深圳市城建档案业务工作指南
深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南
深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南一、介绍在深圳市的建设工程过程中，文件归档与档案验收移交是一个重要而关键的环节。
本指南将详细探讨建设工程文件归档与档案验收移交的流程和要求，以确保文件归档的完整性和档案的准确性。
二、建设工程文件归档流程建设工程文件归档是指将建设工程项目的相关文件进行整理、归类、编号和存档的过程。
以下是建设工程文件归档的流程：1.文件整理和归类将建设工程项目的相关文件按照一定的分类和顺序进行整理和归类，例如将设计文件、批准文件、施工图纸、合同文件等分类存放。
2.文件编号对归类好的文件进行编号，以方便查找和管理，编号可以根据项目名称、文件类型、日期等进行组合。
3.文件存档将归类和编号好的文件进行存档，选择合适的存档方式，可以是纸质档案、电子档案或者混合档案的形式。
4.档案管理建立健全的档案管理制度，对已存档的文件进行管理，包括定期检查、更新、借阅和销毁等。
三、档案验收移交流程档案验收移交是指将建设工程项目的档案移交给档案机构或者相关部门进行验收和管理的过程。
以下是档案验收移交的流程：1.档案整理在档案移交之前，需要对已存档的文件进行整理，包括整理文件的完整性、准确性、时效性和规范性等方面。
2.档案清单编制档案清单，清单中要包括移交文件的名称、编号、数量、日期和负责人等信息。
清单可以按照一定的格式进行编制，以便于查阅和管理。
3.档案移交按照档案管理机构或者相关部门的要求，将已整理好的档案进行移交。
移交时要注意确保文件的完整性和正确性，避免遗漏或错误。
4.档案验收档案管理机构或者相关部门对移交的档案进行验收，核对清单和档案的一致性，确保所移交的档案内容正确并符合要求。
四、档案管理与维护建设工程的档案管理和维护是档案工作的重要环节，以下是档案管理与维护的要点：1.定期检查定期对档案进行检查，确保档案的完整性和准确性，及时发现并处理档案中的问题和纠错。
2.档案更新随着建设工程项目的进行，有些文件可能需要补充或者更新，及时对档案进行更新，保持档案信息的最新性。
深圳市工程档案归档的指南
深圳市工程档案归档的指南一、引言工程档案是工程建设过程中所产生的重要文件和资料的集合，是记录和保存工程的重要依据。
深圳市作为中国引领城市发展的先行者，工程档案的归档工作显得尤为重要。
本文旨在为深圳市的相关单位提供一份工程档案归档的指南，以帮助他们建立健全的归档体系，提高工程档案管理的效率和准确性。
二、工程档案归档的原则和目标1.原则（1）全面性原则：工程档案必须全面、准确地记录和反映工程建设全过程的信息。
（2）时限性原则：工程档案必须及时归档，确保信息的及时性和完整性。
（3）规范性原则：工程档案必须按照相关部门的文件规定和标准进行归档，确保统一性和标准化。
（4）安全性原则：工程档案必须做好保密工作，确保文件和资料的安全性和保密性。
2.目标（1）建立健全的工程档案归档体系，确保工程档案的准确性和完整性。
（2）提高工程档案管理的效率和准确性，便于工程建设的复查和审计。
（3）便于工程档案的传承与利用，为后续工程建设提供参考和借鉴。
三、工程档案归档的步骤和方法1.步骤（1）准备归档材料：清点所涉及的文件和资料，并进行整理和分类。
（2）编制目录：编制工程档案目录，包括档案分类、文件名称、归档年份等信息。
（3）备案登记：准确登记工程档案的基本情况，包括文件编号、归档时间、归档责任人等。
（4）整理归档材料：按照目录进行实物整理和装订，确保文件的完整性和不易损坏。
（5）整理归档目录：按照实物整理的文件和资料，对目录进行完善和修订。
（6）存储归档文件：选择适宜的存储介质和存储环境，确保文件的安全和易读性。
（7）档案维护：定期进行档案检索和维护工作，确保文件的完整性和及时性。
2.方法（1）合理规划：根据工程的不同阶段和类型，制定合理的归档方案和流程，并按照计划进行归档工作。
（2）标准化管理：按照相关部门的文件规定和标准进行归档，确保文件的统一性和规范化。
（3）信息化建设：引入信息管理系统，将工程档案的管理和归档工作进行数字化和网络化，提高管理效率。
深圳市工程档案归档的指南
"立卷责任人"由档案员本人签名；案卷封面、 档案盒必需填写的栏目有："案卷题名"填写工 程名称、专业或归档类别名称、本卷组成的主 题内容阐写的案卷名称,"编制单位"填写编制 文件材料的责任单位名称,"编制日期"填写开 工至竣工日期,"共卷"填写本次移交的总卷 数,"本卷"填写本案卷的卷序号,其他栏目和档 案盒、卷皮脊背不需填写；目录、案卷封面、 档案盒的数字应当使用阿拉伯字填写；备考表 填写本卷相关载体的数字和案卷中需要说明的 问题,"立卷人"由档案员本人签名,"审核人"由 工程技术负责人本人签名〔参照件；
二、工程档案案卷整理
<一>、文字材料组卷每卷厚度不超过2公分,采用 双棉线三点平直整齐装订,装订前必须剔除金属物, 对破损、污损的文件材料要进行除污补裱处理.使 用黑色油墨编印案卷页码号,一页文件一个页码号, 正面页编印在文件的右下角,反面页编印在文件的 左下角.每卷卷内文件材料案卷页码号以自然顺利 从1开始至本卷尾页号止,封面和卷内目录不编案卷 页码号〔对牢固、整洁无金属物的成书文件,可不 拆卷,接归档要求编号编目录即可；
组织施工和监理单位技术人员按相关规范、标准 要求编制出对应的表格,报相关质检部分备案后使 用.
完善工程使用表格后,按归档要求编制出归档目录, 报市档案局备案后使用.
二、竣工图纸
〔一、竣工图纸必须是最新版的新蓝图；
〔二、编制工程竣工图必须根据"变更文件 "<包括图纸会审纪要、设计变更通知单、经 设计单位确认的工程洽商单等>修改完善,在 修改部位空白处盖上红色印油的"修改专用章 ",保证图物相符,确保竣工图准确性,可按以下 方式
深圳市建筑工程文件归档内容业务指引
移交城建 档案馆
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备注 注2
深圳市建筑工程文件归档内容业务指引
序号
归档文件
17 单位(子单位)工程质量竣工验收记录GD419 ㈤ 工程材料、试验器具管理文件 8.1 钢材(钢筋、钢管)产品质量核查记录表GD2301046 8.2 水泥出厂、复验质量证明文件汇总表GD2301048 8.3 粗(细)骨料合格证、试验报告汇总表GD2301049 8.4 原材料合格证、试验报告汇总表GD2301050 8.5 质量证明文件汇总表GD2301052 8.6 工程设备及主要材料(配件)产品质量证明文件汇总表GD3010214 8.7 工程设备及主要材料(配件)进场检查验收记录汇总表GD3010211 8.8 工程设备及主要材料(配件)进场复验抽检报告汇总表GD3010215
13 地基标准贯入试验检测报告
14 地基动力触探试验检测报告
15 地基土载荷试验检测报告
16 复合地基载荷试验检测报告
19 密实度试验结果汇总表
20 基础锚杆、支护锚杆(或土钉)抗拔试验报告
21 基桩竖向抗压静载试验检测报告
第 3 页，共 11 页
具体文件内容也可参 照《深圳市市政基础 设施工程文件归档内 容业务指引》
42 建筑电气分部工程质量控制资料核查记录(一)～(三)GD3030303
43 分部工程质量验收记录GD3010201
㈦-5 智能建筑工程工序检查及质量验收文件
30 子分部(系统)工程质量验收记录GD3010202
31 系统(成套设备)工程质量验收记录GD3010261
32 智能建筑分部工程质量(技术)管理文件资料核查记录GD3040201
深圳市城建档案整理规范(最新版)(1)
深圳市城建档案整理规范第一条为规范城建档案的整理工作，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《建设工程文件归档整理规范》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等标准规范，结合本市实际，制定本规范。
第二条本规范适用于本市城建档案的整理及接收进馆工作。
第三条建设单位应当做好工程准备阶段、竣工验收阶段形成的工程文件材料的收集、组卷归档工作，组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、收集和组卷归档工作，并对上述单位移交的工程档案进行汇总和统一编号编目。
第四条勘察、设计、施工、监理等单位应当将本单位形成的工程档案整理组卷后向建设单位移交。
第五条建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并向建设单位移交；各分包单位应当将本单位形成的工程档案整理组卷后及时向总包单位移交。
建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理其承包项目的工程档案并向建设单位移交。
第六条归档文件的质量要求（一）归档的工程文件应当为原件。
（二）工程文件必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
（三）工程文件的内容必须真实、完整、准确，与工程实际相符合。
（四）工程文件应当采用耐久性强的书写材料，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
（五）工程文件中文字材料幅面尺寸规格应当为A4幅面（297mm×210mm），图纸应当采用国家标准图幅。
（六）图纸一般采用蓝晒图，竣工图应当是新图；计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
（七）所有竣工图均应当加盖竣工图章，竣工图章的基本内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监，并签署完备。
竣工图章应当使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏上方空白处。
（八）利用施工图改绘竣工图的，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1／3的，应当重新绘制竣工图。
深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南
深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南如下:
1. 归档
(1)所有建设工程项目的文件都需要按照深圳市档案管理规定进行归档。
项目中涉及到的图纸、设计文件、施工方案、预算书、施工合同、质量安全报告等文件都需要进行整理分类,并按照项目进度进行归档。
(2)归档时应当有档案归档名、档案编号、档案类别、档案形成时间、档案存放地点等信息。
对于无法归档的文件应当进行标注并加密保护。
(3)建设工程项目档案应当由专业人员进行整理,按照数字化和非数字化两种方式进行分类。
数字化档案应当进行封装和保护,保证信息安全。
(4)归档文件应当进行妥善保管,避免日晒、雨淋、火烤等情况,保持完整、有序、安全。
2. 验收移交
(1)在建设工程项目完成后,需要进行档案验收移交。
验收时应当由相关责任人进行验收,并对建设工程项目的资料进行整理和核对。
(2)验收时需要检查档案是否存在虚假、损坏、缺失等情况,确保档案资料的真实性和完整性。
(3)在验收移交前,应当对移交的建设工程档案进行数字化处理,生成电子文档。
(4)移交时应当将建设工程档案进行包装,并标明移交日期和范围,以确保档案的及时保护和管理。
深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南需要严格遵循档案管理规定,确保建设工程档案的安全和完整。
城建档案办事指南
城建档案馆办事指南一、接收已办理竣工验收手续的工程档案已办理竣工验收手续的工程档案,经整理后,可直接移交业务指导室,经审核,符合要求,归档入库，除整套质保资料以外，建设单位需提供如下文件：（一）工程竣工备案资料（除注明复印件的以外，报送文件均为原件）：1、施工许可证2、质量监督报告3、施工图设计审批书及施工图设计文件审查报告、审查意见回执4、勘察质量自检报告5、单位工程质量竣工验收记录（控制资料安全功能检验资料核查及观感质量检查记录)6、工程质量评估报告7、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、工程定位图、选址意见书8、建设工程竣工规划认可书9、建筑工程消防设计审核受理通知单、建筑工程消防设计审核意见书（竣工）10、建设项目竣工环境保护验收申请登记卡11、竣工报告12、竣工验收报告13、土地使用证（复印件加盖公章）14、工程设计自检报告15、工程档案竣工认可证16、竣工验收备案表17、工程管理人员名单18、建筑工程质量保修书19、其它资料（二）工程竣工依据性资料：1、工程项目立项报告2、固定资产投资项目新开工统计登记表3、投资许可证4、质量监督计划5、监督登记表6、中标通知书7、建设工程勘察合同8、建设工程设计合同9、建设工程委托监理合同及监理规划10、建设工程施工合同11、勘察、设计、施工、监理单位质资证书及施工单位技术人员上岗证书加盖公章12、其它资料（经济适用房批复、房屋预售许可证、工程决算表）二、工程文件的归档范围及质量要求（一）、工程文件的归档范围1、与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
2、文件的具体归档范围应符合GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》的要求。
（二）、归档文件的质量要求1、归档的工程文件应为原件。
2、工程文件的内容及其编制深度必须符合国家有关工程勘察，设计，施工，监理等方面的技术规范、标准和规程。
深圳城建档案馆管理制度内容
深圳城建档案馆管理制度内容
深圳城建档案馆是深圳市政府机构，是负责深圳城市建设档案管理的重要部门。
为了保障档案的安全性、完整性和可读性，深圳城建档案馆建立了一套完善的管理制度，包括以下内容：
一、档案馆的组织机构及职责
档案馆设有馆长、副馆长、科长等职位，其职责是分别负责档案馆的日常管理、工作计划的制定与执行、档案收集与整理、档案的保管、借阅与利用等工作。
二、档案馆的收集与整理
档案馆根据深圳市的城市规划和建设情况，对有关城市建设的档案进行全面的搜集、整理和归档。
搜集的资料包括政府机构、企事业单位、社会团体等各类组织机构的档案，还包括地图、照片、音像资料等。
三、档案馆的保管
档案馆将收集到的档案进行分类、编号、索引和装订，同时采取措施防止档案遭受损坏、丢失或盗窃。
档案馆还建立了保密制度，对涉密档案进行严格保护。
四、档案馆的借阅与利用
档案馆根据有关规定，对外提供档案借阅和利用服务。
借阅与利用需提前预约，并按照规定交纳相应的费用。
同时，档案馆也可以对外进行档案复制、研究和展览等活动。
五、档案馆的监督与检查
档案馆接受上级主管部门的监督和检查，同时也定期对自身的工作进行自查自纠。
如发现问题，及时采取措施进行整改。
上述五个方面是深圳城建档案馆管理制度的主要内容，这些管理制度的实施，有利于保障城市建设档案的安全、完整和可读性，为深圳市的城市规划和建设提供了重要的工作支持。
深圳经济特区城市建设档案管理规定-
深圳经济特区城市建设档案管理规定正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 深圳经济特区城市建设档案管理规定（深圳市人民政府１９８９年６月２４日发布１９９４年１月２９日修订发布）第一章总则第一条为了加强深圳经济特区城市建设档案（简称城建档案）工作，根据《中华人民共和国档案法》、建设部及国家档案局的有关规定，结合深圳经济特区（以下简称“特区”）具体情况，制定本规定。
第二条城建档案是城市规划、建设、管理工作中形成的应归档保存的各种图纸、图表文字材料、模型、样品、照片、影片、录相、录音等技术文件材料的总称。
它是历史的原始真实记录，是城市建设和管理的重要依据及信息资源。
第三条城建档案工作是城市建设的重要组成部分。
凡在特区内进行城市建设、管理的各机关、部队、院校、团体、企事业单位都应依照本规定搞好城建档案工作。
第四条特区城建档案工作实行统一领导、统一制度、同一标准、集中分级管理的原则。
第二章管理机构和职责第五条市城建档案管理处是市政府管理城建档案的专门机构；市城建档案馆是收集、保管、提供、利用城建档案的科技事业单位。
两部门合署办公，归口市政府建设行政主管部门领导。
业务上受市档案局指导。
其主要职责是：（一）负责集中统一管理和指导全市的城建档案工作；起草、制定城建档案工作法规性文件、标准、规范；进行业务培训；组织全市性的检查评比；协调城建档案工作与其它工作之间的关系。
（二）参加城市建设工程的竣工验收；审查接收需长期、永久保存的城建档案。
（三）对接收进馆的档案进行科学的系统管理；积极为城市规划、建设、管理、科研等工作提供服务。
（四）利用声像、影视等手段广泛积累城市建设的档案材料，不断丰富馆藏。
深圳市城建档案馆接收建设工程档案规范
深圳市档案局关于印发《深圳市城建档案馆接收建设工程档案规范》的通知深档规〔2012〕2号各有关单位：为规范建设工程档案的接收进馆工作，确保国家馆藏档案资源的质量，有效实现城建档案资源的安全保管和有效利用，根据国家档案法律、法规及有关规定，结合本市实际，我局制定了《深圳市城建档案馆接收建设工程档案规范》，现予印发施行。
深圳市档案局二○一二年七月十二日深圳市城建档案馆接收建设工程档案规范第一条为规范建设工程档案的接收进馆工作，确保国家馆藏档案资源的质量，有效实现城建档案资源的安全保管和有效利用，根据国家档案法律、法规及有关规定，结合本市实际，制定本规范。
第二条本规范适用于深圳市城市建设档案馆（以下简称市城建档案馆）接收建设工程档案的活动。
第三条市城建档案馆是收集、保管、向社会提供城建档案利用服务的市级国家专门档案馆，是永久保管城建档案基地和利用城建档案信息资源中心。
市城建档案馆应当遵循丰富馆藏、优化结构、整合资源、集中保管、信息共享的原则，加强馆藏城建档案资源建设，依法接收分管范围内对国家和社会有保存价值的城建档案，逐步建立内容丰富、结构合理的城建档案资源体系。
第四条凡列入市城建档案馆接收范围的建设工程档案，建设单位必须按本规范的要求向市城建档案馆移交；法律、法规、规章另有规定的，从其规定。
第五条建设单位应当将档案工作纳入项目建设计划和管理程序，纳入合同管理及监理工作内容，并根据项目实际情况，采取有效措施，确保建设项目档案工作与工程建设同步，确保建设项目档案的完整、准确、系统。
各有关单位应当指定专人负责本单位建设工程档案的收集、归档、保管和移交工作，并将建设工程档案的收集整理工作纳入本单位工程建设的相关工作程序和有关人员的岗位职责。
第六条市城建档案馆依法接收下列全市市政工程、基础设施建设工程档案以及经市级以上有关行政主管部门行政许可报建的其他建设项目的工程档案：（一）民用建筑工程档案：包括住宅、办公、文化、教育、卫生、体育、商业、金融、保险及其他公共建筑工程档案；（二）工业建筑工程档案：包括大中型工厂、仓储企业等工业建筑物、构筑物工程档案；（三）市政基础设施工程档案：包括道路、广场、桥梁、涵洞、隧道、排水、城市照明、环境卫生等工程档案；（四）公用基础设施工程档案：包括供水、供气、供热、供电、照明、邮政、电信、广播电视等工程档案；（五）公共交通基础设施工程档案：包括铁路、公路、水运、航空、港口、码头、管道运输、城市公交、城市轨道交通、交通廊道等工程档案；（六）园林、风景名胜工程档案：包括公园、风景区、城市雕塑及纪念碑、古建筑等工程档案；（七）市容环境卫生设施工程档案：包括环境治理项目、市容环境、卫生设施等工程档案；（八）城市防洪、抗震、人防工程档案：包括监测、防洪设施、抗震加固、人防建筑物、构筑物等工程档案。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
深圳市城建档案业务工作指南一、地下管线报建查询和档案信息报建登记根据《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部第136号令），建设单位在申请领取建设工程规划许可证前，应当到城建档案管理机构查询施工地段的地下管线工程档案，取得该施工地段地下管线现状资料。
建设单位和施工单位未按规定查询和取得施工地段的地下管线资料而擅自组织施工，损坏地下管线给他人造成损失的，依法承担赔偿责任。
建设单位携带《办理燃气管道及设施安全保护协议的通知存根》、建筑总平面图蓝图及其CAD光盘到福田区福中三路深圳市行政服务大厅西厅三号窗口（市档案局地下管线报建查询和档案信息报建登记窗口）现场即时办理。
业务办理联系电话：82105320。
二、城建档案业务指导预约申请根据每年度重大建设项目计划和各月度工程档案报建登记，市档案局城建档案业务指导处以项目为单位安排指导任务。
项目开工后，建设单位可通过电话办理业务咨询和预约指导；对重大建设项目，市档案局城建档案业务指导处将主动、定期地提供跟踪指导服务。
业务咨询和预约指导联系电话：82105574。
三、城建档案归档和移交进馆范围(一)城建档案归档范围根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)，建设工程文件的归档范围主要包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、工程声像档案等六个部分。
1、工程准备阶段文件主要包括：立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标及合同文件；开工审批文件；工程概预算等财务文件；建设、施工、监理单位机构设置、资质及人员任命文件等。
2、监理文件主要包括：监理规划及实施细则；工程质量、进度、安全、造价控制文件；监理定期报告及专题报告等。
3、施工文件主要包括：施工技术准备文件；施工现场准备文件；设计变更、工程洽商及施工联系文件；工程事故处理记录；施工原始记录及汇总；隐蔽工程验收记录和阶段性工程验收记录；施工试验记录及汇总；施工过程性观测记录；功能性试验记录；施工原材料、构配件、设备质量证明文件及抽样检测报告；竣工测量资料；工程质量检验评定文件等。
4、竣工图：包括项目建设工程全套纸质竣工图及相应的CAD 电子文件。
国标或部委发布的通用图集不归档。
经批准，部分行业工程和特种工程可提交PDF格式竣工图电子文件。
5、竣工验收文件：包括工程竣工总结及评估报告、工程验收记录、工程交工验收报告、工程竣工验收报告及验收证书、决算和审计文件等。
6、工程声像档案：记录工程项目规划征地、勘探、设计、奠基、施工、竣工验收等方面的照片、录像带等音像材料。
(二)城建档案移交进馆范围1、房建工程和市政基础设施工程产生和形成的档案，移交进馆范围依据市档案局发布的《建筑工程A类工程档案卷内目录》、《建筑工程B类工程档案卷内目录》、《市政基础设施工程档案卷内目录》执行。
2、对于行业工程和特种工程，建设单位应在项目开工初期组织监理、施工等单位根据本行业行政主管部门的要求和相关的标准规范，制定本工程项目的归档细则，明确项目建设各阶段和各专业工程或分部分项（单元）工程应形成的工程文件材料以及使用的施工用表。
归档细则由建设单位报市档案局确认，档案移交进馆范围按归档细则确定的内容执行。
四、城建档案编制、立卷、整理编目质量要求(一)归档目录的确定和文件的组织排列1、房屋建筑工程和市政基础设施工程分别使用市档案局发布的《建筑工程A类工程档案卷内目录》、《建筑工程B类工程档案卷内目录》以及《市政基础设施工程档案卷内目录》。
各份文件材料应采用卷内目录“文件题名”栏或“文件编号”栏确定的施工用表并按文件题名组织排列。
2、行业工程和特种工程统一采用国标卷内目录的格式进行编制。
项目建设各阶段和各专业工程或分部分项（单元）工程应形成的工程文件材料以及应使用的施工用表需在本项目归档细则中明确。
各文件在卷内目录的排列应充分考虑到各项管理程序或施工工序之间的联系以及主件和附件之间的联系。
(二)归档文件材料的质量要求1、归档文件材料应是原件，要求字迹清楚、图样清晰、图表整洁，不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等）书写、绘制。
2、归档文件材料应保证签字盖章手续完备，不能代签名。
需使用项目章的，必须提交该项目部所属法人单位的授权书并在其中明确项目章的使用范围；开工报告、竣工验收以及结算文件必须加盖单位公章。
需使用个人手签章的，应由本人所在单位向建设单位提出用章申请，经批准后方可使用。
监理工程师和建筑、结构、造价等需要通过国家注册执业资格的人员在相关文件材料上签名时应同时加盖其注册章。
3、竣工图应是新图并应确保完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。
按施工图施工没有变更的，施工图加盖并签署竣工图章后作为竣工图；有变更但能在施工图上以杠改、叉改、划改或引线修改的方式修改完善的，修改后的施工图加盖并签署竣工图章后作为竣工图；涉及平面布置、结构形式、工艺、项目等较大改变，无法或不宜将变更内容在施工图上修改完善的，应重新绘制竣工图，并加盖和签署竣工图章。
在施工图上修改形成竣工图的，相邻修改部位的空白处应加盖修改索引章。
重新绘制竣工图的，修改部位应加注云线；如果编制单位非原设计单位，应完整保留原设计单位图签栏和原设计人员信息，并在相邻原图签栏的左下或右上空白处增加竣工图编制单位的副图签并由编制、审核等相关人员签名。
4、竣工图电子文件的数量、内容和版本应与纸质竣工图相符，各电子文件以其相应图纸所在的案卷号加页次命名，并编制Txt、Word或Excel格式的电子文件目录。
设计变更的内容在电子文件中不采用杠改、划改等修改方式，直接在修改部位更新；重新绘制的竣工图修改部位应加注云线。
CAD电子文件应为DWG 格式，文件在模型空间窗口存储；使用外部引用块的，外部引用块须固定在各对应文件中。
5、使用胶片拍摄的照片必须为原版原件，底片与照片相符并与照片一并归档。
照片与底片应画面完整，图像清晰，不得有磨损、划伤和污渍。
对于数码照片，必须使用500万像素或以上质量的相机拍摄，单张照片质量不得小于1M，归档时数码照片不得做任何修改变动。
照片归档时要配有简洁的文字说明，包括时间、地点、内容、人物、背景及拍摄者等。
6、录像档案应使用数字摄像机（含硬盘、光盘为存储载体的摄像机）拍摄，拍摄时要求图像清晰、画面稳定、有同期声且声音清晰。
归档时使用原版拍摄载体，录像内容不得作任何编辑改动；同时，应配有必要而简洁的文字说明，描述所拍录像记录的内容，包括时间、地点、内容、任务、背景及拍摄者等。
(三)归档组卷和整理编目的质量要求1、项目的全部工程文件按文件类型分别由建设、监理和施工单位负责整理组卷。
建设单位主要负责工程准备阶段文件和竣工验收文件；监理单位主要负责监理文件；施工单位主要负责施工文件和竣工图，其中施工文件包括施工管理文件和施工技术文件两个部分。
各文件按照市档案局发布的房建和市政工程标准目录或按照经确认的行业和特种工程归档细则组织排列。
2、建设单位负责的工程准备阶段文件和竣工验收文件以项目为单位集中整理组卷；大型市政基础设施建设项目可按工程阶段或文件类型分期分批整理组卷；分片区开发的房建项目可按备案批次整理组卷。
监理单位负责的监理文件以监理合同为单位整理组卷。
施工单位负责的施工文件和竣工图以施工合同（含专业分包合同）为单位整理组卷。
3、档案整理标准依照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）执行。
4、卷盒、卷皮等档案装具应选用市档案行政管理部门监制的标准产品。
卷盒、卷皮的脊背以及“档号”、“密级”、“档案馆代号”、“保管期限”栏不必填写。
项目档案案卷总数量统计时，文字材料以一本为一卷，竣工图以一盒为一卷，各卷页次独立编排，汇总后按案卷流水号装盒。
卷内备考表的“立卷人”由立档单位档案员签名，“审核人”栏由立档单位的项目负责人或技术负责人签名。
五、城建档案预验收建设项目竣工验收前，建设单位应组织设计、监理、施工等单位对项目建设的全过程文件材料进行检查。
工程文件材料基本齐全、完整并初步分类整理后，建设单位提请市档案局进行工程档案预验收。
除专业工程档案严重缺失外，市档案局在验收后的3个工作日内出具验收认可文件；发现有专业工程档案严重缺失的，责令整改并要求重新组织档案预验收。
先期完工的场平、桩基础等工程或分标段施工的市政基础设施工程可按施工合同办理档案预验收；分区分片开发的房建项目可按备案批次办理档案预验收。
档案预验收时，市档案局验收人员应将档案存在的各项问题一次性告知档案形成单位。
通过预验收的由市档案局出具加盖“城建档案业务专用章”的档案预验收认可文件，并在“深圳档案网”（）公布。
档案预验收申报电话：82105574。
六、城建档案移交进馆建设单位应在建设工程竣工验收后3个月内，向市城建档案馆移交一套符合建设工程档案预验收认可文件要求的建设工程档案。
除先期完工的场平和桩基础工程、分标段施工的市政基础设施工程、燃气工程以及由建设单位负责整理组卷的建设项目准备阶段文件和竣工验收文件可单独办理移交之外，建设项目各合同工程档案应由建设单位汇总后集中移交。
建设项目（工程）通过档案预验收后，市档案局验收人员负责对预验收存在问题的整改工作进行跟踪指导，并在工程档案移交前进行全面的质量检查，以保证工程竣工验收后3个月内档案按期移交。
在第一次进馆前检查时，验收人员可对档案预验收阶段尚未形成或尚未完备的检查内容提出补充意见，但后续检查时不能提出新的整改问题。
在馆内检查的，一律在市档案局八楼业务大厅（福田区福中三路市民中心B区红塔楼八楼）前台办理。
进馆前检查合格的，验收人员向移交单位发出办理档案进馆手续的通知；同时向市档案局城建档案接收人员提出移交申请，接收人员对拟移交档案进行内部抽查，抽查工作在1～4个工作日内完成。
案卷数量50卷以下（含50卷）的，收到申请后的1个工作日内办结；案卷数量100卷以下（含100卷）的，收到申请后的2个工作日内办结；案卷数量150卷以下（含150卷）的，收到申请后的3个工作日内办结；案卷数量150卷以上的，收到申请后的4个工作日内办结。
档案验收人员提交移交申请的当日不计入档案抽查工作日。
接收进馆抽查合格的，接收人签署并发出移交书。
抽查发现个别问题但对档案凭证作用和对档案利用影响不大的，接收人签署移交书并将抽查发现的问题注明在移交书封面上以告知移交单位。
抽查发现问题并需整改的，接收人在抽查限定的工作日内向移交单位发出限期整改通知书。