X金属公司系统分析报告

组员为：姚晓芸、姚玲莉、周旻、钱蔚岚、陆晓蓉、许艳萍X金属公司系统分析报告

一、现行系统调查与分析报告

（1）现行系统组织概况

现行系统组织介绍：

X金属材料有限公司是原x市物资局下属的金属公司于2001年底转制成立的。公司目前的注册资金3000万人民币，其中90%为国有资产，10%为经营者群体持股。

公司继承了原公司的大部分经营业务，主要任务是对x市及周边地区的所需钢材、有色金属等原材料进行采购、进货，销售及存储管理，并且还负责把客户定购的货运送到目的地。公司性质属于流通企业，业务范围主要是通常所说的进销存管理。公司改制后，实行一体化管理和非独立核算，有效降低了经营成本，业务量稳步扩大。成立的五年多来，经营品种已达250多个大类、数千种规格，现有职工237人，，进货客户及销货客户总共达到2000多家。

现行系统组织机构与业务功能：

x金属材料公司设有办公室、业务部、市场部、物流部、财务部和信息中心等部门。每个部下还设有若干职能部门或职能岗位。公司的组织机构如图15.4所示。

图15.4 x金属材料公司组织机构图

各部室的业务范围如下：

a.办公室

负责处理公司日常办公事务（如文件管理，会议安排），行政考核，后勤管理等。

b.业务部

是x公司经营钢材的核心部门，负责金属材料的进销存业务，具体职责有:

①采购员6人，他们的职责是根据市场需求和库存情况，负责钢材的现货和期货的采购，包括提出采购申请、与供应商签订进货合同，与供应商保持业务联系，进行合同督催等。

②合同员2人，其职责是负责登记采购员送来的进货合同,并完成每月的合同统计与分析。

③核价员1人，其职责是负责金属材料到货后的进价核价及入库单处理。

④销售员4人，负责金属材料的销售管理，如销售开票，保持与客户的业务联系等。

⑤统计员2人，负责全公司的物资进销存统计报表的制作与上报工作。

c.市场部

负责各地区的市场开发工作。

d.物流部

负责钢材的运输和仓储工作，如钢材仓库负责钢材的验收、入库、存放、保管、保养及物资出库工作，车队负责送货和取货。

e.财务部

负责全公司经营活动中的收款、付款、开票和各种帐务及资金管理，进行财务分析，编制财务报表等。

f.信息中心

是以财务部的机房管理人员为基础新成立的部门，负责公司的信息化规划和信息系统的建设。

现行系统的业务功能，可以用分层描述的现行系统功能图进行抽象，建立现行系统的功能模型。以业务部为例，如果把业务部的工作用功能图抽象出来，可建立如图15.5的业务部现行系统功能模型。

图15.5 金属材料公司业务部功能图

（2）现行系统工作目标

x金属公司的性质属于流通企业，业务范围主要是通常所说的进销存管理。现行系统的主要目标有：

●对各种单据、合同进行管理；

●对库存、进销货情况进行管理；

●对合同和各种单据进行统计和查询；

●实现人员合理分工，保证业务流程顺畅完善；

●进一步提高人员的工作效率，提高业务量；

●提高物流服务水平；

●建立和扩大经销网络，提高市场占有率；

（3）现行系统职能调查情况：

分部门来说，各个部门的工作目标大致可列为如下：

进货：

●采购员判断市场情况，签订采购合同；

●合同员登记合同并完成合同的统计与分析，其分析的信息为决策作出支持；

●核价员核对合同价与发票价，并产生相应的单据；

●通过电话及票据传递进行各个部门之间的消息通信

●对业务台账进行及时修改

销货：

●对金属材料的销售进行管理，保持与客户的业务联系；

●进行可供资源表的维护；

●与库存部门保持良好联系

库存：

●对出库及入库的货物进行核对与清点；

●对库存进行统计与查询；

●保持与进货和销货部门的良好联系

（4）现行系统功能需求

各部室的业务功能需求如下：

a.办公室

负责处理公司日常办公事务（如文件管理，会议安排），行政考核，后勤管理等。

b.业务部

是x公司经营钢材的核心部门，负责金属材料的进销存业务，具体职责有:

①采购员6人，他们的职责是根据市场需求和库存情况，负责钢材的现货和期货的采购，包括提出采购申请、与供应商签订进货合同，与供应商保持业务联系，进行合同督催等。

②合同员2人，其职责是负责登记采购员送来的进货合同,并完成每月的合同统计与分析。

③核价员1人，其职责是负责金属材料到货后的进价核价及入库单处理。

④销售员4人，负责金属材料的销售管理，如销售开票，保持与客户的业务联系等。

⑤统计员2人，负责全公司的物资进销存统计报表的制作与上报工作。

c.市场部

负责各地区的市场开发工作。

d.物流部

负责钢材的运输和仓储工作，如钢材仓库负责钢材的验收、入库、存放、保管、保养及物资出库工作，车队负责送货和取货。

e.财务部

负责全公司经营活动中的收款、付款、开票和各种帐务及资金管理，进行财务分析，编制财务报表等。

f.信息中心

是以财务部的机房管理人员为基础新成立的部门，负责公司的信息化规划和信息系统的建设。

（5）现行系统信息需求

现行系统的信息需求包括进货合同单，供方发票，购货要求，物资入库单，合同完成情况明细，客户的付款能力，销货合同，发货单，临时销售合同等。我们可以将信息需求用信息流程图的形式表现出来，如下图所示：

其中第一层的处理逻辑被分解为第二层的2.1合同管理、2.2进货管理、2.3销售管理三个处理逻辑，这三个处理逻辑又分解成三张第三层数据流程图。

图15.6 业务部进销存业务第一层DFD

图15.7 业务部进销存业务第二层DFD

图15.8 处理逻辑2.1“合同管理”的细化DFD

图15.9 处理逻辑2.2“进货管理”的细化DFD

图15.10 处理逻辑2.3 “销售管理”的细化DFD

（6）现行系统查询与决策要求

现行系统查询与决策要求包括：

●销售员查询库存总账，了解可供资源以满足客户购货需要；

●采购员要了解各种物资的库存量以便及时向有关部门提出采购申请；

●核价员要查询并核对合同价与发票价是否一致，以便决定开具哪一种票据；

●合同员需要查询合同明细；

●公司有关人员需要查询各种票据的明细；

●公司有关人员要查询合同的完成情况，以便确定往来单位的信誉度，并作出优

惠计划；

●公司经理需要了解未来季度某种物资的期货数量，以便预计下一季度的进销

额；

●公司经理需要了解公司各种经济指标的完成情况，以便作出长远的战略计划；

（7）现行系统系统分析

a.目标分析

2003年初公司购买了“金碟”财务软件，实现了财务管理信息化，但随着经营业务的不断扩大，仅仅在财务管理方面实现信息化，已不能满足公司业务的不断扩大，须尽

快改变目前进销存业务管理仍然是手工的作业状态。

b.存在问题分析

销售的结算方式很多，手续繁杂，容易出错；

销售、财务和仓库各有一本库存明细账，数据不一致问题严重，月底对账工作量大；

人工开销售凭证，容易写错、算错，事后处理困难；

由于销售人员不能准确掌握库存，开出的废票很多，常常要退票；

市场开拓能力差，没有设立设外省市经销网点；

缺乏合理的库存定额管理，库存数字不准，造成大量积压或脱销；

没有供应商资料，无法控制进货质量；

由于业务人员忙于日常事务处理，无精力进行经营活动的分析；

经理得到的信息滞后，不能及时了解市场行情及企业运行情况，影响了正确决策；

没有留下客户资料，无法进行市场分析和客户分析，缺乏客户服务的意识，有些客户已经流失；

公司已使用了财务软件，但业务信息系统尚未建立，致使业务数据不能直接、实时地进入财务系统，造成数据冗余；

单据繁多，数据冗余；

“可供资源表”每周制作一次，不能实时反映物资的可供数量和市场价格，没什么用处；

历史数据缺失，无法进行销售预测和分析；

信息化意识薄弱，不原意尝试电子商务。

c. 环境分析

首先从公司内部大环境分析，目前公司的注册资金3000万人民币，其中90%为国有资产，10%为经营者群体持股。公司继承了原公司的大部分经营业务，主要任务是对x市及周边地区的所需钢材、有色金属等原材料进行采购、进货，销售及存储管理，并且还负责把客户定购的货运送到目的地。公司性质属于流通企业，目前经营品种已达250多个大类、数千种规格，现有职工237人，进货客户及销货客户总共达到2000多家。如此大的一家企业目前仅靠财务软件来运营，定会造成很多商机的贻误，并且若想进一步的经营降低成本，其空间将会越来越小。

其次从公司的外部环境分析，目前该市场的利润空间较高，还会有相当多的公司进入市场，并且目前信息化是一主流，谁掌握的信息更多更迅捷，就意味着能赚更多的差价，签订更多的客户。因此尽快实施信息系统化势在必行。

d. 新系统功能、数据与流程需求分析

新系统有四大功能，分别为进货管理功能、销售管理功能、合同管理功能、库存管理功能。进货管理又分为核价、拒付理由书、进货情况查询，销售管理分为核实双方交易能力、签订合同、开票、销售统计、销售查询、注销，合同管理分为合同登记、发票登记、合同查询、合同统计、合同住校，库存管理分为入库登记、出库登记、库存查询、库存统计。新系统将面向合同员、核价员、仓管员及业务主管，实现信息的实时性，查询、统计简便，真正实现进销存的信息化。

新系统所有数据如下共有11张表，分别为临时销售合同，入库单，发票明细，发货单，可供资源表，合同明细，员工信息表，往来单位，注销发票档案，注销合同档案，物资，员工信息表除了有员工的信息还有员工的权限，根据其权限进入不同的系统模块进行操作。临时销售合同是还未签订好的合同。至于其他几项都是原来手工作业中都用到的数据，只是进行了电子化。

新系统的流程由数据流程图DFD分层次地描述。

二、新系统目标

促进物资流通的社会化、合理化，建立一个能灵敏、高效、全面提供物资经营、管理和决策信息的公司微观管理信息系统。

①实现进销存，统计及财务工作的全面计算机处理，提作工作效率和工作质量。

②提高物资流通的社会效益，建立物资配送信息子系统.

③及时提供物资经营、管理和辅助决策的信息，提高经营管理水平。

④能进行各项经济指标的动态分析及市场预测、财务预测。

⑤能提供与经营环境有关的供货厂商和客户单位供、需、价格、资源需求等方面的市场信息。

⑥实现信息共享，满足对各类物资信息处理的准确性、一致性、时效性和灵敏度的要求。

三、系统整体特点

?结合批号管理一边追踪原销货及退货资料

?可控管库存量、在途量、未送货量资料

?自动更新应收应付帐款

?进行货物进出口的相关核算

?海关编码库存清单

?自动计算增值码、关税、消费税

?适用于小规模纳税人或一般纳税人

四、新系统代码设计

本系统采用的代码均为bigint型，长度为8，采用顺序码。每种类型代码的第一位都不同，如员工信息表中的员工号第一位为1，往来单位表中的单位码的第一位是2，物资表中的物资码的第一位是3，以此类推。每张表的第一条记录都是*0000001，以后每添加一条记录就加一号。由于采用顺序码，因此本系统对于具体的那个号码属于哪一类，比如30000004属于哪一类钢材并不清楚，也没有必要清楚，因为本公司是一个小型的钢材专卖公司，没有很全面的资源。但是通过读取号码的第一位即可知道该号码是属于哪一类号码，到底是发票号还是合同号都能知道。

本系统采用的代码全为数字码，方便系统自动生成。当要生成一条新记录时，只需找到表中的最后一条记录的编码，将其加一，就是新记录的编码的，这样做能做到方便且自动生成。并且在直接进入数据库输入时进行一定情况的输入纠错，因为只能是数字才能进入该数据表，一旦输入字母或符号便会报错。

五、新系统逻辑模型设计

1. 合同管理子系统

合同管理子系统主要包括以下内容：

①合同管理子系统功能图:功能建模

②合同管理子系统分层新DFD：信息流程建模

③合同管理子系统数据字典：数据建模

④合同管理子系统处理逻辑小说明：流程模型的处理逻辑描述。

（1）合同管理子系统功能模型

模块功能说明举例如下：

合同管理信系统功能图

a 合同登记

合同登记模块负责输入并编辑进货合同单，建立“进货合同”关系数据库文件。

b 合同到货

该模块负责输入、并编辑供方发票，建立反映合同到货数据的“发票明细”数据库文件。

c 合同查询

该模块提供未来期合同资源数和合同完成情况。

d 合同统计

该模块每月/季/年完成“合同完成情况明细”和“合同完成情况汇总表”的制作和打印。

e 合同注销

将已完成的合同在“进货合同”中注销，并从“进货合同”文件中转储到“注销合同档案”历史文件中。

(2) 合同管理子系统信息流程模型

图15.18 合同管理子系统第一层DFD

图15.19 合同管理第二层DFD

图15.20 合同管理第三层新DFD—合同登记处理逻辑的细化

图15.21 合同管理第三层新DFD—合同到货处理逻辑的细化

图15.22 合同管理第三层新DFD—合同查询处理逻辑的细化a.数据流定义

2. 库存管理子系统

（1）库存管理子系统功能模型

a 库登记

入库登记模块负责核对入库货物，在入库单上填写实收数，并修改可供资源表。

b 库登记

出库登记模块负责核对出库货物，在发货单上填写实发数，修改可供资源表，并控制库存，当库存低于警戒线时发出警报。

c 存查询

该模块提供某种物资的库存情况，以及某日进出库的货物清单。

d 存统计

该模块按月统计进出库的总量。

(2) 库存管理子系统信息流程模型

库存管理第一层DFD

库存管理第二层DFD

库存管理第三层新DFD—入库登记明细

销售管理第三层新DFD--销售查询明细库存管理第三层新DFD—出库登记明细销售管理第三层新DFD--销售查询明细

库存管理第三层新DFD—库存查询明细

库存管理第三层新DFD—库存统计明细