如何成功召开监理例会
监理例会的制度
监理例会的制度篇一：监理例会制度监理例会制度1 项目监理人员应坚持必要的监理会议制度，以确保与各方惊醒有效地沟通和协调，及时处理和解决相关的问题。
2 监理过程中必要的会议：（1）第一次工地会议。
（2）工地例会。
（3）专题工地会议。
（4）监理部内部工作会议等。
3 第一次工地会议（1）工程项目开工前，建设单位应主持召开第一次工地会议。
（2）承包单位项目经理及有关职能人员、分包单位主要负责人。
（3）项目中建立工程师及监理部全体监理人员。
4 第一次工地会议内容（1）建设单位、承包单位和监理单位分别介绍各自驻现场的组织机构、人员及其分工。
（2）建设单位根据委托监理合同宣布对总监理工程师的授权。
（3）建设单位介绍工程开工准备情况。
（4）承包单位介绍施工准备情况。
（5）建设单位和总监理工程师对施工准备情况提出意见和要求。
（6）总监理工程师介绍监理规划的主要内容以及工作程序要求。
（7）研究确定各方在施工过程中参加工地例会的主要人员，召开工地例会周期、地点及主要议题。
（8）项目监理部负责起草第一次工地会议纪要，各方会议代表应对会议纪要进行会签。
5 工地例会根据第一次工地会议所确定的要求，总监理工程师应按规定的时间、地点、主持召开工地例会，以及时除了和解决施工过程中各方提出的或出现的各种问题。
（1）检查上次例会议定是想的落实情况，分析未完成事项的原因。
（2）检查分析工程项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及其落实措施。
①进度计划是否符合计划周期的规定。
②总承包、分承包单位分别编制的各单项工程进度计划之间是否相协调。
③施工顺序的安排是否符合施工工艺的要求。
④劳动力、材料、构配件、设备及施工机具、水、电等生产要素供应计划是否能确保证施工进度计划的需要，供应是否均衡。
⑤对由建设单位提供的施工条件（资金、施工图纸、施工场地、采购的物资等），承包单位在施工进度计划中所提出的供应时间和数量是否明确、合理，是否有造成建设单位违约而导致工期延误和费用索赔的可能。
监理例会汇报
监理例会汇报引言概述：监理例会是监理工作中非常重要的一环，通过例会可以及时了解工程发展情况、解决问题、协调各方利益。
本文将从监理例会的目的、注意事项、内容、形式和效果等方面进行详细阐述。
一、监理例会的目的1.1 提高工程质量：监理例会可以及时发现工程质量问题，通过讨论和解决方案的提出，确保工程质量达到预期目标。
1.2 促进工程进度：例会可以及时了解工程发展情况，发现延误和风险，及时采取措施加以解决，保证工程按时完工。
1.3 加强沟通协调：例会是各方沟通协调的重要平台，可以解决工程中的矛盾和冲突，促进各方合作，提高工程效率。
二、监理例会的注意事项2.1 定期召开：例会应按照一定的周期进行召开，确保例会的连续性和及时性。
2.2 参会人员准备：参会人员应提前准备好相关材料和报告，确保会议的顺利进行。
2.3 会议记录与跟踪：会议应有专人记录会议内容和决议，并及时跟踪和落实决议事项，确保问题得到解决。
三、监理例会的内容3.1 工程发展情况：例会应对工程发展情况进行详细汇报，包括工程进度、质量控制、安全状况等方面。
3.2 问题与风险分析：例会应对工程中浮现的问题和潜在风险进行分析，提出解决方案和风险控制措施。
3.3 合同与变更管理：例会应对工程合同和变更进行管理，确保各方利益得到保护和协调。
四、监理例会的形式4.1 线下会议：传统的监理例会形式，参会人员集中在一个会议室进行讨论和汇报。
4.2 线上会议：随着信息技术的发展，可以通过网络会议工具进行远程例会，提高会议的灵便性和效率。
4.3 现场考察：有时候需要通过现场考察来了解工程实际情况，进一步指导和决策。
五、监理例会的效果5.1 问题解决：通过例会及时发现和解决问题，确保工程质量和进度。
5.2 合作协调：例会促进各方之间的合作和协调，减少矛盾和冲突。
5.3 提高效率：例会可以及时沟通和决策，提高工程管理效率，节约时间和成本。
结论：监理例会作为监理工作中的重要环节，对于保障工程质量、进度和沟通协调起着至关重要的作用。
监理例会会议纪要
监理例会会议纪要监理例会会议纪要是监理工作中非常重要的一环，它可以记录下监理工作的进展情况，及时发现问题并采取解决措施。
以下是关于监理例会会议纪要的一些要点和注意事项。
一、会议纪要的基本内容1. 会议时间和地点：记录下会议召开的时间和地点，以便后续查询。
2. 参会人员：列出参加会议的人员名单，包括监理工程师、业主代表、建设单位代表等。
3. 会议议程：简要概括会议讨论的内容，以及重点问题的讨论。
4. 问题反馈：记录下参会人员在会上提出的问题，包括工程进度、质量问题、安全隐患等方面。
5. 解决措施：针对问题提出解决措施，并记录下解决措施的责任人和时间节点。
6. 后续跟进：对已解决的问题进行跟进，确保问题得到彻底解决。
二、会议纪要的书写规范1. 语言简洁明了：会议纪要应该使用简洁明了的语言，避免使用大量的专业术语和复杂的句式。
2. 重点突出：对于重点问题和解决措施，应该使用加粗、下划线等方式进行突出，以便读者快速了解核心内容。
3. 表格统计：对于较为复杂的数据和信息，可以使用表格进行统计和呈现，以便读者清晰地了解相关情况。
4. 格式规范：会议纪要应该符合格式规范，包括字体、字号、行距、页边距等方面。
三、会议纪要的保密性1. 会议纪要应该具有一定的保密性，不能随意泄露给外部人员。
2. 会议纪要应该存档保存，并定期进行备份，以便后续查询和跟进。
3. 在传递会议纪要时，应该注意保密，避免出现信息泄露的情况。
总之，监理例会会议纪要是监理工作中非常重要的一环，它可以记录下监理工作的进展情况，及时发现问题并采取解决措施。
在书写会议纪要时，需要注意内容的书写和格式规范，同时保证会议纪要的保密性。
老司机手把手教你如何开好监理会议
老司机手把手教你如何开好监理会议工程监理会议，是工程监理人的一门实操技艺，反映的是监理人的综合业务水平，是“三控两管一协调一履责”中全面协调的一个重要手段，同时，也是监理人自我保护的一个重要载体。
分别从三类会议入手，详细分析每类会议，如何开，从人员、议题、议程、内容方面进行详细阐述。
不失为监理人实操之典范！1 第一次工地会议老司机手把手教你如何开好监理会议1.1 第一次工地会议的参加对象1.2 第一次工地会议的主要内容会议主题：本项目各参建方第一次见面会，初识，并进行介绍、布置、要求，做相关工作交底。
会议大致有以下几个方面的内容：（1）建设单位、施工单位和工程监理单位分别介绍各自驻现场的组织机构、人员及分工，并书面编制出各自单位在本项目的组织机构图。
（2）建设单位介绍工程开工准备情况。
重点有这几方面内容。
①开工前的手续办理情况，如土地证、土地规划许可证、建设工程项目规划许可证、施工许可证，只要施工许可证下来，其他手续应该是全部完成了。
施工许可证，是建设单位办理前期手续的一个中止点。
②“三通一平”情况介绍，一句话是否具备提供给施工单位进行施工的条件。
③图纸的到位情况，为什么要说这一点，因为有很多建设单位违规（施工许可证办理前图纸是必须要到位的）施工，边出图边施工，即未拿到工程施工许可证，建设单位便强烈要求施工单位进场进行施工。
当然，也有是计划性的分期施工分批出图，分段拿施工许可证，那就要有出图计划，以保证工程施工的连续性。
（3）施工单位介绍施工准备情况。
主要介绍施工组织设计及各专项方案编制情况，人、材、机准备情况，现场总平面布置图是否通过审批等等。
（4）建设单位代表和总监理工程师对施工准备情况提出意见和要求。
根据其准备情况，有则提出，无则按合同约定正常施工。
（5）总监理工程师介绍监理规划的主要内容。
概要简介即可，不必长篇大论。
会议的召开还是要有时间观念的，在规定时间内将会议结束，是有效的，也是大家最能接受的。
监理例会流程及要求
工程监理例会议程及要求一、工程监理例会时间：工程监理例会时间安排在每个月的二十九日至次月三日前，建议安排在下午3：30左右（视季节及具体情况确定），具体时间以项目总监确定时间为准，会前两天通知所有参会人员并提醒做好相关准备，以免参会人员缺席、迟到、无资料乃至影响会议进程及效果。
二、工程监理例会地点：中博香山湖置业有限公司工程部会议室三、工程监理例会会议主持：工程监理例会请各项目总监负责组织并主持四、参会人员及会前准备：1、各参建项目施工单位：承包人、项目经理或项目技术负责人。
2、监理单位：项目负责人、项目总监、各项目监理工程师、会议记录人员。
3、建设单位：会议记录人员，各项目责任人（甲方代表），安装项目甲方代表、安全监督员、工程部负责人、工程主管领导。
4、会前准备：提前两天组织并通知参会人员。
施工、监理单位提前两天完成会议资料的准备，会议资料份数：工程主管领导、工程部负责人、项目总监，各项目部（监理部）的资料会前送各甲方代表、安全监督员。
五、会议纪律及会议基本要求：1、请参会人员保持会场安静，认真听取汇报，用心领会会议精神及要求。
2、请参会人员将手机调整到震动或静音状态，无紧急事情不要打接电话，的确有紧急情况请到会议室外打接电话。
3、请参会人员认真听取会议内容，做好会议记录，每个施工、监理单位在会后必须将会议要求完成的工作逐项进行梳理（《会议达成事项》样表附后），并根据会议精神“举一反三”抓整改、抓落实，务必在规定时间完成会议要求完成的工作，请各项目经理将会议期间安排的各项要求、工作（责任）落实到人，项目经理负责检查、跟踪，监理工程师负责监督，监督有困难（难度）时及时向甲方代表汇报（会后两天内收集会议资料，强力推进并采取相关措施）。
4、会议要求完成的工作《会议达成事项》作为月度计量检查的工作之一，项目部没有将会议布置的工作按时完成将自愿接受监理单位的处罚。
会议期间安排的工作，施工单位在会后未提出异议（书面）的，处罚500元/事项。
如何开好监理例会
无论哪一版本的《建设工程监理规范》都对监理例会作了比较强制的硬性规定和较高的要求：如新批准执行的GB/T 50319-2013《建设工程监理规范》5.1.4条第一款规定：“项目监理机构应定期召开监理例会，并组织有关单位研究解决与监理相关的问题。
项目监理机构可根据工程需要，主持或参加专题会议，解决监理工作范围内工程专项问题。
”GB/T 50319-2013《建设工程监理规范》5.1.4条第二款还规定：“监理例会以及由项目监理机构主持召开的专题会议的会议纪要，应由项目监理机构负责整理，与会各方代表应会签。
”GB 50319-2000《建设工程监理规范》的5.3.1条也规定“在施工过程式中，总监理工程师应定期主持召开工地例会，会议纪要应由监理机构负责起草，并经与会各方会签。
”GB 50319-2000《建设工程监理规范》的5.3.2条还规定了例会的具体内容：1、检查上次例会议定事项的落实情况，分析未完成事项的原因；2、检查分析工程项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及其落实措施；3、检查分析工程项目质量状况，针对存在的质量问题提出改进措施；4、检查工程量核定及工程式款支付情况；5、解决需要协调的有关事项；6、其他有关事宜。
”从这些规定中不难看出有以下一些主要内容：（1）监理例会应定期限召开，不得随意推延或取消监理会议；并且只要是工程需要还可以主持召开或参加专题会议。
（2）监理例会的召集人、组织（主持）者应是监理机构；同时监理机构也负有召集和组织（主持）的职责。
（3）召集组织的对象是有关单位。
（4）会议的内容是与监理或与工程有关的问题。
（5）会议的目的与目标是要研究解决与监理或与工程相关的问题。
（6）会议纪要应由监理机构负责整理。
（7）与会各方代表应当对会议纪要予以会签。
这些规定无疑是明确了监理机构在监理例会中的“法定”地位和相应地“权力”及所应负有的责任——是召集人、是组织者、是主持人、是会议纪要的整理者，在必要的情况下，我们应当以适当方式使参建各方及与会者在会前或会中明白。
谈如何组织开好监理例会
谈如何组织开好监理例会工地监理例会是经监理与业主代表及施工单位项目经理协商一致，定期召开的由总监主持的项目会议。
与会人员监理方面有总监理工程师（包括总监代表）、专业监理工程师；承包商方面有项目经理、技术负责人和安全管理人员；业主方面有业主代表及相关管理人员；必要时请设计方及分包商、材料供应商参加。
工地监理例会的目的如下：一是协调施工组织，解决施工问题，发布施工指令；二是通过建设各方的相互沟通，达到相互理解、相互配合和相互支持。
会议的任务是：对建设项目实施“四控二管一协调”（即质量、安全、进度、造价控制，合同及信息管理，协调各方关系和解决问题），从而确保工程目标的实现。
根据建设工程监理规范（GB50319—2000）的要求，工地监理例会应包括以下主要工作内容：检查上次例会上议定事项的落实情况，分析某些事项未完成的原因；检查分析工程项目质量状况，针对存在的质量问题提出改进措施；检查工程量核定及工程款支付情况；解决需要协调的有关事项；其他有关事宜。
由此可见，工地监理例会是关系工程施工安全、进度、质量和费用投入是否偏离目标，以及参建各方能否围绕目标协调一致，并实现有效合作的极其重要的项目会议。
工地监理例会往往难以达到预期目的。
通过调查分析，主要有以下几种原因。
其一，随意缺席，沟通不畅。
一些承包商的与会人员往往以种种理由缺席，或者委托其他人员充数代替参加，有时到会的仅项目经理一人，甚至仅派一名辅助人员到会，使工地监理例会的质量大打折扣，难以达到沟通及提出问题、解决问题的目的。
其二，规避问题。
施工单位在汇报时，往往对质量和进度中存在的问题避重就轻，不反映实际情况。
其三，决策寡断。
优柔寡断，久拖不决。
同样的问题，在会议上多次提出却得不到及时解决，导致目标值严重偏离。
经笔者分析，主要有以下几方面原因：一是施工单位的项目部缺乏全局观念，有的甚至认为只要业主满意就行，监理满意不满意无所谓，对监理的意见不予重视，甚至是置若罔闻，从而导致会议质量下降，达不到预期效果。
监理例会管理制度
监理例会管理制度监理例会是项目监理管理中的重要环节，通过例会可以及时沟通项目进展、解决问题，提高项目质量和效率。
为了规范和完善监理例会的管理，制定本监理例会管理制度。
一、例会召集（一）监理例会由项目监理部或监理工程师负责召集，确保例会的准时召开。
（二）召集例会应提前通知与会人员，通知方式可以采用邮件、短信等形式。
二、例会议程（一）例会议程由召集人制定，内容应包括项目进展情况、存在的问题、解决方案等。
（二）例会议程应提前发送给与会人员，确保大家对会议内容有所准备。
三、例会形式（一）监理例会可以分为线上和线下两种形式，根据项目实际情况灵活选择。
（二）线上会议可以通过视频会议软件进行，线下会议可以安排在指定会议室或现场。
四、例会主持（一）监理工程师担任例会主持人，负责会议的组织和主持。
（二）主持人应做好会场秩序管理，确保会议进行的有序和高效。
五、例会记录（一）例会记录由记录人完成，记录内容要全面、准确、详细。
（二）例会记录应包括会议时间、地点、与会人员、会议议程、问题讨论、决策结果等。
（三）会议记录应及时整理、归档，方便后续查询和汇报。
六、例会评估（一）每次例会结束后，可以进行例会评估，总结会议的效果和问题。
（二）根据评估结果，及时调整和改进例会的管理方式和形式。
七、例会纪律（一）与会人员应准时参加例会，如确有特殊情况请提前请假。
（二）例会期间，参会人员应保持专注、严肃，不得随意中断或离开会场。
八、例会总结（一）每次例会结束后，可以进行简要的总结，以便参会人员理解会议内容和下一步工作。
（二）总结应突出重点，明确责任分工和时间节点。
九、监督与改进（一）对监理例会的管理和效果进行定期监督和评估，及时发现问题并提出改进建议。
（二）通过持续改进，提升监理例会的管理水平和会议效果。
通过严格按照上述监理例会管理制度执行，能够规范和规划项目监理例会，提高监理工作的效率和质量，推动项目的顺利进行。
这将为项目的成功交付打下坚实基础。
监理项目部工作例会规定
监理项目部工作例会规定一、背景与目的为了加强监理项目部的管理，提高工作效率和质量，规范例会的召开和管理，确保信息传递顺畅、问题及时解决，特订立本《监理项目部工作例会规定》。
本规定旨在明确监理项目部工作例会的召开时间、形式、议程、参会人员及角色职责等内容，订立管理标准和考核标准，以便更好地组织和管理工作。
二、召开时间与频率1.监理项目部应定期召开工作例会，一般为每周一次。
2.遇有特殊情况，监理项目部可依据实际需要调整例会召开时间。
三、例会形式1.监理项目部工作例会可以采取线下会议、线上视频会议或混合形式召开。
2.线下会议应选择一个宽敞舒适的会议室，确保参会人员能够正常使用会议设备。
3.线上视频会议应使用稳定的通信工具，并提前进行网络测试，确保视频会议质量。
4.为方便记录和归档，例会应进行录音或视频存档。
四、参会人员及职责1.例会应邀请监理项目部相关成员参加，参会人员包含但不限于：项目经理、质量负责人、安全负责人、工程师等。
2.项目经理是例会的主持人，负责会议的召开、组织和主持。
3.质量负责人应就项目进展情况、质量问题及管理措施等方面进行汇报和布置。
4.安全负责人应汇报和解决工作中的安全问题，并提出相关改进建议。
5.工程师等相关人员应就技术问题进行沟通和沟通。
五、议程与内容1.例会议程应提前确定并通知参会人员。
2.例会议程一般包含以下内容：–例会开场：介绍与会人员、确认上次例会纪要是否已完满；–项目进展情况：项目经理汇报项目的进展情况，包含工期、本钱等方面的内容；–质量问题分析与解决：质量负责人汇报项目中显现的质量问题，并提出解决措施；–安全问题汇报与改进：安全负责人汇报项目中显现的安全问题，并提出改进措施；–技术问题沟通与共享：工程师等相关人员之间的技术问题沟通和共享；–其他事项：讨论其他与项目相关的事项，如人员调整、资源需求等；–确定下次例会时间和地方：确认下次例会的召开时间和地方。
3.例会内容应重视信息的传递、问题的解决，提高工作效率和质量。
第一次监理例会
第一次监理例会怎样开好第一次监理工地会议第一次工地会议是一次重要的会议，是连接“事前”(施工准备阶段)和“事中”(施工阶段)的一次会议，这次会议开好了，使与会单位和人员对监理工作有了明确的认识，对履顺监理工作关系起到关键作用，参建各方将会目标一致，相互尊重、相互支持、相互配合共同创建工程建设的和谐工作环境，监理工作就会主动和提高工作效率，同时起到对“四控”的预控效果。
反之会议前没有经过精心准备会议开的草率、走过场、图形式，达不到会议应达到的目的，就会在今后的监理工作中出现“别扭”，不协调的情况，对监理的力度、深度、有序的监理工作产生影响。
要开好第一次工地会议，就必须做好会前的准备工作，总监(代)进入工地后要适时与建设单位和施工单位就会议的内容、监理工作要求，彼此之间配合协作关系进行沟通，以增进互相了解，增进双方友谊和信任，这对作好今后的监理工作起到了促进作用。
现就如何开好第一次工地会议作如下提示：一、会前准备(一)、监理自我准备工作1、总监应针对工程规模建立适合该项目实际情况的项目监理机构与主管领导洽商达成一致意见。
2、总监应落实监理人员名单，通过会议方式进行分工、划分职责、安排进入工地时间，并办理好总监和主要监理人员的任命书、总监代表委托书。
3、在总监主持下根据分工编制监理规划和安全监理规划以及监理细则、安全监理细则(按工程进度需要编制)，编制旁站监理方案等。
4、总监组织编制适合本工程特点的“上墙图表”和工地监理制度(按公司示范文本)。
5、总监(代、或派员)落实工程环境和办公环境情况，了解工程施工准备情况。
6、准备好必要的监理书籍和资料、检测设备和工具(含电脑)。
7、总监应拟定好第一次工地会议发言提纲(见附录)。
(二)、与建设单位洽商进入工地后总监(代)应尽早与建设单位工地负责人洽商相关事宜：1、递交项目监理部人员任命书、委托书，并简略介绍监理机构设置情况及人员分工和适时进入工地监理人员情况。
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如何成功召开监理例会
如何成功召开监理例会
会议是协调和指导监理活动的重要工具之一，每个监理人员都熟悉开会，但能把一个会议开得有成效并不容易。
对于主持监理会议的总监而言，成功的会议主要依据于以下三个要素：一是会议任务的管理；二是会议程序：三是会议文件的准备。
笔者结合自己几年来在监理一线工作的实践，就此发表一点粗浅的看法，
一、会议任务的管理
1、会议的目标
会议任务是指会议上要做的事，这也是会议的目的。
因此，总监首先要确定会议的目标。
会议的目标一经确定，则对会议任务的管理也就开始了。
会议目标的类型有：解释问题；对所要解决的难题寻找可供选择的方案；评估行动方案；在各种选择中作出决策；计划下一步的行动；交流信息；回顾和澄清问题；评价已取得的工作进展；提出论点等。
在一次会议上，可能试图解决一个问题，也可能解决相关的两个或多个问题，这要视具体情况而定。
2、会议的范围
在会议的目标确定之后，下一个问题就是规定会议的规范。
它是与会议目标紧密相关的另一个重要问题。
因为与所定会议目标联系的问题有许多个，那么这一次会议探讨、研究哪些问题必须明确地规定下来，以便使会议始终围绕重点进行研讨。
会议的目标和范围确定之后，就可决定邀请哪些人参加会议。
如果会议的目的不清楚，也就无法决定邀请哪些入来参加会议。
被邀请者应该是那些能够实现会议目标的人员。
对那些需要了解情况的听会者，即使他们没有多少发言权也不要排除在外。
在被邀请人的名单中不应该包括那些不需要听会的旁观者，因为与会议无关的旁观者参加会议的话，势必冲淡与会者的
注意力，甚至还可能影响与会者直率地发表意见。
4、会议时间安排
确定了会议的目标，议事范围，参加会议人员及其需要的做的准备工作之后，总监就可以进行会议时间表的安排。
从解决问题的时机来说，召开会议的时间既不能太早，也不应过晚。
召开会议的时间过晚，则错过解决问题的时机，如果太早，会使与会者来不及做好准备。
会期定了后，要早曰通知与会者，以便使参加会议的人能更好地计划自己的工作时间。
5、会议地点
会议地点的安排要利于实现会议的目的和方便与会者。
会议地点的选择受会议目的支配，并对会议能否成功有直接的影响，故应精心地选择。
例如，需要与会者解决施工过程中的问题，则会议地点选在工地现场召开放为有利。
有的会议需要查阅一些参考资料，则会议地点就选在靠近保存档案或所需资料的地方。
一般来说，与监理工作有关的会议，通常安排在工地为好。
二、会议程序
1、程序活动的内容
会议目标的实现，不是总监把与会者简单召集在一起就能解决的，预先还要安排好会议进行的先后顺序，即所谓会议程序。
重要的程序活动主要有：
1．1 启发引导讨论：总监负责宣布开会并启发引导讨论。
1．2 提供信息和意见：每个与会者均有责任提供有关信息和意见与大家共享。
1．3 寻求信息和意见：总监引导，劝说与会者把话说出来。
1．4 鼓励与会者说出意见：总监鼓励与会者大胆地发表不同意见。
1．5 审核会议上提出的信息、意见的真实性：与会者对会议上提出的信息和意见加以证
实或质疑。
1．6 弄清事实和意义：总监要弄清每件事是否大家都理解了，否则不能进行下一步讨论。
1．7 检验认识的一致性：总监就与会者对有关议题的认识是否一致加以问询并确认。
1．8 协调：总监引导与会者进行分析、协商，找出共同点，协调分歧点。
1．9 总结：总监对已讨论过的议题进行简洁的概括，得出明确结论。
1．10 记录：总监指定专人对会议讨论内容和会议结论以文字记载下来。
1．11 掌握时间：总监要有意识地控制讨论时间，既不要拖延时间也不要走过场，保证每
个与会者均有发言机会。
2、积极引导与会者参与会议
在会议上，总监要倡导对实现会议目标带有建设性的行动。
每个与会者在会议上表现各不相同，这是因为与会者各自所处的立场和角度不同而造成的。
这里总监要围绕会议目标启发引导与会者发表意见，要鼓励那些敢于抒发自己观点的人，不要频频打断发言人的讲话。
总之，总监要密切注意会议的发展动态，如果发现会议任务或会议程序中有哪些缺陷和不足之处都应尽力补救解决。
三、会议文件的准备
1、议事清单
简单地说，议事清单就是对要议的事项所列出的清单，也就是要在会议上考虑讨论的题目一览表。
这个表最好公开印发，或者在会议开始时首先说明。
比较好的议事清单上不仅有事项的名称，还写明会议的目标、范围、与会者和每件事要讨论多长时间。
如果没有议事清单的话，与会者不清楚会议将如何进行，就要消耗许多时间才能使会议取得进展。
2、会议记录和纪要
每次会议都应该作记录，其中包括时间、地点、出席会议的人员、议事清单、所讨论事项的记载，作出的决定或未解决事项、任务委派情况等。
如果需要正式的会议纪要，则应抽出一定时间对材料进行组织、编辑，使其更加清晰、准确，然后打印、散发。
会议纪要越早发越好，与会者对会议尚记忆犹新时，就收到会议纪要，会使他们对会议纪要的审查更有收获，同时也能及早发现错误、遗漏或不准确之处，使会议的成果得到有效地落实。