报告和原始记录的编写及注意事项

记录和报告的编写及注意事项
记录和报告的编写及注意事项
1.记录
记录是阐明所取得的结果或提供所完成的活动的证据的一种文件。

证据是建立在通过观察、测量、试验或其它手段所获得的事实基础上，证明是事实的信息。

记录是完成检测活动过程的客观证据；是质量体系有效性的客观证据；是提供质量活动可追溯性的依据。

记录包括质量记录和技术记录。

质量记录包括内审、管理评审、纠正措施、预防措施、投诉、供应商评价、培训、各类计划等；技术记录是进行检测所得数据和信息的累积，它表明检测是否达到了规定的质量或规定的过程参数。

技术记录包括合同、任务单、采样单、原始记录、报告、图谱、控制图、修正值、外部和内部的检测报告、客户信函、文件和反馈等。

观察结果、数据和计算应在工作时予以记录，所有记录应及时、清晰、正确、客观，并能按照特定任务分类识别，不能追记、抄录。

实验室应将原始观察记录、导出数据、开展跟踪审核的足够信息、校准记录、员工记录以及发出的每份检测报告的副本按规定的时间保存。

如可能，每项检测的记录应包含足够的信息，以便识别不确定度的影响因素，并保证该检测在尽可能接近原条件的情况下能够复现。

记录还应包括负责抽样的人员、从事各项检测的人员和结果校核人员的标识。

所有记录应以便于存取的方式存放和保存在具有防止损坏、变质、丢失等适宜环境的设施中。

记录可存于任何形式的载体上，例如硬拷贝或电子媒体。

实验室所有记录应予安全保护和保密，应有程序来保护和备份以电子形式存储的记录，并防止未经授权的侵入或修改，同时实验室应规定记录的保存期。

2.原始记录
原始记录是检验工作有效开展的证据，是填写检验报告的依据，为保证记录的原始性、规范性和可追溯性，一定要注意原始记录的正确设计、填写。

当原始记录中出现错误时，每一错误应划改，不可擦涂掉，以免字迹模糊或消失，并将正确值填写在其旁边。

对原始记录的所有改动应有改动人的签名或签名缩写。

对电子存储的记录也应采取同等措施，以避免原始数据的丢失或改动。

合理设计原始记录
设计完整、合理的原始记录应包含足够的信息，使检验过程能够再现。

通常一份完整的原始记录表格应包含记录名称、检测执行的标准号、记录编号、共几页第几页、样品编号或样品名称、分析时间、使用设备编号及状态、温度计及其它计量器具的编号、修正值、室温或环境条件、试验温度、以及与检测相关的需要记录的计算项目、计算公式、结果的报告形式、精密度要求、备注、试验者、审核者、复审者等。

原始记录的编号，有利于表格的存档和管理；当某个产品需要检验若干个项目、填写若干张原始记录时，共几页第几页的信息表明检验一共包含多少张原始记录及本原始记录是第几页；样品编号可以是盲码，应与任务单上的编号一致，也可以设计成样品名称直接在这一栏填写样品的名称；分析时间是记录追溯的依据之一，一定要真实填写；设备的不同会导致系统误差的不同，只有状态正常时出具的数据才有效；温度计的修正值或量筒的修正值有时可能参与计算，所以一定要记录使用的温度计及其修正值；当试验受室温或环境条件影响时，一定要填写室温或环境条件；试验的温度会对试验的结果产生巨大的影响，所以试验的温度一定要正
确填写；与检测相关的需要记录及计算的项目一定要设计全面，以便能够再现整个试验和计算过程，利于审核者审核；记录中最好还要有计算公式、结果报告形式、精密度要求等信息，这样不仅便于原始记录的填写，同时也方便了记录的审核者和查阅者。

规范填写原始记录
原始记录应使用本实验室专用的原始记录表格填写，最好使用仿宋体书写，至少要保证字体端正、数字清晰、不能有连笔，且易于辨认。

原始记录要使用黑色钢笔或中性笔，不能用铅笔、圆珠笔或其它颜色的自来水笔填写。

原始记录信息要填写完整，除备注外不能留空格，记录表格存在空白行或列时，要加盖表征空白的戳或从左下角向右上角划实线。

原始记录内容因填写错误需要更改时，应在错误处划横实线，并加盖记录人印章，在其右上方填写修改内容，不得涂抹或撕掉。

核查人员如发现记录有错误时，可责成记录人更正，但校核人员无权更改记录。

原始记录可以使用纸张做载体，也可以用电子媒体做载体，当采用电子媒体存储记录时应制作备份，并设置口令，防止记录遭受未经授权者的入侵或修改，造成原始数据的丢失或改动。

修改电子媒体记录时，由原记录人在错误处划线，在其后写上修改内容并加括号以明示，并在修改处用比记录字体小一号的字体输入修改人姓名，不能用删除法修改。

当原始记录的一部分数据或全部数据由仪器自动打印输出时，要将仪器输出的结果粘贴在原始记录单上；如结果无法打印输出时，要在记录单上正确填写，原始数据也应妥当保存，并设置密码防止误删。

原始记录的数据一般按照试验的精度要求填写，既不能位数太多也
不能位数太少，要充分兼顾仪器的测量精度和试验的精度要求。

记录中的小数点、负号等标识要清楚，单位要明确。

原始记录一定要实事求是地填写，不能因为超差等原因而擅自修改数据。

数据超差意味着试验失败，此时应引起试验者足够重视，及时查清造成试验失败的原因，消除原因后重新试验并重新填写记录，原始记录不允许销毁，新记录在备注中应注明复查。

原始记录不允许部分填写，试验因某种原因中途取消时，应在原始记录上加盖作废章，表明此记录作废。

正确填写的原始记录经审核确认后按实验室规定分类存放，注意保密，不允许实验室以外的人员私自借阅，不能随意丢弃，应严格按实验室建立的记录的管理程序执行。

3. 检测报告的编写
实验室进行的每项检测结果，均需按照检测方法中的规定要求出具准确、清晰、明确、客观地检测报告。

其内容应包括客户要求的、说明检测结果所必需的和所用方法要求的全部信息。

在为内部客户进行检测或与客户有书面协议的情况下，结果的报告可以简化，但通常情况下，每份检测报告至少包括以下信息：
a)标题（如检测报告）
b)实验室名称与地址，进行检测的地点（如果与实验室地址不同的话）
c)进行检测报告的唯一性标识（如系列号），每一页上的标识，检测报告结尾的清晰标识
d)客户的名称和地址
e)所采用方法的识别
f)检测物品的描述、状态及明确的标识
g)检测样品的接收日期（有必要时）和进行检测的日期
h)对实验室或其他机构所用抽样计划和程序的说明（有必要时）
i)检测结果和测量单位
j)批准检测报告的人员姓名、职务、签字或等效的标识
k)结果仅与所检测或校准物品有关的声明
l)对检测方法的偏离、增添或删除，以及特定检测条件的信息，如环境条件的说明
m) 符合/不符合要求和(或)规范的声明
n)评定检测结果不确定度的声明（适用和需要时）
o)特定方法、客户或客户群体要求的附加信息
如果是抽检报告，除了包含检测报告中所列的抽样结果要求外，还应包括：抽样日期；抽取物质、材料或产品的清晰标识；抽样位置，包括任何简图、草图或照片；所用的抽样计划和程序；抽样过程中可能影响检测结果解释的环境条件详细信息；关于抽样方法或程序的所有标准或规范，以及对有关规范的偏离、增添或删节。

编写报告的注意事项
设计的检测报告格式应适用所进行的各类检测并尽量减小产生误解或误用的可能性；对已发布的检测报告做实质性修改时,应根据实际情况采用追加文件或资料更换的形式，其中应包括“对检测报告的补充，序号（或其他标识）”的声明，或者采用其他等效的文字形式。

如果有必要发布一份全新的检测报告，这份报告要进行唯一性标识，并在其中注明
所代替的原件。