企业保密文件管理方法

档案管理规定

第一章总则

第一条为加强公司档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，依据国家档案法并结合本公司实际情况，制定本规定。

第二条公司档案是指经营、管理活动中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物等资料。

第三条本规定适用于我公司的档案管理。

第二章档案管理人员职责

第四条公司档案实行集中管理。办公室是公司档案管理的职能部门，负责集中统一管理档案，内务秘书兼任档案管理员。

第五条公司办公室领导要经常检查、指导档案管理工作。

办公室所有人员应按要求收集工作中形成的有价值文件材料及时交本部门内务秘书保管。

第六条办公室内务秘书要及时做好档案的催收、指导并及归档的协调工作，并对收到的文件进行审核，分类立卷。

对符合要求的文件定期移交机要室，移交时需有副总经理签字的移交清单。

第七条内务秘书档案管理的主要任务是：

1、拟定公司档案管理统筹发展规划和档案管理制度；

2、负责收集、整理、分类、立卷和保管公司档案材料；

3、保证立卷质量，保守档案机密；

4、积极提供档案的利用，为领导提供快捷、准确的信息

服务。

第三章档案分类与归档范围

第八条凡是反映公司经营、管理活动的具有参考利用价值的文件材料均应立卷归档。公司档案内容包括公司和项目公司的证照、证件、政府批复、函件以及公司关于人事、财务、行政、业务等方面产生的文件、声像、实物资料。

第九条公司档案采用内容与项目相结合的办法组卷，目前分为公司卷、业务客户卷、公司现有开发客户卷、项目公

司卷、综合事务卷。卷内文件按形成的时间顺序排列。

第十条归档材料范围。

1、公司人事、行政、财务事务文件：通知、公告、会议

纪要、请示、报告及批复，计划总结以及收发文件（重要传真件、函件、收文及对外发文件等）。

2、业务文件：应当由专人保管的基建文件、施工文件、

监理资料、图纸、综合材料（合同/函件）、竣工资料及竣工图纸。广告、媒体宣传资料。

3、一般投资项目归档范围：项目前期，考察报告，可行

性分析报告，立项，政府批复，项目公司注册文件，组织机构，财务、人事信息，项目运行中的管理文件和技术资料。

4、声像资料：记录公司重大活动、会议，突发事件现场

的录像、录音、照片及其他声像制品，光盘等。

5、实物档案：各种奖状、奖章，领导题词，名人字画等。第四章归档程序及要求

第十一条所属部门需归档的材料必须按要求整理齐全并在首页左上角标注文件密级和保密期限，由主管领导签认后

移交办公室。

第十二条对各部门上报的材料，办公室内务秘书应当检查文本和附件是否完整，如有缺失应立即追查归档。无关或不需归档文件由原部门保存。办公室积极催办已处理完毕的文件上交回收。

第十三条对分类整理的材料列出清单经副总经理签认后移交内务秘书，全部案卷组成后要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。

第五章密级划分

第十四条公司秘密按涉密程度分为绝密、机密、秘密三级，保密期限为A、B、C分别表示永久、长期、短期。例如文件左上角标注为“绝密A”，表示该文件为绝密文件，保密期限为永久。

第十五条文件密级由各经办单位在正式归档前确定并在首页左上角标注，最后由总经理确认。

第十六条所有未公开的战略决策，投资意向，财务信息，公司文件，在处理中的案件纠纷相关信息及主要证据材料，

泄露后会给公司造成重大损失的材料均定为绝密文件。如：公司章程、股权名称变更的批复、请示文件；公司组成人员名单、公司决议等。

第十七条注册、立项文件，尚未批准的计划方案，不宜公开的信函、会议记录、会议纪要，核心技术资料，人事档案、薪酬、利润，奖金分配，未完成的合同、标底及所有泄露后会给公司造成一定损失的材料均为机密文件。

第十八条对已完成的项目文件、合同、计划、策划方案以及所属企业、部门上报材料等文件为秘密文件。

第六章档案移交

第十九条所属各部门需将归公司保管的材料及时交办公室归档。

第二十条项目档案由办公室随时收集。

第七章档案查阅

第二十一条公司领导有权查阅主管工作范围的所有文件。

第二十二条查阅、复印绝密文件，办理申请手续后由总经理批准。

第二十三条查阅、复印机密文件，办理申请手续后由副总经理批准。

第二十四条查阅、复印一般秘密文件，办理申请手续后由副总经理批准。

第八章档案借用

第二十五条任何人借用公司档案必须办理借用手续。

第二十六条借用绝密文件使用时，办理申请手续后由总经理批准，必要时内务秘书一并前往，用后及时收回。

第二十七条借用机密文件，办理申请手续后由副总经理批准，在规定时间必须收回，如果使用时间比较久，可以交办公室后再申请借用。

第二十八条借用秘密文件，办理申请手续后由内务秘书批准。

第二十九条借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印。

第九章奖惩

第三十条公司办公室领导要及时纠正违规现象，本规定的执行情况作为对部门和个人的考核依据之一。

第三十一条坚持原则，克服困难，积极收集档案，避免了公司重大损失的给予100元-2000元的奖励。

第三十二条未按以上规定办理，未及时归档，发现有材料丢失、损坏、泄密情况的责任人将被扣除当月的绩效工资，给公司造成损失，赔偿损失。

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2011-2-24