有什么两样，而且在某种程度上来说，应该比写报告所持的态度更加谦虚，对上级更加尊敬，语气上要更加讲究。

因为你是求上级批准、帮助，你就不能态度上太过仗义，语气上太过强硬。

为此，在遣词造句时，就要做到语气委婉些，态度客气些。

要用商量的口吻，讨论的口吻，切勿强词夺理、强人所难、逼人就范，那样的话，是不会有好效果的，当然也不必过于软弱，可怜兮兮地像乞丐要饭似的。

因为写请示文毕竟是为了处理公务，既然如此，就应当公事公办，只要公平、公正、公开、合法、合理、合情就行了。

这才是真正的得体对路。

以上说的是报告、请示文的的写作问题，是讲下级如何向上级行文。