乡镇档案管理及其作用

乡镇档案管理及其作用

一、首先了解一下什么是档案室及其职责、作用？

档案室：是机关、团体、企业事业单位统一管理本单位档案的内部组织机构，主要为本单位工作、生产和科研服务。

档案室工作，它为本单位服务，是机关工作的组成部分、是提高行政工作效率的必要条件、是国家档案事业组织系统的基层组织、是档案馆工作的基础。所以说档案室不仅为本单位服务，肩负有为国家档案馆积累和输送档案文化财富的职责。它的双重性质决定了档案室工作是国家档案工作的基础。

我县乡镇档案室的现状：有档案室的有1、2个，大家能想象到咱们档案馆有没有乡镇档案，档案室是积累和向档案馆输送档案的，在撤乡并镇的时候，我们及时收集回撤消乡镇的现有资料，我们档案局进行了义务整理，三个乡镇整理出不到一组铁皮柜的档案。有好多人到县档案馆想查阅乡镇档案都是满怀希望而来，失望而归。就拿婚姻登记档案来说，民政局几年从乡镇民政所收回，最后交到咱县档案馆，有些乡镇从70年代开始有存根，大多数乡镇从84年或85年开始有存根，还有1、2个乡镇9几年的婚姻登记存根一年只有一本或两本，大家都知道前几年办独生子女证、转户、现在办房产证，还有涉及到保险赔偿、配偶继承财产等都要出具原始婚姻登记证明，可是咱们的档案工作没有做到位，令好多利用者无法从中受益。得到很好的利用，归根到底是档案室没有成立，使基层档案流失严重，所以说从咱县的现状来看，要求各乡镇成立档案室迫在眉睫，是很有必要的。

二、成立档案室的硬件建设：有一个要求做到“七防”措施

首先：从建筑上考虑几点，防窃、防（虫）鼠、防光、防有害气体、防尘、防火、防潮、防高温。

（一）档案室库房的选择：（也就是建筑要求）

1、位置选择，不能紧挨灶房或潮湿的地下室。

2、设施上，要有耐火、防盗的门窗，楼房要考虑承重项能。

3、大小上，要有一定的发展空间。

4、档案室要与查阅室分开。

（二）档案室内的配备

1、铁皮柜或密集架

2、防磁柜（必要时光盘、磁带）

3、温湿度仪

4、灭火口

5、空调

6、窗帘

7、有条件的需配备吸尘器

查阅室

1、目录柜、放置检索目录

2、复印机

3、电脑

4、条件好的要有扫描仪

（三）档案室库房的布置、排列

1、高湿度应距地面1.5m，距档案柜（架）0.4m的通风处安装。

2、空调安装位置出风不应直接吹向档案。

档案的排放与编号

1、档案柜的排放。

a、便于档案的运送、空气流通，行距不应少于0.8米，主要通道应正对库房门，动刀宽度在0.8米--1.5米。

b、档案柜应垂直有窗的墙面摆设，避免自然光直射档案，也便于通风降温。

c、柜架不应紧靠墙壁，柜架与墙之间的距离在10厘米以上。

档案柜的编号：档案柜应统一编号，有利于管理和调卷。编号办法是：从门口起，自左至右编柜架号，一条龙编号，每个柜自上至下编格号。

（四）档案的入库与排放入柜

档案入库要检查求：要做到便于检索和利用档案又要便于安全保管。

1、档案室在接收档案时，以下几个方面对案卷质量进行检查：

a、立卷：检查卷内文件材料是否分清了年度、问题，是否保持文件材料之间联系。

b、卷内文件排列：是否保持文件之间最密切的联系。

c、卷内文件编号：有无重漏现象，页码是否正确。

d、卷内目录：必须格式规范，填写符合要求。

e、案卷封面：格式规范，填写符合要求，其中重点检查案卷题名，看其结构是否完整准确，概括而具体的揭示了卷内文件材料的内

容和成份。

f、备考表：必须格式规范，逐项填写。

g、案卷装订：必须去掉金属物，文件材料要理顺取齐，装订要牢固。

以上七个项目，逐一检查，凡一个项目不符合要求，整个案卷即不符合质量要求。

2、分类排列：不同类目的档案不能混杂存放；不同载体的档案要尽量分开存放。

3、档案入库前要除尘，进行安全检查，消除损毁档案隐患。

4、进行案卷的包装，也就是要求案卷装入档案盒内。既可以防止光线、灰尘、有害气体对档案的直接危害，又可以减少对案卷机械的磨损。目前，我们组卷用的档案卷皮和纸质档案盒，耐磨损性强，材质都是无酸纸。规格，符合国家技术监督局颁布的《文书档案案卷格式》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定，会计档案包装盒必须符合山西省财政厅、档案局《会计档案管理办法实施细则》的规定。

5、档案入库前必须有检索目录（案卷目录、卷内目录）手工、机读两种。

6、重要档案和珍贵档案应放在条件较好的柜内，必要时要同时制作副本，利用时尽量提供副本，以便保护原件。

7、利用频繁的类别档案，应放在存取方便的档案柜内。

档案排列要求：1、档案必须分类排列

8、不同类别的档案之间应留有空柜，预留多少，由该类别档案增加数量预测而定，增数大的多留，增数小的少留。

9、案卷在柜内的排放，以先左后右、先上后下的顺序排列。

10、案卷入柜排放可用竖放、平放两种方式。竖放提取方便，但有些必须平放才有利于保护档案，高度一般不应超过0.4米，但不管竖放，还是平放，卷脊或盒脊都必须标识档号，以利保管和提供利用。

（五）档案柜架插（贴）标签

档案排列好后要在档案柜上插（贴）标签，使库房管理人员明了档案存放位置，便于调取档案。

标签内容：柜架号、全宗号、类目号、类目名称、起止卷号（或年度）。

标签的插贴位置：可制作一个标识档案类别的角（方）牌，置于相应的柜顶上，也可在每一柜架的栏、层插（贴）标签。

六、档案存放地点索引

为便于档案保管人员切实掌握档案室档案的存放情况和迅速地取放档案，还必须绘制档案存放地点索引有两种（1）索引以全宗、各类档案为单位，指出其存放地点

类目

全宗

存放地点

（案卷目录）

编号名称起止案卷号库号柜号格号